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El diagrama de Gantt, muy usado en la gestión de proyectos, es un gráfico de barras horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo. Es una forma de visualizar la programación de tu proyecto, de dar seguimiento a los logros y de estar siempre familiarizado con el cronograma de tu trabajo.

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La primera versión de un diagrama de Gantt fue desarrollada por Karol Adamiecki, quien inventó lo que llamamos armonograma en 1896. Adamiecki publicó sus hallazgos en ruso y polaco, lo que dificultó su acceso en los países de habla inglesa. En 1910, Henry Laurence Gantt popularizó, por su parte, un gráfico similar en los Estados Unidos, que elaboró con el objetivo de representar cuánto tiempo dedicaban los obreros de una fábrica a trabajar en una tarea específica. Desde entonces, estos dos sistemas se han combinado para crear lo que hoy conocemos en la era moderna como el diagrama de Gantt.

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El diagrama de Pert permite a los gerentes de proyectos visualizar los flujos de trabajo y dependencias de las tareas. Una de las diferencias más relevantes entre el Diagrama de Gantt y el gráfico de Pert es la forma de visualización. Mientras que el primero se representa con un gráfico de barras el segundo es un diagrama de forma libre.

Por otra parte, el tipo de diagrama de Pert no requiere fechas de inicio y finalización de tareas, aunque sí deben establecerse las dependencias entre tareas. Mientras, en el Diagrama de Gantt es imprescindible definir las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Por este motivo, el diagrama de Pert es útil en la fase de planificación del proyecto mientras que el Diagrama de Gantt lo es más en proyectos en curso.

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La mayoría de los diagramas de Gantt actuales son herramientas de software utilizados en project management o gestión de proyectos en la nube que sirven para que los equipos planifiquen proyectos de todo tipo de tamaño. A diferencia del diagrama de Gantt original que se dibujaba en papel, el diagrama de Gantt en línea permite que los equipos tengan el control de la planificación de sus proyectos y que puedan hacer ajustes fácilmente cuando sea necesario. Cuando cambias una fecha o trasladas un logro, el diagrama de Gantt debería reflejar automáticamente esas modificaciones, para que puedas estar al día con respecto a las novedades del proyecto. Así, se facilita la colaboración entre los equipos y se lleva a cabo un excelente trabajo.

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Los hitos son una función clave de los proyectos con diagramas de Gantt o también llamados hojas de ruta. Las tareas en un gráfico de Gantt aparecerán como barras horizontales que se extienden a lo largo de un período y los hitos serán puntos destacados en el tiempo. En un gráfico de Gantt, los hitos representan puntos de verificación y momentos importantes en el cronograma del proyecto. También permiten apreciar de un solo vistazo todas las fechas clave del proyecto.

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Representar de forma visual el plan y cronograma de un proyecto. El diagrama de Gantt actuará como una hoja de ruta que te mostrará cuál es el trabajo que se hará, cuándo se hará y en qué orden. Además, te puede ayudar a aportar claridad con respecto al plan y al cronograma de tu proyecto.

Organizar proyectos complejos. Ya sea que se trate de una iniciativa entre distintos equipos o un nuevo proyecto grande y ambicioso, un gráfico de Gantt te servirá de guía. Al igual que en un mapa, puedes ver cada paso con anticipación y qué debe hacer tu equipo a continuación.

Coordinar a múltiples colaboradores. Con frecuencia, varios miembros del equipo trabajan de manera simultánea en distintas partes de un proyecto. Los diagramas de Gantt te permiten ver en todo momento todas las piezas en movimiento, y cuándo pasar el testigo a la persona siguiente.

Estimar los cronogramas y la carga de trabajo. Ya sea que trabajes en la oficina o en una agencia, el diagrama de Gantt te permite saber con anticipación cuánto tiempo y cuánta mano de obra necesitas, de modo que puedas realizar una adecuada asignación de recursos y programar las fechas de entrega según sea necesario.

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1. Define el período

Tu diagrama de Gantt debe basarse en un proyecto con fechas de inicio y fechas de finalización. Piensa en el diagrama de Gantt como una forma de representar tu proyecto en una línea de tiempo, en tal caso necesitarías un punto de inicio y uno de finalización.

Agrega tareas con fechas de inicio y finalización

Los diagramas de Gantt funcionan mejor cuando tienes tareas con fechas de inicio y finalización para poder visualizarlos como barras en un gráfico. Si no agregas fechas de inicio, tus tareas se verán como momentos en el tiempo y probablemente sea más difícil identificarlas.

Aclara las dependencias

En un proyecto de esta magnitud, seguramente tengas algunas tareas en las que no se puede empezar a trabajar hasta que otras estén finalizadas. Para mantener al proyecto en funcionamiento y sin interrupciones, todos los equipos deben estar en la misma sintonía. Con un diagrama de Gantt, podrás tener una representación visual de las dependencias entre las tareas.

Identifica los hitos

A diferencia de cómo se visualizan muchas de las tareas en un diagrama de Gantt, los logros se representan como puntos fijos en el tiempo. Piensa en ellos como puntos de verificación para representar la finalización de trabajos grandes. Ayudan a que el equipo sepa qué priorizar y pueden promover grandes momentos de celebración cuando se haya finalizado un trabajo.

Modifica el trabajo, a medida que cambian los planes

Notarás que en nuestro cronograma planificamos, con optimismo, terminar el 18 de septiembre, a pesar de que el lanzamiento recién se hará el 30 de septiembre. En la realidad, las cosas no siempre resultan como se las planifica. Es probable que el equipo de Productos necesite un tercer sprint un poco más corto para finalizar el producto. O tal vez, los equipos de Diseño y Contenido necesiten más de una semana para crear sus activos, lo que puede postergar el plan para las redes sociales.