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Unsere Projektidee

Name des Projekts

Kurzbeschreibung

Für wen ist das Projekt / wem nützt das Projekt?

Wer könnte dir / euch bei dem Projekt helfen?

Was brauchst du / braucht ihr (neben dem Umsetzungsgeld), um die Projektidee durchführen zu können?

Warum solltest gerade du / solltet gerade ihr das Umsetzungsgeld bekommen?

Wie teuer wird das Projekt ungefähr?

Wofür soll das Umsetzungsgeld ausgegeben werden? Hier reichen erste Gedanken.

Beschreib bitte, ob du / ob ihr in anderen Projekten, Initiativen, Vereinen, als Klassensprecher/in usw. engagiert und aktiv bist / seid.

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Wie erstelle ich am einfachsten ein Konzept für mein Projekt?

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Wie erstelle ich am einfachsten ein Konzept für mein Projekt?

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Ein Konzept fasst kurz, aber prägnant zusammen, was die Schwerpunkte eures Projektes sind. Man kann diese entweder knapp ausformulieren oder stichpunktartig anfertigen, aber eure Formulierungen sollten so genau gewählt werden, dass sich keine Unklarheiten einschleichen. 'Konzept' - das hört sich kompliziert an? Stellt euch einfach vor, ihr erklärt euer Vorhaben jemandem, der noch nie etwas davon gehört hat. Beantwortet am besten die W-Fragen: Was macht ihr? Immer Wann? Wie oft? Wo? Geht unbedingt auch auf das 'Warum?' ein, denn dahinter verstecken sich eure Ziele. Weiterhin sollte die Zielgruppe und die geplante Anzahl der Teilnehmer_innen klar definiert werden. Lasst auch Einfließen, welche Kooperationspartner_innen euch ggf. unterstützen und welche Referent_innen ihr buchen möchtet. Damit wäre dann auch das 'mit Wem?' geklärt. In euer Konzept gehören auch Überlegungen mit welchen Standards und Methoden ihr euer Projekt umsetzt. Zum Schluss ist besonderes Augenmerk auf die benötigten Materialien zu legen. Führt alles auf, was vorhanden ist und was ihr noch besorgen müsst. All diese Überlegungen helfen euch dabei, euren Zeitplan im Auge zu haben, euren Finanzplan zu stricken und Anträge bei Fördergeldgeber_innen zu stellen.

Tipp: Nach Fertigstellung eures Konzeptes könnt ihr das noch einmal von Außenstehenden durchlesen lassen. Falls diese_r etwas nicht versteht oder bei ihm_ihr Unklarheiten auftreten, müssen diese Feinheiten noch überarbeitet werden.

So könnte euer Konzept anfangen:

„Wir planen eine Workshopreihe zum Thema 'Wie mache ich Projekte?'.

Diese Fortbildungsreihe umfasst 3 Workshops für jeweils 10 Teilnehmer_innen.

Workshop 1 hat den Titel „Wie finde ich Ideen für Projekte?“ Geleitet wird der Workshop von Virginie Meusburger, die jahrelange Erfahrung mit Projekten hat. Inhaltlich soll der Workshop Methoden vermitteln, wie man Ideen findet und diese dann weiterentwickelt zu einem eigenen Projekt.

[Workshop 2 und 3 ebenso beschreiben]

Die Workshops finden statt in Liechtenstein, geplant ist derzeit in der Jugendinfo aha - Tipps & Infos für junge Leute.

Zielgruppe der Workshops sind Jugendliche im Alter von 12 bis 18, die gern eigene Projektideen umsetzen möchten.

Ziele der Workshopreihe sind:

Jugendliche in Liechtenstein zu motivieren, eigene Ideen in Projekte zu verwandeln

Jugendlichen Wissen vermitteln, wie sie selbst Projekte umsetzen können

die Jugendbeteiligung in Liechtenstein erhöhen“

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Eine gute Öffentlichkeitsarbeit bringt euer Projekt erst richtig in Schwung. Mit coolen Flyern, Stickern und guten Postings werdet ihr sicher eine Menge Mitmacher_innen und Teilnehmer_innen gewinnen können.

Daher ist es ganz wichtig, dass ihr mit eurer Idee von Anfang an präsent seid und sie über die verschiedensten Medien teilt, wie z.B. Soziale Netzwerke, Drucksachen oder ihr versucht euch an einer Pressemitteilung, damit Zeitungen über euch berichten. Auch hier hängt die Wahl eures Mediums von der Zielgruppe ab, junge Leute erreicht man am besten online, ältere Menschen vielleicht eher über die Lokalpresse.

Präsent sein - Stichwort Nummer eins. Öffentlichkeitsarbeit bringt nur dann wirklich viel, wenn sie langfristig geplant und kontinuierlich durchgeführt wird. Am besten ist es also, regelmäßig, z.B. mit dem Verteilen von Flyern in einer Fußgängerzone, auf euch aufmerksam zu machen.

Auch während der Durchführung eures Projektes solltet ihr an eure Öffentlichkeitsarbeit denken. Macht Fotos, die ihr dann zum Beispiel auf eurem Facebook-Profil posten könnt. Tipp: Jeder Mensch hat das Recht auf sein eigenes Bild. Holt euch also u.U. das Einverständnis vorher ein. Eine Vorlage dazu findet ihr zum Beispiel hier. Die Öffentlichkeitsarbeit endet am besten auch nicht mit eurem großen Tag. Auch im Nachgang ist es sinnvoll, einen Beitrag auf eurer Facebook-Seite zu veröffentlichen, auf dem ihr auf euer Projekt zurück blickt und mit ein paar Bildern eure Ergebnisse präsentiert. Fotos von eurem Projekt braucht ihr sicher auch für euren  Bericht.

Der_Die Verantwortliche für die Öffentlichkeitsarbeit sollte überlegen, welche Aktionen für euch realistisch sind und was ihr von eurem Budget her stemmen könnt. Häufig braucht es gar nicht viel Geld, um die Öffentlichkeitsarbeit zu finanzieren. Mit kleinen Geldbeutel bietet es sich an, Flyer selber zu gestalten und kopieren sowie anschließend zu verteilen, mit Facebook und anderen kostenlosen Sozialen Netzwerken zu arbeiten und dort euer Projekt anzupreisen oder auch an Zeitungen mit euren Texten heran zu treten. Tipp: Lokalzeitungen sind häufig froh darüber, wenn sie ihre Regionalseiten gefüllt bekommen. Die Beschreibung eures Vorhabens kommen den Redakteur_innen also häufig gelegen.

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Ein Projekt ist ein einmaliges und komplexes Vorhaben. Mit Projekten betretet ihr Neuland und verändert etwas, findet Lösungen für Probleme, werdet kreativ.

Ein Projekt umfasst eindeutig formulierte Ziele, die innerhalb des Projektzeitraumes, also von der Idee bis zur Abrechnung, erfüllt werden sollen. Ein Projekt hat also einen festgelegten Anfangs- und Endpunkt, zwischen denen ihr meist vor große organisatorische Aufgaben gestellt werdet.

Projekte sind daher z.B. die Organisation einer Fahrradwerkstatt, der Bau einer Dirtbike-Strecke oder die Erarbeitung eines Theaterstücks.

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Eure Geldgeber_innen wollen am Ende eures Projektes nicht nur harte Fakten in Form von Zahlen sehen, sondern auch erfahren, was ihr mit dem Geld angestellt habt. Meistens werden in so einem Bericht folgende Punkte abgefragt:

Kooperationspartner_innen: Mit wem habt ihr zusammengearbeitet, wer hat euch unterstützt?

Projektverlauf: Skizziert hier kurz die einzelnen Phasen eures Projekts, unter dem Motto „Wer hat wann was für Tätigkeiten für euer gemeinsames Projekt gemacht?“

Methoden: Was für verschiedene Methoden habt ihr im gesamten Projektverlauf genutzt, um eure Ziele zu erreichen? Habt ihr Aufwärmspiele oder andere Gruppenspiele durchgeführt? Habt ihr darauf geachtet, Teilnehmer_innen gleich zu behandeln? Habt ihr kreativ statt frontal gearbeitet, damit alle motiviert bleiben? Beschreibt ganz konkret, was ihr angewendet habt, was an diesen Methoden positiv und was negativ war.

Zielgruppe(n): Hat genau die Zielgruppe, die ihr laut Antrag ansprechen wolltet, an eurem Projekt teilgenommen? Oder gab es grundlegende Veränderungen in der Zielgruppe im Verlauf eures Projektes, haben sich z.B. nur jüngere Kinder statt älteren angesprochen gefühlt? Nicht zu vergessen ist hierbei, was ihr getan habt, um genau eure Zielgruppe zu erreichen. Habt ihr euch z.B. direkt an eine Schule gewendet oder habt ihr euer Projekt an einen Jugendclub herangetragen?

Projektziele: Stellt euch hier die Frage, welche der gestellten Ziele ihr erreicht habt und welche nicht. Was konkret stand der Umsetzung im Weg? Was hat besonders gut funktioniert? Begründet hier, woran Herausforderungen gelegen haben könnten. Manchmal könnt ihr noch Empfehlungen an Projekte mit ähnlichen Ideen aussprechen.

Schlussfolgerungen oder Perspektiven eures Projektes: Möglicherweise habt ihr euch ja überlegt, euer Projekt fortzusetzen oder weiter in diesem Themenfeld zu arbeiten. Ideen dazu könnt ihr unter diesem Punkt weiter ausführen.

Die Berichtskriterien können von Förderer_in zu Förderer_in variieren. Viele Geldgeber_innen geben ein bestimmtes Berichts-Formular vor, das ihr ausfüllen sollt.

Tipp: Seid ruhig auch mal kritisch in eurem Bericht, mit euch selbst und mit anderen. Dass nicht alles nach Masterplan läuft, ist ganz normal. Eine realistische Einschätzung sowie eine gute Begründung hilft aber immer mehr als zu beschönigen.

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Infos zu möglichen Fördergeber/innen im Land.

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In Liechtenstein haben Jugendliche und junge Erwachsene verschiedene Möglichkeiten finanzielle Unterstützung für ihre Projekte zu erhalten. Hier haben wir sie für euch zusammengestellt:

Erasmus+ JUGEND IN AKTION
Das EU-Programm fördert Jugendaustauschprojekte, internationale Jugendinitativen und viele andere Aktivitäten in Europa. Detaillierte Informationen bekommst du direkt im aha.

Das EU-Programm Erasmus+ JUGEND IN AKTION unterstützt Projekte im Bereich Jugendbegegnung, Jugendinitiative, Jugendarbeitermobilität, Jugenddialog, Freiwilligendienst und strategische Partnerschaften.

Interregionaler Jugendprojekt-Wettbewerb
Ihr habt bereits ein tolles Projekt umgesetzt? Dann ist der interregionale Jugendprojekt-Wettbewerb genau das Richtige für euch. Infos dazu findest du unter Jugendprojekt-Wettbewerb.

Ideenkanal
Hast du eine Idee, was man bei uns ändern bzw. verbessern könnte/sollte? Um deine Idee in die Tat umzusetzen, suchst du Leute, die dich bei der Umsetzung unterstützen? Dann ist der Ideenkanal genau das richtige für dich!

Offene Jugendarbeit
Jugendtreffs in Liechtenstein unterstützen Jugendliche gerne bei der Umsetzung von Ideen mit Know-How und finanziellen Mitteln. Nimm mit dem Jugendtreff deiner Wohngemeinde Kontakt auf, wenn du Interesse hast.

Kinder- und Jugendbeirat
Der Kinder - und Jugendbeirat hilft dir gerne bei deinen Ideen und steht dir mit Wissen aber auch finanziellen Mitteln zur Verfügung.

Der Kinder- & Jugendbeirat unterstützt Jugendpartizipationsprojekte in Liechtenstein mit bis zu CHF 5'000.- Das heisst, wenn ihr mehrere Jugendliche bis 18 Jahren seid, die eine Idee für ein Projekt habt, könnt ihr euch beim kijub melden.

Auch Erwachsene, die ein Projekt machen wollen, durch welche die Partizipation von Kindern und Jugendlichen in Liechtenstein gefördert wird, können beim kijub um Gelder ansuchen.

Entweder gleich den Antrag für eine Förderung ausfüllen und bis spätestens 8 Wochen vor Beginn der Aktivität beim kijub einreichen oder erst mal eine Anfrage beim kijub machen. www.kijub.li

Kleinprojektefonds der Internationalen Bodenseekonferenz
Du planst ein grenzüberschreitendes Projekt? Hier bekommt du Unterstützung.

IBK-Begegnungsprojekte: kleine Projekte, die mit bis zu 2'500 € aus dem IBK-Budget gefördert werden.

Interreg-Kleinprojekte: Kleinprojekte, die auf langfristige Kooperationen abzielen, ein konkretes Ergebnis mit Mehrwert für die Region erbringen und mit bis zu 25'000 € aus dem Interreg-Programm gefördert werden.

Die IBK-Jury entscheidet dreimal im Jahr über die Fördermittelvergabe. Ihr Antrag muss jeweils bis zur Einreichfrist mit Unterschrift aller Projektpartner auf dem Postweg bei der IBK eingegangen sein.
Mehr Informationen dazu findest du unter: http://www.bodenseekonferenz.org

Gemeinden & Jugendkommissionen
Die Gemeinden in Liechtenstein sind meist bereit, ihre Jugendlichen bei Aktivitäten zu unterstützen. Der Gemeinderat wird dabei von einer Jugendkommission beraten. Wer für die Jugendkommission in deiner Wohngemeinde zuständig ist, erfährst du bei der Gemeindeverwaltung.

Förderungen über Stiftungen
Es gibt verschiedene Stiftungen in Liechtenstein, welche Projekte aus dem Jugendbereich unterstützen.

Kinder- & Jugenddienst des Amtes für Soziale Dienste
Das Land Liechtenstein unterstützt Aktivitäten von Jugendlichen ideell und finanziell. Die Möglichkeiten der finanziellen Unterstützung geschehen reichen vom Jugendleiterurlaub bis zu Projektsubventionen.

Jugendleiterurlaub:
Im Rahmen der Förderung von Jugendleiterurlaub können Jugendlichen ab 16 Jahren und Erwachsenen, die im Bereich der Kinder- und Jugendarbeit ehrenamtlich Tätigkeiten ausüben, auf Antrag Anerkennungsbeiträge ausgerichtet werden. Es wird zwischen Jugendleiterurlaub Sport und den weiteren Tätigkeiten unterschieden.

Projektförderung:
Förderungsberechtigte erhalten nach Art. 80 des Gesetzes für einzelne Aktivitäten und Veranstaltungen im Rahmen der Kinder- und Jugendarbeit auf Antrag Einzelbeiträge.

Jahresbeiträge:
Förderungsberechtigten, die eine kontinuierliche Tätigkeit in der Kinder- und Jugendarbeit ausüben, können auf Antrag Jahresbeiträge ausgerichtet werden.

Förderung ehrenamtlicher Tätigkeit:
Ehrenamtlich tätigen Personen, die sich auf die Übernahme von Leitungs- und Betreuungsfunktionen im Rahmen der Kinder- und Jugendarbeit vorbereiten oder bereits eine solche Funktion ausüben, können auf Antrag Fortbildungsbeiträge ausgerichtet werden.

Förderung von Praktikums- und Ausbildungsplätzen:
Förderungsberechtigte, die in der Kinder- und Jugendarbeit tätig sind, können für die Bereitstellung von Praktikums- und Ausbildungsplätzen auf Antrag Praktikums- und Ausbildungsbeiträge ausgerichtet werden.

Im Internet gibt es Plattformen, auf denen Geld von der Crowd gesammelt werden kann:

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Unterstützung für deine Projektidee - aha - Tipps & Infos für junge Leute

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In Liechtenstein haben Jugendliche und junge Erwachsene verschiedene Möglichkeiten finanzielle Unterstützung für ihre Projekte zu erhalten. Hier haben wir sie für euch zusammengestellt: Erasmus+ JUGEND IN AKTION Das EU-Programm fördert Jugendaustauschprojekte, internationale Jugendinitativen und viele andere Aktivitäten in Europa. Detaillierte Informationen bekommst du direkt im aha.

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Glückwunsch, eure Veranstaltung, euer Konzert oder der organisierte Workshop ist erfolgreich verlaufen! Jetzt können wir euch nur empfehlen, dass sich alle Beteiligten noch einmal zusammen finden und ihr in einer Abschluss-Teamsitzung gemeinsam euer Projekt auswertet. Doch wozu das Ganze? Das ist eigentlich ganz einfach: Dieses Treffen bietet euch die Möglichkeit, sich über negative und positive Aspekte des Projektverlaufs auszutauschen. Das ihr hierbei Höhepunkte hervorhebt ist genauso wichtig, wie das Gespräch zu negativen Situationen im Verlauf. Auch ist es evtl. sinnvoll, eure Kooperationspartner_innen dazu einzuladen, um auch deren Feedback aufgreifen zu können. Wenn ihr Evaluationsbögen ausgeteilt habt, bezieht sie in eure Auswertung ein und vollzieht so nach, wie euer Projekt bei den Teilnehmer_innen ankam. Wenn ihr auf Sozialen Netzwerken aktiv wart, checkt auch die Kommentare zu euren Postings und Veranstaltungen. Vielleicht sind auch hier positive und negative Anmerkungen enthalten, die ihr mit aufnehmen könnt. Das gesamte Feedback solltet ihr, am besten getrennt nach positiven und negativen Aspekten, in einem Protokoll festhalten, um herauszufiltern, was gut gelaufen ist und was ihr beim nächsten Mal noch verbessern könnt.

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Gute Zusammenfassung

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https://blog.trello.com/de/projektmanagement-methoden

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https://blog.trello.com/de/typische-probleme-in-projekten

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Stell dir folgendes Szenario vor: Euer Projekt ist fast am Ziel, aber ein paar Tage vor der endgültigen Freigabe wird in einem der letzten Projektmeetings noch ein neuer Stakeholder mit ins Boot geholt. Bestimmt warst du schon in dieser Situation und weißt deshalb genau, was jetzt passiert. Natürlich ist der neue Stakeholder mit der bisherigen Arbeit nicht zufrieden und von jetzt auf gleich steht ihr wieder ganz am Anfang.

Probleme bei Projekten können in jeder Art und Dimension auftauchen.

Unabhängig von ihrer eigentlichen Ursache haben sie immer den gleichen negativen und potenziell riskanten Effekt: eine Verzögerung der Projektumsetzung oder sogar einen kompletten Lieferausfall.

Warum sind Lieferverzögerungen bei Projekten ein Problem?

Euer Unternehmen gilt als konsistent, vertrauenswürdig, zuverlässig und pünktlich - diesen Ruf möchtet ihr behalten. Und wenn es bei eurem Zeitplan oft zu Verzögerungen kommt, welchen Sinn haben dann Fristen für Projektergebnisse oder Fortschrittschecks bei Teams und Abteilungen? Wie wird sich das Problem auf nachfolgende Projektzeitpläne und Maßnahmen zum Aufholen der verlorenen Zeit auswirken? Wie werden Kunden, Partner oder andere externe Stakeholder reagieren, die eure Zusage für ein bestimmtes Datum haben?

Es gibt immer mal Probleme, die sich auf den Projektfortschritt auswirken können. Viele davon sind jedoch vorhersehbar und lassen sich gut vermeiden.

Damit ihr pünktlich liefern könnt, müsst ihr wissen, welche Probleme während eures Projekts auftreten können - ob echte Blocker oder kleinere Hindernisse. Denn wie beim Sport gilt auch hier, dass ihr euren Gegner nur besiegen könnt, wenn ihr ihn kennt. Also: Finde eure typischen Probleme in Projekten, analysiere ihre Ursachen und überlege dir, wie ihr sie eliminieren (oder wenigstens vermeiden) könnt.

Damit dir das besser gelingt, klärt dieser Artikel die wichtigsten Fragen:

Projektprobleme bewerten: Echter Blocker oder bloß ein Hindernis?

Wie weist man in Projekten auf Probleme hin, priorisiert sie und entscheidet über die beste Vorgehensweise?

Mit welchen fünf "Warums" lässt sich die Ursache von Projektproblemen finden?

Was sind typische Probleme (und Hindernisse) in Projekten und wie lassen sie sich vermeiden?

Projektprobleme bewerten: Echter Blocker oder bloß ein Hindernis?

Blocker - wenn der Name Programm ist

Ein echter Blocker blockiert im wahrsten Sinne des Wortes: Euer Projekt steckt fest. Ihr kommt nicht mehr voran.

Der Auslöser kann eine unvorhergesehene Entwicklung oder ein vorhersehbares Ereignis sein und er kann von externen und/oder internen Quellen stammen. In den meisten Fällen hat euer Team oder eure Abteilung ihn nicht selbst in der Hand.

Beispiele sind technologische Störungen, fehlende Drittanbieterlizenzen, Lieferprobleme bei Produkten, Kürzungen des Projektbudgets oder eine komplette Neuausrichtung des Projekts.

Blockierte Arbeit kann nicht fortgesetzt werden, bis der Blocker neutralisiert wurde. Und genau das ist das Problem, denn jetzt stockt das gesamte Projekt. Es geht nicht mehr weiter.

Hindernisse = Verzögerungen

Hindernisse haben andere Konsequenzen als Blocker - sie bringen die Projektarbeit nicht zum Erliegen, verzögern sie aber. Der Grund können zu viele Unterbrechungen sein, ein zu hoher Work-in-Progress-Anteil, fehlende Informationen, ineffektive Kommunikation oder eine ungenügende Vorbereitung.

Ist zum Beispiel die Kapazität eines Teammitglieds ausgereizt, stauen sich seine Aufgaben und seine Work-in-Progress-Warteschlange wird länger und länger. Selbst der beste Aufgabenmanager kann dann nicht helfen und auch Geduld bringt wenig (wenn Warten überhaupt eine Option ist).

Hindernisse bremsen, sind aber nicht katastrophal für die Projektumsetzung, solange die betroffenen Aufgaben keine hohe Priorität oder strenge Deadlines haben oder für das Projekt fundamental sind.

Sind sie fundamental, kann aus dem Projekthindernis allerdings schnell ein echter Projektblocker werden. Beispiel: Ein Teammitglied hat zu viele Aufgaben mit hoher Priorität auf seiner To-do-Liste oder kann mit einer Aufgabe nicht anfangen, weil im Briefing Informationen fehlen.

Eine gründliche Einschätzung hilft bei der Projektumsetzung

Der erste Schritt zur Eliminierung und Vermeidung von Blockern und Hindernissen ist ihre konkrete Eingrenzung. Sehr oft wiederholen sich die gleichen Probleme immer wieder. Als Erstes musst du sie also finden, benennen und verfolgen.

Schau dir deinen eigenen Workflow, deine Zeitleiste und deine Aufgabenliste an und auch die von allen anderen Projektbeteiligten. Frage deine Teammitglieder, welche Aufgaben sie in ihren Work-in-Progress-Warteschlangen haben. Mit Datenvisualisierungstools wie Trello lässt sich unkompliziert nachverfolgen, welche Aufgaben sich verzögern und welche blockiert sind.

Weise auf alle Blocker und Hindernisse hin, benenne sie, verfolge sie und ordne sie nach Priorität.

Probleme und schwierige Aufgaben richtig priorisieren

Stelle eine Liste aller Probleme zusammen und ordne sie nach Wichtigkeit. Dabei helfen die folgenden Fragen:

Zeit: Um wie lange verzögert sich der Projektfortschritt wegen des Problems?

Ist die Arbeit am Projekt komplett zum Erliegen gekommen?

Kontrolle: Auf welche Probleme hast du selbst Einfluss? Auf welche nicht?

Wie viel Einfluss wirst du noch auf den Projektfortschritt haben, wenn das Problem nochmal auftritt?

Behebung: Lässt sich das Problem beheben?

Wenn ja, wäre das einfach oder kompliziert? Wessen Hilfe bräuchtet ihr dafür?

Kosten: Wie teuer ist die Behebung des Problems? Wie teuer eine Projektverzögerung? Kann das Problem außer Mehrkosten noch andere unvorhergesehene Auswirkungen haben?

Anhand der Antworten auf diese Fragen kannst du alle potenziellen und akuten Probleme analysieren und nach Priorität sortieren. Anschließend entscheidest du für jedes Problem einzeln, wie ihr vorgehen wollt: Muss es eliminiert oder vermieden werden? Oder lässt es sich managen oder sogar ignorieren?

Probleme analysieren: Die fünf "Warums"

Jetzt ist also klar, dass es ein Problem gibt, das euer Projekt bremst oder sogar komplett blockiert. Es hat einen Namen, du verfolgst es und du hast ihm eine Priorität zugewiesen, basierend auf den Kosten und dem Aufwand für die Behebung.

Aber weißt du auch, warum es immer wieder auftaucht?

Es stimmt: Viele Blocker liegen nicht in deiner Hand und du kannst sie nicht verhindern. Aber vielleicht kannst du sie lösen. Hindernisse wiederum liegen oft in deiner Hand, vorausgesetzt, du findest heraus, wodurch sie verursacht werden (und warum sie sich wiederholen).

Die fünf "Warums" sind in der Theorie ein einfaches Konzept, jedoch nicht ganz leicht umzusetzen. Trotzdem solltest du dich bei jedem Problem konsequent fünfmal fragen: Warum? Hier haben wir ein Beispiel für dich:
Das Problem: Die Stakeholder stoppen das Projekt kurz vor der Freigabe.
Warum? Weil in letzter Minute ein neuer Stakeholder ins Boot geholt wurde, der mit der bisherigen Projektausrichtung unzufrieden ist.

Warum? Weil der Stakeholder mit dem Projektziel nicht einverstanden ist oder es nicht versteht.

Warum? Weil der Stakeholder weder beim ursprünglichen Kick-off noch bei den anschließenden Feedbackmeetings dabei war.

Warum? Weil die Abteilung des Stakeholders eigene Ziele hat und an eigenen Projekten arbeitet.

Warum? Weil die unterschiedlichen Teams und Ziele nicht aufeinander abgestimmt wurden.

Das ist zwar nur ein Beispiel, macht aber eines sehr deutlich: Auch wenn ein Blocker oder Hindernis an sich nicht in deiner Hand liegt, verbirgt sich dahinter vielleicht ein größeres Problem, das du möglicherweise lösen kannst. Du kannst dafür sorgen, dass alle Ziele aufeinander abgestimmt werden. Auch wenn du vielleicht nicht verhindern kannst, dass die Führungsebene ein Projekt kurzfristig zurückstellt.

Schauen wir uns ein paar weitere Beispiele für typische Probleme in Projekten und effektive Strategien zur Problemlösung an.

Was blockiert den Projektfortschritt und was kann man dagegen tun?

1. Faktor Mensch

Es gibt die unterschiedlichsten Arten von Problemen. Wie wir im Beispiel oben gesehen haben, können auch Kollegen zum Blocker werden.

Vielleicht möchten sie ihre Ideen, ihre Projekte, ihr Team, ihre Abteilung oder auch ihre Karrierechancen schützen und blockieren dabei den Projektfortschritt - absichtlich oder unabsichtlich. Vielleicht möchten sie auch einfach den Status quo beibehalten oder scheuen den zusätzlichen Arbeits- und Ressourcenaufwand, den das Projekt für sie und ihr Team bedeutet. Manche Menschen haben grundsätzlich Schwierigkeiten mit Veränderungen. Andere dagegen bringen sich verstärkt ein, weil sie sich profilieren wollen. Welche Gründe sie auch haben: Auch bei der Projektarbeit können zu viele Köche den Brei verderben.

Deine Aufgabe ist es, die Interessen der Einzelnen gegen die des Projekts und eurer Ziele abzuwägen. Entscheide, wen du unbedingt im Team brauchst, damit das Projekt abgeschlossen und genehmigt werden kann. Daraus ergibt sich dann alles andere.

2. Abhängigkeiten und Feedbackketten

Wenn viele Kollegen, andere Teams, Abteilungen, Unternehmen oder Dritte in ein Projekt involviert sind, können mehr (oder andere) Probleme auftreten als bei kleineren Agile-Teams. Überlege, für welche Aufgaben eine längere Feedbackkette mit mehr Stakeholdern nötig ist. Plane gegebenenfalls mehr Zeit für Überprüfungen ein.

Wichtig ist auch die Frage, welche Aufgaben erst bearbeitet werden können, nachdem andere erledigt wurden. Welche Aufgaben hängen von anderen Schritten im Projekt ab?

Verwende bei der Festlegung eurer Prioritäten und eures Zeitplans für die Projektergebnisse ein Projektmodellierungstool, um die beste Strategie zu finden. Effektiv ist zum Beispiel die Critical Path Method (CPM) . Mit ihr kannst du einen Schritt-für-Schritt-Projektplan ausarbeiten, der alle relevanten Abhängigkeiten berücksichtigt.

3. Aufgabenmanagement

Probleme beim Aufgabenmanagement sind in den meisten Fällen Hindernisse, die das Projekt bremsen, aber nicht vollständig blockieren. Wie bereits erwähnt gilt das allerdings nur dann, wenn sie keine hohe Priorität haben, für das Projekt nicht fundamental sind und auch keine anderen Aufgaben von ihnen abhängen.

Probleme beim Aufgabenmanagement können auf Mitglieder- und Teamebene auftreten, zum Beispiel, wenn der Work-in-Progress-Anteil oder der Multitasking-Anteil zu groß ist, oft zwischen Aufgaben gewechselt wird oder sich die Prioritäten häufig ändern.

Entscheidend ist, dass die eigentliche Arbeit weitergehen kann. Keinesfalls darf durch die Lösung noch mehr Arbeit entstehen. Geht es um einzelne Teammitglieder, müssen sie sich also vielleicht zuerst über ihre eigenen Blocker klar werden. Wechseln sie vielleicht oft zwischen Aufgaben hin und her? Möglicherweise ist zu selbstständiges Arbeiten für sie kontraproduktiv und sie brauchen mehr Anleitung, um konzentriert bleiben zu können. Aufgabenmanagement-Tools sind essenziell, damit Teammitglieder und Projekte auf Kurs, fokussiert und im Zeitplan bleiben.

4. Zeitmanagement

Genau wie Probleme beim Aufgabenmanagement können sich auch Probleme beim Zeitmanagement zu echten Projektblockern entwickeln. Klassische Beispiele sind zu viele Meetings und Ablenkungen oder auch Konzentrationsprobleme infolge eines Burn-outs oder einer Überlastung. Mangelnde Zeitpuffer für Überprüfungen oder für Feedback und Tests sind ebenfalls Hindernisse und potenzielle Blocker.

Insgesamt ist das Zeitmanagement ein Projektmanagementproblem und lässt sich bei frühzeitiger Erkennung vermeiden - durch die Anpassung des Terminplans, durch die Auslagerung von Aufgaben oder durch die Streichung unnötiger Arbeitsergebnisse.

5. Kommunikationsprobleme

Schlechte Kommunikation kann ein Hindernis oder ein Blocker sein und ist für viele Teams oft kein einmaliges Problem. Klassische Beispiele sind unklare Projektanforderungen und fehlende Informationen, durch die sich der Start eines Projekts oder einer Aufgabe verzögert.

Damit dein Team ungehindert kreativ sein und seine Arbeit zügig erledigen kann, musst du solche Probleme analysieren und lösen. Tust du das nicht und eure Kommunikation bleibt ineffektiv, kann das Spannungen zwischen einzelnen Teammitgliedern und Abteilungen verursachen und zu mangelnder Produktivität, Unzufriedenheit, Stress und Gleichgültigkeit führen. Sprich regelmäßig mit deinem Team und achte auf frühe Anzeichen von Kommunikationsproblemen, damit du sie beheben kannst, bevor sie akut werden.

6. Technische Probleme

Der letzte, aber sicher nicht unwichtigste Punkt auf unserer Liste sind die technischen Probleme. Manchmal sind es nur Hindernisse, die ein Projekt bremsen. In vielen Fällen kommen sie jedoch völlig unvorhergesehen und lassen sich nur mit hohem Zeit- und Kostenaufwand beheben.

Beispiele sind überlastete Server, Probleme mit der technischen Umgebung, technische Schulden, Systemabstürze oder -defekte, Technologieausfälle und neue Tools oder Technologien, in die euer Team sich erst einarbeiten muss. Damit euer Projekt nicht von technischen Problemen gebremst oder blockiert wird, ist sorgfältige Planung wichtig.

Überlege, welche Probleme in der Vergangenheit immer wieder aufgetreten sind. Mache eine Liste potenzieller technischer Probleme, ordne sie nach Priorität und überlege dir bereits vorab Strategien zur Problemlösung. Wenn es dann tatsächlich zu einem Blocker oder Hindernis kommt, bist du vorbereitet und kannst schnell entscheiden, wie ihr am besten verfahren solltet.

Schluss mit Projektproblemen

Zusammengefasst ist die Strategie gegen Probleme beim Projektmanagement also klar: Gehe die fünf "Warums" durch, analysiere die Problemursache und überlege dir eine Lösung. Wenn du das konsequent umsetzt, kann das den entscheidenden Unterschied machen, sollte eines eurer Projekte ins Stocken geraten.

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Typische Probleme in Projekten und wie man sie vermeidet

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Stell dir folgendes Szenario vor: Euer Projekt ist fast am Ziel, aber ein paar Tage vor der endgültigen Freigabe wird in einem der letzten Projektmeetings noch ein neuer Stakeholder mit ins Boot geholt. Bestimmt warst du schon in dieser Situation und weißt deshalb genau, was jetzt passiert.

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https://www.eureprojekte.at/projekte (Hinweis: Eure Projekte wird leider eingestellt).

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https://www.yumpu.com/de/document/read/26318693/mini-projektkochbuch

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Mini-projektkochbuch Kleine Rezepte für die erfolgreiche Umsetzung deiner Ideen im Umwelt- und

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(Zielgruppe: Multiplikatoren);
https://vorarlberg.at/documents/302033/472133/Vereinshandbuch+Vorarlberg.pdf/cea72034-f342-25e4-fbaa-915f88b593aa?t=1616166025620 (Ab Seite 132 Veranstaltungen).