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Primero, se debe identificar una necesidad del negocio, un problema o una oportunidad y luego proponer libremente ideas sobre las maneras en las que tu equipo puede cubrir esta necesidad, solucionar este problema o aprovechar esta oportunidad.

En este paso, se define un objetivo para el proyecto, determinas si el proyecto es factible e identificas los principales entregables del proyecto.

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Pasos de la gestión de proyectos en la fase de iniciación

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Pasos de la gestión de proyectos en la fase de iniciación

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La fase de iniciación del proyecto pueden incluir los siguientes pasos:

Emprender un estudio de factibilidad: Identificar el problema principal que tu proyecto solucionará y si tu proyecto proporcionará una solución a ese problema.

Identificar el alcance: Definir todo lo que abarca el proyecto.

Identificar los entregables: Definir el producto o el servicio que se proporcionará.

Identificar las partes interesadas del proyecto: Determinar a quién afecta el proyecto y cuáles podrían ser sus necesidades.

Desarrollar un caso de negocio: Usar los criterios anteriores para comparar los posibles costos y beneficios del proyecto y determinar si llevarlo adelante.

Desarrollar una declaración de trabajo: Documentar los objetivos, el alcance y los entregables que has identificado anteriormente en un acuerdo de trabajo entre el titular del proyecto y los que trabajarán en el proyecto.

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Una vez aprobado el proyecto según tu caso de negocio, declaración de trabajo o documento de iniciación del proyecto, ya puedes avanzar a la fase de planificación.

En esta fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, desglosas el proyecto general en tareas más pequeñas, creas tu equipo y preparas un cronograma para completar las tareas. Define objetivos más pequeños dentro del proyecto general, y cerciórate de que se puedan lograr en el plazo establecido.

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En este audio, se podrá escuchar una breve explicación de como realizar una planificación de un proyecto, en nuestro caso optamos por realizar un ejemplo de proyecto ficticio que vendría siendo realizar un taller de programación para programadores Junior.

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Planificación de un proyecto - Taller de programación para programadores Junior.

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Planificación de un proyecto - Taller de programación para programadores Junior.

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Ya tienes la aprobación del negocio, desarrollaste un plan y creaste tu equipo. Es momento de empezar a trabajar. La fase de ejecución convierte tu plan en acción. En esta fase del ciclo de vida de gestión del proyecto, la tarea del gerente del proyecto es mantener el trabajo bajo control, organizar a los integrantes del equipo, manejar los cronogramas y cerciorarse de que el trabajo se haga según el plan original.

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La fase de monitoreo y control en la gestión de proyectos es esencial para asegurar que el proyecto se mantenga en el camino correcto en relación con los objetivos, el cronograma y el presupuesto. Esta fase se realiza de manera continua a lo largo del ciclo de vida del proyecto y tiene varias funciones clave:

1. Monitoreo del Progreso

2. Control del Alcance

3. Control del Cronograma

4. Control del Presupuesto

5. Control de la Calidad

6. Gestión de Riesgos

7. Gestión de los Interesados

8. Reporte de Estado

9. Toma de Decisiones

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Una vez que elequipo ha terminado el trabajo de un proyecto, se ingresa en la fase de cierre. En esta fase, se proporciona los entregables finales, se liberan los recursos del proyecto y determinas el éxito del proyecto.

Haber completado las tareas principales de un proyecto no significa que el trabajo del gerente del proyecto haya terminado. Aún quedan actividades importantes por hacer, como por ejemplo, evaluar qué funcionó y qué no funcionó en el proyecto.

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Pasos de la gestión de proyectos en la fase de cierre

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Pasos de la gestión de proyectos en la fase de cierre

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La fase de cierre del proyecto puede incluir los siguientes pasos:

Analizar el desempeño del proyecto: Determinar si se cumplieron las metas del proyecto (tareas completadas según el presupuesto y el plazo acordado) y si se resolvió el proceso inicial con una lista de control preparada para tal fin.

Analizar el desempeño del equipo: Evaluar cómo se desempeñaron los integrantes del equipo, por ejemplo, si cumplieron sus objetivos respetando la puntualidad y la calidad del trabajo.

Documentar el cierre del proyecto: Cerciorarse de que todos los aspectos del proyecto se hayan completado sin cabos sueltos y que se hayan proporcionado informes a los principales interesados.

Efectuar revisiones posteriores a la implementación: Realizar un análisis final del proyecto y tener en cuenta los aprendizajes para proyectos similares en el futuro.

Computar el presupuesto utilizado y no utilizado: Asignar los recursos restantes para proyectos futuros.

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Mediante este video podemos profundizar un poco referente al ciclo de vida del proyecto.