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El procedimiento ideal para crear una Política de Compliance debe iniciar con el compromiso y apoyo visible de la Alta Dirección, ya que este liderazgo es la base para una cultura de cumplimiento. Posteriormente, la organización debe identificar sus obligaciones y evaluar los riesgos específicos de su actividad, para luego definir los principios, compromisos y objetivos de la política. Una vez redactada, la política debe estar respaldada por procedimientos, protocolos y controles internos, comunicarse y capacitarse a todo el personal, implementarse en la organización y, finalmente, someterse a un proceso de supervisión, revisión y mejora continua para garantizar su eficacia y adaptación a los cambios del entorno.

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Desarrollo de una Politica de Compliance | Hansel Mayor

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Desarrollo de una Politica de Compliance | Hansel Mayor

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1.Propósito

2.Alcance

3.Principios del compliance

4.Riesgos prioritarios del negocio, (El desarrollo de una Matriz de análisis de riesgos es clave para el ejercicio)

5.Declaración del compromiso

6.Políticas complemento

7.Modelo de gestión

8.Aprobación

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Fernando Aguirre. Procedimiento para la creación de una política de compliance.

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El desarrollo de la política conlleva los siguientes pasos:

1. Diagnóstico de Campo y "Traje a la Medida" (Risk Assessment)

Mapeo Normativo: Identificar el bloque de legalidad penal y regulaciones sectoriales específicas del negocio.

Matriz de Riesgos: Diseñar un mapa de calor operacional. La política no debe ser un "copiar y pegar"; debe nacer para mitigar las vulnerabilidades críticas reales de la organización.

2. Redacción Técnica y Co-diseño Interdepartamental

Estructuración del Texto: Definir el alcance global, los compromisos de tolerancia cero frente al delito, la autonomía del Compliance Officer y las reglas del canal de denuncias.

Mesa de Validación: Sentar a Legal, Recursos Humanos, Auditoría y Operaciones. Si las áreas clave no validan la viabilidad operativa del borrador, el documento nacerá muerto.

3. Formalización y Activación del Tone from the Top

Ratificación de la Junta Directiva: El apoyo de la administración se solemniza mediante un acta formal de aprobación y la firma del documento por parte del Comité Ejecutivo.

Sustento Presupuestario: Traducir el respaldo político en recursos tangibles (financieros y tecnológicos) para dotar de herramientas reales al órgano de cumplimiento.

4. Socialización Corporativa y Control de Eficacia (Despliegue)

Estrategia Transversal: Difusión masiva, capacitaciones segmentadas por nivel de riesgo y firma obligatoria de cartas de adhesión institucional (tanto para empleados como para terceros).

Monitoreo y Mejora Continua: Habilitar un canal de reportes seguro (whistleblowing), investigar bajo el debido proceso y auditar el sistema periódicamente para actualizar la política ante cambios regulatorios.

El apoyo de la alta dirección es el motor del proyecto, pero el éxito real radica en la operativización. Una política excelente que se queda guardada en un escritorio o en la intranet sin capacitación ni canales de denuncia activos, no exime de responsabilidad penal ni mitiga el riesgo reputacional.

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Creación de una Política de Compliance:

En mi contexto laboral actual, el procedimiento ideal para la creación de una Política de Compliance, contando con el apoyo de la Alta Dirección, se debe desarrollarse como un proceso institucional formal y estructurado que inicia con un mandato del Consejo Directivo y la Presidencia Ejecutiva, seguido por la conformación de un equipo técnico interdisciplinario que identifique el marco normativo aplicable y realice un diagnóstico de la situación actual y de los riesgos de cumplimiento; con base en este análisis, se redacta la política conforme a los lineamientos institucionales, se somete a validación técnica por Asesoría Jurídica, Auditoría Interna y las áreas operativas, posteriormente se socializa para recibir aportes, se gestiona su aprobación formal por el Consejo Directivo.

Finalmente se implementa mediante comunicación, capacitación, asignación de responsabilidades, establecimiento de controles y mecanismos como el canal de denuncias, para asegurar su monitoreo, evaluación continua y mejora permanente en alineación con el sistema de control interno y la cultura de integridad del Grupo ICE.

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El procedimiento ideal para crear una política de compliance no es solo un trámite legal, sino un cambio cultural que debe estar alineado con estándares internacionales como la norma ISO 37301 o ISO 37001.

Contar con el apoyo de la alta dirección es el pilar fundamental, y el proceso paso a paso debe seguir esta estructura:

1. Diagnóstico y Evaluación de Riesgos

Identificación: Analiza el contexto de la empresa (tamaño, sector, operaciones) y mapea los riesgos específicos de cumplimiento a los que se enfrenta (legales, financieros, éticos o de corrupción).

Evaluación: Clasifica estos riesgos según su probabilidad de ocurrencia y su impacto.

2. Estructura de Gobierno y Recursos

Liderazgo visible: La alta dirección debe formalizar su compromiso mediante una Declaración de Política (Tone at the Top) que establezca tolerancia cero hacia comportamientos ilícitos.

Designación: Nombra a un Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) independiente, con la autoridad y los recursos necesarios para gestionar el programa.

3. Redacción de la Política

Elaboración: Crea el documento principal de la Política de Compliance. Debe ser claro, alcanzable, aplicable a todos los niveles y definir qué está permitido y qué no.

Políticas secundarias: Desarrolla manuales específicos según las necesidades identificadas (Código de Conducta, política anticorrupción, prevención de lavado de activos, etc.).

4. Sistemas de Reporte y Canal de Denuncias

Canal confidencial: Implementa un mecanismo seguro y anónimo para que empleados, proveedores y terceros puedan reportar posibles irregularidades.

Protocolo de no represalias: Asegura por escrito que no habrá represalias contra quienes denuncien de buena fe.

5. Capacitación y Comunicación

Formación: Diseña un plan de capacitación continua sobre el Código de Conducta y las políticas de compliance, adaptado a los distintos puestos de trabajo.

Integración en contratos: Incluye cláusulas de cumplimiento en los contratos con empleados, proveedores y socios comerciales.

6. Monitoreo, Auditoría y Mejora Continua

Controles: Ejecuta controles internos para supervisar el cumplimiento en las operaciones diarias.

Auditorías: Realiza auditorías internas o externas periódicas para evaluar la eficacia del sistema.

Revisión: Adapta y actualiza las políticas ante cualquier cambio legislativo, de riesgos o del modelo de negocio.

Un programa bien implementado no solo protege a la empresa de multas y responsabilidad legal, sino que mejora su reputación y el clima laboral.

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CUÁL CREES TÚ QUE DEBERÍA SE EL PROCEDIMIENTO IDEAL   DE LA CREACION DE UNA POLÍTICA DE COMPLIANCE

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Respuesta a la pregunta. ¿Cuál debería ser el procedimiento ideal de creación de una política de compliance de una empresa siempre que tenga el apoyo de la alta dirección?

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Una política de compliance ideal no se redacta solo como un documento formal, sino como un sistema vivo que integra cultura, controles y métricas. Se desarrolla siguiendo un proceso estructurado que combina diseño normativo, implementación práctica y mejora continua.

Diagnóstico inicial Identificar riesgos regulatorios, éticos y operativos específicos del sector (ej. sanitario, financiero, tecnológico). Se realiza un mapa de riesgos que sirve de base para definir prioridades.

Definición de propósito y alcance Explicar claramente qué busca la política (ej. proteger al paciente, garantizar calidad, prevenir corrupción) y a quién aplica (empleados, directivos, proveedores, socios).

Principios rectores Establecer valores universales: integridad, transparencia, seguridad, calidad, respeto a la normativa. Estos principios deben ser simples, memorables y aplicables en cualquier contexto.

Compromiso de la alta dirección La política debe estar respaldada por la dirección con recursos, liderazgo visible y métricas de seguimiento. Sin este apoyo, el compliance se convierte en un documento decorativo.

Roles y responsabilidades claras Definir quién hace qué: oficiales de cumplimiento, comité de compliance, empleados, terceros. Incluir obligaciones de capacitación, reporte y colaboración en auditorías.

Mecanismos de control y seguimiento

Auditorías internas y externas.

Canales de denuncia seguros.

Monitoreo digital de riesgos.

KPIs de cumplimiento (ej. % de proveedores auditados, tiempo de respuesta a incidentes).

Capacitación y cultura organizacional Programas de formación periódicos, simulaciones de casos y campañas de concienciación. El objetivo es que el compliance se viva en la práctica, no solo en el papel.

Proceso de actualización continua Revisiones periódicas para incorporar cambios regulatorios, tecnológicos y de mercado. Benchmarking con líderes del sector para mantener competitividad.

Checklist práctico para auditorías Evidencia documental, registros de capacitación, informes de incidentes, declaraciones de cumplimiento firmadas

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Yo creo que el procedimiento para crear una Política de Compliance, debería ser algo así:

1. Compromiso inicial de la Alta Dirección: definir el enfoque desde arriba alineado a la estrategia del negocio.

2. Identificación de riesgos: analizar los riesgos legales, regulatorios y éticos según los países y operaciones.

3. Definición de principios y alcance: establecer qué cubrirá la política y a quién aplica (empleados, terceros, etc.).

4. Redacción de la política: adaptada a la realidad de la empresa (no copiar modelos), clara y coherente con otros documentos internos.

5. Revisión y aprobación: validación por áreas clave (legal, compliance, calidad) y aprobación formal de la Alta Dirección.

6. Comunicación y capacitación: difundir la política y asegurar que todos la entiendan.

7. Implementación: integrarla en procesos, controles y procedimientos operativos.

8. Monitoreo y mejora continua: revisar periódicamente su eficacia y actualizarla según cambios regulatorios o del negocio.

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Para crear un programa de cumplimiento de forma simple, se deben seguir estos seis pasos:

1. Compromiso de la dirección: Los líderes deben mostrar un apoyo firme y visible hacia la ética, marcando el ejemplo para toda la empresa ("Tone from the top").

2. Análisis de riesgos: Se deben identificar y valorar los peligros legales específicos de la empresa para saber qué áreas vigilar primero.

3. Responsable del programa: Es necesario nombrar a un Compliance Officer que tenga autonomía y los recursos (personal y dinero) para trabajar.

4. Reglas claras: Se redactan la Política de Compliance y el Código Ético para definir qué comportamientos están prohibidos.

5. Formación: Se enseña a todos los empleados las reglas y su importancia mediante planes de comunicación y capacitación.

6. Vigilancia y mejora: Se utiliza un canal de denuncias y se revisa el sistema periódicamente para corregir fallos y mejorar continuamente

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DESARROLLO DE UNA POLITICA DE COMPLIANCE IDEAL , TENIENDO EL RESPALDO DE LA ALTA DIRECCION 

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DESARROLLO DE UNA POLITICA DE COMPLIANCE IDEAL , TENIENDO EL RESPALDO DE LA ALTA DIRECCION 

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ALUMNO ERNESTO JOSE RUIZ PEREZ

procedimiento ideal dividido en 5 fases clave:

1. Diagnóstico de Riesgos (El "Traje a Medida")

Antes de escribir la política, la dirección debe ayudar a identificar dónde están los peligros reales.

Identificación: Analizar los riesgos penales según la actividad y, sobre todo, según las nuevas jurisdicciones donde se está expandiendo la empresa.

Priorización: Determinar qué riesgos son más probables y cuáles tendrían un impacto fatal para la reputación o continuidad del negocio.

2. Redacción y Alineamiento Estratégico

La política no debe ser un "copiar y pegar" de la ley, sino un reflejo de la identidad de la empresa.

Contenido mínimo: Debe incluir el compromiso de cumplir las leyes, la prohibición de cometer delitos, la obligación de informar sobre irregularidades (Canal de Denuncias) y las consecuencias del incumplimiento.

Coherencia: Debe estar alineada con los objetivos de expansión. Si la dirección quiere rapidez en el crecimiento, la política debe explicar cómo crecer rápido de forma segura.

3. Aprobación Formal y "Tone at the Top"

Dado que tienes el apoyo total, este paso es el más potente:

Ratificación: El Órgano de Administración debe aprobar la política formalmente en acta.

Lanzamiento: No se envía por un simple email masivo. Lo ideal es un comunicado oficial firmado por el CEO, donde explique que la ética es innegociable para el éxito de la expansión.

4. Despliegue y Formación

Una política que no se conoce, no existe.

Accesibilidad: Debe estar disponible en todos los idiomas de los países donde operen.

Capacitación: Sesiones breves de formación para que los empleados entiendan cómo la política afecta a su trabajo diario (ej. qué hacer ante un intento de soborno en una nueva aduana).

5. Integración con otros Protocolos (Interconectividad)

Como mencionamos antes, la Política de Compliance es el "paraguas". El procedimiento ideal termina conectándola con:

Código Ético: Los valores morales.

Protocolos de Terceros: Cómo se contrata a proveedores en el extranjero.

Sistema Disciplinario: Qué pasa si alguien se salta la política.

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El procedimiento para la creación, considero primero una entrevista con el cliente si es que no se forma parte de la organización, como segunda etapa identificar los riesgos a los que esta expuesta la organización, para ello se debe entender el negocio de la misma y la normativa aplicable, como tercera etapa comenzar con la redacción del documento de compromiso de la alta dirección y el código de ética para luego si comenzar con la redacción de las diferentes políticas y procedimientos de cada una.

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Cuál crees que debería ser el procedimiento para la creación de una política de compliance?

En el banco donde trabajo, esta establecido en un manual de procedimiento como se elabora la normativa interna, que rige su funcionamiento, para ello el área a cargo de la gestión de cumplimiento, elabora la política, sustentándose en la norma externa, en ella participa como asesores el área jurídica y posteriormente pasa para revisión del gerente general, Comité de Ética y finalmente el Directorio la conoce y aprueba.

Ximena Romero R.

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Considero tener en cuenta los siguientes elementos para la política de cumplimiento

La declaración de compromiso de la alta Dirección que deberá volverse ejemplo.

·       Identificar la normativa relevante y los riesgos de la empresa en términos de integridad: Estudiar las leyes, regulaciones y estándares que son pertinentes a tu sector, ubicación y actividades, y luego determinarse los riesgos específicos que enfrenta la empresa.

·       Definir políticas y procedimientos: Elaborar reglas claras y simples, explicando el "qué", "por qué" y "cómo", involucrando a los líderes de cada área para asegurar que comprendan.  En esta parte identificar las áreas de cumplimiento

·       Asignar responsabilidades: Nombrar si es posible a un Oficial de Cumplimiento y establece roles definidos para cada empleado en la protección de la empresa. O en su efecto crear el rol en la empresa.

·       Capacitar y comunicar: Informar a todo el personal sobre las políticas, expectativas y vías de reporte, utilizando formatos que se adapten a cada área.

·       Implementar seguimiento y auditoría: Crear sistemas para monitorear el cumplimiento, llevar a cabo auditorías regularmente y ajustar la estrategia basándote en los resultados.

·       Fomentar una cultura de cumplimiento: Incentivar la ética y la integridad desde la alta dirección, creando un ambiente donde el cumplimiento se convierta en parte fundamental de la empresa.

·       Establecer canales de denuncia: Crear métodos confidenciales para que los empleados puedan reportar preocupaciones sin miedo a represalias.

·       Documentar y mejorar continuamente: Mantén registros minuciosos de todo el proceso y utiliza la información y el análisis para ajustar y perfeccionar el programa de manera constante.

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La creación de una política de compliance no debe entenderse como un ejercicio meramente documental ni como una reacción formal ante exigencias regulatorias. Cuando existe un apoyo real, visible y sostenido de la alta dirección, el procedimiento para elaborar una política de compliance se convierte en un proceso estratégico de gobierno corporativo, orientado a la prevención de riesgos legales, penales y éticos, así como al fortalecimiento de una cultura organizacional basada en la integridad.

El punto de partida del procedimiento ideal es el liderazgo ético explícito de la alta dirección. Antes de redactar cualquier política, la dirección debe manifestar con claridad su compromiso con el cumplimiento normativo, la ética empresarial y la tolerancia cero frente a conductas ilícitas. Este compromiso debe reflejarse no solo en declaraciones formales, sino en la asignación de recursos, el respaldo al responsable de compliance y la coherencia entre el discurso y las decisiones estratégicas. Sin un “tono desde la cima” consistente, la política carecerá de legitimidad y eficacia.

En una segunda etapa, resulta imprescindible realizar un diagnóstico integral del contexto organizacional. La política de compliance debe construirse a partir de la realidad específica de la empresa: su sector de actividad, tamaño, estructura organizacional, presencia geográfica y marco normativo aplicable. Este análisis permite identificar los principales riesgos de cumplimiento y riesgos penales, asegurando que la política sea pertinente, proporcional y alineada con los procesos críticos del negocio, evitando así documentos genéricos o desconectados de la operación.

Posteriormente, el procedimiento ideal incorpora un enfoque participativo y multidisciplinario. Aunque la alta dirección impulse el proceso, la elaboración de la política debe involucrar a áreas clave como legal, auditoría interna, recursos humanos, finanzas y operaciones. Esta participación mejora la calidad técnica del documento y favorece la apropiación interna, reduciendo resistencias y fortaleciendo la cultura de cumplimiento.

La redacción de la política debe equilibrar claridad, coherencia y exigibilidad. El documento debe establecer de forma comprensible los principios de compliance, los compromisos de la organización, las responsabilidades de los distintos niveles jerárquicos, los canales de consulta y denuncia, y las consecuencias del incumplimiento. Asimismo, debe ser coherente con otras políticas internas y con el sistema de control interno, permitiendo su aplicación práctica y su evaluación periódica.

Un aspecto esencial del procedimiento ideal es concebir la política como el eje rector de un sistema de gestión de compliance, y no como un documento aislado. Su aprobación por la alta dirección debe ir acompañada de un plan de implementación que incluya comunicación, capacitación, integración en los procesos y mecanismos de supervisión. Solo así la política se convierte en una herramienta viva y efectiva.

Finalmente, el procedimiento culmina con la evaluación y mejora continua. Una política de compliance debe revisarse y actualizarse periódicamente para adaptarse a cambios normativos, organizacionales o derivados de incidentes internos. El compromiso auténtico de la alta dirección se evidencia cuando la política se utiliza como referencia real para la toma de decisiones y se fortalece de manera constante.

En conclusión, con el respaldo de la alta dirección, el procedimiento ideal para la creación de una política de compliance es estratégico, contextualizado, participativo, exigible y dinámico, transformando el cumplimiento normativo en un verdadero factor de prevención y generación de valor.

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considero que el procedimiento ideal de policita de compliance siempre y cuando tenga apoyo de la dirección, debe ser completo, robusto y original, siempre tomando en cuenta lo siguiente: Compromiso → Riesgos → Redacción → Validación → Comunicación → Capacitación → Implementación → Monitoreo → Mejora continua.

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Considero que es fundamental para la creación de una Política de compliance, en primer lugar entender el objeto y fin de la compañía, para luego poder analizar los riesgos a los que esta expuesta. Asimismo, es importante incorporar tecnología para poder medir indicadores de estos riesgos. En segundo lugar, generar campañas de sensibilización para que los colaboradores puedan identificar los riesgos, y finalmente, ante un posible incumplimiento, puedan reportarlos por medio de un canal efectivo de denuncias.

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CUAL CRES QUE DEBERÍA SER EL PROCEDIMIENTO IDEAL PARA LA CREACIÓN DE UNA POLÍTICA DE COMPLIANCE EN UNA EMPRESA SIEMPRE TENGA EL APOYO DE LA ALTA DIRECCIÓN.

En primer término considero que se tiene que empezar por el objeto de la empresa ya que de ahí se parte para establecer su política de compliance, porque se verificara el marco normativo bajo el cual se tiene que estructurar la empresa.

Derivado del marco normativo, se analizara con quien se tiene que interactuar, ya sea con particulares como sus proveedores o clientes o con el Gobierno, ya que en el ámbito gubernamental se cuentan con lineamientos específicos para poder participar en procesos de licitación que deberán de cubrir cierto requisitos especiales que no se tendrían que establecer con particulares como tus clientes.

De ahí se deriva la importancia de tener la política de cumplimiento, ya que tendremos que estar ajustados a lo señalado por la Ley General de Responsabilidades Administrativas como en el caso de México, cumplimiento de la Norma ISOO 37001.

Lo importante en la interrogante es que se tendrá el apoyo de la alta dirección y los mismos realizaran los puntos por los cuales se les va a solicitar para un cabal cumplimiento.

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Considero que los elementos que debería contener una política son:

1. Con base en un análisis de contexto determinar los riesgos.

2. Determinación de stackholders.

3. Identificación de normativa aplicable.

4. Establecer los roles y responsabilidades.

5. establecimiento de protocolos y otros códigos.

6. Desarrollo de la política.

7. Comunicación y capacitación.

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1. Diagnóstico y evaluación de riesgos (Risk Assessment)

Objetivo: identificar los riesgos de incumplimiento legal, ético y reputacional a los que está expuesta la organización.

Actividades clave:

Revisión de la normativa aplicable (nacional e internacional).

Análisis del giro del negocio, sector, operaciones, terceros y jurisdicciones.

Elaboración del Mapa de Riesgos de Compliance, clasificando probabilidad e impacto.

2. Definición del marco normativo y objetivos de la política

Objetivo: determinar los principios jurídicos y corporativos que guiarán el contenido de la política.

Incluye:

Compromiso con las leyes nacionales e internacionales (anticorrupción, competencia, datos, ambiente, laboral, etc.).

Objetivos: prevenir, detectar y responder a incumplimientos.

Principios rectores: integridad, legalidad, transparencia, mejora continua.

3. Redacción del borrador de la Política de Compliance

Objetivo: transformar el diagnóstico en un texto formal, estructurado y comprensible.

Componentes mínimos:

1. Declaración de compromiso de la alta dirección.

2. Alcance y aplicación.

3. Principios éticos y conducta esperada.

4. Estructura de gobernanza (Comité de Ética, Oficial de Cumplimiento).

5. Gestión de riesgos y debida diligencia de terceros.

6. Controles internos y contabilidad veraz.

7. Canales de denuncia y protección del denunciante.

8. Capacitación, disciplina y mejora continua.

4. Validación jurídica y aprobación por la Alta Dirección

Objetivo: otorgar legitimidad y obligatoriedad a la política.

Procedimiento:

Revisión del borrador por el área jurídica y de cumplimiento.

Emisión de concepto de validez y coherencia normativa.

Presentación ante el Consejo Directivo o Comité de Gobierno Corporativo.

Aprobación mediante acta y publicación oficial (intranet, portal o circular).

5. Socialización y formación interna

Objetivo: asegurar que todos los colaboradores y terceros conozcan y comprendan la política.

Acciones:

Lanzamiento institucional (correo, video, sesiones).

Formación inicial obligatoria y capacitación anual.

Inclusión en contratos, manuales y onboarding de proveedores.

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Para implementar una política adecuada de compliance, en mi opinión se debe considerar lo siguiente:

Mapear los riesgos

Elaborar una herramienta para el gestión del cumplimiento

Asignar a los responsables e involucrar a las áreas

Colaborar con auditoria y alta gerencia para su implementación

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El proceso de creación de la política de compliance inicia por el reconocimiento del rubro de la empresa, analizando los riesgos a los que pueda estar sometido, verificar las normativas aplicables tanto de índole local como las normativas con estándares internacionales.

La Alta Dirección juega un papel vital ya que es la que debe de dar las directrices y transmitir los valores de la empresa.

En la política se debe de establecer de manera clara os objetivos y la misión de la misma, el cual es evitar la corrupción y colusiones.

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Saludos desde Guatemala.

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Para implementar una política de compliance con el apoyo de la alta dirección, primero es fundamental que esta demuestre un compromiso visible y destine los recursos necesarios; luego se realiza un diagnóstico de riesgos para identificar las áreas críticas; después se diseña una política clara y alineada con la normativa y valores de la empresa; a continuación se comunica y capacita a todo el personal para asegurar su comprensión y adhesión; se implementan controles y canales de denuncia para prevenir y detectar incumplimientos; se lleva a cabo un monitoreo continuo mediante auditorías y revisiones periódicas; y finalmente, se promueve la mejora continua ajustando la política según resultados y cambios normativos, garantizando así una cultura de cumplimiento sólida y efectiva.

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1. Evaluación de riesgos: Identificar las áreas que necesitan mayor atención en la empresa.

2. Involucrar a las partes interesadas: Asegurar que todos los grupos relevantes participen en el proceso para que la política sea aplicable y efectiva.

3. Diseño de la política: Crear una política que cumpla con las normativas legales y los objetivos de la empresa.

4. Comunicación y capacitación: Una vez implementada, comunicar la política a todos los empleados y proporcionar capacitación para asegurar su correcta aplicación.

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Proceso de implementacion de una politica de compliance.

Identificar la actividad, tamaño, sectores y países donde opera la empresa.

Analizar la cultura organizacional, estructura jerárquica y nivel de madurez en cumplimiento.

Evaluar el marco legal aplicable y los requisitos normativos por industria y jurisdicción.

Realizar un mapa de riesgos legales y normativos (ej.: corrupción, lavado de dinero, competencia desleal, privacidad de datos, etc.).

Incluir riesgos asociados a terceros (proveedores, agentes, socios, etc.).

Clasificar los riesgos según su probabilidad e impacto.

Validar el contenido con el área legal, RRHH, y si aplica, con consultores externos especializados.

Verificar cumplimiento con leyes locales e internacionales.

Una Política de Compliance eficaz no se redacta en un día, sino que es el resultado de un proceso estratégico, técnico y cultural, impulsado por la Alta Dirección y gestionado por el área de Cumplimiento en colaboración con otras áreas clave.

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Eduardo Berrizbeitia – Costa Rica

En mi opinión, el proceso de creación de una política de cumplimiento que esté respaldada por la alta dirección de la empresa  debe incluir los siguientes pasos:

1. Compromiso de la alta dirección: Es esencial obtener el apoyo explícito de la alta dirección desde el inicio (documentado mediante un acta de reunión de Junta Directiva y un comunicado difundido a toda la organización mediante distintos canales), garantizando recursos y autoridad para el área de cumplimiento.

2. Evaluación de los riesgos: Se deben identificar y evaluar los riesgos legales, regulatorios, operativos, laborales y otros específicos de la organización para orientar el contenido de la política.

3. Definición de los objetivos y el alcance: Establecer qué se quiere lograr con la política y a quiénes aplica.

4. Redacción clara y accesible: La política debe redactarse en un lenguaje comprensible y sencillo, y describiendo roles, responsabilidades y consecuencias del incumplimiento. Si la empresa tiene operación en países donde se hablan distintos idiomas, la política debe traducirse al idioma de la audiencia a la que se dirige.

5. Revisión legal y validación interna: Antes de su aprobación, la política debe ser revisada por el área legal y discutida con la alta dirección para asegurar su viabilidad y aceptación.

6. Aprobación formal: La alta dirección debe aprobar y firmar la política, reforzando su importancia y legitimidad.

7. Comunicación y capacitación: Implementar campañas internas para difundir la política y formar a los empleados sobre su contenido y aplicación.

8. Monitoreo y actualización: Establecer mecanismos de seguimiento y revisión periódica para asegurarse de que la política esté actualizada y sea eficaz frente a los cambios normativos o en el negocio.

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Proceso de implementación de la Política de Compliance. 

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Proceso de implementación de la Política de Compliance. 

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Consideraría que la implementación de la política debería de darse por medio de un plan estructurado y con la colaboración de todos. El proceso debería iniciar con el compromiso de la alta dirección en demostrar un compromiso claro y visible con la política de compliance. Luego debería de designarse a un encargado (Oficial de Cumplimiento) o un equipo responsable de la implementación y supervisión de la política. El oficial o equipo luego deberían de elaborar un plan estructurado que instruya y sensibilice a todos los colaboradores de la empresa, y al mismo tiempo elaborar un presupuesto para la implementación de la política. Seguidamente se debería de realizar una evaluación de riesgos sobre las áreas para destinar esfuerzos y recursos en las áreas más críticas. Con esto ya podría dar lugar a la implementación de la política de lleno.

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Proceso de Creación de una Política de Compliance con Apoyo de la Alta Dirección

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Proceso de Creación de una Política de Compliance con Apoyo de la Alta Dirección

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La creación de una política de compliance eficaz en nuestra empresa, partiendo del respaldo activo de la alta dirección, debe ser un proceso estratégico, riguroso y alineado con nuestros valores éticos y objetivos de negocio. A continuación, detallo cómo visualizo este proceso estructurado, basado en buenas prácticas y adaptado a nuestra realidad:

1. Compromiso de la Alta Dirección

El punto de partida fundamental es el compromiso firme y explícito de la alta dirección. Este respaldo no solo debe manifestarse en palabras, sino en acciones concretas: asignación de recursos adecuados, establecimiento de prioridades claras en torno al cumplimiento normativo y la designación formal de una persona responsable (idealmente un Chief Compliance Officer) que lidere el proceso con autonomía y autoridad.

2. Evaluación de Riesgos de Cumplimiento

Antes de redactar cualquier política, es esencial entender los riesgos específicos a los que nos enfrentamos como organización. Esto incluye riesgos legales, regulatorios, reputacionales y éticos. Propongo realizar una evaluación integral que identifique riesgos por área, función, mercado y relación con terceros. Este análisis nos permitirá construir una política alineada a nuestras verdaderas necesidades y vulnerabilidades.

3. Redacción de la Política de Compliance

Con los riesgos identificados, el siguiente paso es redactar una política clara, accesible y coherente con nuestro código de conducta. Esta política debe establecer:

El propósito del cumplimiento normativo dentro de la empresa.

Los valores y principios que guían nuestra conducta.

Las conductas esperadas y las no toleradas.

Los procedimientos para reportar incumplimientos.

Las sanciones asociadas a violaciones de la política.

La vinculación con otras políticas y controles internos existentes.

4. Desarrollo de un Programa de Cumplimiento Integral

La política debe estar acompañada de un programa de cumplimiento más amplio que le dé vida y funcionalidad. Este incluirá:

Reglas claras de comportamiento (código de ética).

Políticas específicas: anticorrupción, conflicto de intereses, privacidad de datos, etc.

Controles internos, procesos de monitoreo y auditoría.

Procedimientos de debida diligencia para evaluar y controlar riesgos con terceros.

Un canal de denuncias seguro, accesible y confidencial.

5. Capacitación y Comunicación

Para que la política tenga impacto real, debe ser entendida y asumida por todos los niveles de la organización. Propondremos un plan de formación continuo y adaptado a los distintos perfiles de la empresa, apoyado en herramientas digitales y talleres presenciales. Además, reforzaremos la comunicación interna con mensajes periódicos, campañas de concientización y presencia visible del liderazgo en temas de cumplimiento.

6. Implementación y Supervisión

Una vez lanzada la política, debemos integrarla en todos nuestros procesos operativos. Esto implica asegurar que el cumplimiento forme parte de nuestras decisiones comerciales, procesos de contratación, selección de proveedores, etc. Se establecerán métricas e indicadores de cumplimiento (KPI) y se programarán auditorías internas para verificar la eficacia del sistema.

7. Gestión de Incidentes y Mejora Continua

Finalmente, plantearemos un protocolo claro para gestionar denuncias y posibles incumplimientos, con criterios de investigación, respuesta y sanción adecuados. Lo más importante es cerrar el ciclo con aprendizajes: cada caso debe servirnos para fortalecer controles, corregir debilidades y seguir madurando como organización ética y responsable.

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Saludos, bueno a mi parecer el procedimiento ideal para la creación de una política de compliance en una empresa debería comenzar por la introspección de esta con el objetivo de tener un conocimiento profundo sobre lo que la empresa necesita y cómo esta opera para posteriormente poder establecer una política que se adecúe a su realidad, es decir, primero definir los riesgos a los que se encuentra expuesta la empresa, posteriormente dotar de capital físico y humano para el diseño de la política. En síntesis, el proceso empieza por el análisis de riesgo, definición de objetivos y alcance de la política, establecimiento de los compromisos y/o principios y, por último, la descripción del modelo de gestión.

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La forma ideal para crear una Politica de compliance seria:

1. Compromiso de la alta direccion

2. Mapeo o identificacion de riesgos

3. Revision continua de politicas y auditoria periodica

4. Capacitacion

5. Definicion de canal o procedimeinto de denuncias

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El mejor procedimiento para crear una política de compliance, si la alta dirección está comprometida, empieza por entender bien los riesgos que puede tener la empresa. Es importante revisar qué leyes se deben cumplir, cómo trabaja la empresa y en qué áreas puede haber problemas legales o éticos.

Luego, con esa información, se redacta una política clara que diga qué espera la empresa de sus empleados y socios, cómo se va a actuar de forma legal y ética, y qué cosas no se van a permitir (como sobornos o fraudes). Esa política debe seguir buenas prácticas, como las que indican las normas ISO 37001.

Después, se revisa el borrador con otras áreas de la empresa, y cuando todos estén de acuerdo, la alta dirección debe aprobarla de forma oficial. Finalmente, la política se comunica a todos los empleados y se les da formación para que sepan cómo aplicarla. También es importante revisarla cada cierto tiempo para ver si hay que actualizar algo.

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Cuál es el procedimiento ideal para crear una Política de Compliance:

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Cuál es el procedimiento ideal para crear una Política de Compliance:

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Indudablemente, el apoyo de la Dirección General será crucial para la efectividad y éxito de toda implementación de un programa, y en definitiva para la inversión y seguimiento del mismo. La asignación de recursos, presupuesto, puede ser una empresa consultora experta en la implementación serán claves para el éxito.

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El procedimiento ideal debe iniciar con el "compromiso real de la alta dirección". No basta con aprobar formalmente una política, sino que debe impulsarse desde el convencimiento de que el compliance es un valor estratégico para la sostenibilidad y reputación de la organización.

Primero, la alta dirección debe aprobar la necesidad de desarrollar la política e involucrar a las áreas clave (legal, auditoría, compliance, recursos humanos) en un diagnóstico inicial de riesgos legales y éticos relevantes para la actividad de la empresa.

En segundo lugar, se debe diseñar un borrador de política que establezca principios claros (cumplimiento normativo, ética, integridad) y compromisos específicos (formación, control, sanción de incumplimientos). Aquí es esencial que el lenguaje sea accesible y aplicable a todos los niveles de la organización.

Posteriormente, este borrador debería ser validado y enriquecido con talleres o reuniones con directivos y responsables de áreas, para asegurar que la política refleje la realidad operativa y los riesgos concretos del negocio.

Una vez consolidado el documento, la alta dirección debe aprobar formalmente la política y liderar activamente su difusión, enviando un mensaje claro: " de "tone at the top", es decir, que el cumplimiento no es solo una obligación, sino un pilar de la cultura corporativa.

Finalmente, debe establecerse un procedimiento de revisión y actualización periódica de la política, asegurando su adaptación a cambios legales, regulatorios o estratégicos.

Creo que el apoyo visible y sostenido de la alta dirección es lo que marca la diferencia entre una política de compliance “de papel” y un verdadero motor de integridad dentro de una organización.

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Procedimiento ideal de creación de una política de cumplimiento de una empresa, siempre que tenga el apoyo de la alta dirección:

Para crear una política de cumplimiento, primero se debe contar con el compromiso de la Alta Dirección. Luego, es esencial identificar los riesgos y situaciones específicas que se quieren abordar, definiendo claramente a quién se dirige la política.

La redacción debe ser personalizada, utilizando un lenguaje claro y adaptado a la cultura de la empresa, evitando copiar modelos externos.

La política debe ser coherente con el resto de políticas, procedimientos y protocolos internos. Posteriormente, debe ser aprobada formalmente por la Alta Dirección, comunicada eficazmente a todas las partes interesada y acompañada de formación. Finalmente, debe establecerse un proceso de supervisión y actualización periódica para asegurar su efectividad.

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Procedimientos Ideales para la Creacion de una Politica de Compliance con el apoyo de la Alta Direccion:

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Procedimientos Ideales para la Creacion de una Politica de Compliance con el apoyo de la Alta Direccion:

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De acuerdo a mi criterio personal, los procedimientos ideales de una Política de Compliance en una empresa siempre que tenga el apoyo de la alta dirección serian:

1. Compromiso de la alta dirección

El compromiso y liderazgo de la alta dirección son fundamentales para fortalecer la política de compliance. Deben respaldar y comunicar claramente la importancia del cumplimiento normativo.

2. Análisis de riesgos

Realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos de operaciones, legales y éticos asociados a las actividades de su empresa. Es necesario identificar los posibles puntos vulnerables y desarrollar medidas de mitigación.

3. Actualización de políticas y procedimientos

Revisar y actualizar regularmente las políticas y procedimientos de compliance es vital para reflejar los cambios en las leyes y regulaciones. Asegúrese de que sean claros, accesibles y comprensibles para todos los empleados.

4. Comunicación y capacitación

Comunicar de manera clara y efectiva la política a todos los miembros de la empresa. Es muy importante proporcionar capacitación regular sobre aspectos clave de cumplimiento normativo y ético.

5. Supervisión y monitoreo

Es fundamental establecer mecanismos de supervisión y monitoreo para asegurar el cumplimiento. Esto puede incluir auditorías internas, revisiones periódicas y la designación de un responsable de compliance.

6. Canal de denuncias

Implementar un canal de denuncias confidencial y seguro para que los empleados puedan reportar posibles incumplimientos o irregularidades sin temor a represalias, y asegúrese de que se investiguen adecuadamente todas las denuncias recibidas.

7. Auditorías externas

Considerar la realización de auditorías externas periódicas para evaluar la efectividad de la política de compliance y asegurar su alineación con los estándares internacionales y las mejores prácticas de la industria.

8. Incentivos y reconocimientos

Establecer incentivos y programas de reconocimiento para aquellos empleados que demuestren un compromiso destacado con la política de compliance y promuevan una cultura ética en la organización.

9. Mejora continua

Adoptar un ciclo de mejora continua y sea proactivo para enfrentar los desafíos de cumplimiento, como la gestión de clientes vulnerables, la cultura corporativa, riesgos de trabajar con terceros, salud y bienestar de los empleados, ciberseguridad, entre otros.

Al estar alerta y tomar medidas, es posible abordar nuevos riesgos antes de que sea demasiado tarde.

Gracias,

Carla LOPEZ - Guatemala

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Procedimiento ideal para la creación de una política de compliance, con apoyo de la alta dirección

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Procedimiento ideal para la creación de una política de compliance, con apoyo de la alta dirección

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Ese grupo de personas que toman las decisiones más importantes en la empresa, ayudan a impulsar una política de compliance con ejemplo, compromiso y liderazgo, ya que aseguran que se aplique a toda la empresa.  Es por ello, que contar con el respaldo de la alta dirección nos permite:

·      Identificar riesgos,

·      Definir reglas claras,

·      Comunicar bien la política,

·      Capacitar al equipo y

·      Revisar periódicamente.

Siempre con todo esto se busca ser práctico, entendible y alineado con los valores de la empresa para que realmente funcione.  Para que finalmente se puedan crear bases firmes de una verdadera cultura de compliance en la empresa.

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La creación de una Política de Compliance efectiva debe seguir un procedimiento sistemático y participativo, que asegure alineación con los riesgos reales de la organización, las expectativas regulatorias y los estándares internacionales. Pero fundamentalmente debe contar con el apoyo de la máxima dirección de la empresa

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Primero que nada, es necesario que el máximo órgano de administración de la compañía, decida implementar una política de compliance. Se asignen recursos y se deleguen funciones para el desarrollo de la misma.

Luego, considero que corresponde diseñar y definir los principios y valores institucionales.

Posteriormente, es necesario conocer los riesgos a los que está sometida la compañía, tanto internos como externos y en base a esto, diseñar estrategias para mitigarlos.

En todo el proceso es necesario mantener un canal abierto de comunicación con los empleados y terceros vinculados

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El apoyo de la alta dirección es esencial cuando se busca implementar un programa de compliance, ya que son ellos quienes deben principalmente liderar con el ejemplo. Lo primero que se debe realizar es un análisis de riesgos. Una vez determinados estos, se pueden comenzar a definir los objetivos y el alcance de la política. Finalmente, se ha de definir el órgano encargado de su implementación y supervisión, además de las funciones de cada uno de sus integrantes.

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Para crear una política de Compliance es necesario el compromiso de la alta dirección. Para ello, la alta dirección deberá definir políticas claras, realizar una evaluación de riesgos, capacitar al personal, establecer canales de denuncia, implementar auditorías regulares y designar un Compliance Officer que supervise el cumplimiento. Así mismo, debe desplegar los recursos suficientes y adecuados para el funcionamiento eficaz del sistema, asegurar que el sistema esté diseñado adecuadamente para lograr sus objetivos, promover una cultura antisoborno dentro de la organización y la mejora continua.

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Primeramente, es contar con el apoyo de la Alta Gerencia, esto es fundamental.  Si ya se cuenta con el mismo, sería definir los objetivos y el alcance de la política, análisis de los riesgos y de las normas aplicables, redacción de la política en sí involucrando a las áreas de la empresa que guarden relación, y presentarla para su aprobación.  Una vez validada, se debe comunicar a las partes interesadas y ofrecer un monitoreo para verificar que lo que se ha implementado esté funcionando bien, de no ser así, gestionar las adecuaciones correspondientes.

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El procedimiento ideal para la creación de una política de compliance en una empresa, con el apoyo de la alta dirección, debería seguir una serie de pasos debidamente estructurados y perfilados según la actividad de la empresa. A través de estos, se pretende que se aseguren la efectividad de la política adecuada a las necesidades de la organización y alineada con sus objetivos y normativas. Para ello, se requiere de la iniciativa y liderazgo de la alta dirección y su cooperación para definir los términos, alcances y objetivos de sus compromisos. Para estos efectos, resulta útil y necesario establecer un líder que dirija estos esfuerzos, generalmente identificado en el chief compliance officer o un comité, según consideren adecuado.

Posteriormente, resulta necesario la creación de un equipo que desarrolle las actividades y estudios requeridos por el chief compliance officer. Entre estas tareas puede encontrarse la determinación de las actividades y áreas de la empresa, el análisis de riesgos en estas y sus actividades, identificación de principales riesgos, definición de principios fundamentales y elaboración de códigos de ética, conducta y de manuales de puestos y guías sobre transacciones y actividades riesgosas (check lists), desarrollo, publicación y capacitación sobre la política de compliance y sus textos conexos y relevantes, establecimiento de canal de  denuncias, determinación de responsables de conocer y tramitar denuncias en sus distintas etapas y, finalmente, la revisión continua de estos documentos y su efectividad, así como la de las capacitaciones.

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A mi entender es fundamental el apoyo de la alta dirección ya que es dable entender que resulta fundamental para elaborar un Programa de Compliance, comenzar por definir cual es alcance de la función del mismos, para lo cual debemos de hacernos de todos y cada uno de los elementos, requerimientos e información necesarios para poder elaborarlo, como asi también la alta dirección debe impulsar a la cultura de Compliance en la organización para todos/as las trabajadores, dependientes y/o terceros, brindándole al área de Compliance los recursos económicos y humanos necesarios para poder llevar la labor de manera eficiente.

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¿Cuál debería ser un procedimiento ideal de la creación de una política de compliance de una empresa siempre que tenga el apoyo de la alta dirección? - Sharon Alpízar 

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¿Cuál debería ser un procedimiento ideal de la creación de una política de compliance de una empresa siempre que tenga el apoyo de la alta dirección? - Sharon Alpízar 

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Como bien dice la pregunta, comenzar con el apoyo de alta dirección, posterior validar las políticas o procedimientos existentes en la compañía en caso de que lo hubiera y muy importante mapear y evaluar los riesgos para que esta cubra todos los procesos necesarios. Adicional, establecer aparte de las políticas canales robustos y confidenciales de denuncias, así como realizar una buena elección del compliance officer y su equipo.

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El procedimiento para crear un Programa de Compliance que cuente con el apoyo de la alta dirección comienza con el compromiso visible y activo del liderazgo de la organización. Esto incluye la aprobación explícita de una política de cumplimiento que refleje los valores éticos y las expectativas de conducta. La alta dirección debe comunicar su compromiso a toda la organización, demostrando que el cumplimiento normativo es una prioridad estratégica. Este respaldo se traduce en la asignación de recursos suficientes, tanto humanos como financieros, para garantizar la implementación efectiva del programa.

El segundo paso consiste en realizar un análisis exhaustivo de riesgos para identificar las áreas más vulnerables al incumplimiento dentro de la organización. Este proceso debe involucrar a diferentes departamentos y considerar factores internos (como procesos operativos) y externos (como regulaciones aplicables en las jurisdicciones donde opera la empresa). A partir de este análisis, se establecen políticas, procedimientos y controles diseñados a medida para mitigar los riesgos identificados, asegurando que sean consistentes con los objetivos estratégicos de la organización y adaptados a su realidad operativa.

Finalmente, es fundamental implementar un sistema de supervisión, capacitación y mejora continua. Esto incluye la designación de un Oficial de Cumplimiento con independencia y autoridad para supervisar el programa, así como la creación de mecanismos efectivos de denuncia y canales de comunicación abiertos. La formación periódica para empleados y directivos asegura que todos comprendan sus responsabilidades en el cumplimiento normativo. La alta dirección debe participar activamente en la revisión periódica del programa, evaluando su efectividad y realizando ajustes necesarios para adaptarse a cambios normativos o del entorno operativo. Este ciclo refuerza el compromiso continuo y garantiza que el Programa de Compliance sea una herramienta dinámica y efectiva.

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Procedimiento ideal para crear un programa de compliance - Giannina Zeledon - CR

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Procedimiento ideal para crear un programa de compliance - Giannina Zeledon - CR

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Un programa de Compliance eficiente es aquel que responde a la realidad y las caracteristicas de la empresa que lo implementa. Por ende, en el proceso ideal se debe comenzar por entender la empresa, su actividad comercial, la industria y el mercado donde comercia, sus procesos productivos, las contrapartes con quien debe interactuar y las necesidades legales y logisticas de las regiones donde comercia. Naturalmente, un análisis de riesgos compresivo sería el segundo paso. Luego, deben diseñarse las políticas y lineamientos que comprenderán ese programa, incluído el Código de Ética, donde se reflejen los compromisos, principios de actuación, objetivos, misión y valores de la empresa. De la mano de estos documentos, se definirá el alcance del programa, los roles y responsabilidades que rigirán su diseño, implantación y supervisión, de la mano con el apoyo de la alta gerencia.

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Procedimiento ideal para la creación de política de Compliance - Oscar Romero

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Procedimiento ideal para la creación de política de Compliance - Oscar Romero

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Procedimiento ideal para un programa de cumplimiento (Luis Fernando Fuentes)

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Procedimiento ideal para un programa de cumplimiento (Luis Fernando Fuentes)

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Procedimiento ideal para un programa de Compliance (Rolando Barquero) 

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Procedimiento ideal para un programa de Compliance (Rolando Barquero) 

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Es necesario entender cuales son los temas de mayor relevancia de cumplimiento para la industria en la que se opera. De esta manera se puede identificar y mapear las areas de mayor prioridad y enfoque, y no dejar algún tipo de requerimiento de lado. Una vez esto esté definido este Programa de Compliance debe ser bien estructurado, entendible y socializado en toda la organización para su seguimiento. Adicionalmente el Programa de Compliance debe estar soportado por diferentes políticas asociadas a los temas de cumplimiento y la colaboración de las diferentes áreas que dan apoyo al programa. E.g. Legal, Finanzas, etc.

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Estimo sumamente necesario contar con el apoyo de la alta gerencia y por ende contar con los recursos humanos y financieros que permitan recopilar, evaluar y analizar las elementos notmativas que deberán regular la politica de cumplimiento, esto con la finalidad de que la politica cumpla con la misión, visión , valores y las conductas que pretende la empresa.

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Me parece que el procedimiento que se debe seguir es primero hacer un estudio de la organización, industria, competidores, y posibles áreas de riesgo. De esta manera, podremos tener una visión más específica y podremos también atacar las necesidades de la organización para que este sistema de compliance pueda realmente tener efecto en la organización.

Luego, teniendo claros estos aspectos, se pueden determinar los principios y objetivos de dicho sistema y que se necesita para que tenga éxito.

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Un procedimiento para crear una política de compliance debemos comenzar con una evaluación de riesgos para identificar las necesidades específicas de la empresa, con el apoyo de la alta dirección se diseña un marco de compliance que incluya políticas claras, roles bien definidos y procedimientos adaptados al entorno normativo, se implementan controles internos, mecanismos de denuncia y herramientas tecnológicas. Acompañados de formación para todo el personal. El sistema se monitorea y audita continuamente ajustándose a nuevos riesgos o regulaciones con un enfoque en la mejora continua para garantizar su eficacia y alineación con los objetivos estratégicos de la organización

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Para establecer una politica de compliance considero que es fundamental, no solo el apoyo de la alta gerencia, si no conocer cuales son los objetivos de la alta gerencia a futuro para la empresa. La politica debe de ir de la mano de la estrategia de la empresa para obtener los resultados, de tal forma que al crear la misma, se consistente.

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Al considerar las acciones de evaluación e implementación de una política de cumplimiento, es fundamental comenzar con una evaluación exhaustiva de las normativas internas de la empresa, así como las regulaciones y estándares que rigen la industria en la que opera. Adicionalmente, es crucial definir la reputación del CEO y realizar un proceso de debida diligencia para asegurar la integridad de los principales actores involucrados. Otro aspecto clave es la definición del perfil de riesgo de la compañía, lo que permitirá identificar áreas de vulnerabilidad y priorizar riesgos. Una vez establecidos estos puntos, se puede proceder con la implementación mediante un cronograma estructurado que contemple las siguientes etapas:

1. Evaluación de Riesgos y Análisis del Entorno

2. Compromiso y Apoyo de la Alta Dirección

3. Desarrollo de la Política de Compliance

4. Capacitación y Concienciación

5. Implementación de Mecanismos de Control y Monitoreo

6. Canales de Denuncia y Protección al Denunciante

7. Revisión y Mejora Continua

8. Comunicación Constante con la Alta Dirección

Este enfoque asegura que la política de cumplimiento no solo cumpla con las normativas legales, sino que también esté alineada con los valores y objetivos estratégicos de la empresa, reforzando su reputación y fomentando una cultura de ética y transparencia.

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Procedimiento para la creación de una política de compliance

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Procedimiento para la creación de una política de compliance

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Es necesario conocer a fondo las necesidades y experiencias de la empresa a lo interno y a lo externo. Se requiere el compromiso y la venía de la alta dirección para proceder con el inicio de la recolección de información previa a su elaboración. Esto implica reuniones con los distintos departamentos que conforman la empresa para conocer sus riesgos y experiencias pasadas, todo basado en la práctica. Incluso conocer la información externa como las encuestas realizadas a proveedores y clientes. Una vez recolectada esa información por medio de entrevistas, estudio y análisis de documentos, etc. se debe elaborar un programa que luego sea aprobado por la alta dirección de la empresa.

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El procedimiento ideal para construir una política de compliance con apoyo de la alta dirección comienza con un análisis exhaustivo de riesgos para comprender el contexto particular de la empresa, incluyendo sus áreas de mayor exposición y los riesgos específicos de su sector y jurisdicciones. Este análisis se complementa con la identificación clara de los problemas específicos que la política pretende abordar, el público al que va dirigida (empleados, proveedores, directivos) y el marco de sanciones que se aplicará en caso de incumplimientos. Con estos elementos en mente, se establece un marco estratégico en colaboración con la alta dirección, quien debe mostrar un compromiso explícito, asignar recursos y comunicar una cultura ética desde el liderazgo.

A partir del análisis y los objetivos definidos, se redacta un borrador de la política que incluya principios fundamentales, objetivos de cumplimiento, normas y controles específicos, adaptados a las necesidades de la empresa y alineados con sus valores. Este borrador se revisa con líderes de áreas clave para garantizar que se adapte a los requisitos regulatorios locales e internacionales y a las particularidades operativas de cada área, logrando así una política integral y aplicable.

El borrador se presenta a la alta dirección para su aprobación formal, acompañada de un comunicado de respaldo, instruyendo a toda la organización a cumplir con la política, lo que fortalece la cultura de compliance desde la dirección. Se asegura que la política sea accesible y comprensible para todos mediante programas de capacitación, donde se explica el propósito, los riesgos que aborda, los roles de cada miembro y el marco de sanciones en caso de incumplimiento. La alta dirección participa activamente en el lanzamiento para demostrar su compromiso.

En la fase final, se establecen mecanismos de monitoreo y revisión periódica para evaluar la eficacia de la política y garantizar su cumplimiento mediante auditorías y controles. Los resultados se reportan a la alta dirección, lo que permite su retroalimentación y ajuste continuo, manteniendo la política alineada con los objetivos estratégicos y cambios en el entorno regulatorio y de negocio, y asegurando que los riesgos, problemas y responsabilidades se gestionen de manera integral y efectiva.

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Lisbeth Thomas: Elementos esenciales para el desarrollo de la política de cumplimiento

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Lisbeth Thomas: Elementos esenciales para el desarrollo de la política de cumplimiento

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Para la elaboración de la política de cumplimiento lo primero es que debemos conocer nuestra organización, y tener claro:

a. los riesgos más importantes de la organización. b. La posición y compromiso de la alta gerencia C. la autonomía de acción que se tiene para tomar acciones. D. La gobernanza y estructura aministr

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Para la creación de la política de cumplimiento es necesario, de manera vital, el apoyo de la alta dirección pero más allá de ese apoyo vital, es necesario realizar distintas acciones como:

-Auditorías,

-Debidas diligencias,

-Estudio de riesgos,

-Analizar la estructura actual de la gobernanza corporativa.

Esto con el fin de poder tener un panorama más claro de la situación actual de la empresa. Asimismo, realizar un análisis como oficial de cumplimiento de la historia y rubro al que se dedica la empresa.

Una vez con ese panorama claro, se puede hacer un diagnóstico de qué áreas son las más vitales y de alto impacto a tratar, atendiendo al mismo tiempo la necesidad de crear esos documentos que forman parte de la política de cumplimiento, por ejemplo si carecen de un código ético. El fin de todo esto, es empezar con aspectos que poco a poco irán estructurando de mejor manera a la empresa.

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Procedimiento para la creación de una política de compliance, con el apoyo de la Alta Dirección

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Foro NetSelfie - Sistema de Gestión de Compliance

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Procedimiento para la Creación de una Política de Compliance

Considerando que al tener el compromiso y apoyo de la Alta Dirección los siguientes pasos podrían ser los siguientes:

Evaluación de Riesgos: Identificar y analizar los riesgos legales y regulatorios que impacten en la compañía.

Desarrollo de la Política: Definir objetivos, revisar y acoplar en el caso de que existan política, normas y procedimientos, en el caso de que no existan crearlos

Revisión y Aprobación: generar consultas internas y sociabilizar la política para obtener la aprobación de la alta dirección.

Implementación: crear estrategias y planes de capacitar a los empleados y comunicar la política a toda la organización.

Monitoreo y Auditoría: Implementar controles y realizar auditorías periódicas.

Revisión y Mejora Continua: Evaluar periódicamente la política y en el caso de que amerite actualizarla.

Este enfoque asegura que la política sea efectiva, adaptable y fomente una cultura de cumplimiento en toda la organización.

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PROCEDIMIENTO IDEAL DE UNA POLITICA DE COMPLIANCE

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PROCEDIMIENTO IDEAL DE UNA POLITICA DE COMPLIANCE

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Procedimiento ideal para la creación de una Política compliance de un empresa cuando se tenga el apoyo de la alta dirección, debe ser estructurada y dinámica de esta manera la empresa no solo cumplirá con las normativas, sino también fomentará una cultura de ética y responsabilidad que beneficiará a toda la organización.

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Cuál crees que debería ser el procedimiento ideal de creación de política de compliance en una empresa siempre que tenga el apoyo de la alta dirección - Yajaira Andrea Caicedo Sarango

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Cuál crees que debería ser el procedimiento ideal de creación de política de compliance en una empresa siempre que tenga el apoyo de la alta dirección - Yajaira Andrea Caicedo Sarango

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Cual debería ser el procedimiento ideal de creación de una política de compliance en una empresa.

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Cual debería ser el procedimiento ideal de creación de una política de compliance en una empresa.

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La Política debe estar apoyada en otras políticas, procedimientos y protocolos internos, se requiere de enfoques estructurados pero también colaborativos, ya que para que la misma sea efectiva se debe comprender el perfil de riesgo de la organización, el mercado en el que opera, la incidencia de riesgos, en fin conocer las vulnerabilidades para implementar las fortalezas, estas fortalezas se constituyen de normativas legales, trabajo en equipo, participación por parte de los colaboradores de la compañía, que representen las tan diversas áreas que esta pueda tener, constituir objetivos claros, adoptar claramente lo que va a abarcar el programa y que se espera de este, por su puesto, esta política debe cumplir con accesibilidad para todo el personal, que sea entendible y redactado en todos los idiomas que se requieran, además, debe tener una aprobación por parte de la alta gerencia de la corporación, claramente, parte fundamental también será su difusión, una revisión periódica para poder monitorear y evaluar la efectividad y realizar los cambios necesarios, lo que conlleva a una actualización constante.

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Procedimiento ideal para la creación de una política de Compliance - Diego Alejandro Torrico Ferrel

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Procedimiento ideal para la creación de una política de Compliance - Diego Alejandro Torrico Ferrel

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En mi experiencia el procedimiento ideal para crear una política de compliance comienza con una evaluación de los riesgos y el marco normativo aplicable. Posterior a esto, se debe definir los objetivos los cuales deben estar alineados con los valores de la empresa. Con el apoyo de la alta dirección, se diseña una política clara, coherente y accesible, que establezca las responsabilidades de todos los actores involucrados. Una vez redactada, la política debe ser revisada legalmente, aprobada por la alta dirección y difundida a través de programas de formación que aseguren su comprensión y correcta implementación. Finalmente, se establecen mecanismos de monitoreo y supervisión para garantizar su cumplimiento y mejora continua.

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Procedimiento ideal de creación de una política de Compliance - Paula Chan

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Procedimiento ideal de creación de una política de Compliance - Paula Chan

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El procedimiento ideal para la creación de una política de Compliance debe ser meticuloso, estratégico y, sobre todo, personalizado a las características, necesidades y riesgos de la empresa. Definitivamente cuando se cuenta con el apoyo firme de la alta dirección, el proceso se vuelve más eficaz y significativo. Considero que para este proceso es importante que el liderazgo permanezca en el oficial de cumplimiento, teniendo en cuenta áreas estratégicas de administración del Gobierno Corporativo, planificación, control interno y valoración del riesgos y otras áreas consideradas como estratégicas.

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Procedimiento ideal de creación de una política de compliance. Ezequiel M. Ceccotti Espeche

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Procedimiento ideal de creación de una política de compliance. Ezequiel M. Ceccotti Espeche

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Procedimiento ideal para la creación de una política de compliance

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Procedimiento ideal para la creación de una política de compliance

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1.       Como principal requisito si contamos con el apoyo e involucramiento de la Alta dirección es necesario contar con dicho compromiso de forma clara y explícita y que sea dado a conocer a lo largo de la organización para que pueda tener un efecto adecuado en el resto de la empresa para ello debemos contar con dicho documento de declaración  de compromiso y la delegación de autoridad al responsable de compliance de la organización para formalmente empoderarlo.

2.       Como parte de los procedimientos relevantes es en primer lugar necesario establecer una identificación adecuada de los Riesgos de compliance en función específico de nuestro negocio (locación, giro del negocio, forma de operar, etc)

3.       Listar, redactar y dar a conocer Políticas y Procedimientos específicos de nuestra organización que sean claros, comprensibles y que aborden la mitigación de los riesgos previamente identificados así como también los controles requeridos para monitorearlos.

4.       Comunicar y capacitar a todo el personal y stackholders externos acerca de nuestras políticas y asegurarnos no solo de que el mensaje ha llegado correctamente sino que ha sido comprendido y contamos con el compromiso de cumplimiento de cada uno de ellos. Esto será un proceso continuo.

5.       Monitorear y evaluar la eficacia de los procesos antes establecidos y tomar medidas de acción para eliminar los gaps que no permiten su fiel cumplimiento

6.       Establecer canales de denuncia adecuados, seguros y confidenciales para que puedan ser denunciados los incumplimientos sin temor a represalias.

7.       Actualización y mejora continua. Establecer revisiones periódicas a los procesos y políticas, realizar las actualizaciones necesarias y realizar la comunicación correspondiente cada vez que sea necesario.

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Procedimiento Ideal de Política de Cumplimiento

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Procedimiento Ideal de Política de Cumplimiento

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Cuál debería ser el procedimiento ideal para la creación de una política de Compliance en una empresa?

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Cuál debería ser el procedimiento ideal para la creación de una política de Compliance en una empresa?

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Debe garantizar:

1. Compromiso de la Alta Dirección (“Tone from the Top”)

El primer paso es obtener el compromiso activo de la alta gerencia. Esto significa que los líderes deben respaldar, promover y demostrar su compromiso con la política de Compliance para establecer una cultura de cumplimiento en toda la organización.

Acciones: El equipo directivo debe hacer declaraciones públicas sobre la importancia del Compliance, participando directamente en su desarrollo y supervisión.

2. Análisis y Evaluación de Riesgos

Realizar una evaluación detallada de los riesgos legales, regulatorios y éticos a los que está expuesta la empresa. Esto ayudará a identificar las áreas donde la política de Compliance debe enfocarse.

Acciones: Identificar riesgos específicos de la industria, mercado y operación de la empresa (ej. fraude, lavado de dinero, corrupción, etc.) mediante auditorías, entrevistas con departamentos clave y análisis de procesos.

3. Definición de los Principios Rectores y Objetivos

Establecer los principios éticos que guiarán la política, como integridad, transparencia, responsabilidad, y cumplimiento normativo. Los objetivos deben incluir la prevención de riesgos legales y la creación de una cultura ética.

Acciones: Desarrollar principios rectores que sean específicos para la empresa y sus operaciones globales, asegurando que sean aplicables a todas las áreas y niveles de la organización.

4. Elaboración de la Política de Compliance

Crear un documento claro y accesible que establezca los compromisos de la empresa en materia de cumplimiento, los principios rectores, las responsabilidades de los empleados, y los procedimientos de monitoreo.

Acciones: Asegurarse de que la política sea entendible para todos los niveles de la organización y que cubra los siguientes aspectos:

1. Ámbito de aplicación: A quiénes se aplica (directivos, empleados, terceros).

2. Principios y compromisos: Integridad, transparencia, ética.

3. Responsabilidades: Roles y obligaciones de cada parte.

4. Canal de denuncias: Procedimiento para reportar conductas indebidas.

5. Consecuencias del incumplimiento: Medidas disciplinarias.

5. Desarrollo de Procedimientos y Controles

Crear procedimientos internos y controles específicos para garantizar que la política de Compliance se cumpla efectivamente. Estos controles pueden incluir auditorías internas, revisiones periódicas y monitoreo continuo.

Acciones: Diseñar procedimientos de monitoreo de cumplimiento, mecanismos de control de riesgos y protocolos para abordar infracciones (ej. canales de denuncia confidenciales).

6. Capacitación y Concienciación

Implementar un programa de formación para todos los empleados sobre la política de Compliance, asegurando que comprendan sus responsabilidades y el procedimiento para reportar conductas inapropiadas.

Acciones: Realizar talleres y capacitaciones regulares, ya sea en persona o en línea, adaptadas a las necesidades de diferentes departamentos y niveles jerárquicos. Asegurarse de que la alta dirección participe activamente en la concienciación.

7. Implementación y Comunicación

Comunicar oficialmente la política a todos los empleados, directivos y terceros relevantes, y asegurar que se implemente en todos los niveles de la empresa.

Acciones: Publicar la política en plataformas accesibles (intranet, manuales de empleados) y comunicarla formalmente mediante comunicados de la alta dirección. Asegurarse de que todos la reciban y comprendan.

8. Monitoreo y Revisión Continua

Establecer mecanismos de monitoreo y revisión de la política para asegurar que se mantenga actualizada y relevante frente a cambios en la legislación o en el entorno de la empresa.

Acciones: Implementar auditorías internas periódicas, revisiones anuales y controles para evaluar la efectividad de la política. Actualizarla según sea necesario.

9. Canal de Denuncias y Gestión de Incidentes

Crear un canal de denuncias accesible y confidencial para que los empleados y terceros puedan reportar cualquier infracción a la política sin temor a represalias.

Acciones: Asegurarse de que el canal sea accesible en todas las ubicaciones donde opera la empresa, y gestionar las denuncias de manera transparente y confidencial, con procedimientos claros de investigación y sanción.

10. Evaluación del Impacto y Mejora Continua

Evaluar el impacto de la política de Compliance mediante la recopilación de datos y retroalimentación. Usar estos datos para mejorar continuamente el programa.

Acciones: Recopilar datos de las auditorías, encuestas internas y retroalimentación de empleados para identificar áreas de mejora en el programa de Compliance.

Conclusión:

El procedimiento ideal para la creación de una política de Compliance debe ser un proceso integral y colaborativo que involucre tanto a la alta dirección como a todos los niveles de la empresa. El apoyo de la gerencia es esencial para establecer una cultura sólida de cumplimiento, y la política debe ser revisada y adaptada de manera continua para mantener su efectividad.

Ricardo Palacio G.

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 César Ayala / Proceso Ideal para la Creación de una Política de Compliance

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 César Ayala / Proceso Ideal para la Creación de una Política de Compliance

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En la actualidad la creación de un Programa de Compliance es una exigencia de mercado, esto debido a las relaciones que se mantienen con clientes, proveedores y / o alianzas, en el sistema financiero es obligatorio que los sujetos obligados o supervisados cuenten con un programa de Compliance debido a sus negocios locales como internacionales.

Por lo que para la creación de una Política de Compliance se debe tener en cuenta lo siguiente:

1.       Apoyo de la Alta Dirección: La Alta Dirección deben ser los primeros en apoyar esta gestión de acuerdo a sus obligaciones definidas en las normativas, por lo que sin su apoyo el desarrollo de esta gestión será más complicado, deben entender, apoyar y monitorear el desarrollo de cada política que forma parte del Programa de Compliance.

Para ello se necesita el compromiso de los directivos y órganos de administración que estén interesados en implementar en la empresa una verdadera conciencia de prevención de cumplimiento normativo

2.       Identificación de Riesgos: Se deben analizar y evaluar cada uno de los riesgos implícitos en la gestión de la empresa de acuerdo a su tamaño y estructura como ser:

·         Riesgos Operativos

·         Riesgo Legal

·         Riesgo Reputacional

·         Riesgo Contagio

Para cada uno de estos riesgos se deberá evaluar su impacto inherente y posteriormente la aplicación de los mitigadores con la finalidad de obtener un riesgo residual de menor impacto para la organización (Metodología de Riesgos).

Por lo que es necesario detectar, medir y reaccionar a los resultados de los indicadores que ayudan a desarrollar eficacia de un programa de Compliance en cuanto a evitar incurrir en irregularidades y por consecuencia en una imputación penal.

3.       Oficial de Compliance: La organización debe contar una la imagen de un Oficial de Compliance, quien es el encargado de el desarrollo del Programa de Cumplimiento a través de las políticas internas definidas para la prevención, estas deben abarcar cada una de las actividades de la organización para mantener un enfoque integral y un claro conocimiento del alcance de las políticas.

4.       Capacitación y Formación: Se debe mantener un programa de capacitación integral y que pueda brindar los recursos adecuados al personal y otros relacionados como ser proveedores, alianzas o terceros relacionados con la compañía.

Las empresas deben tomar conciencia de los procesos de capacitación y formalización en temas de Compliance, ya que es un elemento mas en el proceso de implementación de Compliance.

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El proceso ideal de creación de una política de compliance siempre que tenga apoyo de la Dirección

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El proceso ideal de creación de una política de compliance siempre que tenga apoyo de la Dirección

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Compromiso de la Dirección: La alta dirección debe mostrar que está comprometida con la creación y aplicación de la política de compliance. Este apoyo es crucial para que todos en la empresa tomen la política en serio.

Evaluación de Riesgos: Identificar qué riesgos de cumplimiento tiene la empresa y qué reglas y leyes deben seguirse. Esto ayuda a saber qué problemas pueden surgir.

Definir Objetivos y Alcance: Establecer qué se quiere lograr con la política y a quiénes se aplicará. Por ejemplo, si la política es para todos los empleados o también para socios y proveedores.

Desarrollar la Política: Escribir la política de manera clara y sencilla. Incluir los pasos y procedimientos necesarios para cumplir con las reglas y manejar los riesgos identificados.

Revisión y Consulta: Compartir el borrador de la política con otros departamentos y con la dirección para recibir comentarios y hacer ajustes necesarios.

Aprobación Formal: Obtener la aprobación oficial de la dirección para que la política sea oficialmente válida. Esto también incluye asegurar que haya recursos para aplicarla.

Comunicación y Capacitación: Informar a todos en la empresa sobre la nueva política y realizar capacitaciones para que todos entiendan cómo seguirla.

Implementación y Monitoreo: Poner en práctica la política y vigilar su cumplimiento. Esto puede incluir auditorías internas y mecanismos para reportar problemas.

Revisión y Actualización: Revisar y actualizar la política regularmente para asegurarse de que siga siendo relevante y efectiva a medida que cambian las leyes y las circunstancias de la empresa.

Este enfoque asegura que la política de compliance sea clara, útil y apoyada por la alta dirección, lo que es clave para su éxito.

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Procedimiento ideal para crear política de Compliance-SESC

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Procedimiento ideal para crear política de Compliance-SESC

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Considero que los siguientes pasos a seguir son fundamentales para la creación de una Política de Compliance: 1) Mantener el apoyo de la Alta Dirección, para que el Tone at the Top sea un elemento constante dentro de la organización. 2) Identificar la actividad a la que se dedica la organización, ubicación geográfica en la que se desarrolla y definir los recursos destinados a Compliance. 3) Realizar un mapa de riesgos/ mapa de calor. 4) Realizar un estudio detallado de la normativa interna y externa que resulta aplicable a la organización. 5) Delimitar el objetivo y alcance de la Política. 6)Diseñar las políticas y procedimientos respectivos, en el idioma deseado, debidamente delimitados, utilizando un lenguaje claro, preciso y práctico que sea de fácil entendimiento para todos los miembros de la organización. 7) Comunicar la política a toda la organización, así como iniciar su implementación y poner en conocimiento de todos cómo se implementará, qué deben realizar desde sus posiciones para implementarlo, cómo funciona, etc. 8) Establecer un canal de denuncias confidencial, acorde con las características propias de la organización para identificar oportunidades de mejora, así como incumplimientos de la normativa. Importante intentar, en la medida de lo posible, establecer rewards por denunciar. 9) Monitorear la eficacia y la implementación del programa para identificar si está funcionando de la forma esperada, si se están mitigando los riesgos identificados, así como mejorar su diseño de acuerdo con las oportunidades de mejora descubiertas. 10) Establecer sanciones por incumplir la política de compliance.

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Proceso de Creación de una política de Cumplimiento-Vanessa MA

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Proceso de Creación de una política de Cumplimiento-Vanessa MA

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1. Comprender el Entorno Normativo y Operativo

2. Identificación y Evaluación de Riesgos

3. Definición de los Objetivos de la Política

4. Diseño de la Política de Cumplimiento

5. Consulta y Revisión

6. Aprobación y Adopción

7. Implementación y Capacitación

Revisión y Mejora: Realiza revisiones periódicas de la política para asegurarte de que sigue siendo relevante y efectiva. Ajusta la política en respuesta a cambios en el entorno normativo, lecciones aprendidas de auditorías, o cambios en la estructura operativa del fondo.

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Procedimiento ideal para creación de política de compliance

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Procedimiento ideal para creación de política de compliance

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Lo primero sería identificar que tipo de actividad y operación realiza la empresa, con la finalidad de poder enfocar las políticas a desarrollar.

Después de esto seleccionar a representantes de múltiples departamentos para que puedan retroalimentar de información básica e individualizar los riesgos de la empresa en base a su experiencia.

Desarrollar las políticas de cumplimiento, las normas éticas y los canales de denuncia que a mi criterio son los elementos mas importantes de un Manual de cumplimiento.

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Procedimiento Ideal oara crear un Programa de Compliance.

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Procedimiento Ideal oara crear un Programa de Compliance.

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1. Elegir al equipo que tendra a su cargo desarrollar, aplicar y vigilar el programa de compliance.

2. Ejecutar un análisis de riesgos, tanto legal, financiero como reputacional.

3. Desarrollar las políticas y procedimientos, basados en los riesgos encontrados luego del "análisis de riesgo".

4. Implementar procesos de entrenamiento y programas continuos de educación. Estos deben constantemente actualizarse a las leyes, regulaciones o políticas internas de la empresa.

5. Crear procesos de monitoreo y mecanismos de reportería, incluyendo líneas de denuncia con la consigna de que no habrá represalias por sus reportes.

6. Crear un protocolo para responder a los posibles problemas de compliance que se puedan desarrollar, tener un plan correctivo y todo lo que suceda debe quedar debidamente documentado.

7. Tener un proceso de revisión periódica del programa, esto para monitorear la efectividad del mismo y hacer los ajustes necesarios para su funcionamiento.

8. Generar una cultura de ¨Compliance¨. Esto es esencial empezando con el compromiso de la alta direccion para que dicho comportamiento se replique en todas las areas de la empresa. Asi como generar un sistema en donde los logros en favor del ¨compliance¨sean celebrados y esto ayude a que se refuerce esta conducta.

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Los pasos que considero que debería seguir para crear un programa de Compliance sería:

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Los pasos que considero que debería seguir para crear un programa de Compliance sería:

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1. Evaluación de los Riesgos

2. En virtud del paso anterior, Desarrollar Procedimientos y Códigos que mitiguen los riesgos identificados y los riesgos priorizados.

3. Capacitación, al ya tener desarrollado los procedimientos y Códigos es necesario que todos los colaboradores, trabajadores, y demás stakeholders externos se comprometan a los mismos y los conozcan.

4. Desarrollar el Monitoreo necesario para saber si lo estipulado previamente ha rendido los resultados esperados.

5. Revisión y Mejora.

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Procedimiento para crear una Política de Compliance- Luis Yglesias

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Procedimiento para crear una Política de Compliance- Luis Yglesias

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La creación de un sistema de gestión de compliance penal implica un conjunto estructurado de pasos diseñados para asegurar que una organización cumpla con las leyes y regulaciones penales aplicables, y que adopte medidas preventivas y correctivas para evitar conductas delictivas. Según lo analizado hasta el momento, considero importante en su creación contemplar los siguientes aspectos:

1. Compromiso de la Alta Dirección

Compromiso y apoyo: La alta dirección debe demostrar un compromiso visible y tangible con la implementación del sistema de compliance penal.

Designación de responsables: Nombrar un Oficial de Cumplimiento Penal o un equipo responsable de la gestión de compliance.

2. Evaluación de Riesgos

Identificación de riesgos: Realizar un análisis exhaustivo de los riesgos penales a los que se enfrenta la organización.

Evaluación y priorización: Evaluar la probabilidad y el impacto de cada riesgo identificado y priorizarlos en función de su gravedad.

3. Desarrollo de Políticas y Procedimientos

Código de conducta: Elaborar un código de conducta que establezca las expectativas de comportamiento ético y legal.

Políticas específicas: Desarrollar políticas y procedimientos específicos para abordar los riesgos identificados, incluyendo políticas de prevención de delitos como fraude, corrupción, blanqueo de capitales, entre otros.

4. Formación y Capacitación

Programas de formación: Implementar programas de formación y capacitación continua para todos los empleados y directivos sobre las políticas de compliance penal y los riesgos asociados.

Conciencia y sensibilización: Fomentar una cultura de cumplimiento y ética dentro de la organización.

5. Sistemas de Control y Supervisión

Controles internos: Establecer controles internos que permitan prevenir, detectar y corregir conductas delictivas.

Monitoreo continuo: Implementar sistemas de monitoreo y auditoría para asegurar que las políticas y procedimientos se estén aplicando correctamente.

6. Canales de Comunicación y Denuncia

Canales de denuncia: Establecer canales confidenciales y seguros para que los empleados puedan denunciar conductas indebidas o delictivas.

Protección al denunciante: Asegurar la protección contra represalias para quienes denuncien de buena fe.

7. Investigación y Gestión de Incidentes

Procedimientos de investigación: Desarrollar procedimientos claros para la investigación de denuncias y la gestión de incidentes de compliance penal.

Acciones correctivas: Implementar acciones correctivas y disciplinarias cuando se detecten incumplimientos.

8. Revisión y Mejora Continua

Evaluación periódica: Realizar evaluaciones periódicas del sistema de gestión de compliance penal para identificar áreas de mejora.

Adaptación y actualización: Actualizar las políticas, procedimientos y controles en función de los cambios legislativos, regulatorios y operativos.

9. Documentación y Registro

Mantenimiento de registros: Mantener una documentación detallada de todas las actividades de compliance penal, incluyendo evaluaciones de riesgo, formaciones, auditorías, investigaciones y acciones correctivas.

10. Comunicación Externa

Transparencia: Comunicar las políticas de compliance penal a los socios comerciales, proveedores y otras partes interesadas relevantes.

Colaboración con autoridades: Mantener una relación de cooperación con las autoridades reguladoras y de cumplimiento de la ley.

Referencias y Normativas

Normativas aplicables: Asegurarse de que el sistema de gestión cumpla con las normativas y estándares internacionales relevantes, como la ISO 19600 (Sistemas de gestión de compliance) y la ISO 37001 (Sistemas de gestión antisoborno).

Implementar un sistema de gestión de compliance penal eficaz requiere un enfoque integral que involucre a toda la organización, desde la alta dirección hasta los empleados de base, fomentando una cultura de cumplimiento y ética que minimice los riesgos penales.

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Considero que el procedimiento ideal para crear una política de Compliance es partir de la base, en este caso el apoyo y liderazgo de la Alta Dirección, este paso es el primero y que le da solidez, recursos, legitimidad y empoderamiento.

Nombramiento del Oficial de cumplimiento, determinado los roles, responsabilidades, funciones. Luego establecer los análisis de riesgos, determinando los riesgos de fraude, críticos y residuales e igualmente el apetito de riesgo.

El código de conducta se hace esencia y base del programa, una vez definido se debe publicar y capacitar a los diferentes procesos.

Luego definir el canal de denuncia y línea ética, conformando el comité de denuncias, dando reglas claras sobre el rol de equipo, confidencialidad de la información, candencia de las reuniones y kpi´s para monitorear y evaluar a herramienta.

paso seguido incorporar a la política todos las directrices, procedimientos internos, procesos operativos, circulares, etc. que coadyuven a gestionar de manera adecuada los riesgos.

La comunicación y sensibilización es una etapa importante de la política de Compliance, de esta forma se puede evidenciar que todo el personal la recibió y que se va generando la cultura.

Luego de comunicar establecer el la supervisión y verificación a fin de corregir errores e incorporar aspectos de mejora continua.

Por último establecer un sistema disciplinario a fin de garantizar de manera objetiva las consecuencias de los incumplidores.

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El proceso de creación debe:

1. Establecer los roles y responsabilidad: Se debe definir claramente los roles y las responsabilidades de cada uno en el plan de cumplimiento, considerando a lo menos el papel del Directorio, del Compliance Officer, del Gerente General, de los auditores y de los trabajadores.

2. Identificar y evaluar los riesgos: A través de un análisis exhaustivo de los riesgos a los que está expuesta la organización, considerando factores como la industria, la ubicación, el tamaño y la complejidad de las operaciones. Identificar las leyes, regulaciones y normas aplicables, así como las mejores prácticas del sector. Evaluar la probabilidad y el impacto potencial de cada riesgo.

3. Definir los objetivos y el alcance de la política de compliance: los objetivos deben ser claros y medibles para el programa de compliance, alineados con la estrategia general de la organización. Se debe determinar el alcance de de la política, incluyendo las áreas de la organización que serán cubiertas y las actividades que serán reguladas.

4. Desarrollar las políticas y procedimientos: Deben ser claros, concisos y comprensibles, abordando los riesgos identificados y estableciendo las normas de comportamiento esperadas para todos los miembros de la organización.

5. Implementar y comunicar la política de compliance: Se debe comunicar la política a todos los miembros de la organización, incluyendo empleados, directivos, proveedores y socios comerciales. Se debe capacitar adecuadamente a todos los involucrados e implementar mecanismos para la monitorización y seguimiento del programa.

6. Establecer un canal de denuncias: Debe ser seguro y confidencial y garantizar la protección de los denunciantes y la investigación exhaustiva de las denuncias recibidas.

7. Revisar periódicamente y actualizar el programa de compliance: Asegurar su vigencia y adecuación a los cambios en el entorno legal, regulatorio y de la organización. Actualizar las políticas y procedimientos según sea necesario. Realizar auditorías internas para evaluar la efectividad del programa de compliance.

8. Fomentar una cultura de compliance: Con énfasis en la importancia del cumplimiento normativo y ético. Reconocer y premiar a los empleados que demuestren un comportamiento ejemplar y sancionar de manera justa y proporcional a aquellos que incumplan las políticas o procedimientos establecidos.

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Creación de la política de Compliance – Jose R Gomez

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Creación de la política de Compliance – Jose R Gomez

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Sin duda alguna considero que el procedimiento ideal debería estar encaminado con el compromiso de la alta dirección al brindarle legitimidad, recursos y autoridad a la política. Sin duda alguna, vendría a reforzar la cultura organizacional al establecer un ejemplo y envía un mensaje claro que el cumplimiento es una prioridad para la organización.

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Procedimiento ideal de creación de Política de Cumplimiento con aval de alta dirección, Enrique Calvo

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Procedimiento ideal de creación de Política de Cumplimiento con aval de alta dirección, Enrique Calvo

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El proceso ideal debe partir de una introspección de la cultura, valores y giro comercial del negocio, de la mano con el análisis de mercado, la coyuntura social y todo elemento externo con incidencia en las operaciones de la empresa. A partir de allí, se deben identificar riesgos, personal clave que lidere, impulse, asuma y sensibilice sobre el tema de cumplimiento, sin dejar de lado del canal de ética como termómetro de la efectividad de la política.

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Considero que el proceso adecuado para diseñar la política de compliance luego de confirmar el compromiso de la Alta Dirección es:

Definir el objeto, alcance y jurisdicciones para identificar situaciones y conductas ilícitas que impliquen un riesgo potencial de incumplimiento.

Crear el Órgano de Cumplimiento otorgando la autoridad, independencia y recursos

Establecer roles y responsabilidades de la alta dirección y ejecutivos, empleados, proveedores y Comité de Ética

Comunicar la política de compliance a todos los stakeholders.

Capacitaciones periodicas y emitir constancia de participación para cada empleado.

Establecer un mecanismo de quejas y canal de denuncias confidencial y anonimo

Comunicar sobre la cero tolerancia a represalias

Definir el proceso de investigación de denuncias

Realizar auditorías anuales para asegurar el cumplimiento de la política

Revisar la política y actualizarla cuando sea oportuno