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Obtención de información.

Planificación de actividades.

Intervención de todas las áreas de la compañía.

Determinación de los fines para cada área.

Herramienta de motivación y seguimiento de los planes.

Control.

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En esta etapa es fundamental:

Esta fase inicial está enfocada en plantear y delimitar las expectativas de la organización y las posibilidades con las que cuenta para su cumplimiento, de modo que el resultado de la fase en cuestión sea un mapa de expectativas y límites para la elaboración del presupuesto.

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es el efecto o la acción de estructurar un plan estableciendo sus etapas, medios, actividades y procedimientos que deben emplearse durante la ejecución de un proyecto. Así pues, la planificación define el presente y predice qué situaciones pueden ocurrir en el futuro.

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Intervención o engranaje de las áreas de la compañía 

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Intervención o engranaje de las áreas de la compañía 

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Consiste en obtener datos y diagnosticar procesos, desempeños, rendimientos, cumplimientos de objetivos. Con la intervención organizacional se busca mejorar la cultura organizacional, entre otras cosas, y su éxito dependerá del tipo de intervención que se haya elegido

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Determinación de los fines de cada área en una planeación estratégica

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Determinación de los fines de cada área en una planeación estratégica

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Objetivos estratégicos: son objetivos generales y de largo plazo que buscan definir el rumbo de la empresa. Por ejemplo: "ser la empresa líder del mercado"; "ser el mejor banco"; "ser una empresa reconocida por los consumidores", etc.

Objetivos tácticos: son objetivos de mediano plazo que se dan en el ámbito de las áreas o departamentos de la organización. Por ejemplo: "aumentar la participación en el mercado en 25%"; "elevar la productividad en 15%"; "reducir el ausentismo laboral en 10%", etc.

Objetivos operacionales: son objetivos específicos y de corto plazo establecidos a nivel operativo. Comprenden las actividades desarrolladas por cada área de la empresa. Por ejemplo: "reducir los desechos en el corte de telas para confección de pantalones en 30%";  "lograr mayor eficiencia en la implementación de los acabados de una edificación"; "reducir las ineficiencias en realiza determinada actividad", etc.

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Herramientas de motivación y seguimiento de los planes 

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Herramientas de motivación y seguimiento de los planes 

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Estas herramientas para la práctica de la motivación son:

Dar Consejo.

Eliminar Obstáculos.

Ofrecer Alternativas.

Reducir la Deseabilidad.

Practicar la Sintonía.

Dar Feedback.

Esclarecer Objetivos.

Ofrecer Ayuda Activa.

Principales tipos de herramientas de seguimiento de proyectos

Aplicaciones para la gestión de tareas. ...

Herramientas de hoja de cálculo. ...

Softwares de comunicación. ...

Tableros para el seguimiento del trabajo en equipo. ...

Tecnologías para la dirección de proyectos. ...

Aplicaciones colaborativas.

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Con base en los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la empresa, se procede con la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión monetaria en la organización.

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En esta etapa, que antecede a la elaboración del presupuesto, se incluyen herramientas de evaluación y gestión de recolección de información para obtener el conocimiento de la marcha de la empresa y del estado de la operación durante el período inmediatamente anterior, con el fin de analizar las estrategias y opciones de crecimiento, buscando cumplir con los objetivos generales y específicos definidos por la gerencia o por el máximo órgano directivo.

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El Plan de Control es un documento esencial que describe las acciones necesarias para garantizar que la salida del proceso cumpla con todos los requisitos. Es un documento vivo que ha evolucionado con el tiempo, sin cambiar el formato. El Plan de Control ha pasado de detectar fallas en el proceso o producto a prevenir que estas ocurran.

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La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes. El líder de presupuestos tiene la labor fundamental de integrar a las diferentes áreas en la consecución de las metas trazadas, comunicando a cada uno de los niveles de la organización la interrelación e importancia que tienen dentro de la operación y el cumplimiento del presupuesto. Lo anterior, con el propósito de cumplir las expectativas gerenciales de la organización.

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Cuando culmina el período presupuestado se realiza un análisis de los informes periódicos y se emite un informe final en el que se revelan los resultados de la compañía y se evalúa el cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones organizacionales fijadas para la optimización de los resultados.

Es conveniente que en este informe final se realice una comparación de los indicadores del año presente respecto a los de los años anteriores, con el fin de comprender cuáles metas se cumplieron y cuáles, por el contrario, requieren mayor trabajo en el futuro.

En esta etapa, entonces, se deben conocer las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto a partir de las cuales se construyen las alternativas de mejora que permitirán el efectivo alcance de las expectativas en los próximos períodos.

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Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto primero se debe establecer la realización de informes parciales por áreas, de modo que el equipo presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación de la información.

En esta etapa deben cotejarse los resultados de la operación empresarial con los datos presupuestados, con el objetivo de identificar posibles falencias que afecten la ejecución del presupuesto o lo desvíen, y lograr un ajuste oportuno.