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Il consenso di un cliente al trattamento dei propri dati personali non è altro che una sua libera manifestazione di volontà che viene documentata in forma scritta. Per poter utilizzare i dati personali di un cliente, un’azienda deve prima informare l’utente tramite un’informativa sulla privacy e deve assicurarsi che il consenso sia documentato in forma scritta. Sarà eventualmente possibile fornire il proprio consenso sulla privacy in forma orale, telefonicamente o online, a patto che la dichiarazione venga poi trascritta e archiviata.

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Affinché un consenso sulla privacy sia valido, dovrà rispettare i seguenti requisiti:

E’ preceduto da una presa visione dell’informativa sulla privacy

E’ espresso in maniera consapevole dall’interessato

E’ documentato in forma scritta

E’ prestato liberamente

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L'informativa deve includere dati personali come nome, cognome, indirizzo, come verranno utilizzati e se saranno condivisi con terze parti. Deve spiegare anche i diritti dei clienti riguardo i loro dati come il diritto di cancellazione o rettifica. L' informativa inoltre deve essere fornita in forma scritta al momento del check-in oppure può essere esposta in aree della reception o fornita digitalmente.

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I clienti devono dare il consenso esplicito al trattamento dei loro dati personali, se vengono utilizzati per finalità di marketing, firmando fisicamente l'informativa o dando il consenso tramite un sistema digitale. In entrambi i casi è importante conservare una prova del consenso. Gli hotel devono conservare le copie delle informative firmate in conformità con le leggi sulla protezione dei dati e devono proteggerle da accessi non autorizzati.