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Administración. Guía didáctica. Autora: Laura Magali Chamba Rueda
https://dle.rae.es/ADMINISTRACION

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La comunicación como habilidad

El proceso de comunicación no es un acto sencillo; se comunica hechos, pensamientos, sentimientos, percepciones todo en un mismo mensaje.

Las habilidades de comunicación se les dividen en dos.

·         La comunicación oral – hablar – escuchar.

·         La comunicación escrita.

Negociación

La negociación está presente en todas las actividades que se desarrollan en el diario vivir; no reconoce aspectos como edad, ocupación, profesión, condición social, nivel académico, etc.

Para negociar es necesario tener las siguientes habilidades y conocimientos.

·         Habilidades de comunicación.

·         Habilidades de toma de decisiones.

·         Inteligencia emocional estable.

·         Creatividad.

·         Actitud positiva.

·         Resiliencia.

·         Buena escala de valores que refleje su personalidad.

·         Buen manejo para asumir y manejar el riesgo.

Resolución de conflictos

Los conflictos se dan por la falta comunicación adecuada; para esto se destacan cuatro estrategias para la solución de conflictos.

·         La escucha activa.

·         Mantener una política de puertas abiertas.

·         Reuniones con os empleados.

·         La comunicación escrita.

Creatividad

Es el proceso de crear buscar diferentes alternativas para dar solución a las diferentes situaciones que pueden existir en las organizaciones, buscando el propósito de brindar mejores opciones que permitan tomar las mejores decisiones para la empresa. Arroyo (2017, pg. 105), indiaca que la creatividad tiene tres condiciones.

·         Una idea o respuesta nueva debe ser producida.

·         Esta idea o respuesta debe  resolver un problema o alcanzar una meta.

·         El conocimiento original debe ser mantenido y desarrollado al máximo.

Innovación

Se refiera a la capacidad de convertir una buena idea en un producto o servicio que antes no se haya visto que sea diferente; ser innovador no significa que siempre se esté creando algo nuevo, sino que inclusive se puede implementar algo que ya existe desde hace mucho tiempo pero que es útil en los procesos de la organización que al usarlo da resultados positivos.

Inteligencia Competitiva

Es el sistema de aprendizaje sobres las capacidades y comportamientos de la competencia actual y potencial, esto con la proporción de proporcionar a los responsables en la toma de decisiones.

La inteligencia competitiva debe considerar los siguientes elementos.

·         Compartir de forma efectiva los conocimientos entre todos los elementos y miembros de la organización.

·         Estructurar la empresas para que la recogida de información se a eficiente y se haga uso óptimo de la misma.

·         Ofrecer la mejor información posible a los agentes decisores dela organización.

·         Enfocar la inteligencia competitiva de acuerdo a los ejes estratégicos definidos por la dirección de la empresa.

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El conocimiento de las competencias gerenciales implica; conocimientos, creencias, actitudes y conductas; estas permiten a los gerentes explicar la manera como se debe entender y manejar los procesos básicos mediante los cuales se logra el desempeño que responda a los continuos cambios del mundo.

Habilidades Gerenciales Blandas

Liderazgo inteligencia emocional y motivación

Nuevo liderazgo

El liderazgo en la actualidad no se considera una cualidad de la persona, sino debe ser una habilidad que debe ser asumida en el entorno social y laboral; se constituye en “un elemento integrador y competente esencial de la ventaja competitiva que una organización desea alcanzar” (Arroyo, 2012, p.53)

Inteligencia Emocional

Se entiende como la capacidad de dominar y controlar las emociones propias y de comprender e influir en las emociones de los demás; es así que la inteligencia emocional permite tolerar las presiones y frustraciones que toleramos en el trabajo, para desarrollar la capacidad para trabajar en equipo y adoptar una actitud empática y social que brinda una mayor posibilidad de desarrollo personal, crecimiento y optimización en todas las áreas de nuestra vida.

Claves de la inteligencia emocional

Clave 1. Tener conciencia de las propias emociones y ser capaz de distinguirlas e identificarlas en uno mismo.

Clave 2. Manejar las emociones propias.

Clave 3. Auto motivarse, contener la impulsividad y postergar la gratificación.

Clave 4.  Ser capaz de reconocer las emociones de los demás.

Clave 5. Manejar las relaciones y establecer redes.

Habilidades Sociales

Las habilidades permiten relacionarse en la sociedad y esto resulta de gran importancia en la empresa para poder relacionarse y obtener mejores resultados en la gestión empresarial. Según Arroyo (2017), existen algunas habilidades, muy valoradas en la empresa moderna y se las nombra a continuación.

·         Habilidades elementales.

·         Habilidades avanzadas.

·         Habilidades relacionadas con los sentimientos.

·         Habilidades alternativas a la agresividad.

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Es la última etapa del proceso administrativo, pero resulta trascendental debido a que la mediciones que en este se realizan se puede obtener la información necesaria para tomar decisiones acertadas que conduzcan a cumplir los objetivos trazados para la empresa.El control se lo define como el proceso de supervisar, comparar y corregir el desempeño laboral.

El proceso de control
Es el proceso establecido para medir el desempeño organizacional. Para alcanzar el desempeño deseado es necesario medir  los resultados obtenidos para que en el caso de ser necesario se establezcan correcciones que permitan encaminar de mejor manera las acciones necesarias para que se cumplan de mejor manera los objetivos de la empresa.

Herramientas para medir el desempeño organizacional
El gerente puede implementar herramientas de control antes durante y después o también se los puede nombrar como preventivo, recurrente y de retroalimentación.
Para esto se dispone de las siguientes herramientas de medición.

·         Controles financieros.

·         Controles de información.

·         Cuadro de mando integral.

·         Benchmarking.

Técnicas para evaluar el control

Exploración del entorno: Esta técnica permite obtener y conocer toda la información de la competencia.

Elaboración de proyectos: También están establecidos por los pronósticos que permiten predecir eventos futuros en cuanto a la demanda de un producto o servicio, estos pueden ser cuantitativos o cualitativos.
Benchmarking: Busca las mejores prácticas para obtener desempeño superior.

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El papel de la gerencia

De acuerdo a la Real Academia de la Lengua, gerencia es la “persona que lleva la gestión administrativa de una empresa o institución”.
En la actualidad esto requiere de un gran ingenio de innovación y audacia para alcanzar el éxito de las organizaciones; para esto es necesario que el empresario logre superar tres funciones fundamentales. La primera es preservar su empresa, la segunda es controlar las reacciones  de la organización cuando no ocurren los eventos que estaban previstos y no se cumplen los objetivos establecidos y la tercera es concebir el futuro y proponer los objetivos que se deben alcanzar. Para esto es necesario que el gerente demuestre tener las cualidades personales de un líder.

Management 3.0

Resulta de la evolución del Management 1.0 y 2.0 que aparecieron en la revolución industrial, donde se incorporan temas de producción en serie, cadena o masa.

El management 3.0 se trata de trabajar juntos por encontrar la forma de alcanzar los objetivos de manera eficiente priorizando la felicidad de sus trabajadores. Aquí se ha redefinido el liderazgo con la gestión como responsabilidad grupal.

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La gestión de talento humano, administrar el activo más valioso de la empresa es decir las personas

Administración de equipos y grupos de trabajo

Las personas por naturaleza necesitan asociare, esto acoplándolo a la administración de empresas el entorno exige el fortalecer el trabajo en equipo porque se ha demostrado que trabajando en equipo se obtienen mejores resultados que trabajando de manera individual.

Un equipo de trabajo existe cuando un grupo de personas trabajan en conjunto para alcanzar un mismo objetivo estas personas están comprometidas en alcanzar el objetivo que tienen en común.

Convertir grupos de trabajo en equipos eficientes

Esto debido a que los equipos son más eficientes, más flexibles, se readecuan a los cambios y vuelven a enfocarse en las metas de interés para la organización, así como también se disuelven fácilmente.
El trabajo en equipo necesita de personas que dejen sus diferencias a un lado y compartan experiencia, información, que pongan todo su empeño en busca de los objetivos del equipo. Para esto los gerentes cumplen una función muy importante se convierten en asesores para aprovechar las ventajas de estos equipos y poder solventar y superar las desventajas.

Comunicación Organizacional

Esto se refiere a transmitir y comprender mensajes, esto implica la comunicación interpersonal. Los gerentes buscan la manera de dominar la forma de comunicarse porque es el lenguaje que se maneja en la organización para lograr cumplir con las diferentes actividades de la empresa.

Tipos de comunicación

Lenguaje verbal: En este lenguaje se transmite el mensaje mediante el uso de palabras, puede ser expresado de manera directa de persona a persona o mediante el empleo de medios tecnológicos para llegar a más personas.

Lenguaje no verbal: En esto la comunicación se basa en gestos, señales, imágenes, sonidos; de esta forma se transmite el mensaje sin necesidad de palabras.

Lenguaje corporal: se la realiza mediante gestos expresiones faciales mediante los cuales se transmite algún mensaje.

Comportamiento Individual

Se trata de la forma de actuar de los individuos en las organizaciones, esto está marcado por las actitudes, la conducta o forma de manejarse que muestran las personas que forman una empresa.

Personalidad

Resulta ser un factor muy importante porque constituye el cómo y el porque nos comportamos y como lo hacemos. Para esto tenemos un método muy efectivo llamado Myers -Briggs Type Indicador MBTI, el que permite identificar el tipo de personalidad de un individuo cuyo resultado aparece en uno de los siguientes grupos introvertidos, extrovertidos, sensoriales o intuitivos, reflexivos o sensibles, juiciosos o perceptibles.

Los rasgos de la personalidad están marcados en cinco dimensiones: Extroversión, afabilidad, escrupulosidad, estabilidad emocional y apertura a la experiencia.

Percepción

Se puede visualizar un mismo objeto pero cada individuo tiene una percepción diferente del mismo. Para esto influyen factores como

-          las características personales de cada individuo

-          Las características del objeto que se está observando.

-          La relación entre el objeto y el entorno.

-          El contexto en el que vemos el objeto.

Liderazgo y motivación

Estos son dos factores fundamentales que juegan un papel importante en el desempeño de los trabajadores, siendo que se debe liderar de manera adecuada para impactar positivamente en los trabajadores de tal manera que estos se sientan motivados de pertenecer a la organización en la que trabajan.

Teorías del liderazgo

El liderazgo marca influencia sobre el clima organizacional, se tiene las siguientes teorías.

·         Teoría de los rasgos.

·         La teoría de comportamiento.

·         La teoría de contingencia o situacional.

·         La teoría integral.

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Estrategias Corporativas:

Permite analizar las líneas de negocio que le interesa operar a la empresa y analiza los beneficios que obtendrá de la actividad. Los tipos de estrategias más conocidos son: crecimiento, estabilidad y renovación.

Estrategias competitivas:

Cosiste en dar respuesta a la pregunta, ¿Cómo competirá la organización en sus líneas de negocio? Si la calidad, social media, administradas estratégicamente puede brindar una ventaja competitiva ante la competencia; las empresas deben marcar esta ventaja competitiva.

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Planeación

Es una acción en la que se analiza una situación, se establecen objetivos, se formula estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos y el desarrollo de planes de acción; se ha convertido en la herramienta principal para las organizaciones debido a que una eficiente planificación la empresa experimenta el crecimiento y sostenimiento empresarial deseados. Varios autores coinciden en que los bajos niveles de competitividad de alguna empresa o PYMES se deben a la deficiente planificación, esta razón es la que le da la importancia a establecer una adecuada y oportuna planificación.

Importancia

La planificación permite mejorar el desempeño organizacional, utiliza eficientemente los recursos y se obtienen resultados financieros favorables.

Metas y Planes

La planeación es la base fundamental para que la organización, dirección y control tenga el éxito esperado dentro de las actividades de la empresa; por esto debe ser alineada estratégicamente alineando las metas y planes.

Las metas son de gran importancia para la empresa; pueden ser planteadas siguiendo procedimientos tradicionales o a su vez siguiendo un modelo de administración por objetivos. El plan es la selección de la mejor estrategia que se selecciona para alcanzar la meta propuesta. Las metas tradicionales son planteadas por los gerentes y se comunica a los niveles siguientes, con esto se convierten en sub metas para el área que le corresponda. La administración por objetivos se trata de un proceso que consiste en establecer metas consensuadas y mediante estas evaluar el desempeño de los trabajadores.

Tipos de planes

Los planes, según su periodo se pueden clasificar en:

·         Corto Plazo: Menor a un año.

·         Mediano Plazo: De un año a tres años.

·         Largo Plazo: Mas de tres años.

También se clasifican según su nivel jerárquico.

Planeación Estratégica: (Gerencia General); generalmente son a largo plazo y contempla a toda la empresa.

Planeación Táctica: (Gerencia de producción y Gerencia de Finanzas). Son más específicos y se refieren a cada uno delos departamentos de la empresa y se subordinan a los planes estratégicos, se los propone a mediano plazo.

Planeación Operacional: (Control de Calidad y Contabilidad). Se relacionan con actividades más detalladas y generalmente son a corto plazo.

Elementos de la planeación

Misión: Representa la razón de ser de la empresa por lo que se constituye en la base de la planeación.

Visión: Da respuesta a la interrogante, “donde quiere estar la empresa a largo plazo”, considerando el entorno en el que se desenvuelve la organización.

Propósito: fundamenta los valores de la empresa que dan orden a los colaboradores y marcan el orden económico y social de la organización.

Objetivos: Son los resultados que la empresa busca alcanzar, estos se establecen en un orden especifico y se contabilizan en forma cuantitativa y pueden ser estratégicos, tácticos y operativos. Los objetivos estratégicos se los plantea a nivel institucional, los tácticos se refieren a un área y los objetivos tácticos son actividades más detalladas que se plantean en función a los objetivos tácticos y estratégicos.

Estrategias: Son los cursos de acción para alcanzar los objetivos. Para esto se debe seguir tres etapas; determinar cursos de acción, evaluar cada curso de acción y seleccionar la mejor alternativa.

Políticas: sirve para guiar, orientar o regular la conducta del personal.

Programas: esquema en el que se detalla las actividades a ejecutarse para conseguir los objetivos planteados.

Presupuesto: Son planes expresados en términos económicos, pueden ser estratégicos, tácticos y operativos.

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Es importante iniciar con el concepto de empresa para lo nos apoyaremos en el Diccionario de la Real Academia Española; que define a la empresa como “Unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos”.

El entorno externo

Es el ambiente de afuera de la organización, en el que se desenvuelve la empresa en el que cumple con sus actividades operativas para generar los productos o servicios que oferta a la sociedad; el ambiente socioeconómico, laboral y competitivo que motiva a la empresa a flexibilizar su cultura organizacional con el propósito de adaptarse a los cambios que se presenten para mantener su competitividad en el mercado. Los factores político / legal, demográfico, económico, sociocultural, tecnológico y global, son factores que pueden ayudar al desarrollo o a su vez convertirse en un obstáculo para alcanzar el desarrollo de la empresa.

Cultura organizacional

La globalización y la tecnología, son factores que obligan a las empresas a mantener capacitados a sus trabajadores de tal manera que puedan acoplarse a los cambios del mercado y mantengan la competitividad necesaria. La cultura organizacional de una empresa es la que se mantiene dentro de la empresa una forma de actuar o de llevar las actividades cotidianas dentro de la organización todos sus integrantes deben conocer y practicar esta cultura organizacional debido a que es la esencia y la razón de ser de la empresa.

Los cambios generados por la tecnología y globalización han motivado a que la empresa tenga una cultura de cambio constante y capacitación permanente.

Clasificación de las empresas

Las empresas se pueden clasificar según:

La actividad

Industriales

Se caracterizan por la extracción y transformación de materias primas.

Comerciales

Son intermediarias entre el productor y el consumidor, pueden clasificarse en mayoristas, minoristas y comisionistas.

Servicios

Brindan algún servicio a la comunidad.

El origen del capital

Públicas

El capital pertenece al estado.

Privadas

El capital pertenece a los inversionistas.

Mixtas

El capital puede dividirse de los inversores y del estado.

La magnitud

Se la puede clasificar por el capital, por el tamaño o por el número de empleados, por la cantidad de máquinas que posee o por las ventas que realiza; de esto tenemos las siguientes:

Pequeña

Mediana

Grande

La constitución legal.

Anónima

Cooperativa

Responsabilidad Limitada.- Esta es la que prevalece; porque su responsabilidad se limita al capital aportado.

Nombre Colectivo

Comandita Simple

Comandita por acciones

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Escuela de relaciones humanas o humanista

Se caracteriza por la importancia que se le da al ser humano y se lo considera como el recurso más importante dentro de la empresa, esta sostiene que el rendimiento en el trabajo depende también de la motivación que tiene el y trabajador y de su motivación y entusiasmo.

Sus principales autores son: Ordway Tead (1918),  Mary Parker Follet (1942), Chester Barnard (1938).

Escuela del comportamiento administrativo

Sostiene que un grupo humano vinculado por relaciones laborales, se diferencia por un comportamiento influenciado por dos factores principales, el nivel de cultura de los integrantes del grupo de trabajo y el estilo dirección de este grupo. Tiene representantes como Herbert Alexander (1947), Mc Gregor (1960) y Abraham Maslow (1943); estos han aportado con la teoría X y la teoría Y, la pirámide de necesidades, sistemas de administración, comunicación e o interacción empresarial, comportamiento organizacional e incentivos al empleado.

Escuela Estructuralista

Se enfoca en los elementos y estructura de las organizaciones, sostiene que el trabajo en equipo y la coordinación de recursos, es indispensable para alcanzar los objetivos de la empresa. Los autores de esta escuela son James Burnham (1941) y Max Weber (1922); este último sostiene que la burocracia se caracteriza porque se rige por normas estrictas, funciona con la división del trabajo y la clasificación de cargos, busca eficiencia mediante la aplicación de normas técnicas, se señala también que generalmente quien administra una empresa no es el dueño.

Escuela de Sistemas

Se la denomina como un conjunto de partes ordenados que trabajando en conjunto para alcanzar un objetivo común. La teoría de sistemas se aplica a la administración, empleando una manera gráfica que facilite la interpretación en interacción entre los diferentes factores. Los modelos pueden ser variados y su utilización depende de las cosas y  características que se desee interpretar.

La escuela de la administración por objetivos (APO)

También se la conoce como administración por resultados; Peter Drucker (1954), propuso que las organizaciones deben establecer objetivos para medir los resultados y evaluar el rendimiento de la organización. Este modelo permite que los gerentes y jefes departamentales determinen qué objetivos generales y particulares buscar y que  exista armonía entre los objetivos de la organización y los objetivos de los colaboradores.

Los principales elementos comunes en el sistema APO, son:

·         Fijación conjunta de objetivos según cada puesto.

·         Medición y control de cada objetivo.

·         Mayor compromiso de los gerentes y jefes departamentales.

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Es considerado como el padre de la administración, poseía como ventaja la experiencia de haber sido obrero, capataz y jefe, lo cual le permite tener una mejor visión de la organización del trabajo por lo que propone el uso de las herramientas para mejorar la producción, así mismo llego a la conclusión de que la especialización permite la eficiencia de la organización debido a que un trabajador capacitado mejora la producción de la empresa.

Seguidores de Taylor

Henry Laurence Gantt (1901):

-Trabajo, incentivos y utilidades y organización para el trabajo.

-Inventó las Cartas de Gantt.

Frank Buncker Gilbreth (1868-1924):

-Realizó análisis acerca de la fatiga

-Productividad

-Estudios de tiempo

Harrintong Emerson (1853-1931):

-Propuso los doce principios de la eficiencia.

-El concepto de Staff.

Henry Ford (1841- 1925):

-Organización de la producción en cadena, establecimiento de un salario mínimo, los empleados se convirtieron en accionistas, jornada de 8 horas, planes de venta, asistencia técnica y estrategias comerciales

-Integración vertical y horizontal.

Peter Drucker:

-Estudia el trabajo humano, la gerencia científica

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La administración se remonta a las primeras civilizaciones, en las que, por la necesidad de sobrevivir, practicaban desde la experiencia, se veían obligados a tomar decisiones y llevarlas a cabo, en cada pueblo según sus capacidades, ellos en sus actividades Eficiencia y se busca la eficacia; en el siglo XX se atribuyó su importancia al gobierno. Es así como analizamos los grandes acontecimientos de la antigüedad; como las prácticas administrativas desarrolladas en la Edad Media; aquellas administraciones mercantilistas hasta la Revolución Industrial, donde las transformaciones políticas, sociales y económicas incidieron en el proceso de racionalización del trabajo, que es donde Comienza la teoría de la Fundación.
Esto se fundamenta en que desde el inicio de los tiempos todas las practicas humanas responden a una necesidad la cual incita al ser humano a organizase y en cierta forma distribuir responsabilidades para cumplir actividades vitales y para esto deben estar provistos de las herramientas y recursos necesarios en la prehistoria se ingeniaban formas y herramientas que resulten efectivas para prácticas como la caza de mamut que era vital para la alimentación de estos pueblos y su supervivencia. La edad media, se caracteriza por la participación  del señor Feudal, la formación de los gremios artesanales y comerciantes, los burgos y la organización de la iglesia católica; esto se dio entre los siglos V y XV. Por otra parte entre los años 1942 y 1978, relacionados con el llamado descubrimiento de América y la revolución Francesa respectivamente, época a la que se le denomina edad media para luego de esto dar paso la época  contemporánea,  esta se caracteriza por el cristianismo y el comercio,  los mismos que impulsaron el mundo europeo y dieron paso al mercantilismo; la actividad, mercantilista se trataba de invertir en negocios lucrativos y acumular objetos de valor para acumular riqueza.

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En este trabajo se analiza la evolución administrativa, extrayendo cambios muy significativos que trajo consigo la revolución industrial en la que prevalecieron los principios de Taylor y Fayol, se analiza la escuela de administración, así mismo se analiza el entorno externo de la empresa para conocer la clasificación de las empresas. También analiza la gestión del talento y su importancia dentro de la empresa, mostrando la importancia de la gestión eficaz de la fuerza de trabajo para el logro de las metas planteadas por la organización; y la importancia del liderazgo dentro de la organización para mantener el control de la fuerza de trabajo, estableciendo que los gerentes deben el proceso de control realizado para lograr un resultado definido y termina con la técnica de asignación de recursos.

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En este trabajo se analiza la evolución administrativa, extrayendo cambios muy significativos que trajo consigo la revolución industrial en la que prevalecieron los principios de Taylor y Fayol, se analiza la escuela de administración, así mismo se analiza el entorno externo de la empresa para conocer la clasificación de las empresas. También analiza la gestión del talento y su importancia dentro de la empresa, mostrando la importancia de la gestión eficaz de la fuerza de trabajo para el logro de las metas planteadas por la organización; y la importancia del liderazgo dentro de la organización para mantener el control de la fuerza de trabajo, estableciendo que los gerentes deben el proceso de control realizado para lograr un resultado definido y termina con la técnica de asignación de recursos.

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Para Fayol, los procedimientos administrativos tenían gran importancia porque permiten identificar y solucionar problemas del diario vivir; por lo que sostiene que las actividades de una empresa deben estar agrupadas de la siguiente manera.

Operaciones técnicas.

Operaciones comerciales.

Operaciones financieras.

Operaciones de seguridad.

Operaciones de contabilidad.

Operaciones administrativas.

Basados en las operaciones administrativas se denomina a la administración como el proceso administrativo para planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar una organización.

14 principios de Fayol

1.    Principio de la división del trabajo.

2.    Principio de autoridad.

3.    Principio de disciplina.

4.    Principio de unidad de mando. (el trabajador debe responder a un solo jefe.)

5.    Principio de unidad de dirección.

6.    Principio de subordinación del interés particular al interés gerencial.

7.    Principio de la remuneración.

8.    Principio de la centralización y descentralización.

9.    Principio de jerarquía.

10.  Principio de orden.

11.  Principio de equidad.

12. Principio de estabilidad en el personal.

13. Principio de iniciativa.

14. Principio de la unión del personal o espíritu de cuerpo.

Seguidores de Fayol

James D. Mooney:

-       Coordinación.

-       Escala.

-       Funcionalismo.

Lindal O. Urwick:

-       Especialización.

-       Autoridad.

-       Amplitud administrativa

Henry Nils: Sostenía que los principios de administración eran importantes para las empresas, pero que todos no eran aplicables a todos los casos.

Leonard White: Explico sobre la organización lineal y funcional, línea staff y comisiones.

En conclusión; la teoría científica de Taylor, consistía en mejorar la eficiencia en la organización, ejecución de tareas o actividades, se vulneraron los derechos de los trabajadores. Mientras que la de Fayol, se basó en la experiencia, dejo de lado la comprobación científica, así como las relaciones informales de trabajo.