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Situación:

La empresa presenta exceso de personal en varias áreas operativas, lo que genera duplicidad de funciones, baja productividad y aumento innecesario de costos. Además, la saturación de recursos humanos está provocando confusión en la asignación de responsabilidades y desmotivación entre los empleados por la falta de retos o tareas claras.

Analizando la situación a través de las siete etapas del proceso de toma de decisiones:

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Imagen 1: Group of blindfolded executives in conference room, arms outstretched - Fotografía de stock por Betsie Van der Meer, 2005. Obtenido de: https://www.gettyimages.com.mx/detail/foto/group-of-blindfolded-executives-in-conference-imagen-libre-de-derechos/200116655-001

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Es el proceso mediante el cual se analizan las impresiones que se reciben a través de los sentidos y se le da un significado al entorno. Es el proceso activo de darle un significado a el mundo que rodea a cada individuo. Se involucran los sentidos de la vista, oído, olfato, tacto y gusto que reciben estímulos que viajan al cerebro, el cual, organiza estos estímulos dando como resultado la percepción.

Esta percepción es subjetiva y es influenciada por experiencias personales.

En el caso de las organizaciones, la percepción puede afectar el comportamiento ya que el individuo va a percibir la percepción basado en su subjetividad y no objetivamente.

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Es el proceso en el cual se logra explicar las causas del comportamiento de los demás. En este sentido, el perceptor juzga a la otra en función del significado que atribuye a un comportamiento determinado influenciado por causas internas, controlables por el sujeto o externas, fuera de control del sujeto.

Esto se basa en tres factores:

- Diferenciación: si actúa diferente en distintas situaciones.

- Consenso: si varias personas reaccionan de la misma forma ante una situación parecida.

- Coherencia: consistencia en el comportamiento a lo largo del tiempo.

En resumen, busca explicar el comportamiento de los demás ante una situación.

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1. Percepción de la situación que implica un problema:

Exceso de personal en múltiples áreas, lo que genera baja productividad, mayor costo confusión y desmotivación entre los empleados.

2. Análisis y definición del problema:

Se detecta que la estructura organizacional no está correctamente definida con múltiples roles haciendo el mismo trabajo lo que está afectando la eficiencia operativa y el clima laboral.

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La actitud es una predisposición de conocimiento previo adquirido a través de experiencia que influye en la forma en que una persona responde a personas, objetos o situaciones. Está compuesta por componentes cognitivos como las creencias, afectivos como los sentimientos y conductuales como las acciones. Cambiar una actitud depende de la confianza en quien comunica y en el mensaje. Las actitudes afectan directamente las decisiones y relaciones interpersonales, por ende, la cultura organizacional.

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Imagen 4: Man standing vacilan para hacer la toma - Fotografía de stock por olaser, 2013. Obtenida de: 
https://www.gettyimages.com.mx/detail/foto/man-standing-hesitating-to-make-decision-imagen-libre-de-derechos/170104934

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La decisión es el proceso de elegir entre alternativas para resolver problemas basado en conocimientos o experiencias previas. Puede ser programada o de rutinaria o no programada, nuevas y sin procedimientos definidos. Toda decisión incluye la identificación del problema, la búsqueda de información y la elección de la mejor opción. Aunque debería ser racional, en la práctica se ve limitada por la capacidad humana de procesar información. Hay diferentes estilos de toma de decisiones, y la efectividad depende de la adaptación al contexto.

El estilo del proceso de toma de decisiones va a influenciar el comportamiento de la organización.

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3. Definición de los objetivos:

Optimizar la estructura organizacional.

Reducir los costos derivados del exceso de personal.

Mejorar la productividad y la claridad en la asignación de funciones.

Mantener la motivación y compromiso del equipo durante el proceso de cambio.

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4. Búsqueda de opciones de solución o cursos de acción:

Basados en los objetivos, posibles soluciones o acciones serían:

Reestructurar la organización, eliminando roles duplicados.

Implementar movilidad interna hacia áreas con más carga de trabajo.

Ofrecer programas de capacitación para la reasignación de funciones.

Aplicar un plan de retiro voluntario o redimensionamiento de personal.

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5. Evaluación y comparación de esas opciones:

La reestructuración es efectiva, pero podría generar resistencia si no se comunica bien.

La movilidad interna permite conservar talento, pero requiere formación adicional.

La capacitación facilita la adaptación, pero implica una inversión inicial.

El retiro voluntario ayuda a reducir plantilla, pero podría afectar la moral si no se gestiona adecuadamente además de la perdida de conocimiento generacional.

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6. Elección (selección) de la opción más adecuada:

Se decide combinar la reestructuración organizacional con programas de movilidad interna y capacitaciones, priorizando la optimización del talento disponible antes de considerar medidas más drásticas como el retiro voluntario.

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7. Implementación de la opción escogida:

Se realiza un diagnóstico detallado por área para redefinir funciones y procesos.

Se reasignan empleados según las nuevas necesidades de cada departamento.

Se desarrollan programas de capacitación para fortalecer habilidades clave.

Se comunica abiertamente el proceso a todo el personal, acompañando con reuniones y mecanismos de retroalimentación para asegurar una transición fluida.

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Sucede cuando no existe la confianza necesaria o los canales adecuados para transmitir la información relevante. Por ejemplo, considere que la organización es una planta de empaque de alimentos perecederos. Uno de los operarios de la maquinaria nota una pequeña gotera en el sistema hidráulico de la máquina, por miedo a comunicarse con los encargados ya que no encuentra a su superior directo lo deja pasara. Al poco tiempo, la maquina falla y toda la materia prima se ve comprometida por el tiempo en espera al no comunicar la urgencia de la falla visualizada.

Una posible solución para el caso anterior sería establecer el proceso de reporte correcto además de incentivar la comunicación abierta y de confianza entre todos los colaboradores sin importar el rol.

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Temor a represalias y falta de canales adecuados:

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Temor a represalias y falta de canales adecuados:

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Sucede cuando los colaboradores no sienten la confianza necesaria para comunicar las situaciones que se viven. Por ejemplo, considere un supervisor de un colaborador de una organización que deliberadamente trata de mal forma a dicho colaborador. A través de abuso verbal lo tiene bajo su control ya que le dice que nadie le va a creer o que, si habla, van a ver represalias. El colaborador está grabando las interacciones para crear el caso en el Ministerio de Trabajo.

Una posible solución debería ser tener procedimientos claros para estas situaciones además de políticas de puertas abiertas y confidencialidad en los reportes. Esto puede ayudar a mantener el ambiente laboral sano y mitigar riesgos a la organización.

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Distorsión del mensaje a través de la jerarquía:

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Distorsión del mensaje a través de la jerarquía:

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Sucede cuando el mensaje a transmitir se ve modificado en la cadena de transmisión debido a problemas de escucha activa o de asertividad a la hora de darlo. Por ejemplo, los lideres de la organización comentan acerca de que se debe controlar el gasto incensario de insumos, lo cual es interpretado por la supervisión de planta como recorte presupuestario y al final el mensaje que le llega a los colaboradores es recorte de gastos y personal lo que genera crisis, incertidumbre y desconfianza.

Una solución posible es la capacitación de toda la organización en técnicas de escucha activa y comunicación asertiva. Además, cuando el mensaje es importante y debe de permanecer con la menor distorsión posible, se recomienda que los lideres envíen la comunicación por escrito a toda la organización.

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Falta de contexto y racionalidad en las instrucciones:

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Falta de contexto y racionalidad en las instrucciones:

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Sucede cuando las instrucciones no están correctamente documentadas y la capacitación no es exhaustiva. Por ejemplo, el personal con mayor tiempo en la planta conoce los procedimientos, pero, asume que los nuevos integrantes de la organización conocen como realizar los procesos de forma correcta y los errores se vuelven frecuentes.

Una posible solución es la revisión constante del curricular de entrenamiento y establecer capacitaciones recurrentes sin asumir que las personas conocen los procedimientos sin la preparación necesaria.

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Las nuevas tecnologías de información y la era digital han revolucionado las estrategias de comunicación en el ámbito laboral, transformando la manera en que se desarrollan las actividades y se toman decisiones dentro de las organizaciones. Estas herramientas han permitido que la comunicación interna sea más ágil y directa, logrando que los mensajes lleguen de forma inmediata y sin distorsiones desde los niveles más altos hasta todos los colaboradores. Además, la era digital ha impulsado la creación de nuevas industrias, como las consultorías en digitalización, y ha favorecido la adopción de modelos de trabajo híbridos que mejoran la flexibilidad y la eficiencia de las empresas.

Pero, este avance también ha traído consigo desafíos importantes. La sobrecarga informativa y la necesidad de gestionar múltiples canales digitales requieren que las organizaciones desarrollen estrategias para filtrar y priorizar la información relevante. Además, es esencial fomentar una cultura organizacional que promueva el uso adecuado de estas herramientas, garantizando la seguridad de la información y la correcta interpretación de los mensajes. En definitiva, las tecnologías digitales han abierto grandes oportunidades para mejorar la comunicación y la colaboración en el trabajo, siempre que sean implementadas de manera estratégica y responsable con procesos de capacitación adecuados e inclusivos de todos los niveles de escolaridad y alfabetización digital.

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Desde mi formación profesional, considero que para superar las barreras de comunicación dentro de una empresa es fundamental implementar acciones concretas que fomenten la claridad, la transparencia y la efectividad en los mensajes.

A continuación, cinco recomendaciones detalladas:

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Fomentar una cultura de comunicación abierta: 

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Fomentar una cultura de comunicación abierta: 

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Es clave crear un ambiente donde los empleados se sientan cómodos expresando sus ideas, inquietudes y sugerencias sin temor a represalias. Esto fortalece la confianza y reduce la distorsión de la información. Se puede lograr mediante reuniones periódicas, espacios de retroalimentación y una actitud receptiva a la misma.

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Capacitación continua en habilidades de comunicación: 

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Capacitación continua en habilidades de comunicación: 

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No todos los empleados manejan las mismas competencias comunicativas. Es recomendable ofrecer talleres sobre comunicación asertiva, escucha activa y redacción de mensajes claros, lo que ayudará a minimizar malentendidos y mejorar la eficacia de los flujos de información.

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Uso adecuado de los canales de comunicación: 

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Uso adecuado de los canales de comunicación: 

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Cada mensaje debe transmitirse por el canal más apropiado según su naturaleza. Por ejemplo, temas urgentes o delicados deben tratarse cara a cara o por videoconferencia, mientras que la información rutinaria puede ser enviada por correo electrónico o a través de plataformas colaborativas.

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Cuantos más niveles atraviese un mensaje, mayor será la posibilidad de distorsión. Recomiendo simplificar la estructura de comunicación, facilitando el acceso directo a los líderes cuando sea necesario y eliminando intermediarios innecesarios.

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Asegurar la retroalimentación bidireccional: 

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Asegurar la retroalimentación bidireccional: 

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La comunicación efectiva no es solo enviar un mensaje, sino también recibir una respuesta. Implementar mecanismos como encuestas internas, buzones de sugerencias o reuniones de seguimiento garantizará que los empleados comprendan correctamente las instrucciones y puedan dar su opinión sobre los procesos.