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¿Qué son las herramientas de productividad?

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¿Qué son las herramientas de productividad?

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Las herramientas de productividad son aplicaciones y software diseñados para ayudar a las personas a realizar tareas más eficientemente, organizando y gestionando mejor su tiempo, recursos y trabajo. Estas herramientas suelen incluir funciones que facilitan la creación, edición, almacenamiento, y comunicación de información, así como la gestión de proyectos y la colaboración en equipo. Ejemplos comunes incluyen procesadores de texto, hojas de cálculo, herramientas de presentación, gestores de tareas, y aplicaciones de correo electrónico.

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¿Cuál es la cobertura de las herramientas de productividad?

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¿Cuál es la cobertura de las herramientas de productividad?

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La cobertura de las herramientas de productividad abarca una amplia gama de funciones y aplicaciones:

Procesadores de texto: Para la creación y edición de documentos (ej. Microsoft Word, Google Docs).

Hojas de cálculo: Para el análisis y manejo de datos numéricos (ej. Microsoft Excel, Google Sheets).

Herramientas de presentación: Para la creación de presentaciones visuales (ej. Microsoft PowerPoint, Google Slides).

Gestores de proyectos: Para la planificación y seguimiento de proyectos (ej. Asana, Trello).

Herramientas de colaboración: Para la comunicación y cooperación en tiempo real (ej. Slack, Microsoft Teams).

Aplicaciones de correo electrónico: Para la gestión de correos electrónicos (ej. Microsoft Outlook, Gmail).

Calendarios y agendas: Para la organización del tiempo y programación de eventos (ej. Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar).

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Microsoft Word

Definición: Microsoft Word es uno de los procesadores de texto más populares y ampliamente utilizados en el mundo. Ofrece una amplia gama de funciones para la creación, edición, formato, y impresión de documentos de texto.

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Google Docs

Definición: Es un procesador de texto basado en la web desarrollado por Google. Permite crear, editar y compartir documentos en línea, con la ventaja de colaboración en tiempo real y almacenamiento en la nube.

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LibreOffice Writer

Definición: Parte de la suite LibreOffice, es un procesador de texto de código abierto. Ofrece muchas funciones similares a Microsoft Word, con un enfoque en la compatibilidad con una amplia variedad de formatos de archivo.

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¿cuál es el procesador de texto más utilizado actualmente?

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¿cuál es el procesador de texto más utilizado actualmente?

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Actualmente, Microsoft Word es el procesador de texto más utilizado a nivel mundial. Su popularidad se debe a su integración con el paquete Microsoft Office, su amplia gama de funcionalidades, y su compatibilidad con diferentes plataformas y formatos de archivo. Aunque Google Docs ha ganado mucha popularidad debido a sus características de colaboración en tiempo real y su accesibilidad en la nube, Microsoft Word sigue siendo el estándar en muchas organizaciones y entornos profesionales.

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Las herramientas de productividad son aplicaciones o software diseñados para ayudar a los usuarios a realizar tareas de manera más eficiente y efectiva. Estas herramientas abarcan una amplia gama de funcionalidades, desde la gestión de proyectos hasta la comunicación y el procesamiento de textos. A continuación, detallo algunos de los conceptos generales de las herramientas de productividad más utilizadas y su importancia en diferentes contextos:

1. Procesadores de Texto

Concepto: Aplicaciones que permiten crear, editar y formatear documentos de texto. Su funcionalidad incluye herramientas para el procesamiento de texto, la inserción de imágenes, tablas, y la revisión ortográfica y gramatical.

Ejemplos: Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice Writer, Apple Pages.

Importancia: Son esenciales para la redacción de informes, cartas, artículos y otros documentos escritos. Facilitan la colaboración y la edición en equipo, y ofrecen características avanzadas como plantillas y herramientas de formato.

2. Hojas de Cálculo

Concepto: Programas que permiten la creación y gestión de tablas de datos, realizar cálculos y análisis estadísticos, y visualizar datos mediante gráficos.

Ejemplos: Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc.

Importancia: Se utilizan para gestionar datos financieros, realizar análisis de datos, crear presupuestos y planificar proyectos. Son fundamentales en la toma de decisiones basadas en datos y en la presentación de información de manera clara y comprensible.

Aplicación en Contexto

En el Entorno Empresarial: Las herramientas de productividad mejoran la eficiencia operativa, facilitan la colaboración entre equipos y ayudan en la toma de decisiones basada en datos. Son cruciales para la gestión de proyectos, la comunicación y el análisis de información.

En la Educación: Facilitan la creación de material didáctico, la colaboración entre estudiantes y profesores, y la presentación de trabajos e investigaciones. Permiten una enseñanza más interactiva y organizada.

En el Ámbito Personal: Ayudan a gestionar tareas diarias, organizar proyectos personales y mantener un registro de actividades. Mejoran la eficiencia personal y la capacidad de alcanzar metas y objetivos.

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Las herramientas de productividad en las empresas sirven para agilizar los procesos, acelerar los trámites y maximizar la rentabilidad del negocio al mismo tiempo que liberan la carga de trabajo de los colaboradores.

Pero, ¿por qué es tan importante impulsar la productividad en las empresas?

La respuesta es sencilla: sin equipos productivos, el negocio no se desarrolla y tampoco proporciona los resultados deseados. Así, implementar procedimientos y contar con herramientas de productividad es una medida crucial para garantizar el correcto funcionamiento y el crecimiento del negocio en su rubro.

Sobre los principales beneficios de este tipo de herramienta en términos de productividad, destacamos:

Dar el puntapié inicial o avanzar en el proceso de transformación digital para entrar de lleno en la Industria 4.0;

favorecer el trabajo colaborativo y la sincronicidad de los equipos;

optimizar la comunicación tanto vertical como horizontal;

eliminar inconsistencias, errores y fallas en los procedimientos internos;

estimular la escalabilidad;

reducir costos en las diferentes esferas empresariales.

Ahora que tienes clara la importancia de la promoción de la productividad a través del uso de herramientas de tecnología, ha llegado el momento de presentarte las mejores opciones para tu empresa.

¡Presta atención en la siguiente lista!

1. Trello

Una de las formas más efectivas de elevar la productividad en las empresas es recurriendo a los checklists.

Trello es una herramienta extremadamente útil y muy fácil de usar que permite organizar las actividades en tableros o "boards" con tarjetas o listas que puedes mover de un lado a otro, dependiendo de la etapa en que se encuentre. Esta dinámica mejora la visibilidad de la agenda y favorece el cumplimiento.

Con esta herramienta, puedes:

Optimizar la planificación de tareas siguiendo un orden de prioridad;

tomar nota de detalles importantes;

adjuntar archivos;

compartir datos con todas las personas involucradas en un proyecto o área;

asignar tareas;

¡y desarrollar muchas otras acciones que impulsen la productividad!

La realización de las tareas en tiempo y forma en diferentes etapas de los proyectos es posible a raíz de sus numerosas funciones y recursos, tanto pagos como gratuitos.

Por lo tanto, Trello consiste en una solución extremadamente versátil y flexible que puede organizar y facilitar la ejecución de las tareas en los diversos departamentos empresariales bajo un enfoque colaborativo y orientado a la comunicación.

2. Toggl

Esta herramienta permite monitorear las actividades por tiempo de ejecución y finalización.

Al activar este programa, los usuarios pueden rastrear el tiempo que gastan para poner en marcha diferentes tipos de tareas, así como obtener información importante sobre su eficiencia y productividad bajo la óptica del tiempo.

Como Toggl contabiliza cada minuto invertido en el cumplimiento de las etapas de un proyecto y en la atención a los clientes, los colaboradores pueden tener una visión amplia y general sobre las horas de trabajo dedicadas a cada instancia. ¡Y todo esto a través de un conjunto robusto de recursos con diferentes precios!

Al ser una solución tecnológica basada en la nube, los interesados pueden seleccionar el plan que mejor se ajuste a sus necesidades en cuanto a recursos y montos. Esto la califica como una herramienta fantástica para quienes desean gestionar su tiempo con excelencia, obtener un excelente costo-beneficio y ganar escalabilidad.

3. Docusign

Con más de 1 millón clientes distribuidos en más de 180 países y disponible en 44 idiomas, Docusign se ha convertido en un referente tecnológico principalmente por cambiar la forma de hacer negocios.

Experta en proporcionar soluciones efectivas para resolver demandas reales de organizaciones de diferentes rubros y tamaños, Docusign apuesta en la simplificación del proceso de firma, envío y gestión de documentos posibilitando hacerlo desde cualquier dispositivo, dondequiera que el usuario se encuentre y a la hora que amerite.

En las siguientes líneas, presentamos más información sobre cada una de sus soluciones:

eSignature

Considerada como la solución líder a nivel mundial, esta herramienta de firma electrónica ha llegado al mercado para modernizar y añadir valor a los procedimientos derivados de la aceptación de tratos y realización de negocios.

Al emplear esta solución, las partes implicadas en negociaciones, acuerdos y trámites pueden corroborar una afirmativa en el medio virtual evitando así, los desplazamientos y el malgasto de tiempo.

Como se trata de una herramienta de cloud computing,eSignature permite enviar, recibir y firmar documentos de forma segura, rápida y sencilla, independientemente de la localización geográfica de los involucrados.

En consecuencia, es posible agilizar la lectura, análisis y corrección de cláusulas, detalles y datos presentes en los escritos que pueden abarcar desde contratos de compraventa hasta facturas, cartas de oferta y apertura de cuentas.

Fíjate en algunos datos relevantes acerca de eSignature y su impacto favorable en la productividad de los equipos empresariales:

El 82% de los acuerdos pueden completarse en menos de 24 horas mientras que el 49% de los tratos pueden cerrarse en menos de 15 minutos.

Se estima que el uso de la herramienta genera un ahorro promedio de US $36 por acuerdo, tanto por el incremento del desempeño de los colaboradores como por la reducción de los costos operativos (impresión, papel, tinta, servicio logístico, entre otros).

Puede integrarse con otras herramientas usadas en la empresa bajo un entorno seguro atendiendo así, a los requisitos más altos y estrictos de privacidad y residencia de datos.

Así pues, eSignature es una herramienta extraordinariamente útil para optimizar el cumplimiento, maximizar el aprovechamiento de las mejores y más rentables oportunidades de negocios, así como contratar talentos en otros países.

Como cumple a rigor con el marco legal mexicano, la herramienta de firma electrónica tiene validez jurídica por lo que los documentos pueden presentarse legalmente ante la corte.

Docusign CLM

Este software de gestión del ciclo de vida de los contratos permite simplificar la administración de contratos y mejora la productividad.

Al introducir Docusign CLM a la rutina empresarial puedes automatizar una serie de actividades derivadas del ciclo de contratos, así como de la organización de documentos, facilitando el análisis de nuevas propuestas, el cumplimiento, así como la personalización y renovación de los acuerdos.

Como centraliza la información, permite acceder a los contratos y otros formatos de documentos tan pronto como los profesionales necesiten ampliando así, el análisis de riesgos, tendencias y oportunidades. Por lo tanto, es una herramienta excelente para promover contrataciones y hacer negocios extremadamente convenientes para la empresa.

En definitiva, con Docusign CLM puedes:

Aprovechar oportunidades de negocio automatizando tareas y gestionando los flujos de trabajo con más eficiencia;

estandarizar procesos fomentando así, el ahorro de tiempo y el incremento del desempeño de los equipos;

avanzar en términos de Business Intelligence acelerando la detección de tendencias y la obtención de respuestas relevantes ante la actual coyuntura;

crear contratos con pocos clics gracias a la biblioteca de cláusulas y a las plantillas;

definir reglas condicionales;

recopilar datos de Salesforce y completar automáticamente los campos del sistema;

¡y mucho más!

Como ves, Docusign CLM es una excelente herramienta a favor de la productividad de los equipos, pues elimina muchas actividades manuales.

En este sentido, debemos recalcar que, tanto eSignature como esta herramienta son recursos fantásticos para mitigar los costos operativos en virtud de la automatización de una gran cantidad de tareas y procesos. Por lo cual, pueden ofrecer un rápido retorno de inversión y garantizar un excelente nivel de ganancias.

4. Power BI

Conocida por su potencial y solidez, esta es la herramienta de Business Intelligence que más crece en el mercado.

Lanzado en 2015 por Microsoft, Power BI es una plataforma de análisis que proporciona recursos vinculados al desarrollo de aplicaciones, data warehouse, insights y visualizaciones interactivas.

Como consiste en una solución sumamente intuitiva y con excelente usabilidad, permite que los profesionales accedan rápidamente a información relevante y obtengan poderosos insights independientemente de su grado de conocimiento sobre la herramienta.

Con Power BI, los gestores pueden lidiar y procesar un enorme flujo de datos para luego desarrollar gráficos, informes y dashboard. Estos formatos permiten visualizar la información corporativa de forma más sencilla y objetiva favoreciendo así, la planeación y puesta en marcha de las mejores estrategias basadas en una cultura Data Driven.

5. Google Drive

Esta es una de las herramientas de productividad en las empresas más populares y aclamadas en el mercado, especialmente, porque permite acceder a numerosos recursos en carácter gratuito.

En términos generales, Google Drive es una solución en la nube extraordinaria para guardar y mantener seguros archivos de diferentes formatos, trabajar online mediante una sistemática colaborativa y sincronizar los documentos en los dispositivos en los que se ha instalado la solución.

Además, el conjunto de aplicaciones integradas como procesador de texto y plantillas posibilita no solo abrir los archivos, sino también editarlos, copiarlos y crear nuevos documentos.

De este modo, puedes encontrar rápidamente y trabajar en cualquiera de los archivos almacenados en máquinas conectadas a internet y debidamente equipadas con la herramienta en cuestión.

6. WeTransfer

Excelente para enviar archivos grandes de forma sencilla y rápida, el servicio de intercambio de documentos a través de Internet se ha convertido en una de las soluciones corporativas más famosas en la actualidad.

Disponible para ordenadores, dispositivos iOS y aparatos Android, los interesados en utilizar la herramienta pueden probar algunas de sus funciones y enviar un límite de 2 GB por envío de forma gratuita.

A pesar de que su uso no implica registro de usuario o autorización de acceso, es una herramienta sumamente segura, puesto que sigue rigurosamente los estándares de privacidad y seguridad de la Unión Europea y Países Bajos.

Asimismo, los archivos son encriptados durante su envío y almacenamiento siendo que la única manera de accederlos es por medio de un enlace enviado por correo electrónico o generado en el momento que se suben los documentos.

En cuanto a su contribución en el ámbito productivo, con WeTransfer puedes acelerar el envío o recepción de documentos y, por consiguiente, aprovechar las mejores oportunidades de negocio, inclusive, cuando involucran el análisis de archivos robustos.

7. Zapier

¿Sabías que tú mismo puedes automatizar la rutina de trabajo prescindiendo de desarrolladores tercerizados?
¡Pues esta es una realidad para quienes trabajan con Zapier!
La herramienta en cuestión permite integrar una serie de aplicaciones y servicios, así como garantizar la automatización de procedimientos sin requerir profundos conocimientos y habilidades en programación.

La plataforma de integración de soluciones tecnológicas permite organizar los procesos, de modo que el usuario recabe datos usando una determinada herramienta y, posteriormente, los envíe a otra aplicación mediante un flujo rápido, seguro y confiable.

En definitiva, su uso promueve la mejora y automatización de los procesos conectando tecnologías que utilizamos a diario como Facebook, Google Calendar y Trello y llevando la productividad de tu empresa al siguiente nivel.

8. Tomighty

Si quieres introducir una herramienta de gestión de tareas que siga la técnica Pomodoro -intercala períodos de trabajo de 25 minutos y breves momentos de descanso- y sea súper oportuna para elevar la productividad, ¡necesitas conocer más detalles sobre Tomighty!

Extremadamente fácil de configurar, con esta solución, puedes administrar tu tiempo en el escritorio de forma mucho más productiva maximizando el aprovechamiento de este recurso tan escaso.

Luego de instalarlo, puedes añadir un ícono del temporizador gratuito en la barra de tareas del sistema que utilizas definiendo los períodos en que debes mantenerte activo y los momentos de descanso.

Inclusive, podemos activar efectos sonoros que avisen sobre la activación y cese del cronómetro.

El control más efectivo de la jornada dividiéndola en etapas evita malgastar el tiempo con distracciones o paradas innecesarias, hecho que fomenta la productividad, concentración y un mayor rendimiento de los colaboradores.
¡Un calendario digital ofrece una visión general acerca de los compromisos del día evitando, de este modo, retrasos y olvidos!
9. Google Calendar

No basta con ahorrar el tiempo, es imprescindible aprovecharlo al máximo, potencializando la gestión de tu agenda.

Google Calendar consiste en una alternativa muy eficiente y fácil de usar, pues su diseño intuitivo permite consultar, analizar y gestionar las tareas echándole un rápido vistazo a la agenda de trabajo.

Además de estructurar y compartir agendas, la herramienta de Google permite crear eventos como reuniones e invitar participantes enviando un enlace para acceder a la instancia online.

Gracias a esta solución, podemos optimizar el teletrabajo integrando los equipos, estimulando la comunicación entre los gerentes y sus colaboradores y creando un entorno laboral cooperativo, aspectos que inciden directamente en la productividad.

10. Kanban Tool

Kanban Tool consiste en una herramienta de gestión visual de proyectos extremadamente útil para poner en marcha actividades en grupo durante el trabajo remoto o facilitar el intercambio de información y la sincronización de las tareas cuando algunos profesionales se encuentran en viaje.

Basada en el modelo de gestión Lean, esta plataforma permite poner en marcha diferentes etapas de los proyectos mediante el desarrollo de actividades colaborativas en tiempo real.

Su tablero de control posibilita que todos los involucrados gestionen las tareas asegurando un flujo de trabajo limpio, sin interrupciones y enfocado en el cumplimiento de los objetivos de cada entrega, así como del proyecto en general.

A continuación, conoce sus principales funciones:

Ejecutar proyectos usando cartas de colores con fechas de vencimientos y etiquetas;

monitorear el rendimiento del proyecto mediante diagramas de flujo facilitando así, el análisis de indicadores de desempeño;

automatizar muchas actividades corporativas considerando las metodologías ágiles;

personalizar el panel de acuerdo con las necesidades de priorización y programación.

11. Slack

Slack se ha convertido en una de las mejores herramientas de productividad en las empresas por 2 motivos muy claros:

1. Consiste en una plataforma de comunicación interna potente y de extrema excelencia.

2. Puede integrarse con numerosas aplicaciones como Twitter, Dropbox y MailChimp.

Para manipular esta herramienta no necesitamos de amplios conocimientos en TI. Su uso requiere apenas la creación de una cuenta y un canal y, posteriormente, el envío de invitaciones a quienes quieras que participe. ¡Listo, ya puedes empezar a intercambiar información con tus colegas y gestores!

Inclusive, Slack permite crear canales abiertos en los que todos los integrantes de un equipo pueden participar o cerrados que limitan las interacciones a personas con las que efectivamente quieras comunicarte.

Con esta herramienta, puedes acelerar las actividades despejando tus dudas con otros compañeros de trabajo, optimizando el trabajo colaborativo cuando alguien del grupo se encuentre ausente o simplemente evitando llamadas por teléfono, demoradas y que pueden afectar el rendimiento de la otra parte.

12. Meet

La plataforma gratuita brilla por sus numerosas funciones que permiten poner en marcha reuniones online con una gran cantidad de participantes siendo que estos eventos en línea pueden extenderse por una hora y contar con un número máximo de 100 participantes.

Sin embargo, si tu plan incluye reuniones con más de 60 minutos o quieres invitar más de ese tope de personas, es recomendable que accedas a la Suite de Google integral o a planes extendidos.

Con Meet, puedes unirte a las reuniones desde su web o mediante las aplicaciones iOS o Android. Asimismo, la herramienta permite:

ingresar a los eventos en línea con un número de llamada;

grabar la reunión en la versión pagada;

compartir la pantalla para presentar documentos y archivos;

encriptar las llamadas entre los participantes;

sincronizar con Google Calendar.

13. Xmind

Si quieres una herramienta de productividad con abundantes funciones que te ayude a desarrollar mapas mentales completos, ¡esta puede ser una gran opción!

La solución de mapeo mental ha sido desarrollada con la intención de estimular la creatividad mediante la generación de ideas innovadoras y la estructuración de estrategias, acciones y procesos más eficientes.

Al emplear Xmind, puedes llevar a cabo sesiones de brainstorming y obtener insights poderosos para las diferentes áreas corporativas a través de estructuras fáciles de visualizar y entender.

Entre los beneficios más potentes de la herramienta, recalcamos:

Organizar y registrar planes desarrollándolos desde cero;

exportar documentos con múltiples formatos como PDF;

encontrar las soluciones más efectivas para problemas emergentes;

detectar ideas revolucionarias que impulsen el crecimiento del negocio.

14. SurveyMonkey

Conocer el público objetivo de tu negocio es indispensable para proporcionarle productos o servicios útiles acordes con sus necesidades y expectativas. ¡Y una de las formas más efectivas de lograrlo es haciendo encuestas online!

Al poner en marcha investigaciones de mercado, podemos escuchar sus quejas, identificar demandas de consumo aún no atendidas, descubrir su percepción acerca de la marca, entre otros aspectos que de una u otra forma inciden en la productividad de los negocios.

Con SurveyMonkey, puedes descubrir muchos detalles sobre las preferencias y trabajar exclusivamente en proyectos que atiendan a los consumidores para así, presentarles soluciones cada vez más alineadas con sus consideraciones.

Al contratar un plan, puedes:

hacer preguntas y obtener preguntas de manera ilimitada;

añadir logos e imágenes;

disponer de una URL personalizada acorde con las respuestas de los encuestados;

enviar encuestas por medio de las redes sociales, sitio web, correo electrónico;

ingresar datos en tiempo real;

¡entre otras tantas actividades!

Cuántas herramientas valiosas en términos de productividad, ¿cierto?

Emplear soluciones tecnológicas en pro de la maximización de los resultados manteniendo el mismo nivel de consumo de recursos es un objetivo alcanzable que depende en gran medida de cuán decididos estamos a iniciar o avanzar en el proceso de transformación digital.
Ahora que conoces todas estas herramientas, ¿buscas implementarlas para aumentar la productividad de tu empresa? ¡Entonces comienza tu prueba gratuita de Docusign!
Así pues, las herramientas de productividad en las empresas no solo fomentan una mejora expresiva en el uso del tiempo, sino que también impactan favorablemente en las finanzas del negocio incrementando su potencial productivo y rentable.

Selecciona las soluciones mencionadas en este post que mejor se ajustan a la realidad, propósitos y proyecciones de tu negocio para continuar creciendo y alcanzar posiciones cada vez más destacadas en el mercado.

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Conoce 14 herramientas de productividad en las empresas

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Las herramientas de productividad en las empresas agilizan los procesos, acelerar los trámites y maximizar la rentabilidad del negocio. Descubre más.