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Entender cómo funciona nuestra mente es en parte entender cómo desarrollamos ciertas estrategias o comportamientos que nos llevan a los resultados que obtenemos obtenemos, y en este sentido comprender cómo funciona el autocontrol resulta crucial. En los años sesenta, Walter Mischel junto con algunos de sus alumnos, inició un estudio conocido como " el test de la golosina". El estudio consistió en someter a niños en edad preescolar a un dilema. La demora de obtención de una recompensa. Se les daba a elegir entre una recompensa inmediata u otra mayor si esperaban, siempre solos, unos veinte minutos. Las recompensas eran básicamente golosinas, galletas, chocolatinas, etc. Todo un mar de tentaciones para los pequeños. Según cuenta Mischel, las estrategias y la creatividad que desarrollaban algunos de los niños eran realmente sorprendentes. El resultado del estudio fue bastante inesperado ya que el comportamiento de los niños ante la demora de las gratificaciones o recompensas, podría servir para realizar importantes predicciones a cerca de cómo sería su vida futura. Cuanto mayor era la demora conseguida, a la edad de 4 ó 5 años, mayores eran la puntuaciones que obtenían en los resultados escolares y mejor era el comportamiento social y social en la adolescencia. A edades comprendidas entre los 27 y los 32 años, los que habían conseguido mejores resultados en el test, tenían el IMC más bajo y un mejor alcance en sus resultados a largo plazo. Es decir, según las conclusiones del estudio de Mischel, "existe una relación entre el autocontrol y la capacidad de alcanzar nuestras metas a largo plazo."

El cerebro está compuesto por dos sistemas de pensamiento. El sistema caliente y el sistema frío. El sistema caliente es lo que se conoce por sistema límbico, compuesto por estructuras cerebrales muy primitivas cuya función es la de regular impulsos y emociones esencialmente encaminadas a nuestra supervivencia, desde el miedo y la ira, hasta el hambre y el sexo entre otras. Se activa de forma automática sin apenas tener tiempo para pensar o reflexionar sobre lo que realmente está pasando, por lo que la acción inmediata es el único resultado posible.

Por otro lado el sistema frío, estrechamente conectado con el caliente, está relacionado con las estructuras más evolucionadas del cerebro, siendo su estructura principal el cortex prefrontal. Este sistema es más complejo, reflexivo y cognitivo, y sobre todo más lento de activar. Las raíces del autocontrol están precisamente según Mischel en este sistema, por lo que " cuanto más capaces seamos de enfriar nuestros pensamientos y demorar ciertos comportamientos, mayor capacidad de autocontrol seremos capaces de desarrollar, aumentando también nuestra capacidad de enfocarnos en el largo plazo alcanzando por tanto resultados de mayor valor."

"No siempre dejar algo para más tarde (procrastinar) es negativo. De hecho, procrastinar voluntariamente (o, si lo prefieres, "incubar" o "hibernar") puede llevar a evitar consecuencias indeseadas." Ruben Alzola

Llevemos esto a la vida real. Te llega un mail en el que te ofrecen un curso online de inglés a muy buen precio según tu criterio espontáneo, y con tan sólo un vistazo rápido decides matricularte. O estás en un gran centro comercial, entras en una gran librería, y sin más, decides comprarte dos de ellos porque te parecen interesantes con tan sólo haberlos ojeado por encima. Al final pasan meses o años en tu librería sin leer. O bien te llama tu compañero de trabajo pidiéndote que le reenvíes las conclusiones de un proyecto que finalizasteis hace unos meses y que no encuentra porque es un desastre, y tú como eres buena persona, sacrificas tu efectividad dejando lo que estás haciendo para ir a tu archivo, encontrar la conclusiones y enviárselas a tu compañero. ¿Qué valor aportan estos comportamientos irreflexivos a los resultados que pretendes conseguir? ¿Cuál es tu sensación de control tras esos comportamientos? Lo más probable es que si actúas de inmediato te estés alejando de tu camino. Sin duda y desde mi propia experiencia, este tipo de comportamientos entendidos como habituales, no sólo pueden generar sensación de descontrol sino que nos alejan de la efectividad.

"Ni las palabras cuestan ni el tiempo es oro. Lo que convierte las piedras en oro - o las cosas en resultados - es dedicar tiempo a pensar en ellas." José Miguel Bolívar

Cuando algo llega a tu radar mental, lo primero que tiende a activarse es tu sistema caliente, invitándote directamente a la acción sin apenas ningún tipo de reflexión. La solución a este problema es desarrollar el hábito de . Con ello consigues dos cosas importantes. En primer lugar, poner en marcha el enfriamiento de tu sistema de pensamiento, y en segundo lugar evitar dar cancha a todo aquello que llega a tu mente, consiguiendo con ello sentar buenas bases de cara a una gestión más eficiente de tu atención. Pero la cosa no termina ahí. En algún momento tendrás que pensar y decidir, sobre todo aquello que has capturado, es decir, tendrás que todo lo que hay en tus bandejas de entrada. Es en esta fase donde realmente consigues enfriar el sistema de pensamiento contribuyendo realmente a tu efectividad, ya que lo emocional da paso a lo cognitivo a través de la reflexión, acotando además las posibilidades de que tu cerebro tome decisiones futuras de forma caprichosa.

OPTIMA3®, la metodología que usamos en OPTIMA LAB, te permite de forma natural enfriar tu sistema de pensamiento contribuyendo de forma directa a la mejora de tu efectividad, dado que te ayuda a realizar una eficiente gestión de tu atención e iniciar un proceso de toma de decisiones consciente y reflexivo para definir tu trabajo. Este camino te llevará de forma natural a centrarte en lo que realmente aporta valor para tus resultados, poniendo el foco en el largo plazo. ¿Estás dispuest@ a enfriar tus pensamientos para mejorar tu efectividad?

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Enfría tus pensamientos y aumenta tu efectividad * Cambiando Creencias

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Entender cómo funciona nuestra mente es en parte entender cómo desarrollamos ciertas estrategias o comportamientos que nos llevan a los resultados que obtenemos obtenemos, y en este sentido comprender cómo funciona el autocontrol resulta crucial. En los años sesenta, Walter Mischel junto con algunos de sus alumnos, inició un estudio conocido como " el test de la golosina".

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por Francisco Sáez

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La importancia de las Acciones Siguientes

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Definir acciones siguientes aumenta dramáticamente tu capacidad de hacer que las cosas sucedan.

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La visión del creador de Facilethings sobre los contextos

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Contextos en GTD - Guía teórica y práctica

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Pocas acciones pueden hacerse en cualquier lugar, la mayoría requieren una ubicación específica o tener una herramienta a mano. Usa contextos para ser más efectivo.

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JM Bolivar en su blog ÓptimaInfinito nos da algunos consejos sobre el uso del calendario

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El calendario es, probablemente, una de las herramientas de organización que más personas utilizan. Sin embargo, el desconocimiento de las mejores prácticas relacionadas con el uso del calendario sigue siendo muy elevado, incluso entre aficionados y profesionales de la efectividad.

El motivo que me lleva a escribir este post es intentar explicar, de manera clara, sencilla y concisa, algunos conceptos básicos relacionados con el uso efectivo del calendario, así como las mejores prácticas que recomiendan, bien de forma implícita, bien de forma explícita, las metodologías de efectividad personal más avanzadas y con mayor soporte científico: GTD® y OPTIMA3®.

Usar el calendario de forma adecuada conlleva respetar los principios básicos de la organización, lo que implica evitar mezclar fechas reales y fechas falsas, limitando su contenido a información y recordatorios asociados exclusivamente a fechas reales. Veamos a continuación que tipos de fecha existen y cuáles pueden o no pueden ir en el calendario.

Fechas objetivas

Como explico con detalle en este post, una fecha objetiva es una fecha real. Las fechas objetivas son normalmente fechas que vienen impuestas y son difíciles o imposibles de negociar, aunque también pueden ser fechas propuestas por la propia persona a otras personas. En el momento en el que esas otras personas aceptan la fecha propuesta, ésta se convierte en un compromiso mutuo.

Por otra parte, el incumplimiento de una fecha objetiva tiene por lo general consecuencias indeseables, entre las que se incluye el incumplimiento de compromisos con terceras personas.

El concepto de "fecha objetiva" es parte de la metodología OPTIMA3® y no aparece en GTD®, si bien es cierto que Allen deja claro, aunque de manera implícita, que el uso de fechas inventadas es una mala práctica productiva.

La información y los recordatorios de acciones asociados a fechas reales concretas tienen que ir en el calendario. Los recordatorios de acciones que deben completarse antes de una fecha pueden estar opcionalmente en el calendario pero tienen que estar necesariamente organizados en otro sitio.

Fechas autoimpuestas

Una autoimpuesta es una fecha ficticia que se añade, desplaza o sustituye a una fecha real. Precisamente por ser autoimpuesta, se puede renegociar en cualquier momento, ya que todas las personas son capaces de renegociar consigo mismas una fecha autoimpuesta.

Por otra parte, la consecuencia del incumplimiento de una fecha autoimpuesta es la frustración y pérdida de credibilidad que para la propia persona supone dicho incumplimiento.

Asimismo, es muy importante evitar confundir las fechas autoimpuestas con las fechas objetivo, error en el que en ocasiones caen hasta los más veteranos expertos en productividad.

Por último, el concepto de "fecha autoimpuesta" está implícito y es habitual en las metodologías que recomiendan la mala práctica de "planificar", como por ejemplo ZTD y, en general, todas las metodologías obsoletas que siguen recomendando el uso de TMI s.

Evidentemente, el uso de autoimpuestas está desaconsejado en GTD® y totalmente prohibido en OPTIMA3®.

Fechas objetivo

Una fecha objetivo (target) es también una fecha ficticia, pero con la gran diferencia de que en lugar de una fecha autoimpuesta, es solo una referencia, lo que hace que sea imposible incumplirla, por definición. Su utilidad es muy similar a la de la "información relevante para una fecha concreta", en la medida que sirve como recordatorio de una intención o de un objetivo, lo que nos puede ayudar a la hora de tomar decisiones sobre otros posibles compromisos con fecha.

Por otra parte, el incumplimiento de una fecha objetivo es imposible, ya que es únicamente una referencia a una intención, no a un compromiso. Por eso, incluso si llega la fecha y nuestro objetivo o intención no se ha cumplido, nos va a proporcionar información útil y relevante sobre lo realista de nuestras expectativas y/o la complejidad de nuestras circunstancias.

Es muy importante evitar confundir las fechas objetivo con las fechas autoimpuestas.

Hay además un tipo específico de fechas objetivo, que son las "cajas de tiempo" o "time boxes". Su característica diferencial es que, en lugar de "fechas", son " momentos objetivo", es decir, bloques de tiempo que reservamos en nuestro calendario a fin de asegurar que podemos dedicar la atención necesaria a nuestro trabajo predefinido.

Usar "cajas de tiempo" o "time boxes" es una buena práctica productiva, siempre y cuando no se decida a priori qué se va a hacer en ese tiempo. La buena práctica es elegir qué hacer cuando llega el momento, ya que es en ese instante cuando dispondremos de la información relevante más actualizada para poder elegir lo correcto.

El concepto de "fecha objetivo" no aparece explícitamente en GTD® y su uso está permitido, aunque desaconsejado, en OPTIMA3®. Por su parte, el concepto de "cajas de tiempo" o "time boxes" tampoco se menciona en GTD® y su uso está altamente recomendado en OPTIMA3®.

Resumen

La utilidad del calendario depende del cumplimiento de los principios fundamentales de la organización.

Si mezclas en tu calendario información y/o recordatorios sobre fechas reales y fechas falsas, estás obligando a tu cerebro a tener que identificar cada vez de qué tipo de fecha se trata, lo que hace que el calendario pierda su utilidad a la hora de reducir la carga cognitiva sobre tu cerebro.

Por eso, si quieres contar con una herramienta de organización que de verdad te resulte útil y te ayude a elegir con confianza qué hacer y qué no en cada momento, aprende a usar el calendario con efectividad. Es tan fácil como asegurarte de poner en él únicamente información real y relevante.

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Aprende a usar el calendario con efectividad

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El calendario es, probablemente, una de las herramientas de organización que más personas utilizan. Sin embargo, el desconocimiento de las mejores prácticas relacionadas con el uso del calendario sigue siendo muy elevado, incluso entre aficionados y profesionales de la efectividad.

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Por JM Bolivar

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Tienes muchas cosas que hacer y probablemente no puedas hacerlas todas en cualquier momento ni en cualquier lugar. En ocasiones, necesitarás una herramienta determinada para poder llevarlas a cabo. En otras, necesitarás estar en algún sitio en concreto. A veces, se tratará de cosas que no puedes hacer de forma independiente, sino que necesitas reunirte con alguien para poder realizarlas.

Por otra parte, no todo lo que tienes que hacer te va a llevar el mismo tiempo ni exige el mismo nivel de esfuerzo mental. Habrá cosas que puedas quitarte de encima en cinco o diez minutos y otras que tal vez requieran una hora o más (si requieren mucho más de una hora, seguramente se trate de un proyecto). Del mismo modo, algunas de esas cosas serán relativamente mecánicas y necesitarán un nivel de energía mental limitado, mientras que otras precisarán de tu máxima concentración y lucidez mental para ser hechas de forma óptima y con la calidad requerida.

Lejos de ser un problema, tener conciencia de que hay factores que nos limitan a la hora de decidir qué hacer puede ser una gran ayuda para nuestra efectividad personal.

David Allen contribuye de forma indiscutible a la gestión de esta realidad con un concepto clave para la productividad personal: el contexto. En su primer libro, Organízate con eficacia, Allen nos dice que un contexto es el lugar, herramienta o persona necesarios para poder completar una acción determinada.

Habría estado fenomenal que Allen profundizara en esa línea para aclarar bien el significado y aplicación práctica del concepto "contexto", pero no lo hace. Lo que hace en su lugar, casi inmediatamente a continuación de decir qué es un contexto, es "estropearlo" poniendo como ejemplos de contextos "llamadas" y "leer/revisar". Digo "estropear" porque estos ejemplos, lejos de aclarar y ayudar a entender el concepto, lo que hacen es generar confusión, ya que "llamadas" o "leer/revisar" no son contextos, sino ejemplos de las categorías tradicionales, como "personal" o "trabajo", que usa la gente para clasificar. Siendo coherentes con la definición de contexto que da el propio Allen, los contextos respectivos serían en realidad "teléfono" y "ordenador"/"tranquilidad", o lo que sea que necesites para poder "leer/revisar". Es decir, los contextos son siempre respuestas a la pregunta "¿qué necesito para poder hacer esto?".

Por otra parte, Allen tampoco explica con claridad qué relación hay entre los contextos y el tiempo y la energía disponibles, ni tampoco cuándo en concreto se deben usar unos u otros o si hay que usarlos siempre todos o no. Por si fuera poco, en su último libro, publicado hace unas semanas y que aún estoy leyendo en el momento de publicar este post, "empeora" aún más la situación diciendo que si tu lista de próximas acciones tiene menos de 30 o 40 elementos probablemente no necesites usar contextos... ¿Tú realmente consultarías sistemáticamente una lista con 30 acciones, o más, para decidir qué hacer en cada momento? Yo, desde luego, no.

Para que una lista de uso frecuente sea "usable", tiene que ser breve. En los talleres de mejora de la productividad personal que facilito, la gran mayoría de las personas considera que, en su caso, el límite máximo es 10 elementos. Este hecho, combinado con todo lo anterior, nos da las pistas para poder usar de forma efectiva los contextos y aprovechar al máximo el enorme potencial que encierran.

¿ Cómo usar entonces bien los contextos? El principio productivo en el que se basa el contexto tal y como lo plantea David Allen es " agrupar lo que tienes que hacer en función de lo que necesitas para hacerlo". Yo he comprobado que se le puede sacar aún más partido si lo combinamos con el principio productivo de " buscar siempre la forma más eficiente de hacer algo antes de hacerlo". La forma en que aplicamos los contextos en OPTIMA LAB, y como propongo utilizarlos en mi metodología de efectividad personal , es precisamente integrando ambos principios productivos. Este planteamiento es significativamente distinto del que propone David Allen en sus libros y funciona mucho mejor en nuestra experiencia . Nuestro planteamiento alternativo para aprovechar al máximo los contextos es el siguiente:

1. Identificar el contexto: ¿Qué necesito para poder llevar a cabo esta siguiente acción en concreto? Se trata de identificar aquello sin lo cual sería imposible realizar la acción. Si dices que el contexto de algo es "casa" significa que, si no estás en casa, no hay forma posible de hacerlo.

2. Identificar si se trata de un contexto de agrupación o de decisión. Un contexto de agrupación sirve para consolidar acciones que vas a intentar hacer de una vez, independientemente de que puedas hacerlas todas o no. Por ejemplo, el contexto "supermercado" agrupa todas las acciones "comprar..." que vas a intentar completar la próxima vez que estés en el supermercado. Los contextos tipo "lugar" y "persona" suelen ser de agrupación. Por su parte, un contexto de decisión sirve para integrar acciónes que normalmemente no vas a intentar hacer de un vez, independientemente de que puedas hacerlas todas o no. Por ejemplo, "ordenador" integra todas las acciones para las que necesitas un ordenador y, en principio, no vas a hacerlas todas la próxima vez que te pongas a trabajar con el ordenador. Los contextos tipo "herramienta" suelen ser de decisión.

3. Si es un contexto de agrupación, ya está. No necesitas preocuparte por nada más. En un contexto de agrupación puedes tener cuantas acciones te hayas comprometido a hacer la próxima vez que estés en ese contexto. Aquí el número de acciones no es un problema ya que lo normal es que las veas únicamente una vez, que será cuando vayas a completarlas por encontrarte en dicho contexto.

4. Si es un contexto de decisión, entonces tienes que asegurarte de que es "usable" a la hora de tomar decisiones. Eso significa que el número máximo de acciones en los contextos de este tipo debe ser 10. ¿Qué hacer si tienes más de 10 acciones comprometidas en un mismo contexto? Aquí es cuando entran en funcionamiento los pseudo-contextos "tiempo disponible" y "energía disponible". Si por ejemplo tienes más de 10 llamadas que hacer en tu contexto "teléfono", puede que tenga sentido dividir esta lista en dos: "teléfono+mucho tiempo" y "teléfono+poco tiempo" o también podría ser "teléfono+mucha energía" y "teléfono+poca energía". En este caso, la pregunta para identificar el contexto ya no sería únicamente acerca de "¿qué necesito para poder hacerlo?" sino que incluye un factor de eficiencia, es decir, me permite hacer un uso más eficiente de un recurso necesario para completar la acción, que en el ejemplo anterior es el recurso "nivel de energía mental". Si nuestra lista de acciones en el contexto "teléfono" tuviera más de 20 elementos, podríamos combinar estos dos factores de eficiencia, por ejemplo, "teléfono+poco tiempo+poca energía" y demás combinaciones. En definitiva, los pseudo-contextos "tiempo disponible" y "energía diponible" solo tiene sentido usarlos para mantener la usabilidad de los contextos de decisión.

5. Cuando existe más de un contexto posible, es decir, si hay una acción que para poder hacerla me ofrece más de una opción, seguiremos siempre el criterio de máxima eficiencia, es decir, si por ejemplo hay una acción que puedo completar haciendo una llamada telefónica o enviando un email, tendré en cuenta cuál de esas dos opciones me va a permitir completar la acción de la forma más rápida y eficiente, y utilizaré únicamente esa opción como criterio, en lugar de usar las dos.

En resumen, tener en cuenta los factores objetivos que limitan tu capacidad de decisión, así como los factores objetivos que afectan a la eficiencia con la que puedes completar la acción que decidas hacer, son dos criterios clave que cualquier profesional del conocimiento debería tener en cuenta a la hora de decidir que hacer en cada momento para asegurar su máxima efectividad.

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GTD: El Contexto como Factor Clave para Decidir con Enfoque

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Tienes muchas cosas que hacer y probablemente no puedas hacerlas todas en cualquier momento ni en cualquier lugar. En ocasiones, necesitarás una herramienta determinada para poder llevarlas a cabo. En otras, necesitarás estar en algún sitio en concreto. A veces, se tratará de cosas que no puedes hacer de forma independiente, sino que necesitas reunirte con alguien para poder realizarlas.

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Por JM Bolivar

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Dice David Allen que revisar tu sistema tiene dos propósitos claros e igualmente fundamentales:

1. Actualizar su contenido

2. Dotarlo de una perspectiva de confianza

Yo discrepo de David Allen y creo que, una vez más, peca de ser "poco riguroso" a la hora de convertir su conocimiento tácito en conocimiento explícito, es decir, a la hora de facilitar el aprendizaje de GTD a otros. ¿En qué me baso para hacer esta afirmación? Muy sencillo: me baso en hechos.

Cuando lees los diversos libros escritos por David Allen sobre metodología GTD, y aplicas lo que hay en ellos, te das cuenta de que "revisar" es probablemente el mayor de todos los retos que hay que superar para usar GTD bien y no como un juego. Por otra parte, no está tan claro en qué consiste, en la práctica, eso de "revisar". Con el tiempo, gracias al constante " ensayo y error", uno se va dando cuenta de que en realidad "revisar" no tiene un único propósito - ni tampoco dos - sino tres. Y, desde luego, esos propósitos no son ni "actualizar su contenido", ya que eso no es un propósito sino un medio para un propósito, ni dotar al sistema de confianza, ya que los sistemas no tienen confianza, sino que eres tú quien tiene - o no - confianza en ellos.

Veamos por tanto cuales son estos tres propósitos:

Revisar para decidir qué hacer

El propósito de procesar y organizar el contenido de las bandejas de entrada es transformar las "cosas" recopiladas o capturadas, dotándolas de significado para ti, tomando decisiones sobre ellas y agrupándolas en contenedores independientes en función de ese significado. Como ya hemos visto aquí, algo completamente distinto de " clasificar ".

Además de para vaciar nuestra mente de preocupaciones y eliminar el estrés, los hábitos de procesar y organizar conducen a la creación y mantenimiento de un sistema fiable, externo a nuestra mente, que nos permite tomar la mejor decisión posible en cada momento, en función de las circunstancias reales en las que nos encontramos. Esto es así porque, al procesar y organizar, estamos construyendo, y manteniendo actualizado, un mapa de opciones en el que se encuentra perfectamente definido y acotado todo lo que hay que hacer, ya sea "crítico", "prioritario" o "importante/urgente".

Claro que, para que un mapa sirva de algo, hay que consultarlo. Si no lo miras, es fácil que te pierdas y acabes en un lugar distinto del que querías ir, aunque el mapa vaya contigo a todas partes. En GTD, a consultar el mapa antes de decidir a dónde ir, se le llama "revisar ".

Sin embargo, cuando consultas un mapa no consultas el mapamundi entero, sino solo la parte del mismo que está a tu alcance. Para eso sirven precisamente los " contextos ", para poder centrar tu atención en la parte del mapa que está a tu alcance en un momento dado. Si estás en las instalaciones de un cliente, por ejemplo, tiene poco sentido que consultes tu contexto @oficina, ya que no estás en ella.

El problema es que mucha gente confunde los "contextos" con las "categorías" y como las "categorías" no sirven para nada, cree que los "contextos" tampoco. Y claro, si procesas y organizas tu trabajo en "contextos" para luego no usarlos, estás perdiendo el tiempo miserablemente.

La única razón para organizar en "contextos" en GTD es si vas a usarlos. ¿Y qué significa usarlos? Pues muy sencillo, significa revisarlos sistemáticamente antes de decidir qué hacer. Si estoy esperando a un cliente y solo tengo a mano mi teléfono, lo que haré será "revisar" mi "contexto" @teléfono, elegir una de las llamadas que tengo que hacer y hacerla. Además, como bonus, sabré que otras llamadas pendientes tengo también que hacer lo antes posible.

Como dice David Allen, " la única forma de sentirte bien con lo que no haces es saber en todo momento qué estás dejando sin hacer" y la única forma de saber qué estás dejando sin hacer es "revisar" en cada momento lo que "puedes" hacer, de entre todo lo que "tienes" que hacer, para decidir qué hacer.

Revisar para mantener la fiabilidad del sistema

Las únicas categorías organizativas que revisamos a diario son la agenda o calendario y los contextos. Si el resto no lo revisas nunca, ¿cuánto de fiable seguirá siendo tu sistema GTD pasado un tiempo? Exacto. Cuando no revisas regularmente tu sistema, la fiabilidad del mismo se desvanece. Lo notas porque, de forma gradual, hay cosas que vuelven de nuevo a tu cabeza para preocuparte. Paradójicamente, también se te empiezan a olvidar otras cosas importantes. En otras palabras, ha vuelto el estrés y tu GTD se ha convertido en un montón de burocracia inútil. Has dejado de contar con una "mente extendida" y la has reemplazado por un "desasosiego ampliado".

Para evitar que esto ocurra, hay que "revisar". A diferencia del "revisar para decidir que hacer", esta otra forma de revisión no está enfocada en la ejecución sino en recuperar la sensación de control. Hablamos de "revisar para mantener la fiabilidad" de nuestro sistema. Es como el mantenimiento del coche. A diario no lo necesitas para poder usar el coche pero, si no lo haces regularmente, tendrás un problema serio antes o después.

Revisar para ganar perspectiva

La parte de "perspectiva" es la gran desconocida del método GTD y, sin embargo, la parte más potente del mismo. El motivo por el que esta parte está tan desaprovechada es porque la perspectiva es imposible sin control y la mayoría de las personas que se acercan a GTD lo hacen en búsqueda de un mayor control frente al desasosiego y el estrés que sufren. Como muchas de estas personas abandonan GTD antes de llegar a alcanzar el control pleno, ni siquiera se acercan a la perspectiva.

El control es muy potente porque nos permite dejar de trabajar de forma "reactiva y descontrolada" para pasar a hacerlo de forma "reactiva y controlada". Por su parte, la perspectiva es lo que nos permite dejar de trabajar de forma "reactiva" y hacerlo de forma "proactiva". Y trabajar de forma "proactiva" es incomparablemente más productivo que hacerlo de forma "reactiva".

Para ganar perspectiva hay que ganar altura. En GTD, "ganar altura" significa "revisar" los modelos superiores del modelo de 6 niveles de perspectiva. Y solo cuando revisas regularmente estos niveles estás en condiciones de prever y anticipar, es decir, de actuar de forma proactiva.

Conclusión

Como ves, en GTD existen tres formas de "revisar" muy distintas en cuanto a la manera de llevarlas a cabo y también en cuanto a su finalidad. Las tres son clave y por eso necesitas dominarlas todas. Pero, sobre todo, necesitas convertirlas en hábito, ya que solo entonces podrás disfrutar permanentemente de esa fantástica sensación que es la productividad personal sin estrés.

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Dice David Allen que revisar tu sistema tiene dos propósitos claros e igualmente fundamentales: Actualizar su contenido Dotarlo de una perspectiva de confianza Yo discrepo de David Allen y creo que, una vez más, peca de ser "poco riguroso" a la hora de convertir su conocimiento tácito en conocimiento explícito, es decir, a la hora de facilitar el aprendizaje de GTD a otros.

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Por facilethings

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metodología de organización personal gtd

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FacileThings: Actualización de la Revisión Semanal

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Mejoramos el proceso de la Revisión Semanal en FacileThings.

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Por Enrique Carnot

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...información que necesitas para seguir avanzado con tus proyectos y que tras varias semanas, no has recibido. Te acuerdas de ella cuando te pones a terminar.

...tareas que otros se han comprometido a resolver pero que todavía no se han finalizado.

...decisiones por tomar y que tras varias semanas, todo sigue igual.

Delegar no es pasar marrones que te debes comer ni quitarte trabajo de encima para disponer de más tiempo. En GTD, delegar es fruto de dotar de significado a las cosas . Es fruto de decidir si lo que tienes delante requiere acción inmediata. Sólo en caso que decidas que sí, valorarás si tiene sentido hacerlo tú o lo puede o debe hacer otra persona.

Delegar no es desentenderte y olvidarte. Si lo haces, entras en zona de riesgo ya que sigues siendo el responsable de resolver la situación o de alcanzar el resultado que persigues.

Si simplemente te limitas a quitarte trabajo de encima y no realizas seguimiento te pueden pasar varias cosas. Entre ellas, destaco las siguientes:

1. Que no consigues los resultados que te habías comprometido en tiempo y / o en forma.

2. Que las personas en las que delegas irán "aprendiendo". Me explico, si no realizas seguimiento, puede que piensen que el asunto delegado no es relevante para ti, que lo hayas olvidado y si andan tienen más carga de trabajo que tiempo para hacerlo, lo más probable será que te pasen "al final de la lista".

Delegar no es interrumpir continuamente a las personas para transmitirles lo que necesitas. Revisa si tienes varios temas con ella y aplica el concepto de "trabajo en lote", todos los temas de una sola vez. También pregúntate si necesariamente tienes que hablarlo o puedes utilizar otra herramienta de comunicación como el mail.

Delegar no es dar instrucciones concretas de qué tiene que hacer la otra persona. Si delegas una acción siguiente, transmite lo que necesitas y que la otra persona valore cómo hacerlo. Si delegas un proyecto, transmite el resultado que quieres conseguir, define las condiciones de contorno que diría el Eugenio Moliní y ofrece tu disponibilidad para desatascar cualquier situación que pueda surgir en el camino.

A nadie nos gusta que nos digan que y cómo tenemos que hacer las cosas pero sí nos gusta que cuenten con nosotros para resolver problemas, situaciones o proyectos que van surgiendo en el día a día. Como escribí hace unas semanas, ofrece grados de libertad para que cada persona lo haga como mejor crea porque libertad es sinónimo de responsabilidad.

En GTD, delegar es fruto de dotar de significado a las cosas que llegan a tus bandejas de entrada. Es fruto de haber decidido que sí requiere acción y de haber respondido afirmativamente a la pregunta ¿Lo puede, debe o tiene que hacer otra persona que no soy yo?

Una vez hayas delegado, anótalo en tu "lista a la espera" y revísala todas las semanas. Lógicamente, si estás esperando algo y el plazo se te echa encima, puede que necesites revisar con más frecuencia. Para estos casos me es útil etiquetar los proyectos o las acciones con los tags #diaria o #semanal.

Tu "lista a la espera" es el inventario completo donde tienes organizadas todas las acciones o proyectos que pueden o deben hacer otras personas o empresas, algún libro prestado, preguntas que todavía no te han respondido, asuntos que tienes pendientes de confirmación, productos que has comprado online y que todavía no has recibido, informes que no te han llegado...

Actualmente, tengo organizadas en mi lista a la espera más del 35 % de mis próximas acciones y es que no me veo buscando en SAP el código del contrato que necesito ampliar sino que mi compañera de compras, acostumbrada a trabajar con el programa lo va a resolver con mucha más eficiencia que yo. Tampoco es lo mío realizar una reforma en el programa de control del proceso de planta de producción pero sí resolver la ineficiencia detectada; para ello prefiero delegar el cambio de lógica en uno de mis proveedores de servicios mucho más experimentados que yo. Como comprobaréis, delegar en GTD no es quitarse marrones sino ser más eficientes en la consecución de los resultados que queremos alcanzar centrándonos en las tareas "core" de nuestro trabajo y dejando que los demás se centren en las suyas.

Si te ha parecido interesante el artículo, también te pueden ser útiles los siguientes enlaces:

# data[].attributes.attachment_link.title
¿Cómo delegar con eficacia usando GTD¿ |Producitividad | Enfoque Carnot

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información que necesitas para seguir avanzado con tus proyectos y que tras varias semanas, no has recibido. Te acuerdas de ella cuando te pones a terminar. ...tareas que otros se han comprometido a resolver pero que todavía no se han finalizado. ...decisiones por tomar y que tras varias semanas, todo sigue igual.

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¿Cómo procesar cosas que no requieren acción

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¿Cómo procesar cosas que no requieren acción

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Por JM Bolivar

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Cuando te pones a identificar con claridad tus compromisos, descubres que hay muchas "cosas" de la bandeja de entrada que no requieren acción. ¿Ninguna acción? ¿Nunca? En realidad, buena parte de ellas no requiere ni va a requerir ninguna acción, ni ahora ni nunca. Y otra buena parte de ellas podría requerirla más adelante pero desde luego no en un plazo inmediato, que es ahora lo que nos importa.

¿ Cómo diferenciar de cuál de los dos casos anteriores se trata? La solución es muy sencilla y viene nuevamente en forma de pregunta, lo que tiene bastante sentido porque estamos aclarando o procesando la bandeja de entrada y ya sabes que, en GTD, procesar es hacerte preguntas. En este caso, la pregunta concreta es ¿ te puede servir?

Aquí la tentación es responder de forma casi automática con un "sí". Pero claro, que tú padezcas " Diógenes Digital" no significa que todo te pueda servir en realidad. Por eso tienes que ir un paso más adelante y concretar ese "sí". ¿ Para qué te puede servir? ¿ En qué contexto o situación? ¿Eres capaz de visualizar un escenario futuro en el que "eso" te esté siendo realmente útil para algo? Si te cuesta responder a las preguntas anteriores, probablemente deberías responder "no". No me puede servir.

¿ Y qué tienes que hacer con las cosas que a) no requieren acción y b) no te pueden servir? Nuevamente la respuesta es bastante evidente: Tirarlas. Si con algo no hay que hacer nada ni va a servir para nada, conservarlo es un error porque supone añadir ruido a tu sistema, coleccionar basura... Cuando algo no sirve, se tira, se elimina, se destruye, se borra, se olvida, se pasa de ello...

Claro que también es posible que encuentres un escenario futuro en el que esa cosa que estás procesando sí te pueda servir. En ese caso, evidentemente, tienes que conservarla. Cuando esto ocurre, nos encontramos ante dos posibilidades bien diferenciadas.

Parte de esas cosas que estás procesando o aclarando será información de cualquier tipo que podrá tener valor en caso de producirse determinadas situaciones. Por ejemplo, la garantía de algún producto que acabas de comprar, una tarjeta de visita que te han dado, una factura o un email con información que te podrían solicitar más adelante... En cualquier caso, se trata de cosas que probablemente no volverás a ver y que aún así quieres, deberías o tienes que conservar por un motivo u otro. ¿Qué hacer con ellas? Lo que probablemente ya estés haciendo: Archivarlas.

El resto de las cosas que no requieren acción pero te podrían servir son " posibilidades". Cosas sobre las que ahora mismo no quieres decidir qué hacer, si es que alguna vez llegas a decidirlo. Tienes claro que no requieren acción en un plazo inmediato pero aún no sabes si podrían llegar a requerirla en un futuro o si, simplemente, te gustaría hacer algo con ellas más adelante. Lo ideal en este caso es posponer la decisión para otro momento. Sin embargo, este tipo de cosas requiere un tratamiento especial. ¿Por qué? Porque tendrás que hacer algo para que ese "otro momento" exista. Dicho de otra forma, tendrás que volver sobre ellas en algún momento futuro para decidir qué hacer: dejarlas donde están, eliminarlas o, por el contrario, hacer algo con ellas. Esta decisión de dejar las cosas "aparcadas" para decidir más adelante sobre ellas tiene un nombre en GTD: Incubarlas.

El tratamiento que hay que dar a las cosas que se archivan es radicalmente distinto del que hay que dar a las cosas que se incuban. Por otra parte, la "incubación" de un volumen elevado de cosas requiere de estrategias adecuadas para gestionarlas de forma efectiva. Pero todo esto lo veremos más adelante.

Por ahora, quédate con esto: En GTD, con las cosas de las bandejas de entrada que no requieren acción se puede tomar una de estas tres decisiones: Eliminarlas, Archivarlas o Incubarlas.

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GTD: Cómo Procesar las Cosas que No Requieren Acción

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Cuando te pones a identificar con claridad tus compromisos, descubres que hay muchas "cosas" de la bandeja de entrada que no requieren acción. ¿Ninguna acción? ¿Nunca? En realidad, buena parte de ellas no requiere ni va a requerir ninguna acción, ni ahora ni nunca.

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Por JM Bolivar

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La gran mayoría de las personas está de acuerdo con el principio de que estar organizado es preferible a estar desorganizado. A partir de ahí, cabe iniciar un debate sobre cuál sería el grado de organización óptimo o deseable para cada persona, pero eso ya es otra historia.

En el trabajo del conocimiento, productividad personal significa capacidad para alcanzar los resultados deseados de la forma más eficaz y eficiente posible. Pues bien, la organización ineficiente es posible pero la desorganización eficiente es imposible. En otras palabras, la organización es un requisito imprescindible para la eficiencia.

Los motivos son fáciles de entender. Por ejemplo, si no sabes dónde están las cosas que necesitas para llevar a cabo tu trabajo, tendrás que dedicar parte de tu tiempo, energía y atención a encontrarlas antes de poder hacer lo que tienes que hacer. Como esa inversión de tiempo, energía y atención es innecesaria para hacer lo que tienes que hacer, y no aporta valor alguno a lo que tienes que hacer, más que una inversión es en realidad un gasto inútil, es decir, un despilfarro.

Cuando un sistema pierde energía, se dice de él que es un sistema ineficiente. Una conducción de agua que tiene pérdidas, es ineficiente. Una vivienda mal aislada, es ineficiente. En general, cualquier sistema que utiliza más recursos de los necesarios es un sistema ineficiente.

Cada persona necesita un grado de organización diferente pero todas las personas necesitan organización para ser eficientes. Si cuando vas a hacer una llamada telefónica tienes que dedicar diez minutos a encontrar el número de teléfono o, peor aún, a encontrar tu móvil, entonces estás siendo ineficiente. Si sales a hacer unos recados y vuelves con la mitad de las cosas porque no te acordabas de la otra mitad, estás siendo ineficiente. Si vas a hablar con una persona y te se olvida parte de lo querías decirle, obligándote a hablar con ella una segunda vez, estás siendo ineficiente tú y la estás haciendo ser ineficiente a ella.

Para evitar este tipo de situaciones, nos han dicho que las claves de la eficiencia son organizarse y priorizar. También nos han dicho que organizarse ayuda a combatir el estrés. Ambas afirmaciones son ciertas a medias. Si organizas mal, es muy probable que priorices mal y, si priorizas mal, serás ineficiente y te estresarás.

En el trabajo del conocimiento, organizarse es un reto porque conlleva varios pasos. Un error común es creer que organizarse es una acción única: llegas, te organizas y ya está. Me temo que no es tan sencillo. Cuando, en el trabajo del conocimiento, organizarse se plantea como una acción única, la consecuencia es que el intento de organizarse produce incluso más estrés del que se pretende evitar. Además, organizarse mal no solo no aumenta la eficiencia, sino que la disminuye.

Para organizarse bien, antes es necesario hacer dos cosas: la primera de ellas es recopilar o capturar todo aquello que llama tu atención; la segunda es transformar lo que has recopilado o capturado, dotándolo de significado.

Cuando intentas organizar algo sin haberlo recopilado o capturado, la probabilidad de que finalmente no lo organices, o de que lo acabes organizando mal, es altísima. Del mismo modo, si intentas organizar algo sin saber qué significa exactamente para ti, tu cerebro se resistiría a hacerlo y muy probablemente no lo organizarás.

Si no tienes el hábito de recopilar o capturar todo y de procesarlo o aclararlo después, lo normal es que tu sistema de organización esté incompleto, ya que un porcentaje de cosas nunca llegará a entrar en él. Cuando tu sistema de organización está incompleto, es un sistema poco fiable y apoyarte en él para tomar decisiones y priorizar conlleva un alto riesgo, ya que, al no contar con toda la información necesaria, es fácil que decidas mal.

Lo que GTD nos enseña es que, en el trabajo del conocimiento, organizarse es un reto porque es un paso integrado en un método más amplio; un método que permite recopilar o capturar todo para procesarlo o aclararlo después y, solo entonces, organizarlo según unas pautas concretas y siguiendo una estructura definida, que te permitirá acceder de forma fácil e inmediata a toda la información que necesitas, cuando la necesitas.

Por eso, organizarse en GTD es la clave de la eficiencia.

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La gran mayoría de las personas está de acuerdo con el principio de que estar organizado es preferible a estar desorganizado. A partir de ahí, cabe iniciar un debate sobre cuál sería el grado de organización óptimo o deseable para cada persona, pero eso ya es otra historia.

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ProductividadyGTD nos ofreción un curso online sobre GTD. Esta es la parte sobre este hábito

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¿Qué nos cuenta JM Bolivar?

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Aclarar o procesar es el segundo de los cinco pasos que sugiere la metodología GTD para obtener el control. Es en esta etapa cuando puedes centrarte en todo aquello que en su momento te llamó la atención y lo recopilaste o capturaste.

Cuando aclaras o procesas es cuando realmente piensas sobre tus cosas y tomas decisiones sobre ellas. Esta es la razón por la que GTD está mucho más relacionado con la gestión de la atención y de la mente que con la gestión del tiempo.

En su primer libro, traducido al castellano como " Organízate con Eficacia", David Allen se refiere a este paso como "procesar", que nos recuerda metafóricamente a lo que sucede en una cadena de producción, que transforma materia prima en producto elaborado. Tiene todo el sentido porque no olvidemos que una de las principales contribuciones de GTD es aplicar los principios de la cadena de producción al trabajo del conocimiento.

Sin embargo, en " Haz que funcione", David Allen sustituye "procesar" por "aclarar". Me parece un cambio acertado porque "aclarar" es un concepto más amplio que "procesar" y, sobre todo, evidencia mucho más quién se beneficia al realizar este paso. Cuando "aclaro" es evidente que también me aclaro yo. Sin embargo, cuando "proceso", es menos evidente qué gano yo personalmente al hacerlo.

De todos modos, a mí no me acaba de convencer ninguna de las dos, ya que no especifican ni en qué consiste ni cómo llevar a cabo este paso. Si me fijo en "qué pasa" cuando aclaro o proceso, lo que ocurre es que "vacío" las bandejas de entrada, luego "aclarar" o "procesar" consiste realmente en "vaciar bandejas de entrada". Por otra parte, si me fijo en "cómo lo hago" cuando aclaro o proceso, lo que sucede es que "pienso y tomo decisiones" sobre las cosas que hay en mis bandejas de entrada, luego "aclarar" o "procesar" consiste realmente en "pensar y tomar decisiones".

Queda un poco largo pero la definición más precisa de "aclarar" o "procesar" sería " vaciar bandejas de entrada pensando sobre las cosas que hay en ellas y tomando decisiones al respecto ".

Habitualmente procesamos de forma automática, casi instintiva. Además no lo hacemos de forma independiente sino que forma parte de un automatismo que incluye recopilar o capturar y también organizar. Dicho de otra forma, recopilar o capturar algo, procesarlo o aclararlo y organizarlo es algo que sucede "todo en uno" y, sobre todo al principio, cuesta bastante entenderlo como una secuencia de pasos aislados.

El problema con lo que hacemos por instinto es que, a menudo, no lo hacemos tan bien como cuando lo hacemos de forma más consciente. Cuando piensas sobre tus cosas con enfoque e intención creas mucho más valor. Lo mejor es que este comportamiento se puede practicar y convertir en hábito, lo que significa que puedes automatizarlo también.

Cuando únicamente recopilas o capturas, el alivio es solo temporal. Tienes la sensación de control pero acaba desapareciendo. Has acabado momentáneamente con el ruido pero el ruido volverá. Además, si solo recopilas o capturas, te resultará imposible "mover" las cosas fuera de tu cabeza. Simplemente las "copiarás" a otro sitio pero seguirán estando donde estaban. El estrés se alimenta de oscuridad. Si no "aclaras", el estrés no desaparece.

En mi opinión, los hábitos de "capturar", "aclarar" y "revisar" son las tres claves del éxito en la implantación de GTD. Hasta ahora, siempre que alguien me ha dicho que GTD no le funcionaba o que no lograba implantarlo, he podido comprobar que fallaba en al menos uno de estos tres hábitos. Dicho de otra forma, si recopilas o capturas bien, procesas o aclaras bien y revisas bien, tu sistema GTD será "a prueba de bombas". En concreto, el hábito de aclarar o procesar es el que considero más difícil de los tres. Ya iremos viendo por qué.

Por ahora, la idea clave es que el mejor antídoto para el estrés es el control y que el control se obtiene cuando procesas o aclaras lo que has recopilado o capturado en tus bandejas de entrada. En resumen, hay que aclarar para obtener el control.

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Aclarar o procesar es el segundo de los cinco pasos que sugiere la metodología GTD para obtener el control. Es en esta etapa cuando puedes centrarte en todo aquello que en su momento te llamó la atención y lo recopilaste o capturaste. Cuando aclaras o procesas es cuando realmente piensas sobre tus cosas y tomas decisiones sobre ellas.

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JM Bolivar nos da su visión

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Parte de las buenas prácticas para capturar es contar con las herramientas de recopilación o captura adecuadas.

Un error común es confundir las herramientas para recopilar o capturar con las herramientas para organizar. Y es muy importante no confundirlas porque se utilizan para fines distintos.

Las herramientas de organización son contenedores en los que pones recordatorios de cosas que que ya has procesado o aclarado, es decir, cosas que ya sabes qué son, qué significan para ti, qué hay que hacer con ellas y con las que ya has tomado una decisión. Generalmente, la forma más útil de estructurar estos contenedores es en listas de fácil acceso.

Sin embargo, las herramientas de recopilación o captura deben ser, por concepto, libres de cualquier estructura, ya que son simplemente contenedores temporales en los que dejamos cosas sobre la marcha para procesarlas más adelante. La estructura limita y por tanto es un obstáculo para desarrollar el hábito de recopilar o capturar.

Una buena herramienta debe permitirte recopilar o capturar un input de forma rápida, sencilla y, sobre todo, automática, sin pensar.

Tanto en baja como en alta tecnología, a día de hoy el abanico de opciones es inmenso. Mi compañero y colega artesano Jeroen Sangers lleva mucho tiempo investigando y probando herramientas que pueden ayudarte a mejorar tu productividad y escribe sobre ellas en El Canasto, uno de mis blogs de referencia, así que es muy probable que allí encuentres ideas inspiradoras al respecto.

De todas formas, al margen de otras posibilidades más sofisticadas, mi consejo es que comiences con baja tecnología. Soy consciente de que hacer este tipo de recomendaciones en estos tiempos hiper-tecnológicos puede sonar extraño pero mi consejo tiene un porqué. Bueno, varios porqués en realidad 🙂 Veamos cuales son:

La baja tecnología es más rápida: Si consideras el tiempo que necesitas para acceder a un dispositivo electrónico, iniciar la aplicación de captura, capturar el input y guardarlo, tardarás cómo mínimo lo mismo que en simplemente garabatear algo en un trozo de papel y, posiblemente, algo más

La baja tecnología es más barata: Ir a todas partes con el móvil suena bien en la teoría pero en la práctica es probable que en algún momento el móvil no te acompañe porque lo has dejado en otro sitio. Esto pasa sobre todo en casa. Si en cada habitación guardas "estratégicamente" un taco de post-it o de papel, siempre contarás con una herramienta de recopilación a tu alcance. Tener un móvil en cada habitación sería prohibitivo 🙂

La baja tecnología invita menos a procrastinar: Los gadgets y las apps plantean un alto riesgo a la hora de conseguir el hábito de capturar, ya que ofrecen muchas más posibilidades de "tuneo" y, por tanto, más posibilidades para procrastinar, que no es más que dedicar tu atención a cosas distintas de aquellas a las que deberías dedicársela

La baja tecnología ayuda a desarrollar los hábitos de procesar, organizar y revisar: Tanto las pizarras como los post-it o los tacos de papel tienen duración limitada. La pizarra "se acaba" y hay que borrarla. Los papeles se ensucian y arrugan. En ambos casos hay que "mover" lo que se ha recopilado y capturado a otro sitio y en otro soporte más usable y duradero. Una tentación de los gadgets y las apps es que te permiten seguir haciendo mal las cosas en lugar de desarrollar los hábitos correctos. Por ejemplo, una forma rápida de saber si una herramienta es acorde a los principios de GTD o no es esta: ¿puedes recopilar o capturar algo y dejarlo directamente organizado en una lista? Si la respuesta es sí, esa herramienta será un obstáculo más que tendrás que superar para desarrollar los hábitos. Las buenas herramientas de GTD, como por ejemplo FacileThings, tienen claramente separados los pasos de recopilar o capturar de el de procesar y organizar

De todos modos, la baja tecnología debe entenderse como una solución temporal para principiantes. Si bien es cierto que siempre es un buen complemento a las alternativas de alta tecnología, cuando hayas desarrollado los hábitos podrás olvidarte de ella si quieres.

Por otra parte, más que herramientas "buenas" o "malas", hay herramientas "adecuadas" o "inadecuadas" según el momento. El principio general a la hora de elegir una herramienta para recopilar o capturar mejor es tener en cuenta en qué circunstancias vas a recopilar o capturar y, en función de ello, preguntarte: ¿qué me permite capturar un input de la manera más rápida y sencilla en estas circunstancias?

La elección de tus herramientas de recopilación o captura es algo muy personal y muy importante, en la medida que una buena o una mala elección influirán en tu éxito a la hora de desarrollar y mantener este hábito clave. Las herramientas que yo utilizo son:

Cuando estoy en mi oficina en casa: papel semi usado, generalmente papel impreso por una cara que aún tiene una cara aprovechable. Estoy planteándome sustituirlo por Evernote

Cuando estoy en cualquier otra habitación de la casa: un taco de post-it pequeños y un lápiz de IKEA. Luego los dejo en la bandeja de entrada de mi oficina en casa

Cuando conduzco: un servicio de telefonía que se llama Memmori

Cuando no conduzco ni estoy en casa: me envío emails desde mi SmartPhone

Y ahora que ya tienes toda la información, ¿ qué herramientas vas a usar tú para recopilar o capturar mejor?

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GTD: Herramientas para Recopilar o Capturar Mejor

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Parte de las buenas prácticas para capturar es contar con las herramientas de recopilación o captura adecuadas. Un error común es confundir las herramientas para recopilar o capturar con las herramientas para organizar. Y es muy importante no confundirlas porque se utilizan para fines distintos.

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Explicación de este hábito en marcaladiferencia

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La primera fase de GTD es la de recopilar. Vale pero...¿qué recopilamos? David Allen dice que recopilamos " cualquier cosa personal o profesional, grande o pequeña, urgente o de menor importancia, que creamos que debería ser diferente a como es y que sintamos la obligación interna de cambiar ".

Mi recomendación es abordar la adopción de GTD poco a poco, en concreto área a área de nuestra vida. Así que te propongo que delimites qué es lo que quieres abordar: tu vida personal o tu vida profesional o partes delimitadas de éstas. Antes de empezar a dedicar muchísimo tiempo a algo nos gustaría comprobar que ese algo funciona ¿no? Lo contrario no sería demasiado productivo.

Recopilar es depositar todas las "cosas" que hemos de hacer en un sitio común que llamaremos bandeja de entrada. Y punto. En esta fase no vamos a hacer con ellas nada más que esto. Y nos centraremos en hacer eso única y exclusivamente.

Las ventajas de esta fase principalmente son tres para mí:

- Tenemos una visión global del volumen de cosas en nuestra bandeja de entrada.

- Recopilar nos permite centrarnos en que nada se nos escape, aislándonos del "ruido" de otras fases posteriores de GTD.

- Disponemos de un sistema fiable en el que se recoge todo lo que tenemos que hacer con lo cual dejamos de preocuparnos porque algo se nos olvide.
Entornos de recopilación
Aunque te centres en un área de tu vida en la que pretendas aplicar GTD vas a tener dos vías de entrada de "cosas":

Si suponemos que has decidido abordar GTD en tu vida profesional, tu entorno físico lo forman los elementos de tu oficina: cartas y paquetes postales, archivadores, cajones, mesa de trabajo, tablones, etc.

Traza un plan para determinar los canales de entradas de cosas en tu mundo físico y aborda la recopilación canal a canal. Transforma los elementos físicos (por ejemplo, un paquete postal) en una nota de papel o correo electrónico. Acostúmbrate a incluir la fecha en todas estas notas para saber cuándo se llevó a cabo el proceso de recopilación y completa la nota con una indicación de donde está el objeto físico al que se refiere.

No caigas en la trampa de confundir la recopilación con la limpieza. Para la limpieza y organización de tu espacio de trabajo dispones de metodologías como las "cinco eses" (5S) de las que hablaremos en su momento.

Tres consejos:

- Enuncia tus notas como acciones, usando verbos si es posible.

- Ante la duda de si meter o no algo en la bandeja de entrada, mételo. Fases posteriores de GTD ya dictaminarán la inutilidad de este acto. Si no lo metes, simplemente no harás nada con él.

- Si descubres algo en esta fase que no vale para nada elimínalo inmediatamente. Eso que te ahorras.

En entorno mental es un poco más etéreo y lo forman las ideas, los recados (llamadas, buzón de voz, correo electrónico o sms, etc), los recordatorios (en tus calendarios, post-it, etc)...

Tu entorno mental no difiere del entorno físico más que en los canales pero lo consejos son aplicables a ambos.

Hay un consejo que si quiero darte y es que desarrolles el hábito de tomar nota de algo en cuanto surja. Lleva siempre contigo una libreta o un aparato (móvil, pda, etc) que te permita registrar las ideas lo más rápido posible. Si estás una reunión, interrúmpela durante unos segundos educadamente, toma nota en tu herramienta de recopilación y sigue donde lo habías dejado.

Durante el proceso de recopilación en ambos entornos puede ser que encuentres algo que tienes que hacer inmediatamente. Hazlo. Necesitas estar enfocado en lo que haces y si no te lo quitas de la cabeza no te va a permitir centrarte en la recopilación.

La recopilación es una fase de fuerza bruta donde lo que perseguimos es registrar todo, hasta lo dudoso ya que prima la cantidad frente a la calidad. Es muy similar a anotar las ideas en una pizarra en un brainstorming o tormenta de ideas.

Herramientas:

Dos son los elementos que se manejan en esta fase:
a) Herramientas de recopilación.
A mí me funciona la libreta de toda la vida y el correo electrónico. Con estos dos elementos cubro todas mis necesidades. En mi caso uso el correo electrónico como herramienta de recopilación ya que buena parte de mis "cosas" laborales me llegan por este medio.

A otras personas les puede funcionar una grabadora de voz, una PDA o cualquier teléfono móvil de hoy en día que incorporan casi todos estos elementos.

Procura tener el mínimo de herramientas de recopilación posibles.

En mi caso uso como bandeja única de entrada el correo electrónico que es donde confluyen mis "cosas". Las notas que he tomado en mi libreta física las transformo en correos electrónicos.

Lo verdaderamente importante es que la bandeja de entrada sea única.

Hábitos:

Dos son los hábitos que hemos de desarrollar para dominar esta fase:
a) Recopilar como mínimo una vez al día.
La frecuencia la determinará el tipo de trabajo o el volumen de cosas que manejes. Como buen hábito intenta repetirlo una vez al día y asócialo a algo que ya hagas en el momento del día que quieras implantarlo, para que te sea más fácil llevarlo a cabo.
b) Anotar las cosas en cuanto surjan.
Si lo haces, notarás enseguida beneficios ya que este hábito te permite estar enfocado en lo que importa ya que confías ciento por ciento en la eficacia de tu sistema GTD.

De verdad que en poco tiempo considerarás prácticamente imposible que algo se te olvide.

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La primera fase de GTD es la de recopilar. Vale pero...¿qué recopilamos? David Allen dice que recopilamos " cualquier cosa personal o profesional, grande o pequeña, urgente o de menor importancia, que creamos que debería ser diferente a como es y que sintamos la obligación interna de cambiar ".

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David Torné nos muestra un esquema de arranque

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Este año me niego a escribir el típico post recopilatorio de lo mejor del blog o algo práctico para ayudaros a preparar las fiestas. En su lugar he pensado en ofrecer un artículo guía sobre cómo realizar una recopilación-inventario de todos tus asuntos. Esa recopilación que vacía tu mente y te ayuda a externalizarlos, igual que la realizada para poner en marcha tu sistema GTD.

Para todos aquellos que ya trabajamos con GTD es bueno repetir la práctica de revisar nuestro ecosistema. Una especie de RESET para hacer emerger los detalles, aclarar las sombras de nuestra actividad y recuperar esas ideas residentes en el subconsciente.

Algunas cuestiones previas sobre el proceso de inventario

¿Qué pretendes conseguir con ello? El objetivo final es conseguir vaciar por completo la mente, externalizar todos tus asuntos ordenando actividad y material de apoyo. Del mismo modo que las empresas realizan un inventario al acabar el año, tu harás lo mismo pero tratando de descubrir que tienes pendiente y tomando decisiones sobre ello. Aunque ya trabajes con GTD estoy seguro que te llevarás alguna sorpresa.

¿Cuándo capturas que recopilas? No recopilas acciones ni recopilas tareas, capturas cosas. Vas a revisarlo absolutamente todo y dentro este todo caben acciones, ideas, detalles que tengas en la mente, cualquier apunte en tus redes sociales, objetos desubicados en tu casa o despacho, documentos etc... El abanico es tan amplio que no puedo pararme a especificar...

Tu vida personal y profesional. No existe línea de división entre ambas. Lanzarse a hacer una recopilación de esta magnitud sin tener en cuenta alguna área de tu vida significa dejar el circulo abierto ya que seguirás dejando asuntos flotando en tu psique.

Apaga el sentido crítico. Ese susurro "No vale la pena", "No es importante", "Son detalles, tonterías"... Cuando recopilas te limitas a llevar esa 'cosa' en estado pendiente o en espera de decisión a la bandeja de entrada, no tienes que tomar decisiones sobre ello en ese mismo momento ni siquiera si debe incluirse en el inventario. Si está ahí y lo desestimas lo estás escondiendo bajo la alfombra.

Mueve las cosas a la bandeja de entrada, no las copies. Enviar un mail a tu Evernote dejando la copia original en la bandeja de entrada de tu cuenta de correo o en el terreno físico, dejar un objeto a 'ordenar' en su emplazamiento y anotarlo en lugar de moverlo al espacio de bandeja de entrada. Te verás obligado a retroceder y volver a pensar en ello ya sea encontrándote el correo días después y pensando que hacer con él, o yendo a buscar el objeto cuando proceses la anotación o quieras hacer la acción indicada.

Cómo me preparo

Prepara a tu entorno. Anuncia a los demás lo que pretendes hacer ya que va a llevarte un tiempo y una energía considerable que te privara de atender otros menesteres. David Allen habla de 2 días para completar el proceso. Es necesario que nadie te interrumpa y que cuentes con la complicidad de tus compañeros de trabajo y de tu familia, simplemente que no intervengan. Dedica un momento a explicarles lo importante que es para ti, sobre todo a los peques, tu entorno te seguirá mirando cómo un freak pero por lo menos no interferirán.

Confecciona una lista de todos los lugares y entornos que revisaras. No solo los de trabajo, todos en los que realices una actividad o pases tiempo: oficinas, lugares de ocio, tu coche o transporte. Si quieres esmerarte ponte delante un folio en blanco y describe toda tu actividad de un día cualquiera y de un fin de semana, anota lo que hagas siempre. Al lado de cada actividad apunta el lugar o herramienta utilizada ( contexto).

Crea la lista agrupando los distintos lugares a visitar durante la captura para que puedas revisar punto por punto sin interrupciones según su disponibilidad que tengas para revisarlas... así si te ves obligado a realizar la recopilación en diversos espacios (y momentos) reducirás demoras y mejorarás tu flow.

Habilita emplazamientos adecuados que te sirva como bandeja de entrada (uno físico y otro virtual). Evernote puede servirte para enviar todo lo virtual a tener en consideración. En cuanto al espacio físico tiene que ser de un tamaño adecuado, en tu oficina doméstica o cualquier habitación de la que dispongas, más que una bandeja encima de tu mesa despeja un espacio en el suelo- ayuda delimitarlo con cinta aislante si es necesario- deja allí todo lo físico que vayas capturando.

"Cómo siempre te recomiendo la clásica libreta y el boli para anotar todo lo que te vaya surgiendo. Después comentaremos cómo."

Marca en el calendario este evento de forma destacada. Ten en cuenta que le dedicarás una cantidad de tiempo importante. Los comentados 2 días de David Allen parecen una locura pero cada vez que realizo este proceso le doy más la razón. Aparta un día para llevarlo a cabo. Toda la captura, procesado y organización posterior lo requiere...

Pasamos a la acción

Vamos a dividir el plan de acción en tres pasos distintos. Primero realizar toda la actividad que requiera desplazamiento entre los distintos espacios, luego revisar aquellos contextos que puedan trabajarse sentado frente a tu ordenado o tu mesa de despacho. Te propongo acabar realizando un mapa mental para extraer las ideas e ilusiones que tengas dentro de tu mente y el proceso no ha sacado fuera.

En movimiento

Lleva contigo la lista de control donde has definido los espacios - no solo los contextos- a revisar, tu libreta y boli. Cada vez que te encuentres un objeto desubicado o que te sugiera algo lo recoges y lo envías al espacio definido cómo inbox físico.

Si no se trata de algo fuera de sitio o que debas cambiar y lo que surge es una idea a tener en cuenta, anótalo con la suficiente especificación. Tres o cuatro palabras y sin verbo "fluorescentes led cocina". Durante tu jornada de captura recopilarás mucha cosas , si crees que no serás capaz de definir ciertas cuestiones taquigrafiadas al capturar por falta de memoria puedes ser más especifico pero sin definir la acción (verbo).

Frente al ordenador

Desde la nube accederás a tus cuentas de correo, Evernote, distintas aplicaciones, sistema de archivos y que caray también tu smartphone y sus aplicaciones. Para revisar a fondo no hay como haber confeccionado previamente esa lista de control con todos los contextos para identificar las herramientas a tener en cuenta incluyendo en ella todas las bandejas de entrada de las que dispongas.

Termina con un mapa mental

A mano o con una herramienta como Freemind, me da igual. En mi caso defino un nodo central con la palabra "Ideas" y una rama para cada área de responsabilidad + una para otras cuestiones (deseos o planes locos). Me lanzo a la aventura recogiendo todo lo que pueda salir, aunque se repetido. Piensa que cuando encadenas ideas un paso intermedio te puede llevar a algo realmente genial.

Cómo procesar

Una vez terminada la fase de captura tenemos el bloc de notas, el inbox digital y ese rincón de tu oficina a rebosar, por no hablar de tus allegados mirándote con asombro y preguntándose qué carajo estás haciendo. Bien, cierra la puerta del despacho cuelga el diagrama de flujo de GTD en la pared, abre la APP que utilices para gestionar tu GTD en el ordenador y céntrate en transformar cada uno de los items de tus inbox:

Primero objetos físicos. Toma cada uno y aplícale el diagrama gtd, ¿Requiere acción? ¿Debo guardarlo? Siempre la respuesta por defecto será no. No hay escusa, un doble no indica que su destino es la basura. Si no es así piensa con detenimiento cual debe ser su ubicación para no dejarlo tirado generando un nuevo problema. Si lo requiere anota la accione que te sugiera y envíala a la bandeja de entrada de tu aplicación GTD.

Transforma tus cosas en acciones. Debemos curar el contenido de cada item redactando una descripción específica y detallada, asignando un verbo (que hacer), un sujeto (para quine o con quien), un vencimiento temporal, su contexto y los atributos de tiempo y energía. (Leer más aquí).

Al curar una acción es posible que te sugiera más acciones. Tómate el tiempo necesario para anotarlas y enviarlas a tu inbox - el mismo que procesas ahora - ya les prestarás atención cuando les llegue el turno.

Pregúntate si la actividad que acabas de declarar requiere de algún paso previo y no tengas pereza de declarar el proyecto en tu APP GTD aunque sólo contenga dos acciones simples. El sistema funciona así y lo sabes.

Procesar todo lo recogido va ser tan laborioso cómo la fase previa de captura, convirtiéndose en algo tedioso e incluso insoportable.

"Tomate un descanso entre la fase de captura y procesado para abordar el resto del proyecto con una mente lo más clara posible."

Para terminar recuerda que solo debes enviar a la lista de próximas acciones aquello que tengas intención de realizar la próxima semana, el resto a Algún día/Tal vez (si no lo delegas). Cierra el capítulo actualizando tu lista de proyectos, activando aquellos en los que trabajaras hasta la siguiente revisión semanal.

¿Y ahora qué?

Esto es una maldita locura! Tienes razón, plantear una recopilación de este calibre cómo un verdadero inventario de tu actividad va más allá de un proyecto de fin de semana, requiere dedicación, compromiso y tiempo del usuario. A cambio recibirás una puesta a punto de toda tu actividad, claridad de mente, una perspectiva inmediata completamente perfilada, sin sombras ni ángulos muertos y créeme eso da una tranquilidad que no tiene precio.

Para mantener este estado continúa realizando tus revisiones diaria, semanal y mensual.

Menudo post verdad! Dedicaré una atención especial a:

CÓMO PLANTEAR TUS OBJETIVOS

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GTD. Guía para realizar una recopilación completa

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Este año me niego a escribir el típico post recopilatorio de lo mejor del blog o algo práctico para ayudaros a preparar las fiestas. En su lugar he pensado en ofrecer un artículo guía sobre cómo realizar una recopilación-inventario de todos tus asuntos.

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El blog dutudu nos muestra un conjunto de herramientas que nos pueden facilitar la captura

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Un hábito básico para mantener nuestra productividad es el de la captura. Capturar nos sirve para pasar nuestros "pensamientos", aquello que solo existe en nuestra cabeza, a algo "físico" que más tarde podamos procesar.

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El impacto del Control sobre la productividad

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El impacto del Control sobre la productividad

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de Óptima infinito

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El control es un requisito indispensable para la efectividad, no solo para la efectividad directiva sino para la efectividad de cualquier persona. ¿Qué quiero decir con esto?

La palabra "control" tiene connotaciones negativas para mucha gente, especialmente cuando se usa en un contexto jerárquico en el que hay jefes y subordinados. "Control" suele asociarse a "microgestión" o "micromanagement", es decir, a esa obsesión absurda por supervisar hasta el más último detalle operativo del trabajo de otros, asfixiando así cualquier intento de creatividad o iniciativa. El micromanager tipo suele ser una persona para la que la culpa de todo la tienen siempre los demás y, según esta falsa premisa, hay que estar encima de ellos permanentemente para evitar problemas. Es cierto que hay personas incompetentes que la lían parda a la mínima que les dejes pero, afortunadamente, se trata de casos aislados. La realidad es que la mayoría de las personas suele hacer bien su trabajo siempre que: a) sean las indicadas para hacerlo, b) se les diga con claridad qué resultado se espera de ellas y c) cuenten con los medios y el tiempo necesarios para conseguirlo.

Pero en el ámbito de la efectividad directiva, la palabra "control" tiene un significado completamente distinto al que acabo de comentar. En un contexto de efectividad personal y organizativa, el "control" no es solo positivo sino también imprescindible. Tener "control" es la sensación opuesta a la inseguridad, la ansiedad y el estrés. Lo contrario de "sé que me va a explotar algo pero no sé exactamente qué va a ser, ni cuándo ni dónde va a explotar" es "lo tengo todo controlado".

Esta sensación de "control" no se produce porque las "bombas" dejen de explotar, sino porque en lugar de ser explosiones imprevistas, que se suceden de forma constante y aleatoria, pasan a ser explosiones puntuales y normalmente previstas, controladas y elegidas por propia la persona, ante la imposibilidad física de "desactivar" todas y cada una de las bombas que constantemente aparecen ante nosotros. Cuando hablamos de una persona directiva, este cambio, mucho más profundo de lo que puede parecer a simple vista, marca la diferencia entre sentirse dueño de la situación o sentir que la situación se ha adueñado de ti.

Para lograr esta sensación de "control", y que además esto sea algo permanente, es necesario desarrollar una serie de hábitos productivos sencillos pero muy potentes:

1. Sutituir la memoria como gestor de compromisos por un sistema externo de total confianza

2. Registrar sistemáticamente en contenedores temporales específicos todos los inputs que entran en nuestro "radar", evitando cualquier tipo de análisis, decisión o filtrado al hacerlo

3. Vaciar esos contenedores completa y regularmente, analizando qué significan para nosotros los inputs que contienen, qué grado de compromiso precisan por nuestra parte y qué es necesario hacer o no al respecto

4. Organizar los resultados de dichas decisiones de forma que permitan su utilización posterior de la forma más eficaz y eficiente posible

5. Revisar periódicamente el sistema, siempre antes de decir qué hacer y además regularmente para mantener la estabilidad del mismo

6. Cumplir diligentemente los compromisos adquiridos durante el paso 3 y seleccionados en el paso 5 o renegociarlos en caso contrario

Una vez hayas conseguido desarrollar e interiorizar los seis hábitos anteriores, pasarás a contar de forma permanente con un "mapa de opciones completo y actualizado" que te permitirá tomar en cada momento la mejor decisión posible en función de las circunstancias reales en las que te encuentres, con la ventaja adicional de ser consciente de qué otras posibles decisiones habrías podido tomar en su lugar y finalmente decidiste no tomar.

El "control" es indispensable para dejar de trabajar de forma "reactiva e incontrolada" y poder pasar a hacerlo de forma "reactiva pero controlada", algo que supone un salto cualitativo en cuanto a efectividad y que es un paso previo a poder trabajar de forma proactiva. Además de eliminar la sensación de estrés, el "control" permite decidir mejor y hacer mejor. Decidir mejor en la medida que nos da información completa, útil, relevante y actualizada sobre las opciones disponibles en cada instante, lo que redunda en la calidad de la decisión sobre qué hacer y qué no hacer en un momento dado. Hacer mejor porque nos permite trabajar plenamente enfocados en la tarea, con la certeza de que eso es lo mejor que podemos estar haciendo en ese lugar y momento concretos, "estando a lo que hay que estar", sin autointerrupciones ni despistes.

En el trabajo del conocimiento, hay muchas responsabilidades que no pueden cumplirse de forma correcta y satisfactoria trabajando en ellas a intervalos de diez minutos, con el estrés a flor de piel y la cabeza puesta en otras mil cosas. Si además de profesional del conocimiento eres también una persona directiva, tengo una pregunta para ti: ¿Cuánto has reflexionado últimamente sobre qué genera más valor a tu trabajo? Si hace tiempo que no lo haces, te invito a que dediques unos minutos a hacerlo ahora y a que, cuando hayas terminado, respondas sinceramente a lo siguiente: ¿Cuándo fue la última vez que trabajaste una hora entera centrando toda tu atención en un único tema, sin pensar en otras cosas y sin interrupciones? Si la respuesta es menos satisfactoria de lo que te gustaría, la buena noticia es que el cambio es posible y está en tus manos.

¿Imaginas cómo sería trabajar con control y sin estrés?

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#GTD4Mgrs: El Impacto del Control en la Efectividad Directiva

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El control es un requisito indispensable para la efectividad, no solo para la efectividad directiva sino para la efectividad de cualquier persona. ¿Qué quiero decir con esto? La palabra "control" tiene connotaciones negativas para mucha gente, especialmente cuando se usa en un contexto jerárquico en el que hay jefes y subordinados.

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Un error: recopilar y procesar al mismo tiempo

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Un error: recopilar y procesar al mismo tiempo

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articulo del blog de facilethings

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Sobre capturar y procesar al mismo tiempo, y la malentendida falta de flexibilidad de GTD

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La dificultad de separar las etapas de capturar y aclarar es uno de los principiales handicaps para obtener todo el beneficio de GTD.

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Según Heylighen y Vidal, otro principio básico de GTD es que la decisión para llevar a cabo una acción debe depender, ante todo, de la situación, es decir, de las circunstancias locales que determinan hasta qué extremo la acción es fácil de completar aquí y ahora.

Este principio es mucho más importante que ordenar las tareas por prioridad, o por proyecto, y también más importante que planificar. Por ejemplo, se recomienda que organices juntas todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer en un contexto "al teléfono", y todas las cosas que tienes que debatir con tu jefe en un contexto "reunión con el jefe".

A la hora de decidir qué acción realizar en primer lugar, de entre varias posibles, debes tener en cuenta además otros factores situacionales como, por ejemplo, "¿de cuánto tiempo dispongo?" y "¿cuánta energía tengo?". Solo deberías pensar en prioridades después de haber considerado todos estos factores situacionales, ya que habrás reducido considerablemente el número de opciones entre las que elegir, al haber eliminado temporalmente todas las opciones que no tiene sentido plantearte en la situación en la que te encuentras.

El principio científico en el que se basa esta recomendación es que la forma más eficiente de llevar a cabo una acción es en presencia de los recursos físicos y mentales, los desencadentantes y las "posibilidades" que la facilitan.

Por ejemplo, sentarte en una habitación tranquila y llamar a personas cuyos números de teléfono ya tienes guardados en los contactos de móvil hace que realizar llamadas telefónicas resulte sencillo. En principio, podrías hacer esas mismas llamadas en la esquina de una calle ruidosa, pero hacerlo de esta manera reducirá evidentemente tu productividad a la vez que aumentará tu nivel de estrés.

Por otra parte, la esquina de la calle puede ser la situación idónea para comprar flores, ya que la presencia de una floristería no solo te posibilita la oportunidad de compra (posibilidad que ya tenías por teléfono o por Internet), sino que también estimula, y te permite aprovechar, tus sentidos de la vista, tacto y olfato, de modo que puedas elegir de forma intuitiva la mejor opción.

Un proceso similar de facilitación tiene lugar a nivel mental. Por ejemplo, es más fácil reflexionar acerca de cómo abordar un proyecto en concreto después de haber tenido una conversación, o haber leído un informe, sobre ese mismo proyecto, ya que los aspectos más relevantes están todavía "frescos" en tu mente. Como dice el refrán, " a la ocasión la pintan calva " 😀

Por otra parte, el cambio (mental o físico) de contexto conlleva un coste en tiempo y energía, por lo que conviene minimizarlo. Por ejemplo, acabas de leer un informe sobre el proyecto A y alguien te llama para debatir sobre el proyecto B. Al finalizar la llamada, antes de poder continuar con A, tienes que sacar B fuera de tu cabeza e intentar recordar los aspectos relevantes de A. El esfuerzo de reenfoque es una completa pérdida de energía mental. Si hubieras terminado tu trabajo sobre A antes de ponerte con B, hacer A y B habría consumido menos tiempo y atención en total y, probablemente, habría producido mejores resultados.

Este es el motivo por el que hay que evitar como sea las interrupciones. Ver a cada momento de qué trata el último email que entra, las llamadas de teléfono, los Whatsapp y, en general, cualquier tipo de interrupción frecuente, reduce de forma significativa la productividad del trabajador del conocimiento, ya que a la mente le resulta difícil volver a enfocarse sobre un tema al que ha tenido que dejar de prestar atención (Czerwinski, Horvitz & Whilhhite, 2004).

El principio de permanecer en el contexto está también presente en la "regla de los dos minutos" de GTD, que dice: si se tarda menos de dos minutos en llevar a cabo una acción, hazla inmediatamente en lugar de archivarla para procesarla más tarde.

El fundamento científico de esta regla se basa en que decidir qué tipo de acción requiere un elemento de la bandeja de entrada ya establece un "contexto mental" alrededor de ese elemento, por lo que una acción breve puede realizarse fácilmente en ese contexto. Si en lugar de realizar la acción en el momento, se clasifica el elemento para procesarlo más tarde, habrá que recrear de nuevo este contexto mental, lo cual, junto con el tiempo de ejecución, podría suponer más de los dos minutos que conllevaría realizar la acción ahora, eliminándola así de la lista de tareas pendientes.

Al respecto de esta última afirmación, me parece fundamental destacar que Heylighen y Vidal circunscriben la "regla de los dos minutos" únicamente a acciones que son realizables en el "contexto mental: procesando bandejas de entrada", es decir, acciones de carácter inmediato como aceptar una invitación a una reunión, dar las gracias, aprobar o confirmar algo, etc. Por consiguiente, cualquier acción que requiriera abandonar la bandeja de entrada para ejecutarse - aunque se trate de una acción que puede hacer en menos de dos minutos - quedaría automáticamente excluida de los fundamentos científicos de la "regla de los dos minutos". Esto es importante porque difiere de lo que explica Allen en sus libros, aunque confirma, sin embargo, algo que hemos constatado durante años muchos usuarios de este tipo de metodologías.

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#cienciaGTD: Por qué los contextos aumentan la productividad

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Según Heylighen y Vidal, otro principio básico de GTD es que la decisión para llevar a cabo una acción debe depender, ante todo, de la situación, es decir, de las circunstancias locales que determinan hasta qué extremo la acción es fácil de completar aquí y ahora.

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Ya hemos visto que, en la metodología de productividad personal Getting Things Done (GTD), para desarrollar de manera eficiente el hábito de capturar cosas es necesario tener el número y tipo de "bandejas de entrada" adecuados, de modo que siempre puedas recopilar cualquier cosa que llame tu atención con valor potencial para ti, en cualquier momento y en cualquier lugar que se presente. En este sentido, la cantidad y naturaleza de las bandejas de entrada que deberás utilizar no es solo un asunto de preferencias personales, sino que viene determinado en gran medida por tus necesidades y las características especificas de tu flujo de trabajo.

Por eso, uno de los retos a los que se enfrentan muchos principiantes a la hora de empezar a montar su sistema GTD es precísamene cómo elegir las bandejas de entrada que optimicen su proceso de captura. Básicamente tenemos dos grandes categorías de bandejas de entrada: físicas -las que algunos llaman "de baja tecnología"-, y digitales -o "de alta tecnología". Y salvo en raras ocasiones, lo normal es tener una mezcla de los dos tipos.

A continuación voy a revisar algunas de las herramientas de captura y/o bandejas de entrada más comunes en ambas categorías, enumerando sus características básicas y posibles usos. El objetivo es doble: por un lado, que te hagas una idea de las distintas "encarnaciones" que puede adoptar en la práctica el concepto de bandeja de entrada -algunas de las cuales quizá ni siquiera se te hubiera pasado por la cabeza considerar como tales; y por otro lado, que tengas una especie de menú que te pueda servir de inspiración a la hora de elegir tu propio conjunto de bandejas de entrada.

Recuerda que no se trata de tener una de cada, o de elegir aquellas que te gustan más, sino de asegurarte de que tienes el número y tipo de bandejas de entrada suficiente como para poder capturar siempre que lo necesites, al mismo tiempo que minimizas la cantidad de lugares que tendrás que mirar después, cuando decidas procesar las cosas que hayas capturado en ellas.

Bandejas de entrada físicas

Bandeja de papel. Un clásico entre las bandejas de entrada, y la que da nombre a este concepto. Se trata de una simple bandeja de escritorio, donde poder colocar cualquier carta, documento y, en general, objeto físico lo suficientemente pequeño como para que quepa en ella, que te recuerde algo que debes o te gustaría hacer. Puede ser tanto de captura manual -si tú pones las cosas ahí-, como de captura automática -si alguien las pone por ti. Una versión aún de más baja tecnología es, simplemente, reservar una esquina del escritorio donde capturar -apilando- este tipo de cosas físicas. A poco que manejes algo de papel, deberías pensar en tener una de estas bandejas de entrada en cada lugar donde hagas algún tipo de trabajo, como por ejemplo en la oficina y en casa.

Buzón de correo postal. Aunque muchos lo consideran una bandeja de entrada, técnicamente se trata de una herramienta de captura -¡nadie se pone a procesar las cartas en el portal de casa! La que sucede habitualmente es que sacas el correo del buzón y lo capturas en una bandeja de papel. Se trata de una herramienta de captura automática.

Libreta de notas. Otro clásico, especialmente para las personas con preferencias kinestésicas. Se trata de una bandeja de entrada manual. Recuerda que anotar tareas no es capturar. Esto implica un cambio de "chip" importante. Capturar manualmente implica anotar "cosas", es decir, usando la cantidad de palabra imprescindible que te recuerden lo que ha llamado tu atención. Intentar anotar tareas -con verbo-, te obligará a pensar más de lo necesario en esta parte del proceso y, seguramente, dejarás muchas cosas sin capturar por pereza a tener que tomar decisiones que no quieres o puedes tomar ahora.

Bandeja de entrada portátil. Especialmente si necesitas manejar papel fuera de casa y la oficina, por ejemplo durante viajes, te será muy útil tener una bandeja de entrada portátil que puedas llevar en tu maletín o mochila -la mía es un sobre de plástico transparente de tamaño A4-, donde poder capturar manualmente tickets de compra, facturas, folletos y documentos de todo tipo. La puedes utilizar también como simple herramienta de captura, que luego puedes vaciar en tu bandeja de papel cuando vuelvas a casa o la oficina.

Tacos de post-its. Muchas personas tienen post-its estratégicamente repartidos por aquellos lugares de casa, la oficina, o incluso el coche, donde pueden necesitar capturar algo manualmente, si no tienen a mano su herramienta de captura habitual. Lo habitual es, una vez capturado, dejar estas notas en alguna bandeja de papel, junto al resto de cosas físicas capturadas.

Bandejas de entrada digitales

Correo electrónico. El equivalente digital a la bandeja de papel, y paradigma de bandeja de entrada para el trabajador del conocimiento en el siglo XXI. Normalmente se suele utilizar como bandeja de entrada automática, pero también se puede usar de manera creativa. Por ejemplo, puedes enviarte un email a tí mismo cada vez que algo llame tu atención. Gracias a la omnipresencia actual de los smartphones, usar el correo electrónico de este modo puede simplificar enormemente tu flujo de trabajo. No sólo te permite capturar virtualmente en cualquier momento y en cualquier lugar, sino que además puedes reducir drásticamente el número de bandejas de entrada que necesitas para poner en marcha GTD.

Grabadora de voz. Especialmente para situaciones en las que resulta más práctico y seguro hablar que escribir -por ejemplo, mientras estás parado en un semáforo-, grabar mensajes de voz en puede ser una alternativa viable a las libretas de notas. Esto es casa vez más fácil gracias a los asistentes de voz personales que implementan la mayoría de las plataformas de smartphone hoy en día.

Buzón de voz. Una variante de la grabadora de voz como bandeja de entrada, pero esta vez de captura automática, son los buzones de voz de los teléfonos fijos y smartphones. Si recibes inputs relevantes por este medio de manera habitual, debes considerarlos como bandejas de entrada en toda regla.

Cámara de fotos. Una imagen vale más que mil palabras, al menos en ocasiones. Por eso, muchas personas utilizan la app de fotos de sus smartphones como bandeja de entrada. Bueno, más bien como herramenta de captura. De nuevo, recuerda que para que se convierta en una bandeja de entrada de verdad, debes asegurarte de que procesas las fotos que tomas de manera regular, algo que veremos en el segundo paso de GTD.

Mensajería instantánea. Cualquiera que sea la forma que tome, ya sea la vetusta mensajería SMS de los teléfonos, pasando por las diferentes plataformas de mensajería más modernas, como Whatsapp, Telegram o Mensajes de Apple, hasta las funciones de mensajerías de algunas redes sociales como Facebook. Si recibes habitualmente inputs relevantes por alguno de estos medios -y por relevantes me refiero a que debes tomar algún tipo de decisión o hacer algo al respecto, como por ejemplo responder una solicitud o una duda-, deben ser considerados bandejas de entrada.

Redes sociales. Y hablando de redes sociales, de nuevo, si recibes inputs relevantes en tu timeline o en el muro de tu red social favorita, aunque sea simplemente invitaciones a fiestas que debes aceptar o rechazar, también estás ante una bandeja de entrada que tienes que procesar en algún momento.

Gestores de tareas. En ocasiones, la forma más fácil de capturar digitalmente es anotar directamente la "cosa" en tu gestor de tareas de preferencia. Solo intenta obviar el hecho de que este tipo de software recibe el nombre genérico de gestores de tareas. Recuerda, por enésima vez, que capturar no es anotar tareas, sino cosas. Como veremos más adelante, si decides usar una de estas herramientas digitales para organizar los recordatorios de tus decisiones -algo que veremos más adelante-, te recomiendo encarecidamente que utilices una lista de ~~tareas~~ recordatorios específica para las cosas que captures, llamada, por ejemplo, "Bandeja de entrada". Es muy mala idea -repito, ES MUY MALA IDEA-, intentar organizar al mismo tiempo que capturas. Aún a riesgo de parecer cansino, una vez más: organizar te obliga a tener que pensar primero, es decir, a procesar y organizar al mismo tiempo que capturas, y hacer los tres primeros pasos de GTD al mismo tiempo no es practicar GTD correctamente.

Lectores de fuentes RSS. Para terminar con este repaso a algunas bandejas de entrada comunes, mencionar que si usas un lector de fuentes RSS -típicamente para leer blogs y cualquier tipo de noticias en internet-, un lector de fuentes RSS es la bandeja de entrada de recopilación automática ideasl. De hecho, si por trabajo o por ocio lees habitualmente en internet, te recomiendo que tengas una de estas bandejas configurada. Te permitirá hacer el trabajo de curación y lectura de la información de manera mucho mas eficiente.

Foto por Joachim Schlosser vía Flickr

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#CoreGTD: Eligiendo tus bandejas de entrada | Jerónimo Sánchez | SAP & Mobile Full Stack Developer

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Ya hemos visto que, en la metodología de productividad personal Getting Things Done (GTD), para desarrollar de manera eficiente el hábito de capturar cosas es necesario tener el número y tipo de "bandejas de entrada" adecuados, de modo que siempre puedas recopilar cualquier cosa que llame tu atención con valor potencial para ti, en cualquier momento y en cualquier lugar que se presente.

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Jose Miguel Bolivar comenta cuál esquema de trabajo elegir en cada momento