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Es la primera fase de una negociación internacional, donde se elige la forma de entrada al mercado de destino, considerando su ubicación geográfica, accesibilidad y desarrollo del país, con el objetivo de establecer relaciones iniciales y obtener entrevistas con empresas extranjeras.

Formas de entrada al mercado

a) Buscar directamente clientes.

b) Utilizar los servicios de un intermediario.

c) Establecer una alianza con un socio local.

Características

Implica un contacto inicial limitado, para evaluar interés y compatibilidad.

Establece la primera impresión de la empresa en el mercado internacional.

Permite filtrar oportunidades antes de comprometer recursos significativos.

Requiere flexibilidad y adaptación cultural, legal y comercial.

Genera confianza para futuras negociaciones.

Se centra en recopilar datos sobre el mercado, productos y posibles socios.

Estrategias

1. Para identificar empresas:

Usar directorios en internet de bajo costo.

Recurrir a organismos de promoción del comercio exterior en países menos desarrollados.

Participar en misiones comerciales sectoriales en mercados de difícil acceso.

Solicitar cotizaciones previas en mercados competitivos para descartar opciones fuera de presupuesto.

2. Para concertar entrevistas:

Analizar el listado de empresas y priorizar las que ofrecen mayores oportunidades.

Personalizar la comunicación.

Contactar vía telefónica o correo electrónico.

Realizar una breve presentación de la empresa y sus productos.

Facilitar la dirección de la página web en inglés.

Indicar cómo se localizó a la empresa.

Destacar la experiencia internacional.

Justificar por qué se desea ingresar al mercado.

Ajustar tiempos y horarios con anticipación.

No establecer más de dos entrevistas diarias, dejando margen para adicionales.

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En esta segunda etapa, una vez que se ha accedido a la empresa, es fundamental preparar la negociación. Una buena preparación aumenta la probabilidad de un acuerdo favorable y evita que la inexperiencia, la falta de formación o de profesionalidad afecten el resultado.

Aspectos clave

1. Definir objetivos claros:

Establecer lo que se quiere conseguir antes de iniciar la negociación.

Utilizar el modelo GPT (Gustar, Pretender, Tener):

Objetivos G:  los que nos gustaría alcanzar, es decir, los más ambiciosos.

Objetivos P: los que se pretenden conseguir en condiciones normales.

Objetivos T: los que obligadamente se deben obtener, considerados como el mínimo aceptable; si no se cumple, es mejor retirarse.

2. Revisar objetivos durante la negociación:

Ajustarlos según circunstancias, personas, equilibrio de poder, tiempo o información disponible.

Estimar también los objetivos de la contraparte para detectar diferencias que faciliten el acuerdo.

3. Recopilar información:

Sobre la empresa con la que se va a negociar y sobre la competencia.

Tener en cuenta el nivel de información disponible según el país.

4. Analizar información a compartir:

Decidir qué información dar, cuándo y cómo.

Ofrecerla de forma selectiva para orientar la negociación y obtener información valiosa de la otra parte.

5. Elaborar agenda de asuntos a tratar:

Limitar y concretar los temas que se van a negociar.

Distinguir entre aspectos principales y colaterales, y establecer un orden para abordarlos.

Prever posibles asuntos que pueda plantear la otra parte y, en negociaciones complejas, enviar la agenda previamente para su revisión y aprobación.

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En la tercera etapa, el primer contacto con la contraparte es decisivo para un buen desarrollo de la negociación. La primera impresión no se olvida, sobre todo si es negativa. El negociador debe adoptar un comportamiento que permita crear un clima favorable y transmitir una imagen positiva de la empresa, de los productos y de sí mismo.

Recomendaciones para el primer encuentro:

Sea puntual, aunque el país sea flexible con las citas.

Respete las normas de saludo y presentación del país.

Utilice correctamente los nombres y cargos de sus interlocutores.

Trate de decir algunas palabras en el idioma del interlocutor.

Cuide el aspecto personal; es preferible vestir de forma conservadora.

Sea amable y mantenga una actitud formal.

Controle el tono de voz y evite reírse a carcajadas.

Sea optimista y utilice argumentos positivos; evite expresiones negativas, dubitativas o de sumisión.

Demuestre empatía, poniéndose en el lugar de la otra parte.

Desarrollo de la reunión:

Al inicio, hablar de temas informales (little talk) y dejar que el interlocutor tome la iniciativa en la conversación de negocios.

Aplicar escucha activa: escuchar, observar y cuestionar.

Normas: 60% del tiempo habla la otra parte, 30% nosotros y 10% de silencio.

Evitar inducir respuestas y prestar atención a gestos y posturas.

Realizar preguntas abiertas como por qué, cómo o cuál es su opinión, y evitar preguntas cerradas o que impliquen compromiso o información confidencial.

Presentación de la empresa y propuesta:

Terminar el primer encuentro con una presentación de la empresa, adaptando los argumentos a la motivación y necesidades del cliente.

Seguir la secuencia características – ventajas – pruebas.

Limitar el número de argumentos y diferenciar explicaciones de justificaciones.

Adaptar los atributos o ventajas competitivas según el país, considerando calidad, garantía, diseño, marca o país de origen.

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Etapa de la Propuesta

La primera propuesta en una negociación debe parecer justa y razonable. Es el punto de partida que marca el rumbo de todo el intercambio. Antes de hacerla, el negociador debe pensar:

•¿Quién debe hacer la primera propuesta?

•¿Debe ser al alza o a la baja?

•¿Conviene una actitud firme o flexible?

¿Quién hace la primera propuesta?

En la mayoría de los casos, los vendedores o exportadores son quienes la hacen primero, ya que así establecen el marco de referencia de la negociación.

Sin embargo, si no se conoce bien el mercado, conviene dejar que la otra parte empiece para observar su estilo, objetivos y condiciones.

¿Propuesta al alza o a la baja?

•Los exportadores suelen presentar ofertas al alza, buscando un mejor margen.

•Los importadores normalmente lo hacen a la baja, buscando mejores precios.

La elección depende del margen de negociación, la competencia y la urgencia por cerrar el trato.

Una propuesta baja puede usarse cuando se quiere entrar a un nuevo mercado o negociar productos con poco valor añadido, pero puede dar una imagen de debilidad.

¿Firme o flexible?

Es importante mantener firmeza en los puntos importantes y cierta flexibilidad en detalles menores. Esto permite ajustar las condiciones conforme se va conociendo la estrategia del otro negociador.

Cómo recibir una propuesta

Al recibir una oferta:

•No interrumpir mientras se expone.

•Evitar mostrar rechazo inmediato.

•Mantener respeto y explicar con calma si algo no se acepta.

Si la propuesta está muy lejos de lo esperado, se puede mantener una posición firme para que la otra parte reconsidere y modifique su oferta.

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Es la etapa mas intensa y la que mayor tiempo ocupa.

Comienza con las objeciones que hace la parte a la que se ha realizado la propuesta y continúa con un intercambio de posiciones. Cada parte trata de obtener algo a cambio de renunciar a otra cosa. Se utilizan tácticas negociadoras, entre las cuáles, las más utilizadas son las concesiones (entre menos mejor).

Las objeciones son buenas porque demuestran el interés de la otra parte para seguir negociando y permiten conocer los intereses.

Existen 3 tipos:

Objeciones falsas y sin fundamento, que generalmente, son pretextos.

Objeciones sinceras, pero sin fundamento.

Objeciones sinceras y fundadas

En la discusión se produce un diálogo entre la partes para superar las objeciones, en donde se utilizan técnicas de respuesta como:

1. Reformulación negativa: reformula la objeción positivamente

2. La continuidad: Acepta la observación y prosigue sin contradecirse

3. El apoyo: Utiliza la objeción sin debilitarse

4. El debilitamiento: atenúa el argumento de la contraparte

5. El testimonio: experiencia positiva de otro cliente

6. El silencio: Ignora objeciones formales

7. La anticipación o cuando se demuestra conocimiento

8. Anticipación: trata de reducir importancia

¿Cómo manejar las concesiones en una negociación internacional?

Dejar un margen suficiente para negociar en función de las prácticas comerciales del país.

Nunca aceptar la primera propuesta

Evitar ser el primero en hacer una concesión

Obligar a la otra parte a reducir una oferta inicial muy elevada

Hacer pequeñas concesiones, menores de las que espera la otra parte.

Hacer que la otra parte se esfuerce en conseguir cualquier concesión

Realizar concesiones lentamente, y más bien al final que al principio de la negociación.

Retrasar la negociación de concesiones en asuntos que considere importantes.

Tratar de no conceder

algo siempre que se obtenga una concesión.

Mantener bajas las expectativas de la otra parte

Llevar un registro de las concesiones que haga la otra parte para ver si sigue algún patrón.

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El cierre de una negociación es una etapa clave, ya que en ese momento se define si todo el esfuerzo previo dará resultado. Para lograr un cierre exitoso, es necesario que la otra parte sienta que sus necesidades fueron tomadas en cuenta, que exista credibilidad en lo que se propone y que se haya construido un clima de confianza mutua. Además, debe reconocerse cuando ya se ha llegado al límite del margen de negociación, evitando prolongar innecesariamente el proceso. En esta fase, se pueden aplicar técnicas como ofrecer una última concesión para facilitar el acuerdo o realizar un resumen de los puntos pactados, destacando los beneficios obtenidos por ambas partes. Esto ayuda a consolidar el entendimiento y asegurar un cierre satisfactorio para todos los involucrados.