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Acces es un programa de microsoft Offices, el cual es muy intuitivo, porque es muy parecido a los otros programas, gracias a su menú superior

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Nota: Incluyen de todos los conjuntos de aplicaciones de Microsoft Office Excel, pero no todos los conjuntos de aplicaciones incluyen acceso.

Datos fijos frente a datos relacionales Para ayudarle a decidir qué programa es mejor para almacenar los datos, hágase la siguiente pregunta: ¿los datos son relacionales o no? Los datos que se pueden almacenar de manera eficaz en una sola tabla u hoja de cálculo se denominan datos planos o no relacionales. Por ejemplo, si desea crear una sencilla lista de clientes, con una sola dirección y persona de contacto para cada cliente, Excel podría ser la mejor opción. Pero si desea almacenar una lista de clientes más compleja que contenga las direcciones de facturación y envío para cada cliente, o varias personas de contacto para cada cliente, Access es la mejor solución.

En una base de datos relacional, la información se organiza en varias tablas. En una base de datos relacional bien diseñada, cada tabla es plana y contiene información sobre un único tipo de datos. Por ejemplo, si crea una base de datos de clientes, los nombres de los clientes deben almacenarse en una tabla, mientras que las direcciones de facturación y envío de los clientes deben almacenarse en una tabla independiente. Almacenar direcciones de manera independiente a los nombres es una buena idea porque cada cliente puede tener más de una dirección y es posible que desee poder escribir varias direcciones para cada cliente sin tener que volver a escribir el nombre del cliente para cada dirección.

Local frente a datos externos Puede usar Access para conectarse a datos desde una gran variedad de orígenes de datos externos para que puedan ver, consulta y editar datos sin necesidad de importarlo. Por ejemplo, Access ofrece comandos para conectarse a los datos existentes en una base de datos de Microsoft SQL Server, un archivo de dBASE o una carpeta de Outlook, junto con otros orígenes de datos. Puede usar Excel para conectarse a una amplia variedad de orígenes de datos, incluidos Access, SQL Server y bases de datos de Analysis Services, texto y archivos XML y los orígenes de datos ODBC y OLE DB. Sin embargo, no podrá modificar los datos para cambiar el origen de datos a través de la interfaz de usuario de Excel.

Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a datos en listas de Windows SharePoint Services. Sin embargo, Excel proporciona solo una conexión de solo lectura a listas de SharePoint; mientras que Access le permite leer y escribir datos en listas de SharePoint.

Integridad de datos frente a flexibilidad Los identificadores únicos ayudan a mantener la integridad de los datos y garantizan que no haya dos filas (o registros) que contengan exactamente los mismos datos. Los identificadores únicos también constituyen la forma más rápida de recuperar datos cuando se buscan u ordenan. En Access, puede usar el tipo de datos Autonumeración para generar automáticamente un identificador único para cada registro. Después puede usar estos identificadores para relacionar los registros en una tabla con uno o varios registros de otra tabla.

La estructura que Access aplica a los datos le ayuda a garantizar la integridad de los datos. Access puede requerir que los nuevos registros en una tabla tengan un valor correspondiente existente en una tabla diferente, por lo que no puede crear registros "huérfanos". Por ejemplo, no desearía tener un pedido que no incluya información del cliente. Access puede requerir que todos los nuevos registros en la tabla Pedidos tengan un valor de cliente correspondiente en la tabla Cliente. Esto correspondencia obligatoria de valores se denomina integridad referencial.

También puede imponer sus propias restricciones y reglas para garantizar que los datos se escriben correctamente. Excel le permite escribir datos en forma de forma más libre, pero porque Excel no admite datos relacionales, no es compatible con la integridad referencial. Sin embargo, puede usar el comando Validación de datos para controlar la entrada de datos en Excel.

Consultar Si a menudo tiene que ver los datos de varias maneras, dependiendo de condiciones o eventos cambiantes, Access puede ser la mejor opción para almacenar y trabajar con los datos. Access le permite usar consultas de Lenguaje estructurado de consulta (SQL) para recuperar rápidamente solo las filas y columnas de datos que desee, independientemente de que los datos se encuentren en una tabla o en varias. También puede usar expresiones en consultas para crear campos calculados. El uso de una expresión en Access es similar al proceso de uso de las fórmulas en Excel para calcular valores. También puede usar las consultas de Access para resumir datos y presentar valores agregados, como sumas, promedios y recuentos.

Creación de modelos En Excel, puede usar herramientas de análisis y si para realizar la previsión del resultado de un modelo de hoja de cálculo. El análisis de hipótesis le permite ejecutar diferentes escenarios en los datos, como escenarios de mejor y peor caso, y comparar los datos resultantes de varios escenarios en un informe de resumen. No hay una característica similar disponible en Access.

Pivoting y gráficos En ambos programas, puede crear informes de tabla dinámica y gráficos de tabla dinámica. Sin embargo, Excel proporciona tabla dinámica más avanzada características de gráficos de Access se encarga de y generación de informes. Si va a crear informes de tabla dinámica extensivo o proporcionar gráficos de aspecto profesional con regularidad, debe usar informes de tabla dinámica o tabla dinámica para gráficos en Excel, en lugar de las mismas características en Access.

Access y Excel se pueden usar en entornos de colaboración, como Windows SharePoint Services y recursos compartidos de archivos de red, pero hay diferencias en la forma en que varios usuarios pueden acceder los datos.

Acceso de múltiples usuarios a los datos En condiciones normales de funcionamiento, Access permite que varios usuarios abran una base de datos al mismo tiempo; esto funciona bien porque Access solo bloquea los datos que se están editando; como resultado, otros usuarios pueden editar registros diferentes sin conflictos. En Excel, puede compartir un libro con otros usuarios, pero las funciones de colaboración multiusuario funcionan mejor cuando los usuarios trabajan en los datos de ese libro en otro momento en lugar de al mismo tiempo. En la práctica, los usuarios de una base de datos de Access colaboran en un conjunto de datos y los usuarios de un libro de Excel colaboran en un documento.

Uso de Windows SharePoint Services para colaborar Ambos programas se integran con las tecnologías de Microsoft Windows SharePoint Services, como listas de SharePoint y las bibliotecas de documentos.

Access proporciona diversas maneras de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint. Por ejemplo, puede cargar una base de datos completa en una biblioteca de documentos de Windows SharePoint Services, proporcionar formularios e informes como vistas de Windows SharePoint Services y vincular una base de datos a los datos almacenados en listas de SharePoint.

Excel solo proporciona una forma de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint. Puede cargar un libro en bibliotecas de documentos de Windows SharePoint Services, donde los usuarios individuales pueden extraer el libro del repositorio para realizar cambios, lo que evita que otros usuarios modifiquen el libro al mismo tiempo. Los usuarios pueden editar un libro sin extraerlo del repositorio en la biblioteca de documentos, en cuyo caso deben coordinarse con otros usuarios para evitar conflictos de datos.

Usar carpetas de red para colaboración Si una base de datos se almacena en una carpeta de red compartida, varios usuarios pueden abrir la base de datos y trabajar con sus datos simultáneamente. Cuando un usuario edite, se bloquean registros individuales. Si guarda un libro de Excel en una carpeta de red compartida, solo un usuario puede editar el libro a la vez. Para su presentación, varios usuarios pueden abrir el libro, mientras que otro usuario edita pero los usuarios pueden realizar cambios a los datos hasta que el usuario que está editando el libro cierra.

Ambos programas proporcionan características similares, contraseñas y cifrado, que pueden ayudarle a evitar la pérdida de datos y proteger los datos contra accesos no autorizados. Pero hay algunas diferencias entre Access y Excel en cuanto al funcionamiento de la protección de datos a nivel de los usuarios.

Prevención de pérdida de datos En Access, el trabajo se guarda continuamente para que en caso de producirse un error inesperado no pierda demasiados datos (en caso de que suceda). Pero como que Access guarda su trabajo continuamente, también es posible que realice cambios que más adelante decida que no deseaba confirmar. Para asegurarse de que puede restaurar la base de datos a la forma que desea, debe crear una copia de seguridad del archivo de base de datos de manera programada y adaptada a sus necesidades. Puede recuperar una base de datos completa a partir de una copia de seguridad o puede restaurar solo la tabla o el objeto de base de datos que necesite. Si usa una utilidad de copia de seguridad del sistema de archivos, también puede usar una copia de una base de datos de una copia de seguridad del sistema de archivos para restaurar los datos. En Excel, puede guardar información de autorrecuperación a intervalos específicos mientras actualiza los datos.

Protección de datos a nivel de usuario En Excel, puede quitar datos críticos o privados de la vista ocultando columnas y filas de datos, y después proteger la hoja de cálculo para controlar el acceso de los usuarios a los datos ocultos. Además de proteger una hoja de cálculo y sus elementos, también puede bloquear y desbloquear las celdas en una hoja de cálculo para evitar que otros usuarios modifiquen involuntariamente los datos importantes.

Seguridad de nivel de archivo En el nivel de archivo, puede usar cifrado en ambos programas para evitar que los usuarios no autorizados vean los datos. También puede requerir que se escriba una contraseña para abrir un archivo de base de datos o un libro. Además, puede ayudar a proteger un archivo de base de datos o un libro empleando una firma digital.

Restringir el acceso a datos En Excel, puede especificar los permisos de usuario para acceder a los datos o establecer derechos de sólo lectura que impedir que otros usuarios realicen cambios a los datos que tienen acceso al. Access proporciona características de seguridad por usuarios, pero Access admite el modelo de seguridad de usuario de un servidor de base de datos que se conecta. Por ejemplo, si crea un vínculo a una lista de SharePoint, Access heeds los permisos de usuario de la lista de SharePoint. Si desea conservar los usuarios no autorizados fuera de los datos de Access, puede establecer una contraseña para cifrar la base de datos. Los usuarios deben escribir la contraseña para leer los datos de la base de datos, incluso si acceden con otro programa, como Excel.

Para obtener más información sobre cómo ayudar a proteger los datos, vea Ayudar a proteger una base de datos de Access 2007 y Protección y seguridad en Excel.

Utilice Access cuando:

Prevea que muchos usuarios van a trabajar en la base de datos y desee opciones sólidas que traten de manera segura las actualizaciones de los datos, como el bloqueo de registros y la resolución de conflictos.

Prevea la necesidad de agregar más tablas a un conjunto de datos que se ha originado como una tabla plana o no relacional.

Desee ejecutar consultas complejas.

Desee crear diferentes informes o etiquetas postales.

Administración de contactos Puede administrar sus contactos y direcciones de correo, y después crear informes en Access o combinar los datos con Microsoft Office Word para imprimir cartas, sobres o etiquetas postales.

Seguimiento de inventario y activos Puede crear un inventario de elementos de su casa o empresa, y almacenar fotos u otros documentos relacionados junto con los datos.

Seguimiento de pedidos Puede introducir información sobre productos, clientes y pedidos, y después crear informes que muestren las ventas por empleado, región, período de tiempo o algún otro valor.

Seguimiento de tareas Puede realizar el seguimiento de tareas de un grupo de personas y agregar nuevas tareas al mismo tiempo que otros usuarios están actualizando sus tareas existentes en la misma base de datos.

Organización de bibliotecas de préstamos Puede usar Access para almacenar datos sobre libros y CD, y realizar el seguimiento de a quién se los ha prestado.

Planeación de eventos Puede introducir información sobre fechas, ubicaciones y participantes, y después imprimir programaciones o resúmenes sobre los eventos.

Seguimiento de alimentación Realice un seguimiento de las recetas y registre las actividades de dieta y ejercicio.

Utilice Excel cuando:

Necesite una vista plana o no relacional de los datos en lugar de una base de datos relacional que usa varias tablas, y cuando los datos sean mayoritariamente numéricos.

Ejecute de manera frecuente cálculos y comparaciones estadísticas en los datos.

Desea usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible.

Plan crear gráficos con regularidad y desea utilizar los nuevos formatos de gráficos están disponibles en Excel.

Desea enfatizar los datos mediante iconos de formato condicional, barras de datos y escalas de color.

Desea realizar sofisticadas operaciones de análisis de hipótesis en los datos, como análisis estadísticos, de ingeniería y de regresión.

Desea realizar un seguimiento de los elementos de una lista sencilla, ya sea para uso personal o para fines de colaboración limitada.

Contabilidad Puede usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos balances de contabilidad financiera; por ejemplo, en un balance de flujo de efectivo, un balance de ingresos o un balance de pérdidas y ganancias.

Presupuestos Tanto si tiene necesidades personales como si son de carácter empresarial, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel; por ejemplo, un plan de presupuesto de marketing, un presupuesto para un evento o un presupuesto para la jubilación.

Facturación y ventas Excel también es útil para administrar datos de facturación y ventas, y puede crear fácilmente los formularios que necesita; por ejemplo, facturas de venta, albaranes o pedidos de compra.

Creación de informes Puede crear diversos tipos de informes en Excel que reflejen el análisis de datos o resuman los datos; por ejemplo, informes que miden el rendimiento de proyectos, realizan una previsión de los datos o presentan datos de varianza.

Planeación Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles: por ejemplo, planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planeación de comidas semanales, fiestas o vacaciones.

Seguimiento Puede usar Excel para realizar un seguimiento de los datos en una lista o una hoja de control horario; por ejemplo, una hoja de control horario para realizar el seguimiento del trabajo o una lista de inventario que realiza un seguimiento de sus equipos.

Usar calendarios Debido a su naturaleza de cuadrícula, Excel se presta a crear cualquier tipo de calendario, por ejemplo, un calendario académico para realizar un seguimiento de las actividades durante el año escolar o un calendario fiscal anual para realizar un seguimiento de eventos e hitos.

Para obtener plantillas útiles de Excel para cualquiera de estas categorías, consulte Plantillas para Excel en Microsoft Office Online.

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Usar Access o Excel para administrar los datos

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Microsoft Access es un programa de creación de bases de datos que le permite a cualquiera mantener y editar una base de datos. Este programa es adecuado para cualquier trabajo desde proyectos pequeños hasta grandes empresas, además es muy v...

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¿Qué es y para qué sirve Access? | LinkCode Consulting

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