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La GED est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques – typiquement des logiciels et/ou des matériels – pour prendre en charge la gestion des documents, à savoir les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation, l’archivage, Etc.

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- accès à l'information

- gestion des versions

- réduction drastique des volumes de stockage
- facilité et rapidité pour trouver un document
- interfaçage du système documentaire
- réduction du risque de perte
- cohérence avec les exigences des systèmes
- renforcement du contrôle des informations sensibles
- facilité de gestion et maîtrise des droits d'accès

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- Une mise en oeuvre très coûteuse aussi bien en investissement matériel et logiciel, qu'en numérisation des publications papier existantes.

- Une réussite qui ne peut passer que par une véritable mutation de l'organisation,acceptant le changement pour des pratiques totalement nouvelles vis-à-vis de ses anciennes habitudes.

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Il s'agit en effet de formaliser les traitement à réaliser, le cheminement à suivre et les acteurs concernés pour accomplir un travail précis.