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No hay claridad en los conceptos que hacen parte de la conciliación

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No hay claridad en los conceptos que hacen parte de la conciliación

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Cavipetrol ha tenido y mantiene la opción de recaudos en sus canales y cuentas bancarias (por fuera de la Fiducia)

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Cavipetrol ha tenido y mantiene la opción de recaudos en sus canales y cuentas bancarias (por fuera de la Fiducia)

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Definir con claridad cuáles son los componentes del auxiliar / saldo de cartera (capital, intereses, seguros, etc.)

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Definir con claridad cuáles son los componentes del auxiliar / saldo de cartera (capital, intereses, seguros, etc.)

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Bajo cumplimiento y calidad de los entregables

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Bajo cumplimiento y calidad de los entregables

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Las condiciones,  términos del contrato, sus obligaciones  deben ser conocidas por los empleados a cargo del proceso y tener fechas claras de entregables

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Las condiciones,  términos del contrato, sus obligaciones  deben ser conocidas por los empleados a cargo del proceso y tener fechas claras de entregables

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Falta definir conjuntamente los campos que debe tener el reporte de Cavipetrol, de manera que supla todas las necesidades de la conciliación

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Falta definir conjuntamente los campos que debe tener el reporte de Cavipetrol, de manera que supla todas las necesidades de la conciliación

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Cavipetrol parece no tener control de las cifras por cada uno de los procesos que maneja con Ecopetrol

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Cavipetrol parece no tener control de las cifras por cada uno de los procesos que maneja con Ecopetrol

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es importante definir como obligación del contrato la entrega mensual oportuna de los reportes de seguimiento de saldos por tercero

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es importante definir como obligación del contrato la entrega mensual oportuna de los reportes de seguimiento de saldos por tercero

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no existen responsabilidades claras en el contrato, que obliquen a Cavipetrol a cumplir con resportes entre otros

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no existen responsabilidades claras en el contrato, que obliquen a Cavipetrol a cumplir con resportes entre otros

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La respuesta de Cavipetrol no es oportuna, aplazan con mucha frecuencia reuniones de seguiemiento

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La respuesta de Cavipetrol no es oportuna, aplazan con mucha frecuencia reuniones de seguiemiento

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Contractualmente no está especifico -en detalle el proceso de conciliación con Cavipetrol

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Contractualmente no está especifico -en detalle el proceso de conciliación con Cavipetrol

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Cavipetrol es el único proveedor que puede prestar el servicio tal cual lo tiene definido ECP

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Cavipetrol es el único proveedor que puede prestar el servicio tal cual lo tiene definido ECP

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Carecemos de un medio que en línea centralice la información de Cavipetrol, beneficios, recaudos, contabilidad

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Carecemos de un medio que en línea centralice la información de Cavipetrol, beneficios, recaudos, contabilidad

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No existe estructura de  reportes detallados completos con la información que se requiere base de las conciliaciones

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No existe estructura de  reportes detallados completos con la información que se requiere base de las conciliaciones

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falta el entendimiento claro por parte de los responsables de la información requerida por Ecopetrol

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falta el entendimiento claro por parte de los responsables de la información requerida por Ecopetrol

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Faltó entendimiento del proceso para la generación de una metodología de conciliación clara 

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Faltó entendimiento del proceso para la generación de una metodología de conciliación clara 

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Los reportes de cavipetrol son muy manuales, lo que ocasiona que la información no sea confiable

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Los reportes de cavipetrol son muy manuales, lo que ocasiona que la información no sea confiable

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pendiente definir claramente entregables, fechas de entrega y que pasa cuando no se cumpla el entregable vista proceso

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pendiente definir claramente entregables, fechas de entrega y que pasa cuando no se cumpla el entregable vista proceso

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Cada miembro del proceso debe tener entregables claros y completos en una fecha cierta

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Cada miembro del proceso debe tener entregables claros y completos en una fecha cierta

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falta de definición de cuanto tiempo se admite un apartida conciliatoria

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falta de definición de cuanto tiempo se admite un apartida conciliatoria

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El proceso no se encuentra demarcado claramente, donde tengamos la interacción de las tres áreas (Cavipetrol, Contabilidad, Beneficios)

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El proceso no se encuentra demarcado claramente, donde tengamos la interacción de las tres áreas (Cavipetrol, Contabilidad, Beneficios)

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Falta de claridad en roles y responsabilidades de los involucrados

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Falta de claridad en roles y responsabilidades de los involucrados

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Claridad y definición de Roles y responsabilidades 

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Claridad y definición de Roles y responsabilidades 

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Falta clara de roles y responsabilidades

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Falta clara de roles y responsabilidades

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Falta mayor involucramiento por parte del administrador del contrato y el personal de beneficios

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Falta mayor involucramiento por parte del administrador del contrato y el personal de beneficios

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Información del auxiliar de los saldos de cartera se elabora por parte de Cavipetrol de forma manual "Excel"

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Información del auxiliar de los saldos de cartera se elabora por parte de Cavipetrol de forma manual "Excel"

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No se había identificado la necesidad de efectuar liquidaciones anuales del contrato 

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No se había identificado la necesidad de efectuar liquidaciones anuales del contrato 

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Involucramiento por parte de jefes de las diferentes áreas en pro de establecer planes concretos que se deben cumplir por las diferentes areas de ECP y Cavipetrol

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Involucramiento por parte de jefes de las diferentes áreas en pro de establecer planes concretos que se deben cumplir por las diferentes areas de ECP y Cavipetrol

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Faltó cierre anual o periódico de cuentas (similar a los contratos de ASOC)

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Faltó cierre anual o periódico de cuentas (similar a los contratos de ASOC)

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Es necesario no tener roles duplicados en las áreas

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Es necesario no tener roles duplicados en las áreas

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Falta de conocimiento contable por parte del personal de Cavipetrol

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Falta de conocimiento contable por parte del personal de Cavipetrol

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Diferencias identificadas y reembolsos de dineros hechos por Cavipetrol no deben afectar los saldos de los afiliados. Es decir, que por cumplir con cerrar una diferencia no se vaya a presentar una descapitalización o algo parecido.

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Diferencias identificadas y reembolsos de dineros hechos por Cavipetrol no deben afectar los saldos de los afiliados. Es decir, que por cumplir con cerrar una diferencia no se vaya a presentar una descapitalización o algo parecido.

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debe existir mayor comunicación entre Cavipetrol y el area de beneficios para controlar los recursos, giros, recaudos

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debe existir mayor comunicación entre Cavipetrol y el area de beneficios para controlar los recursos, giros, recaudos

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Establecer claramente los canales de comunicación al interior de Ecopetrol y los roles y responsabilidades

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Establecer claramente los canales de comunicación al interior de Ecopetrol y los roles y responsabilidades

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Falta definir conjuntamente los campos que debe tener los reportes para los diferentes análisis de las áreas involucradas (Personal/Financiera/Administrador/Cavipetrol)

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Falta definir conjuntamente los campos que debe tener los reportes para los diferentes análisis de las áreas involucradas (Personal/Financiera/Administrador/Cavipetrol)

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No hay una visión integral del proceso, con los tiempos, interacciones, canales, entregables y metodología de conciliación

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No hay una visión integral del proceso, con los tiempos, interacciones, canales, entregables y metodología de conciliación

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No existe una claridad de los roles y responsabilidades de cada uno de los actores del proceso

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No existe una claridad de los roles y responsabilidades de cada uno de los actores del proceso

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Se identifica debilidad en las competencias contables para la ejecución del proceso por parte de Cavipetrol

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Se identifica debilidad en las competencias contables para la ejecución del proceso por parte de Cavipetrol

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Alta manualidad en los reportes lo que genera baja calidad y confiabilidad de la información

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Alta manualidad en los reportes lo que genera baja calidad y confiabilidad de la información

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Bajo cumplimiento en las condiciones, calidad (no tiene control de las cuentas) y oportunidad de los entregables por parte de Cavipetrol 

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Bajo cumplimiento en las condiciones, calidad (no tiene control de las cuentas) y oportunidad de los entregables por parte de Cavipetrol 

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Cavipetrol ha tenido y mantiene la opción de recaudos en sus canales y cuentas bancarias (por fuera de la Fiducia)

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Cavipetrol ha tenido y mantiene la opción de recaudos en sus canales y cuentas bancarias (por fuera de la Fiducia)