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Ein Vermerk mit einer Entscheidungsvorlage wurde auf Wunsch geschrieben und dem Referat vorgelegt. Danach wurde dies mit dem Referenten besprochen und eine Lösung/Entscheidung herausgearbeitet. Im Nachgang der referatsinternen Abstimmung dann doch keine Entscheidung sondern weitere Rückfragen und Bitte um Überarbeitung.
Der Prozess hat sich etliche Male wiederholt und über ein halbes Jahr gedauert.
Die Überarbeitungswünsche wurden in diesem Rahmen irgendwann so unsinnig, dass der FBL mit hinzugezogen wurde. Erst nach Einbeziehung des Referatsleiters wurde konstruktiv eine gangbare Lösung gefunden und eine Entscheidung getroffen.

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Nach Veröffentlichung des Wasserstoffaufrufes gingen die Skizzen ein, es fanden Priorisierungen statt und es war geplant, dass die Anträge im Frühjahr reinkämen und man die gewohnte Bearbeitungszeit (max. 6 Mon) zur Verfügung hat. Allerdings fand im Februar (?) eine Pressekonferenz statt bei der die damalige Ministerin verkündet hat, dass die Anträge aus dem Förderaufruf im Frühjahr starten. Uns lagen nicht einmal die Anträge vor, welche nun schnellstmöglich eingereicht werden mussten, damit wir teilweise mit stark wackeligen Begründungen sogenannte UIAs für etwa 340 Anträge erstellen konnten, damit die Aussage der Ministerin korrekt ist. Es war ein unverhältnismäßiger Arbeitsaufwand dessen negative Auswirkungen heute noch spürbar sind.

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Die Bearbeitung eines Antrages hat nun 1 Jahr gedauert, da trotz ausführlichen E-Mails, Telefonaten und Videokonferenzen mit den Antragstellern regelmäßig unbrauchbare Antworten abgegeben wurden und zahlreiche Nachforderungen, sowie eine Antragsumstellung von AZK auf AZA notwendig waren. Einerseits war der ASt schlecht zu erreichen und hat sich nur bedingt an Fristen gehalten und andererseits hat er Anforderungen an uns gestellt, weil das Vorhaben ja endlich starten müsste. Die Möglichkeit klare Grenzen zu ziehen und dem ASt ggf. eine "Nicht-Förderung" in Aussicht zu stellen wäre schön gewesen.

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Ein Referent ruft an über die Zentrale an und versucht einen Bereich zu erreichen. Am Telefon ist Referent unhöflich und meckert über die Bereichserreichbarkeit und die Telefonanlage. Im Nachgang stellt sich raus, dass der Referent wusste, dass der Bereich nicht im Haus war / Versuch Bereiche gegeneinander auszuspielen (?!)

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Ihre guten Erfahrungen: Hilfreiches im Konflikt

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Ihre guten Erfahrungen: Hilfreiches im Konflikt

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- Ruhe bewahren und sortieren, wie Konflikt beilegen?
- stur annehmen, einfach machen
- Themenwechsel, später wieder anknüpfen
- jemand dazu holen, dritte Meinung
- Gespräch vertagen
- Perspektivwechsel, "neben mich treten"
- Was ist beim anderen los? -> empathisch sein
- klären, reden wir über das gleiche?
- ...

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Wie reagieren auf offene Feindseligkeit
wie zB: "Sie zerstören die deutsche Wirtschaft."

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Ihre guten Erfahrungen: Hilfreiches im Konflikt

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Ihre guten Erfahrungen: Hilfreiches im Konflikt

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- Schwieriges proaktiv angehen, nicht abwarten
- in der Gruppe mit Kolleg:innen austauschen, auch interdisziplinär
- weniger Emails, besser telefonieren
- reflektieren und mit Abstand betrachten
- nicht persönlich nehmen, nur auf Sachebene bleiben
- Beistand suchen
- inne halten, nicht sofort reagieren (Unerbrechung)
- zusammenfassen, was man verstanden hat, und dann erst beantworten
- "es gibt immer ein nächstes Mal"

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Weberrunde Praxisbeispiel Unverbindlichkeit - ZE

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Weberrunde Praxisbeispiel Unverbindlichkeit - ZE

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Die Bearbeitung eines Antrages hat nun 1 Jahr gedauert, da trotz ausführlichen E-Mails, Telefonaten und Videokonferenzen mit den Antragstellern regelmäßig unbrauchbare Antworten abgegeben wurden und zahlreiche Nachforderungen, sowie eine Antragsumstellung von AZK auf AZA notwendig waren. Einerseits war der ASt schlecht zu erreichen und hat sich nur bedingt an Fristen gehalten und andererseits hat er Anforderungen an uns gestellt, weil das Vorhaben ja endlich starten müsste. Die Möglichkeit klare Grenzen zu ziehen und dem ASt ggf. eine "Nicht-Förderung" in Aussicht zu stellen wäre schön gewesen.

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Nach Veröffentlichung des Wasserstoffaufrufes gingen die Skizzen ein, es fanden Priorisierungen statt und es war geplant, dass die Anträge im Frühjahr reinkämen und man die gewohnte Bearbeitungszeit (max. 6 Mon) zur Verfügung hat. Allerdings fand im Februar (?) eine Pressekonferenz statt bei der die damalige Ministerin verkündet hat, dass die Anträge aus dem Förderaufruf im Frühjahr starten. Uns lagen nicht einmal die Anträge vor, welche nun schnellstmöglich eingereicht werden mussten, damit wir teilweise mit stark wackeligen Begründungen sogenannte UIAs für etwa 340 Anträge erstellen konnten, damit die Aussage der Ministerin korrekt ist. Es war ein unverhältnismäßiger Arbeitsaufwand dessen negative Auswirkungen heute noch spürbar sind.

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Weberrunde Mittelaufstockung im Rahmen eines Umzugs eines Zuwendungsempfängers mit kurzen Fristen

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Weberrunde Mittelaufstockung im Rahmen eines Umzugs eines Zuwendungsempfängers mit kurzen Fristen

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Wir haben im letzten Jahr im Mai telefonisch von einem Institutionswechsels eines Profs erfahren. Dieser soll zum 01.06. erfolgen. Die offiziellen Unterlagen mit "Bitte um rasche Bearbeitung" waren datiert zum 31.05., haben uns aber erst Mitte Juli erreicht (unser Stempel).

So etwas brauch mehr Vorlauf (Ermittlung der Mittelkürzung/Aufstockung/Einreichung neuer Antrag), so dass wir hier erst kürzlich zum Abschluss kamen. Solche Fälle werfen ziemlich viel durcheinander und führen dann zu hoher Belastung und Verspätung im Tagesgeschäft auf allen Seiten.

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Praxisbeispiel Priorisierung Pilot Bessau PLENUM

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Praxisbeispiel Priorisierung Pilot Bessau PLENUM

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Gemeinsam mit dem Referat wurden die Priorisierungskriterien eines Förderaufrufs erarbeitet und abgestimmt. Nach erfolgtem Aufruf, in dem die Priorisierungskriterien veröffentlicht wurden, wurde die Priorisierung der eingegangenen Anträge durchgeführt. Da das Priorisierungergebnis dem Abteilungsleiter nicht gefiel, verlangte der Referent (auf dessen Wunsch hin die Kriterien so festgelegt wurden), die Kriterien zu ändern und die Priorisierung anders durchzuführen. Da diese aer veröffentlich waren, war eine nachträgliche Änderung nicht möglich. Dies wollte der Referent aber nicht akzeptieren und verlangte eine besonders weite und kreative Auslegung, damit das Ziel des Abteilungsleiters erreicht wurde. Also ein klassischer Fall von "Macht das Unmögliche möglich!"

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Gedanken zum Abschluss Modul 2 (aus menti)

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Gedanken zum Abschluss Modul 2 (aus menti)

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•Bewusster Handlungsspielräume klar machen und ggf. im Vorfeld proaktiv Fragen dazu klären.

•Bewusster und zielgruppenspezifischer kommunizieren.

•"Spielregeln" für das Tagesgeschäft klarer kommunizieren, Sicherheit schaffen

•Reminder,  Handlungsspielräume und Klarheit einzufordern und Wunsch nach Klarheit auch bei Anderen ein Bedürfnis

•Die Spielregeln brauchen bei der Umsetzung auf jeden Fall die Rückendeckung

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Ein Erfinder ruft über diverse Kolleg:innen an, um eine Skizzeninformation (zur Bewertung) zu erhalten. Er ist aufbrausend den Kolleg:innen gegenüber, beschimpft das zutreffende Ministerium und weist auf seine "private" Beziehung zum Minister hin (ist fraglich). Er beschäftigt mehrere Kolleg:innen, die bestrebt sind ihm zu helfen, aber er ruft immer wieder an und wird zum Zeitfresser.

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! Praxisbeispiel "Beschwerdeanruf" (oder auch Mail) Pilot Bessau

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! Praxisbeispiel "Beschwerdeanruf" (oder auch Mail) Pilot Bessau

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Ein Interessent für ein Förderprogramm oder ein MA, der einen konkreten Antrag bei PtJ eingereicht hat, meldet sich telefonisch: Er/sie ist hochgradig verägert, weil er/sie keine Reaktionen aus PtJ erhält (trotz Mails, und/oder Anrufversuche). Daher wird ein zentralere Nummer von der PtJ-Internet-Seite als "Beschwerdestelle" oder Informationszugang genutzt. Dabei:
a) "Auffangen" der Verärerung und Emotionen; oft Bedarf zunächst unklar und Vorgeschichte / Vorerfahrung mit uns zunächst auch
b) damit implizit auch Rückmeldungen zu uns selber, wo wir für externe als nicht reaktiv, nicht erreichbar und/oder unübersichtlich wahrgenommen werden (wo ist mein richtiger AnsprechpartnerIn? wo finde ich Infos zu Förderprogramm XY...?)

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Ein Vermerk mit einer Entscheidungsvorlage wurde auf Wunsch geschrieben und dem Referat vorgelegt. Danach wurde dies mit dem Referenten besprochen und eine Lösung/Entscheidung herausgearbeitet. Im Nachgang der referatsinternen Abstimmung dann doch keine Entscheidung sondern weitere Rückfragen und Bitte um Überarbeitung.
Der Prozess hat sich etliche Male wiederholt und über ein halbes Jahr gedauert.
Die Überarbeitungswünsche wurden in diesem Rahmen irgendwann so unsinnig, dass der FBL mit hinzugezogen wurde. Erst nach Einbeziehung des Referatsleiters wurde konstruktiv eine gangbare Lösung gefunden und eine Entscheidung getroffen.

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Pilot Bessau  Ein Referent ruft an über die zentrale an und versucht einen Bereich zu erreichen - Am Telefon ist Referent unhöflich und meckert über die Bereichserreichbarkeit und die Telefonanlage. Im Nachgang stellt sich raus, dass der Referent wusste, dass der Bereich nicht im Haus war / Versuch Bereiche gegeneinander auszuspielen (?!)

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Pilot Bessau  Ein Referent ruft an über die zentrale an und versucht einen Bereich zu erreichen - Am Telefon ist Referent unhöflich und meckert über die Bereichserreichbarkeit und die Telefonanlage. Im Nachgang stellt sich raus, dass der Referent wusste, dass der Bereich nicht im Haus war / Versuch Bereiche gegeneinander auszuspielen (?!)