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¿Cómo afecta la nueva ley de protección de datos a los centros educativos?

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¿Cómo afecta la nueva ley de protección de datos a los centros educativos?

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Para comprender mejor lo que trae consigo esta ley insertaré un enlace a una página web donde viene bien explicado.

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Este viernes 25 de mayo entra en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos o GDPR, la normativa que sustituye a la actual Ley Orgánica de Protección de Datos que se aplicará a los 28 países de la Unión Europea.
En concreto, afectará tanto a instituciones físicas como a organizaciones que desempeñan su actividad profesional o comercial en ella: la escuela es uno de esos ámbitos y, por tanto, deberá adaptarse a la nueva norma.

¿Qué implica la GDPR en centros educativos?

Básicamente requiere (en el caso de los centros escolares) que sus responsables analicen los datos que tratan, con qué finalidad lo hacen y el tipo de tratamiento que realizan. Así, podrán establecer cómo aplicar las medidas adecuadas para su protección. Vamos a verlo con más detalle.
La puesta en marcha de la norma GDPR dará luz verde a nuevos derechos que reforzarán la capacidad de control que posee una persona sobre sus datos, además de su derecho de acceso, es decir, el derecho a conocer quien tiene esa información, a quién se la comunican o con qué motivo. Asimismo, determina las obligaciones que necesitan cumplir sus responsables a la hora de tratarla.

En este nuevo escenario, y al igual que una compañía privada tiene bajo su poder datos referidos a personas, en el ámbito educativo sucede algo similar. Los centros disponen no sólo de material acerca de sus trabajadores sino también de sus estudiantes: fotografías, documentación, evaluaciones, expedientes, informes médicos ...; en algunas situaciones, incluso, manejan datos de categorías especiales que por sus características exigen un control más estricto (por ejemplo, etnia o raza).

Responsabilidad proactiva

¿De qué modo esto afectará a los colegios y la protección de sus datos? Como explica Julián Prieto, responsable del área de menores de la Agencia Española de Protección de Datos : "Se introduce una nueva modalidad de cumplimiento basada en una responsabilidad proactiva que lleva a que los responsables de este tratamiento, los centros o las administraciones educativas, adopten aquellas medidas que garanticen su cumplimiento y puedan demostrarlo".

Dicho de otra manera: las escuelas tienen el deber de adoptar las medidas establecidas por la norma GDPR para que se cumplan dichos principios y que esa 'responsabilidad proactiva' resulte efectiva. Esto implica que tienen que estar preparadas para solicitar datos personales cuando así lo requiera la situación y documentar su uso, sin olvidar las medidas para su protección. Desde el punto de vista legal esto se conoce como 'privacidad por defecto' y significa que los sistemas de tratamiento de los colegios se configurarán de forma restrictiva y sólo las personas implicadas decidirán qué aspectos de su información desean hacer públicos.

Un delegado para la protección de datos

Una nueva figura aparece en escena, la del Delegado de Protección de Datos. Obligatoria para prevenir situaciones de incumplimiento, " informará, asesorará y supervisará el tratamiento de datos que lleven a cabo los centros educativos y que éstos o las administraciones educativas habrán de designar" detalla Prieto.
Además de garantizar el cumplimiento de la legislación en materia de protección, el Delegado de Protección de Datos podrá desempeñar otras actividades como las relacionadas con labores de asesoramiento, auditorias o formación de personal.
El responsable del área de menores de la Agencia Española de Protección de Datos , recuerda que se "deberá adecuar la información que se ofrece a los interesados, o a sus padres si se trata de menores de 14 años a lo que dispone el reglamento, adecuar los procedimientos para atender el ejercicio de sus derechos de los interesados y articular el procedimiento para notificar a las autoridades las brechas de seguridad que puedan tener".

Registro de actividades

Con esta reforma, se mejoran los derechos de privacidad de docentes, alumnos y personal que trabaje en centros de enseñanza porque se les garantiza el acceso a sus datos, traslado u oposición a que terceros accedan a ellos.
La obligación de documentar procesos y proteger la información también será mayor. Elaborarán informes y presentarán pruebas que demuestren que cumplen con lo establecido por la ley (caso de irregularidad lo comunicarán en un plazo máximo de 72 horas). Por último, los registros de actividades cobran fuerza. La obligación de inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos se sustituye por esta modalidad que implica describir con detalle qué datos se recogen, con qué fin se tratan, a quién se comunican, cómo se preserva su seguridad y cuándo se podrán suprimir.

Os recomendamos laGuía para Centros Educativos elaborada por la Agencia Española de Protección de Datos. En ella se ha incluido un decálogo para el uso correcto de los datos personales que os será de utilidad.

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GDPR en Centros Educativos: ¿cómo afectará a la protección de datos?

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Este viernes 25 de mayo entra en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos o normativa GDPR, que sustituye a la actual Ley Orgánica de Protección de Datos que se aplicará a los 28 países de la Unión Europea.

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Tratamiento de los datos de los centros educativos.

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Tratamiento de los datos de los centros educativos.

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En la siguiente imagen se explica cómo tratar la información de los centros educativos y los alumnos.

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Hay muchas dudas sobre este tema entre los docentes

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Hay muchas dudas sobre este tema entre los docentes

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A continuación intentaré responder a muchas de las dudas que se plantean los docentes con relación a la nueva ley de protección de datos en el ámbito educativo.

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¿Pueden los colegios tomar imágenes de los alumnos durante su actividad escolar? ¿Puede suponer un problema subirlas a internet?

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¿Pueden los colegios tomar imágenes de los alumnos durante su actividad escolar? ¿Puede suponer un problema subirlas a internet?

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se debe diferenciar si el colegio está tomando imágenes como parte de la función educativa o si estas capturas de imágenes se exceden de la función educativa, como por ejemplo para hacer difusión del centro. En el primer caso, el centro escolar estaría legitimado para poder tomar imágenes, mientras que en el segundo necesitaría el consentimiento de los interesados.

Asimismo, los profesores pueden realizar ejercicios que impliquen la grabación de los alumnos, siempre que forme parte de la enseñanza. Estos datos solo podrán ser accesibles para los alumnos, padres, tutores o profesores. El hecho de grabar o tomar fotos no supone que estas imágenes puedan ser difundidas de forma abierta en internet. Si se quieren publicar en redes sociales será necesario contar con el consentimiento inequívoco de los interesados. Es más, en caso de que los padres quieran acceder a cualquier imagen de los alumnos tomadas durante el desarrollo de la actividad escolar, deberá hacerse en un sitio web seguro que requiera la identificación y autentificación de los usuarios.

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¿Puede un centro educativo acceder al contenido de dispositivos electrónicos de los alumnos, por ejemplo, WhatsApp o redes sociales?

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¿Puede un centro educativo acceder al contenido de dispositivos electrónicos de los alumnos, por ejemplo, WhatsApp o redes sociales?

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El acceso a un dispositivo electrónico requiere el consentimiento del interesado. Sin embargo, si existe una situación en la que pudiera estar presente el interés público, como por ejemplo cuando se estuviera poniendo en riesgo la integridad de algún alumno en situaciones de ciberacoso, el centro educativo podría acceder a dichos contenidos sin el consentimiento de los interesados.

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¿Puede un profesor crear grupos con aplicaciones de mensajería instantánea con los alumnos?

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¿Puede un profesor crear grupos con aplicaciones de mensajería instantánea con los alumnos?

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Con carácter general, las comunicaciones entre profesores y alumnos deben llevarse a cabo dentro del ámbito de la función. Si fuera necesario establecer canales específicos de comunicación, deberían utilizarse medios establecidos por el centro educativo como, por ejemplo, áreas específicas en la intranet del centro o por medio del correo electrónico. En situaciones concretas, por ejemplo, con motivo de la participación en un concurso escolar, se podrían crear con carácter excepcional, siendo aconsejable la participación en el grupo de un tercero, padre o madre de los alumnos, para evitar problemáticas.

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¿Puede un padre grabar a su hija (y a toda su clase) en la función de navidad del colegio?

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¿Puede un padre grabar a su hija (y a toda su clase) en la función de navidad del colegio?

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Sí, siempre que se trate de imágenes captadas para su uso personal y doméstico. Si las imágenes captadas se difundieran fuera del ámbito privado, por ejemplo, abiertamente en Internet, los familiares asumirían la responsabilidad por la comunicación de las imágenes a terceros y necesitarían el consentimiento previo de los interesados.

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¿Qué pasa con las calificaciones escolares de los alumnos? ¿Pueden hacerse públicas?

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¿Qué pasa con las calificaciones escolares de los alumnos? ¿Pueden hacerse públicas?

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Las calificaciones de los alumnos se tienen que facilitar a los alumnos y a sus padres. En caso de hacerse a través de plataformas online, se deberá hacer de manera que solo los propios alumnos, padres o tutores tengan acceso a las mismas. Sin embargo, un profesor sí que podría comunicar las calificaciones de forma oral al alumno delante de sus compañeros de clase.

Los padres de alumnos mayores de edad podrán solicitar el acceso a las calificaciones de sus hijos siempre que éstos fueran los que hagan frente a los gastos educativos o de alimentos del alumno, ya que existiría un interés legítimo de los padres.

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¿Qué tipo de datos pueden recabar los centros educativos?

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¿Qué tipo de datos pueden recabar los centros educativos?

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La Ley Orgánica de Educación (LOE) legitima a los centros escolares a recabar datos de carácter personal para la función docente y orientadora de los alumnos. Por lo tanto, la LOE permite a los centros educativos recabar y tratar datos considerados en categorías especiales, como los de salud o de religión, siempre y cuando fuesen necesarios para el desempeño de la función docente y orientadora. Sin embargo, estos datos personales no podrán usarse para fines diferentes al educativo y el personal que acceda a este tipo de datos está sometido al deber de guardar secreto.

Asimismo, también se pueden recabar datos sobre la situación familiar de los padres de los alumnos, como por ejemplo si los padres del alumno están separados o divorciados, así como facilitar al centro información sobre quién ostenta la guarda y custodia del menor.

Otro tipo de datos que pueden recabar los centros escolares, sin inconvenientes, son los relacionados con la salud, siempre en la medida que sean necesarios para el ejercicio de la función educativa: discapacidades, enfermedades crónicas, TDAH, intolerancias alimentarias, alergias, tratamiento médico que reciba un alumno, etc.

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Resumen de protección de  datos en los centros educativos.

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Resumen de protección de  datos en los centros educativos.

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A través de una infografía se hace un resumen de en qué consiste la protección de datos en la escuela.

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Guía de la Agencia de Protección de datos

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Guía de la Agencia de Protección de datos

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La Agencia de protección de datos ha elaborado una guía para centros escolares

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En este vídeo se expone de una forma amena y didáctica en qué consiste la protección de datos en el entorno escolar.

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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD