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TEMA 1.  INTRODUCCION AL ESTUDIO DE LA CIENCIA DE LA ADMINISTRACION

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TEMA 1.  INTRODUCCION AL ESTUDIO DE LA CIENCIA DE LA ADMINISTRACION

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1. Concepto e importancia

Es la ciencia social o Tecnología Social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organización.

¿Por qué es importante?

• Es de alcance universal por que los principios
básicos se aplican en toda parte que se
practique la administración.

• Mientras mejor administrado esté un país
mayores crecimiento y desarrollo alcanzará.

• Su ámbito de la aplicación es amplio y variable: se administran los recursos de una persona, de un hogar de una organización sin fines de lucro, de una empresa con fines de lucro. se aplica la administración en empresa industriales, comerciales y de servicios.

1.2  Naturaleza y características de la ciencia de la Administración.

UNIVERSALIDAD.

VALOR INSTRUMENTAL.

UNIDAD TEMPORAL.

AMPLITUD DEL EJERCICIO.

ESPECIFICIDAD.

INTERDISCIPLINARIEDAD.

FLEXIBILIDAD.

UNIDAD JERÁRQUICA.

1.3 Relación entre la Administración y otras disciplinas.

Administración como arte: En cuanto al arte se refiere, la administración se basa en conseguir resultados a través del esfuerzo de terceras personas. Además, corresponde con atributos propios de las artes, como lo son la inventiva, la creatividad y la intuición. Es considerada arte porque la práctica de administrar organizaciones consiste en la aplicación artística de principios científicos para la solución de problemas, para la optimización o mejor uso de los recursos y así poder cumplir con los objeticos preestablecidos.

Administración como técnica:  La administración puede ser considerada como una técnica, ya que es el conjunto de instrumentos, reglas, procedimientos y conocimientos cuyo objetivo es una aplicación y utilidad de conocimientos científicos, y sin la implementación de la técnica las explicaciones de la ciencia quedan a escala teórica, no pueden ser instrumentadas ni puede operarse sobre los objetos de esta.

Administración como ciencia: La administración como ciencia se debe a que es un conjunto organizado de conocimientos sobre la administración de calidez universal y fundamentados en una teoría referente a verdades generales.

1.4  Objeto y ámbito de estudio.
El objeto de estudio de la administración son : las organizaciones, su dirección, las técnicas de dirección, la transformación y adaptación de las organizaciones, la teoría de la organización y de la administración.

1.5   Los principios de la Administración.

Planeamiento

Organización

Integración de personal

Dirección

Control

1.6  Campo de ejercicio profesional.
El administrador cuenta con un amplio campo de acción en cualquier tipo de organización y sector. Puede desenvolverse en distintas áreas como: recursos humanos, planeación producción, marketing, finanzas, comercialización, supervisión, ventas, entre muchas otras
1.7  Evolución y desarrollo de la Ciencia de la Administración
La administración se ha desarrollando desde hace siglos, pero sus inicios formales se dan a partir de la revolución industrial, ya que existía una gran por dirigir de mejor forma las fabricas.

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TEMA 2. ESTUDIO Y CLASIFICAION DE LAS EMPRESAS

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TEMA 2. ESTUDIO Y CLASIFICAION DE LAS EMPRESAS

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2.1 Concepto e importancia.
Una empresa es un conjunto de personas que buscan producir o vender rentablemente tangibles o intangibles

Las empresas contribuyen a la sociedad de muchas maneras. Producen bienes de calidad para los individuos, generan empleo y permiten ofrecer una variedad donde los consumidores puedan elegir. Además, muchas investigan y crean nuevos productos que aumentan la calidad de vida de la sociedad y permiten el progreso.

2.2  Naturaleza y clasificación de las organizaciones.
La gran variedad existentes de empresas hacen que sea necesario realizar diversas clasificaciones por criterios de éstas, para que así se pueda realizar un estudio más ordenado y sencillo de ellas

2.3 Las empresas de intereses comerciales.
Las empresas comerciales son aquellas sociedades que se dedican a comprar bienes para venderlos sin transformarlos. En sentido amplio, este tipo de empresas realizan actividades económicas organizadas, como compra y venta de productos que bien pueden ser materias primas o productos terminados.

2.4 Organización y clasificación de las empresas.
Las organizaciones se clasifican según:

Tamaño o magnitud

Actividad o giro

Sector económico al que pertenece

Origen del capital

Constitución jurídica

Ámbito de actividad

Destino de los beneficios

2.5 Los recursos de la empresa.

Técnicos

Materiales

Financieros

De conocimiento

Humanos

2.6 Misión y propósitos de la empresa.
el propósito de la empresa es poder obtener utilidades siempre cuidando la ecología, proporcionando impuestos al estado, sirviendo a la sociedad de una forma que ofrezca precios competitivos, además de productos de calidad y poder brindar empleo a las personas.

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¿Cómo planificar tus metas y organizar tu vida?

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¿Cómo planificar tus metas y organizar tu vida?

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Cómo Planificar tus Metas y Organizar tu Vida en 5 Pasos

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Cómo Planificar tus Metas y Organizar tu Vida en 5 Pasos

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TEMA 4.   LA PLANIFICACION ADMINISTRATIVA

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TEMA 4.   LA PLANIFICACION ADMINISTRATIVA

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4.1 Concepto e importancia.
La planificación administrativa es una función de la administración en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.
La planificación es fundamental por ser el proceso que se establecen las metas y se eligen los medios para alcanzar dichas metas; sin planes los gerentes no pueden saber como organizar a su personal ni sus recursos debidamente.

4.2  Alcances y limitaciones de la planificación.
• Ser capaz de alcanzar los objetivos deseados,
• realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de la organización
• debe ser factible, apropiada y oportuna
• ser capaz de proporcionar a la organización una guía y directrices de acción
• ser dinámica, flexible

Planificar es un trabajo difícil que requiere un elevado nivel de imaginación, capacidad analítica, creatividad y vigor para elegir algo y comprometerse a ello. la dirección tiene que presionar y exigir el máximo rendimiento a su staff y a sus inmediatos subordinados.

4.3  Principios de la planificación.

CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes)

PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a las demás funciones)

EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos en la organización le compete)

EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos).

CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (logros).

INICIACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN EMPRESARIAL.(primer proceso ADM)

FLEXIBILIDAD (se ajusta a la circunstancias reales).

SINCRONIZACIÓN (con todos los procesos y recursos).

4.4  Tipos de planes.
Planificación estratégica – es la planeación más amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia.
Planificación táctica – realizada a nivel departamental.
Planificación operativa – realizada para cada actividad, más detallada y de corto plazo.

4.5  El proceso de la planificación.

Determinación de Objetivos a alcanzar

Toma de decisiones

Elaboración de planes

Acciones empresariales

4.6  Administración por objetivos
Es un sistema administrativo integral en el que se combinan en forma sistémica muchas actividades administrativas básicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.

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5 Consejos para dejar de postergar-Como dejar de posponer-Explicación animada

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5 Consejos para dejar de postergar-Como dejar de posponer-Explicación animada

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TEMA 3.   GERENCIA Y PROCESO ADMINISTRATIVO

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TEMA 3.   GERENCIA Y PROCESO ADMINISTRATIVO

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3.1 Concepto e importancia.
La gerencia es la acción, o el conjunto de empleados, que se encargan de dirigir , gestionar y coordinar una determinada empresa, organización o institución. La gerencia puede hacer referencia a una serie de empleados que, denominándose gerentes, se encargan de coordinar y gestionar una organización.

La función del gerente es cumplir con la supervisión, coordinación, planificación y control de las herramientas que conforman una empresa: el talento humano y sus tareas a cumplir, el uso adecuado de los recursos materiales, financieros, administrativos y tecnológicos.

3.2  Las funciones gerenciales.

Funciones administrativas

Funciones contables

Funciones de seguridad

Funciones financieras

Funciones comerciales

Funciones técnicas

3.3  Perfil y habilidades gerenciales.

Habilidades técnicas

Habilidades humanas

Habilidades conceptuales

3.4  Gerencia y proceso administrativo.
se utiliza para denominar al conjunto empleados de alta calificación que se encarga de dirigir y gestionar los asuntos de una empresa. El término también permite referirse al cargo que ocupa el director general (o gerente) de la empresa, quien cumple con distintas funciones: coordinar los recursos internos, representar a la compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos.

3.5  Fases del proceso administrativo.

planificación

organización

dirección

control

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MANEJO DE CONFLICTOS

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V. Completa: Cómo crecer sin perder la creatividad. Duncan Wardle

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V. Completa: Cómo crecer sin perder la creatividad. Duncan Wardle

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Cómo Ser Más Organizado • Habilidades para la Organización del Tiempo (Método GTD de David Allen)

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TEMA 5.  ORGANIZACIÓN Y DEPARTAMENTALIZACION

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TEMA 5.  ORGANIZACIÓN Y DEPARTAMENTALIZACION

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5.1  Concepto e importancia.
Organización consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas fijadas: establecer las estructura organizacional, delinear las relaciones o líneas de enlace que faciliten la coordinación, crear las descripciones de cada puesto, indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad, y fijar requerimientos o cualidades requeridas del personal para cada puestos.

La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planificación han señalado respecto a como debe ser una empresa.

La departamentalización es un proceso por medio del cual se divide el trabajo dentro de una organización. De acuerdo con las actividades o funciones que son similares y que se encuentran lógicamente relacionadas.

5.2  Tipos de organización.

organización formal.

organización informal.

sistemas de organización.

organización lineal.

organización funcional.

organización de línea y staff.

organización matricial.

5.3  La organización formal.
Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de acción claros y conocidos por sus miembros que la conforman.

5.4  La organización informal.
Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontáneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras específicas.

5.5  La organización lineal.
Se trata del modelo jerárquico tradicional, simple y piramidal, que presenta líneas de autoridad únicas y la información se transmite de manera unidireccional, desde las visiones globales superiores de la estructura, hasta las posiciones locales de la base. La toma de decisiones es totalmente centralizada y existe una jefatura única.

5.6  La organización funcional.
Esta es la versión moderna del modelo anterior, que estructura la empresa en base a departamentos, cada uno dotado de su jefe, y el total de los jefes dirigidos por la cúpula de la empresa, ya sea de manera individual o en base a reuniones. Es un modelo ideal para dividir el trabajo en pequeñas partes, y las decisiones suelen tomarse mediante consultas al especialista de cada área.

5.7  La organización de línea y staff.
Es la evolución de la jerarquía funcional frente a la división del trabajo en la organización. Depende del desarrollo y el desglose de algunas fases consecutivas:

Fase 1: no existe especialización de servicios.

Fase 2: especialización de servicios en la sección.

Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal.

5.8  La organización matricial.
Se trabaja en base a proyectos y resultados esperados, mediante la constitución de equipos de trabajo multidisciplinarios a los que pertenecen individuos de diversas áreas. Estos grupos poseen un jefe de proyecto, son temporales, e intercambian información con otros proyectos de manera esporádica y eventual. Se comportan, del resto, como células más o menos autónomas.

5.9 Diseño de la estructura organizacional.
El diseño organizacional implica seleccionar alternativas en lo que respecta a cuatro propiedades estructurales.

1. División del trabajo: es un proceso mediante el cual el diseñador de la estructura organizacional descompone un proceso complejo en pequeñas tareas. (el alcance o rango del puesto y la profundidad del puesto

2. Departamentalización: creación de nuevas unidades u órganos de la organización, con el mismo nivel jerárquico.

5.10  La departamentalización.
Creación de nuevas unidades u órganos de la organización, con el mismo nivel jerárquico.

5.11 Criterios de departamentalización.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES (FUNCIONAL)

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR ZONA GEOGRÁFICA.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS O PROYECTOS.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTES.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS.

5.12  Los organigramas.
Describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados. Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.

5.13 Los manuales de organización.
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.

Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:
A.- Manual de Organización.
B.- Manual de Políticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.

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6.1  Concepto e importancia.
La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y el ejercicio del liderazgo.

En la Dirección es donde se realiza todo lo planeado y se ejecutan propiamente todos los elementos de la administración.

6.2  Importancia del recurso humano en la administración.

Los directivos tienen que conseguir que los empleados bajo su autoridad efectúen las tareas para que se cumplan los objetivos de los que son responsables

Un director de un departamento con 200 personas no puede dirigirlas a todas: deberá delegar en otras personas con ámbitos de responsabilidad más pequeños y éstas a su vez.

Span de dirección, número de personas que un directivo puede dirigir y supervisar.

Mejores sistemas de información aumentan el span de dirección

Dirigir por objetivos aumenta el span de dirección

Requiere subordinados capaces y motivados, liderazgo, saber comunicar

Las estructuras más planas disminuyen la burocracia y proporcionan flexibilidad, capacidad de adaptación, menos costes de personal y mayor claridad en la transmisión de los mensaje, comunicación

6.3 E nfoques y teorías de la motivación.
La motivación es el proceso que impulsa a una persona a actuar de cierta manera o forma determinada. Ese impulso de actuar puede provenir del ambiente (estimulo externo) o puede ser generado por los procesos mentales internos del individuo. En este último aspecto la motivación se asocia con el sistema de cognición del individuo. El punto de partida del ciclo motivacional está dado por el surgimiento de una necesidad. Esta necesidad rompe el estado de equilibrio en el que se encuentra una persona, produciendo un estado de tensión que lleva al individuo a desarrollar un comportamiento capaz de descargar la tensión y liberarlo de la inconformidad y el desequilibrio. Si el comportamiento fue eficaz, la necesidad quedará satisfecha, retornando a su estado de equilibrio anterior.

La motivación ha sido en las últimas décadas un objeto de estudio que ha dado origen a numerosas teorías, de las cuales las más importantes han dado lugar a un sinnúmero de investigaciones.
Podemos clasificar estas teorías de la siguiente forma:

• Teorías de contenido: Agrupa aquellas teorías que consideran todo aquello que puede motivar a las personas.
• Teorías de procesos: Agrupa aquellas teorías que consideran la forma (proceso) en que la persona llega a motivarse.

3 de las teorías relacionadas con la motivación laboral de alto impacto son las siguientes:

• Teoría de las necesidades (McClelland)
• Teoría de los dos factores de motivación (Herzberg)
• Teoría X e Y (McGregor)

6.4 Enfoques y teorías del liderazgo.
Se puede decir que el liderazgo es aquel que influye sobre los miembros de un equipo u organización para garantizar y transformar el desarrollo de las actividades a realizar, con el objetivo de dar cumplimiento a lo programado.

El objetivo debe ser influenciado por una persona, en este caso, a quien se le denomina “líder” y que además existen otras personas que son los seguidores de este líder, los cuales estarán dispuestos a seguirlo en caso de que satisfagan sus necesidades o intereses.

Podemos apreciar que entre líder y seguidores existe una diferencia de poder.

El líder debe aplicar un estilo de liderazgo en función de las circunstancias, cambiando el mismo, si es necesario, o utilizando combinaciones en los casos prudentes. El liderazgo ante todo debe ser eficaz de manera integral, y por la influencia y repercusión que tiene sobre los seguidores debe ser portador de una ética social que permita la transparencia y la honestidad en todas las actuaciones y decisiones.

Existen 3 teorías sobre liderazgo:

1. Teoría situacional.
2. Teoría participativa.
3. Teoría de relaciones o transformacionales.

6.5 Conflicto y negociación.
Un conflicto se provoca cuando 2 o más partes independientes perciben que sus objetivos son incompatibles.

El conflicto es una condición humana inevitable. Es un fenómeno natural potencialmente positivo, ya que ya que necesitamos de los conflictos para transformar y resolver problemas. Posibilita cambios y posibilidades de crecimiento y aprendizaje. Aunque no necesariamente sea el conflicto en sí, sino las respuestas y actitudes que presentamos ante él.

Para resolver los conflictos es necesario aprender a manejarlos, para ello es importante conocer el manejo de conflictos, el cual se da mediante una serie de pasos:

1.      Separar a las personas del problema.

Luego de estar conscientes de que la persona no es el problema, analicemos el problema para transformarlo constructivamente.

2.      Comunicación efectiva.

a)      Escucha activa.

b)     Expresión asertiva.

c)      Cede ante alguna propuesta, no ante las presiones de los demás.

d)     Identificar la mejor alternativa a un acuerdo negociable y formular propuestas incluyentes.

6.6  La comunicación en la empresa.

1. Comunicación: es necesaria para cumplir varias funciones en la organización

Comunicación ascendente, reportar, control, feedback

Comunicación descendente, órdenes, consejos, objetivos, planes, políticas, procedimientos y normas, información crítica

Comunicación horizontal, coordinación dentro y entre equipos de trabajo para coordinar las tareas, solicitar servicios, proporcionar inputs

2. Medios de comunicación

Cara a cara: en pares o en grupo

Por teléfono

Comunicación escrita: notas, cartas de la compañía, revistas

Electrónica: mensajes de voz, correo electrónico, intranet

3. Habilidades de comunicación

Habilidades de presentación

Habilidades de comunicación no verbal: gestos, mirada, contacto físico, expresión facial, distancia

Habilidades receptoras

4. Equipos: grupo de personas con habilidades complementarias, comprometidos en un propósito común (objetivos de rendimiento) y con corresponsabilización.

Tipos de equipos:

Equipos autogestionados, responsables de realizar un servicio, producto o componente completo

Equipos de proyecto: el equipo tiene comienzo y fin con el proyecto

Equipos paralelos: formados para propósitos específicos y los miembros se reúnen como equipo a tiempo parcial, mientras siguen desarrollando su tarea principal

Equipos virtuales: formados por personas físicamente aisladas que se comunican mediante groupware (Groove, Messenger,...), permiten la colaboración de empleados de diferentes ubicaciones, de clientes, proveedores, freelances

5. Etapas de rendimiento del equipo

Constitución: establecimiento de las reglas básicas

Tormenta: diferentes visiones de los objetivos y procedimientos

Normalización: resolución de los conflictos y acuerdos

Desempeño: interés en la realización de la tarea del equipo

Disolución: la tarea del equipo se ha completado

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7.1  Concepto e importancia.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento, Este es necesario para asegurar que los procesos se realicen de la manera correcta y que las decisiones tomadas concuerden con la planificación y objetivos de la empresa.

Una de la importancia del control administrativo es porque en su mejor momento hasta el mejor de los planes o estratejias pueden salirse de curso.

El control se refleja en:

Crear mejor calidad.

Producir ciclos mas rapido.

Agregar valor.

Enfrentar cambios.

Facilitar la delegacion y el trabajo en equipo.

7.2  Naturaleza y alcance del control.
La administración debe comunicarse en forma
adecuada con los empleados para transmitirles
la importancia y naturaleza del sistema de
control. Las personas deben recibir
retroalimentación acerca de su desempeño,
esta los motiva y le da información que le
permita corregir sus desviaciones de los
estándares de desempeño. Cuando se permite
que la gente se auto corrija se fomenta el
autocontrol y se elimina la necesidad de
supervisores externos.

Alcance del control:
Global: Dirige a la empresa en su totalidad
Departamental: Abarca cada departamento
Operacional: Guía a los grupos

7.3  El proceso básico del control.
El control administrativo que no es más que la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. Este es sumamente necesario para asegurarse de que los procesos se realicen de la manera correcta y que las decisiones tomadas concuerden con la planificación y objetivos de la empresa.

Los procesos básicos del control se ordenan de la siguiente forma:

1-Establecer estándares

2-Medir el desempeño contra estos estándares

3-correlación de las desviaciones

El primer paso del proceso de control es establecer los planes, pero dado que estos pueden variar existen diferentes tipos de estándares.

7.4  Tipos y características de los sistemas de control.

Tipos de control:

Control preventivo o preliminar: estos se realizan antes de realizar una actividad de trabajo, aseguran que los objetivos sean claros, que establezcan el rumbo adecuado y que estén dispuestos los recursos apropiados.

Control concurrente: es el que se realiza mientras se desarrolla la actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa.

Control de retroalimentación: se implementa después que el trabajo está terminado, y se concentra en la calidad de los resultados finales y no en las entradas y procesos.

Características de los sistemas de control:
1. Integral: todos los aspectos de las actividades.
2. Periódico: sigue un esquema y secuencia predeterminada. 3. Selectivo: debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes.
4. Creativo: siempre en busca de encaminar la empresa a alcanzar sus objetivos.
5. Efectivo: logro de objetivos.
6. Adecuado: debe ser adecuado con la función.
7. Adaptado: a la cultura de la empresa y el personal.

7.5 Diseños de sistemas de control efectivo.
El sistema debe incorporar todos los aspectos importantes del desempeño, igualmente debe tomar en cuenta el exceso de medidas que dan lugar a un control excesivo y a la resistencia de los empleados. Para que haya tolerancia a muchos controles, los gerentes pueden concentrarse en unas cuantas áreas clave mientras establecen estándares satisfactorios de desempeño en otras o establecer prioridades simples.

7.6  Registro de las operaciones y evaluación de resultados.
El paso final en el proceso de la organización hacia los objetivos establecidos cuando no setoma tiempo para evaluar lo que se ha hecho, el líder o administrador se siente inseguro e insatisfecho, pues no puede dar a ciencia cierta que hizo ni como se hizo.
Los términos evaluación y control se usan en el campo administrativo.
El control consiste en ver que cada cosa sea hecha de acuerdo con el plan adoptable a lo establecido por la organización y las ordenes que se han dado

7.7  Proceso de retroalimentación.
Como retroalimentación se designa el método de control de sistema en los resultados obtenidos de una tarea o actividad son reintroducidos nuevamente entre el sistema con el fin de controlar y optimizar.