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Debe que obtener los permisos de los escenarios deportivos, debe hacer cumplir con el calendario ya estipulado entre otros.

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- Contribuir al desarrollo humano, la salud, la convivencia y la paz mediante la recreación, la educación física, la actividad física y el deporte estudiantil en sus diversas modalidades y expresiones.

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- Fomentar y reglamentar la iniciación deportiva, la enseñanza, la práctica del Deporte Formativo, la competencia infantil, que fortalezcan los procesos de formación en sus diversas manifestaciones.

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- Diseñar y desarrollar programas, proyectos e investigaciones incluyentes en Deporte Escolar y la Educación Física extraescolar a nivel regional y nacional para garantizar la calidad, pertinencia,  y oferta institucional a niñas, niños y jóvenes.

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- Brindar asistencia técnica y acompañamiento a las instituciones públicas y privadas en la adopción de proyectos y programas de enseñanza, promoción y práctica de Deporte Escolar, la Educación Física extraescolar y el aprovechamiento del tiempo libre.

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Se hace una invitación a todas las instituciones educativas de la región, con el fin de tener una gran participación.

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En este punto, se escogen a un personal capacitado, el cual debe que estar muy pendiente del desarrollo del evento.
principalmente se es el director de deportes de cada municipio el encargado de todo lo logístico.

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Se realiza la entrega de trofeos me dallas, e indumentaria al campeón de cada categoría el cual representara a su municipio en la siguiente fase...

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Se realiza un congreso arbitral, en donde se cuenta con todos los árbitros, jueces y de mas personal que cuenta con la experiencia de hacer cumplir las normas de cada disciplina.

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Se llevan acabo los encuentros deportivos de las diferentes disciplinas, en los lugares mas apropiados de la región

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Se realiza un segundo congreso técnico, en el que se comparten las fecha de inauguración del evento, como también lo que se va a llevar a cabo.

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Realización del primer congreso técnico, con el fin de informar a los directores de cada institución, como sera el proceso de inscripción y participación de los deportistas

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Se realiza la planeaciòn de como se va a llevar a cabo el evento, las fechas y lugares en donde se realizaran los encuentros deportivos.