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katherine Pillaca Flores 100%

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Funciones Administrativas - Elementos de la Administración

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5 indispensables funciones de la administración empresarial

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Contabilidad, RR.HH., logística... forman parte de las funciones de la administración, pero son solo la punta del iceberg. ¿Qué hace realmente este área?

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Sergio Bazo Bertrán - Lernen Capacitaciones

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5 funciones del PROCESO Administrativo | Capítulo 06 | Curso de Administración

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Proceso administrativo de la administración

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Proceso administrativo de la administración

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Leydi Hurtado de la Cruz (100%)

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Te explicamos cuáles son las funciones de la administración definidas por Henry Fayol y las características de cada una.

Funciones de la administración

Las funciones de la administración son tareas universales que permiten coordinar el conjunto de actividades que ocurren en una empresa, de manera eficaz.

Uno de los primeros teóricos en definir estos lineamientos fue Henry Fayol. Este ingeniero francés aportó un enfoque clásico para la administración, tras vivir las consecuencias de la Revolución Industrial y de la Primera Guerra Mundial.

Las funciones administrativas impactan en toda la estructura de una organización, desde los niveles inferiores y medios (con los obreros y los profesionales) hasta los niveles más altos (con la capacidad directiva, que incluye al área administrativa).

Si bien el objetivo final de una empresa es generar ganancias, las funciones administrativas son las medidas que se deben seguir para llegar a sus objetivos, mediante diferentes acciones y estrategias.

Ver también: Teoría clásica de la administración

La función de planificar

La función de planificar es la primera y la más importante de la gestión administrativa. Según Fayol, la empresa necesita un buen plan de acción (o de proyección), en el que debe participar toda la estructura, lo que permitirá administrar el área de producción, al personal y a los recursos.

La planificación puede ser tanto a corto como a largo plazo. Además, debe considerarse como un proceso continuo, es decir, la administración tiene que proyectar, implementar y revisar su planificación de manera regular para ajustar el plan según sea necesario y en base al progreso alcanzado.

El desarrollo de la planificación implica definir aspectos de la empresa, como:

La misión. Se refiere a la finalidad para la que fue creada la organización.

La visión. Se refiere a la situación a largo plazo en la que se quiere ubicar a la organización.

Los valores. Se refiere al conjunto de normas y principios por los que se rige la institución.

Los objetivos. Se refiere a fines más específicos que la visión, aunque también pueden ser a largo plazo.

Más en: Planeación en administración

La función de organizar

La función de organizar resulta clave para que la empresa perdure en el tiempo. Ordenar las tareas según las áreas y la estructura general, permite optimizar los recursos necesarios, aprovechar el tiempo de trabajo, mejorar el flujo de trabajo y tomar decisiones más acertadas.

En definitiva, organizar todas las partes que conforman a la organización fomenta la productividad y mejora las ganancias.

Más allá de los objetivos fijados, de los imprevistos que puedan surgir o del responsable que esté a cargo de la dirección, es necesario organizar cada parte de la empresa en lo que se denomina " organigrama ", una representación gráfica de la estructura que muestra la interacción entre cada parte y las personas que la integran.

Los principales tipos de organización pueden ser:

Lineal. Consiste en el tipo de organización más antiguo y sencillo, y se basa en el principio de unidad de mando piramidal con una única autoridad, canales formales de comunicación y decisiones centralizadas.

Funcional. Consiste en un tipo de organización basado en la especialización. Se caracteriza por la autoridad dividida, canales de comunicación directos, descentralización de las decisiones y énfasis en la especialización de las tareas.

Más en: Organización administrativa

La función de dirigir

La función de dirigir es propia de la gerencia y consiste en dar las órdenes a la fuerza de trabajo. Las instrucciones claras y concretas de la gerencia, a través de canales adecuados, garantizan un buen desempeño de los empleados.

Además, resulta importante la motivación de los subordinados para obtener mejores respuestas tanto en la productividad como en el ambiente de trabajo. Sin embargo, según la estructura de la empresa, puede resultar difícil que la gerencia mantenga una relación cercana con todos los empleados.

Los gerentes deben contar con adecuados canales de difusión o de comunicación, que les permitan transmitir mensajes claros, tener una devolución y estar al tanto de lo que opinan los empleados (por ejemplo, a través de pruebas de rendimiento de los empleados que realizan los supervisores o encuestas de satisfacción de los trabajadores).

Más en: Dirección administrativa

La función de coordinar

La función de coordinar consiste en armonizar todas las actividades y los esfuerzos de cada parte del organigrama, para que accionen en conjunto hacia los objetivos generales de la empresa. Cada área de la organización se debe complementar y enriquecer con el trabajo de las otras partes.

El liderazgo debe centrarse en la coordinación, para lograr la motivación de los empleados, un flujo de trabajo adecuado, y una productividad eficiente. Una herramienta clave para la coordinar es la comunicación a través de diversos canales, que permitan emitir mensajes claros y mantener una cercanía con cada trabajador.

La dotación del personal es un proceso que implica contratar a trabajadores idóneos y retener a aquellos que resultan adecuados para la empresa (a través de capacitaciones, compensaciones y evaluaciones de los empleados). El accionar de la coordinación sobre todas las áreas, permite detectar el perfil de empleado necesario para cada tarea.

La función de controlar

La función de controlar o monitorear asegura que las tareas se lleven a cabo según lo planificado. Es necesario que los gerentes realicen evaluaciones de desempeño de los empleados, de manera regular, para anticiparse a posibles obstáculos o desviaciones de las tareas (lo que entorpecería alcanzar los objetivos).

Los gerentes pueden establecer estándares de desempeño para medir el rendimiento entre los trabajadores. Con los resultados del análisis, la gerencia puede tomar decisiones más acertadas, tanto para solucionar conflictos como para corregir errores respecto a lo planificado.

Más en: Control en administración

Referencias

"The five functions of management by Henry Fayol" en Notesmatic

"Las 5 funciones de la administración de Henri Fayol" en Web y empresas

"Henri Fayol: Planning, organisation, command and control" en Managers.org.uk

"Función de la administración en las organizaciones" en Emprendices

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¿Cuáles son las Funciones de la Administración?

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Te explicamos cuáles son las funciones de la administración definidas por Henry Fayol y las características de cada una. Las funciones de la administración son tareas universales que permiten coordinar el conjunto de actividades que ocurren en una empresa , de manera eficaz. Uno de los primeros teóricos en definir estos lineamientos fue Henry Fayol.

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Por definición, las funciones administrativas suponen la ejecución de distintos deberes cotidianos desde el punto de vista de una empresa. Esta realización debe ser coordinada y persiguiendo la mayor eficiencia posible de los recursos empleados.

Su asunción por parte de las organizaciones supone el establecimiento de un sistema jerárquico. Mediante esta estructura determinan las distintas tareas a realizar y los departamentos o profesionales designados para las mismas.

La expresión más habitual de este concepto en la teoría económica y de organización de empresas es la expresada por Henri Fayol.

Este autor francés delimitó las llamadas etapas del proceso administrativo: planificación, organización, dirección, coordinación y control. Para Fayol las mismas son universales y aplicables a todo modelo organizacional.

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Su adopción y aplicación influirá en gran medida en la construcción de una cultura de empresa determinada. Y más allá, será importante en la imagen exterior que se muestre de una firma en particular.

Las funciones administrativas en la empresa

La asunción por parte de empresas e instituciones de las funciones administrativas responde a la necesidad de tener una organización clara y estructurada. Esto es debido a que el principio básico de cada empresa suele ser lograr su crecimiento y maximizar su beneficio económico.

En otras palabras, un buen gestor debe planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar con vistas a la consecución de mejores resultados económicos.

Además debe apoyarse en otros conceptos como es el de la división del trabajo y la especialización.

Existen multitud de obligaciones cotidianas en el entorno empresarial con las que una sociedad mercantil tiene que lidiar. En ese sentido, todo administrador debe ser capaz de asumir estas y permitir su realización por el bien de su compañía.

Se trata de esquemas de trabajos necesarios desde el punto de vista administrativo para la detección de debilidades en una organización económica y la superación de dichas situaciones.

Base del éxito de esta misión radica principalmente en la coordinación con la que las etapas del proceso administrativo sean satisfechas.

Al mismo tiempo, su ejecución debe perseguir otro de los objetivos de toda organización, como es la eficiencia.

Aplicación práctica de las funciones administrativas

Las ideas de Fayol han sido extensamente aplicadas en la realidad empresarial en las últimas décadas, situándose como un estándar de organización en empresas de todo tipo debido a su carácter marcadamente universal.

Por ello, se conforma como un esquema aplicable a sociedades de cualquier tamaño y abarcando desde grandes multinacionales a Pymes. Además es compatible con cualquier sector económico en el que se desenvuelva la empresa.

En todas ellas se sigue un mecanismo de jerarquía en el que desde los administradores hasta el último profesional es susceptible de asumir determinadas responsabilidades bajo la tutela de la dirección.

Incluso sociedades unipersonales o profesionales autónomos aúnan las distintas etapas planteadas a la hora de organizar su calendario organizacional.

Con la aparición de nuevas modalidades empresariales y el veloz desarrollo del entorno económico y digital, este planteamiento se ha visto influenciado adaptándose a los nuevos tiempos.

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Por definición, las funciones administrativas suponen la ejecución de distintos deberes cotidianos desde el punto de vista de una empresa. Esta realización debe ser coordinada y persiguiendo la mayor eficiencia posible de los recursos empleados. Su asunción por parte de las organizaciones supone el establecimiento de un sistema jerárquico.