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Diligenciamiento del formato único  de inventario documental

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Diligenciamiento del formato único  de inventario documental

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1: Entidad remitente :Debe colocarse el nombre de la entidad responsable  de la documentación que se vas transferir .
2:Entidad productora:Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce los documentos.
3:Unidad administrativa :Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía
4: Oficina productora :Debe colocar el nombre de unidad administrativa que produce y conserva los documentos
5:Objeto: Debe consignar la finalidad , del inventario que puede ser transferencia
6:Hoja :se enumera cada hoja con el inventario consecutivo y se regitra total de hojas
7: Registro de entrada : fechas de entrada  del documento
8: Numero  de orden :Debe anotarse  de forma consecutiva el numero correspondiente
identificadora oficinas productora y cada series
10:Nombre de serie  y sudserie o asuntos :debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidad documentales.
11:fechas extremas: debe diligenciar la fecha inicial y la fecha final
12: unidad de conservación :se consignara el numero asignado a cada unida del almacenamiento
13:Nº  de folios:se anota el numero de folios que tiene el documento
14:Soportes:se diligencia en que forma esta el documentos
15:Frecuencia de consultas:se debe citar la documentación se es alta ,media ,baja o ninguno
16:Notas: se escribe el nombre de los documentos digilenciados
17:Elaborado por:Se  anota el nombre de la persona encargada de  elaborado  el inventario
18: entregado por:Se  anota el nombre de la persona encargada de  entregar el documento
19:recibido por:se registra el nombre el apellido y la firma por la persona de recibir el documento

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Integrantes:
Zully García
Argelio García
Angy Almeida
Paula Andrea

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INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL

Entidad remitente:

Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

Entidad  productora:

Debe  colocarse  el  nombre  completo  o  razón  social  de  la  entidad  que  produce  o  produjo  los

documentos.

Unidad ad

ministrativa:

Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la

cual dependa la oficina productora.

Oficina  Productora:

Debe  colocarse  el  nombre  de  la  Unidad  Administrativa  que produce y conserva la documentación

tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto:

Se   debe   consignar   la   finalidad   del   inventario,   que   puede   ser:   Transferencias   primarias,   transferencias

secundarias,  valoración  de  fondos  acumulados,  fusión  y  supresión  de  entidades  y/o  dependencias,  inventa

rios

individuales.

Hoja

___

de

___

:

Se  numerará  cada  hoja  del  inventario  consecutivamente.

De___:

Se  registrará  el  total  de  hojas  del

inventario.

Registro de entrada:

Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consi

gnarse en

las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En

NT

se anotará el número de la transferencia.

Número de orden:

Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a

cada uno de los asientos descritos,

que generalmente corresponde a una unidad documental.

Código:

Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series,

Subseries o asuntos relacionados.

Nombre de

la Serie, Subserie o Asuntos:

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de

estructura  y  contenidos  homogéneos  emanados  de  un  mismo  órgano  o  sujeto  productor  como  consecuencia  del

ejercicio de sus funciones específicas.

Para   las

transferencias   primarias   secundarias   y   las   ocasionadas   por   fusión   y/o  supresión   de   entidades   o

dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales,

el asiento corresponderá a los asuntos trami

tados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando  no  se  puedan  identificar  series,  se  debe  reunir  bajo  un  solo  asunto  aquellos  documentos  que  guarden

relación con la misma función de la oficina productora.

Fechas  extremas:

Deben  consignarse  la  fecha  in

icial  y  final  de  cada  unidad  descrita.  (asiento).  Deben  colocarse  los

cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no

tenga fecha se anotará s.f.

Unidad de conservación:

Se consignará el núme

ro asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se

registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad

o el número correspondiente.

No. de folios:

Se anotará el número total d

e folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Soporte:

Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes

(M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (

CD, DK, DVD), etc.

Frecuencia de consulta:

Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta;

para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de

dic

ha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

Notas:

Se  consignarán  los  datos  que  sean  relevantes  y  no  se  hayan  registrado  en  las  columnas  anteriores.  Para  la

documentación  ordenada  numéricamente  como

actas,  resoluciones,  memorandos,  circulares,  entre  otros,  se

anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en

diferentes documentos.

Para  los  expedientes  deberá  registrarse  la  existencia

de  anexos:  circulares,  actas,  memorandos,  resoluciones,

informes,  impresos,  planos,  facturas,  disquetes,  fotografías  o  cualquier  objeto  del  cual  se  hable  en  el  documento

principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de c

ada tipo, ejemplo: una hoja

con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos par

a la

visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.

Así  mismo,  se  anotará  información sobre el e

stado de conservación de la documentación, especificando el tipo de

deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte

débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).

Elabora

do por:

Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así

como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.

Entregado por:

Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar la transferencia, así

como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

Recibido por:

Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como el

lugar y la fecha en que se

recibió

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formato Registro Entrega de Información 

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formato Registro Entrega de Información 

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| Instructivo Formato de Entrega de Información al Archivo

| Dependencia: debe indicarse el nombre de la dependencia de la cual proviene la información que se entrega al archivo.
| Nombre del funcionario: se indica de manera legible el nombre y apellido de la persona responsable de hacer la entrega de información al archivo.
| Fecha de entrega: corresponde a la fecha en la cual se realiza la entrega de información al archivo, debe corresponder a la fecha de recepción por parte del encargado de custodiar la información.
| Consecutivo N°: corresponde al número consecutivo de control interno de cada archivo para la recepción de información.
| N°: corresponde al número consecutivo de documentos a entregar para el archivo.
| Código caja: se coloca el código de barras o número con el cual se identifica la caja donde reposa la unidad documental (carpeta) a actualizar. Debe identificarse la caja donde reposa la UD dónde debe guardarse el documento entregado.
| Código UD: se coloca el código de barras o número con el cual se identifica la unidad documental (carpeta) a actualizar, debe identificarse la carpeta donde debe guardarse el documento entregado.
| Código serie documental: se coloca el código de la serie documental al cual corresponde la información que se entrega de acuerdo a la clasificación descrita en la Tabla de Retención aprobada para el área y el rótulo de carpeta.
| Descripción del documento: se relaciona el nombre del documento por asunto o tema y si contiene anexos; se diligencia un registro por cada documento a entregar.
| N° folios: se escribe la cantidad de folios que componen el documento.
| Fecha del documento: se debe colocar la fecha del documento. Indicando día, mes y año.
| Observaciones: espacio disponible para observaciones a realizar respecto a la verificación de entrega y recepción de información.
| Firma de funcionario que entrega: firma del funcionario responsable que realiza la entrega de información.
| Nombre y firma de funcionario que recibe: se debe ingresar de manera legible el nombre y apellido del funcionario responsable de recibir la información, de igual forma debe firmar como constancia de recibido.
|   |   |   |   |   |   |
| Nota:  debe diligenciarse todos los campos requeridos y se sugiere conservar el formato como constancia de entrega y control de la información.
|   |   |   |   |   |   |

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CONVENCIONES:

CT = Conservación Total
E =Eliminación.
M= Microfilmación.
S= Selección