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Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos

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El Sistema Nacional de Archivos se compone por un conjunto de archivos públicos de Costa Rica y privados que están integrados a la ley

La ley y reglamento regulan el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos.

Los documentos con valor Científico- Cultural son bienes y muebles que forman parte del patrimonio del país

Documentos de valor Científico- Cultural son de interés público y no deben salir del territorio nacional sin la previa publicación de un decreto que lo autorice.  Si se incumple con ello, serán penados con una multa de diez a cincuenta mil colones.

Documentos elaborados en las instituciones (artículo 2°), como producto de su gestión cualquiera que sea soporte (papel, cinta, etc,), formaran parte de las instituciones durante su gestión y su pertenencia en los respectivos archivos Centrales. Salvo artículo 53 de esta ley. Ni personas, funcionarios o no, podrán apropiarse de ellos. Luego estos formaran parte del fondo documental que custodia la Dirección General del Archivo Nacional.

Si un funcionario publico, o cualquier particular transgrediera las disposiciones del Artículo anterior, será sancionado según con lo estipulado en los artículos 208 y 209 del código penal.

Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodian las instituciones mencionadas en el articulo 2° de la presente ley.

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La Junta Administrativa del Archivo Nacional será la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos y su domicilio estará en San José.

La Junta Administrativa del Archivo Nacional estará compuesta por el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, o su representante; y por el Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, o su representante. Una vez reunidos se harán las medidas correspondientes a los presentes.

La Dirección General del Archivo Nacional será una entidad de servicio público y funcionará como un órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes.

La Dirección General cumplirá con funciones relacionadas con el quehacer archivístico.

El Director General del Archivo Nacional será responsable de la buena marca de la Dirección General de Archivo Nacional y tendrá atribuciones como: controlar la gestión institucional de la entidad a su cargo, representar, judicial y extrajudicialmente, a la Dirección General del Archivo Nacional y la selección y Eliminación de Documentos tuvieren valor científico- cultural, entre otros.

La Dirección General del Archivo Nacional es un archivo final, además tendrá las funciones de un archivo intermedio.

Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional.

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* En todos los archivos centrales debe haber un archivista.
* Las instituciones publicas deben indicar al Archivo Nacional cuales documentos tienen valor histórico o cultural.
*Cuando una entidad desaparece se debe entrar todo al Archivo Nacional.
* Las fotografías, negativos, películas o grabaciones de ceremonias de visitas de personalidades, deben conservarse.
*Los archivos privados custodian documentos de organizaciones y los archivos particulares documentos de personas o familias.
* El Archivo Nacional asesora a quienes lo deseen.
* Los archivos privados y particulares pueden formar parte del Sistema Nacional de Archivos pero teniendo los mismo deberes y derechos que las demás instituciones.

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Artículo 32.

La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos estará integrada por:

Ø  El presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Ø  El jefe del Departamento Documental de la Dirección General del Archivo Nacional.

Ø  Un técnico de ese departamento nombrado por el Director General del Archivo Nacional.

Ø  El jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la documentación.

Ø  Historiador nombrado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Artículo 33.

La comisión deberá evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos y consultar con la comisión para ver si puede eliminar algún documento.

Artículo 35.

Todas las instituciones deben consultar con la comisión de selección y eliminación antes de llevar acabo alguna de estas funciones incluyendo a la dirección de  archivo nacional.

Artículo 39.

Estos son archivos administrativos públicos  se divide en dos, los archivos de gestión los cuales reúnen conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, y administran, pero además facilitan estos documentos mientras que el archivo central se encarga de agrupar todos los documentos de cada gestión en la empresa.

Artículo 40.

Estos son todos los documentos que tienen más de 5 años de vejes pasan del archivo de gestión al archivo central ya que termino su trámite administrativo, pero es conservado en el archivo central de la empresa, no debe tener más de 30 años de haber sido creado.

Artículo 41.

Todas las empresas deben tener un archivo de gestión y un archivo central para que realice las funciones de conservación y organización de toda la documentación.

Artículo 42.

Los archivos centrales también se encargan de:

Ø  Centralizar toda la documentación de la empresa.

Ø  Coordinar con la dirección general de archivo nacional.

Ø   Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución.

Ø  Asegurarse de que se apliquen las políticas de archivística y capacitar el personal que realice la gestión de archivo.

Ø  Colaborar con la solución de problemas en temas de archivística.

Ø  Asistir a asambleas cada año.

Ø  Solicitar asesoramiento cada vez que lo necesiten.

Ø  Integrar al comité de selección y eliminación.

Ø  Solicitar permiso al comité para eliminar algún archivo.

Ø  Rendir un informe cada año a la dirección general de archivo nacional.

Ø  Cualquier otra función que demande la junta administrativa.