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Para entender o que é gestão do conhecimento, é importante saber que a palavra conhecimento é diferente de dados e de informações.

Dados representam uma série de fatos, conceitos ou estatísticas que podem ser analisados para produzir informações.

Alguns exemplos dessa definição são o ano de fundação de uma empresa, o peso de uma pessoa ou o número de habitantes de uma cidade.

Informações, por sua vez, são os dados agregados de maneira a produzir propósito e significado para a organização.

Um exemplo é a coleção das estatísticas de venda de um determinado produto durante os meses do ano, organizada para o planejamento da produção e previsão de cobertura de estoque.

O conhecimento é derivado da informação, baseado no entendimento da importância percebida de um problema e pode ser utilizado para se obter conclusões significativas.

A gestão do conhecimento pode ser definida em seu sentido mais amplo como o processo de criar, compartilhar, usar e gerenciar o conhecimento de uma organização.

Esse conceito se refere a uma abordagem multidisciplinar para alcançar os objetivos organizacionais por meio das melhores práticas do uso do conhecimento.

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Para que serve a gestão do conhecimento?

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Para que serve a gestão do conhecimento?

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O principal propósito da gestão do conhecimento é conectar as fontes de geração com as necessidades de aplicação do conhecimento.

Deve haver facilidade na transferência do conhecimento da mente dos geradores para as pessoas que o utilizam na execução da estratégia da empresa.

Para atender a esse propósito, a gestão do conhecimento necessita cumprir quatro objetivos:

Capturar o conhecimento: esse objetivo pode ser alcançado ao criar repositórios de informações estruturadas em documentos, memorandos, relatórios, apresentações, manuais e artigos, que possam ser facilmente resgatados conforme a demanda

Melhorar o acesso ao conhecimento: esse propósito depende da facilitação do seu acesso e da transferência entre as pessoas

Aprimorar o ambiente organizacional: criando políticas de incentivo ao compartilhamento do conhecimento entre as pessoas

Valorizar o conhecimento disponível: algumas organizações estão incluindo o capital intelectual em seus balanços, enquanto outras aproveitam o ativo para gerar novas formas de receitas, reduzir custos e inovar.

A gestão do conhecimento habilita as empresas em última instância para a geração de valor e aumento da competitividade.

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A importância da gestão do conhecimento pode ser demonstrada por meio de sua falha ou inexistência de sistemas apropriados.

O atentado de 11 de setembro de 2001 demonstra de maneira clara que a existência de sistemas de troca de conhecimento entre os departamentos de inteligência (CIA) e investigações (FBI) poderia ter frustrado os planos dos terroristas da al-Qaeda.

De acordo com os dados levantados em inquéritos posteriores, as agências ignoraram as evidências do plano de ataque que estava em gestação desde 1994.

Uma pesquisa do International Data Corp. (IDC), estima que a gestão deficiente do conhecimento seja responsável pela perda de US$ 31,5 bilhões anualmente, somente considerando as empresas listadas na Fortune 500.

Entretanto, se pela falha ou inexistência de sistemas de gestão do conhecimento é possível perceber a importância do tema, existem também dados que comprovam os benefícios da sua implantação.

Um estudo publicado por pesquisadores da Universidade de Ciências Aplicadas de Wiesbaden, na Alemanha, identificou que a utilização de sistemas de gestão do conhecimento permite a aceleração dos processos internos, a redução de redundâncias, a valorização do conhecimento interno e o aumento da transparência.

Outra pesquisa da TSIA detectou que a implantação de sistemas de gestão do conhecimento nas empresas eleva a produtividade geral das organizações entre 10 e 40%.

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Como aplicar a gestão do conhecimento nas empresas

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Como aplicar a gestão do conhecimento nas empresas

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A gestão do conhecimento nas empresas pode ser implementada seguindo-se as quatro etapas relacionadas abaixo.

Diagnosticar a situação atual da empresa:

Para a realização do levantamento inicial da situação devem realizadas as seguintes perguntas:

Pessoas: Quem são as pessoas? Quais são as informações que necessitam para a realização do trabalho? Como essas pessoas se conectam e se comunicam no dia a dia? Existe o compartilhamento de informações entre as pessoas? Ocorre a formação de grupos fechados que não compartilham conhecimento por motivos políticos ou de relacionamento? Como estão organizados os papéis e as funções de cada um?

Processos: Quais são os processos principais da organização? Como acontece o sequenciamento das atividades? Quais são as interrelações entre os processos? Quais são as divergências entre os procedimentos escritos e a execução real dos processos?

Conteúdo: O conhecimento existente na organização reflete o estágio atual presente no setor que atua? Quais são as contribuições internas e externas, possíveis e necessárias para o aumento do conhecimento organizacional? Quais são os procedimentos para a retenção do conhecimento?

Cultura: A cultura organizacional favorece o compartilhamento do conhecimento? O conhecimento organizacional é visto como um ativo pessoal no lugar de ser corporativo? A cultura favorece a simplicidade das estruturas de comunicação?

Tecnologia: Como o conhecimento formal está armazenado? Existe uma arquitetura tecnológica adequada? Existe plano de manutenção? Os programas, plataformas e aplicativos estão atualizados e licenciados?

Planejar as ações

Realizada a avaliação conforme os pontos citados acima, define-se a visão, objetivos e estratégias para a gestão do conhecimento.

Após essas definições, as ações necessárias devem ser listadas para a identificação e priorização de fases da implantação.

Também devem ser definidos os responsáveis pela administração desse processo e quais as atividades que deverão ser realizadas para colocar a gestão do conhecimento em prática.

É importante observar que o planejamento das ações deve estar alinhado com o levantamento das informações do diagnóstico inicial.

Testar o que foi definido no planejamento

Com a avaliação realizada e o plano formulado, é necessário executar um projeto piloto.

O propósito é testar a eficácia do que foi planejado e buscar informações importantes sobre os detalhes do projeto.

É uma etapa exploratória para entender os elementos que melhor se aplicam e os elementos que eventualmente necessitam de uma melhor preparação para implantação.

Serve como aprendizado para avaliar o resultado, definir quais medidas podem ser mantidas e quais precisam ser reavaliadas para minimizar os erros e ampliar o uso do sistema de gerenciamento do conhecimento.

Implementar na empresa

Esta etapa é realizada conforme os seguintes passos:

Definir os indicadores de sucesso para o projeto: por meio dessa definição, é possível avaliar e comunicar a eficaz implantação do sistema

Implantar um plano de comunicação: o alinhamento com as pessoas envolvidas é extremamente importante para a execução do plano

Definir um plano de recompensas: o entendimento dessa etapa não deve ser limitado ao aspecto financeiro. O reconhecimento público e outras formas de retribuição não monetária podem promover efeitos mais eficientes e duradouros

Implementar um sistema de avaliação e monitoramento: as métricas da implantação precisam ser verificadas periodicamente para que se evite o descolamento entre plano e a execução

Divulgar resultados intermediários: o propósito é promover um círculo virtuoso para a motivação da equipe, com a divulgação dos resultados alcançados permitindo o maior engajamento das pessoas a cada fase.