# data[].attributes.attachment_link.readable_text
SUMÁRIO Sobre Samanta Luchini Carreira .............................................................................................................................. Missão................................................................................................................................. Visão................................................................................................................................... Valores................................................................................................................................ Serviços.............................................................................................................................. Currículo resumido.............................................................................................................. Alguns clientes satisfeitos...................................................................................................

2 2 2 2 3 4 5

Introdução ........................................................................................................................ 1 As vantagens da administração do tempo ................................................................ 1.1 As dificuldades na administração do tempo ................................................................ 1.2 Construindo um plano de administração do tempo ..................................................... 2 Ideias para administrar o tempo................................................................................. 2.1 Centralize as informações............................................................................................ 2.2 Planeje em apenas 10 minutinhos................................................................................ 2.3 Avalie o tempo gasto nas tarefas................................................................................. 2.4 Faça escolhas............................................................................................................... 2.5 Tenha horários livres.................................................................................................... 2.6 Respeite o seu ritmo..................................................................................................... 2.7 Participe de teleconferências........................................................................................ 2.8 Cuidado com o fuso horário.......................................................................................... 2.9 Pare de reclamar do trânsito........................................................................................ 2.10 Faça reuniões rápidas: meia hora é o suficiente........................................................ 2.11 Convoque poucas pessoas........................................................................................ 2.12 Ajuste o foco antes..................................................................................................... 2.13 Evite reunião-surpresa................................................................................................ 2.14 Mande um representante............................................................................................ 2.15 Dome a enxurrada de e-mails: dê o recado............................................................... 2.16 Receba menos enviando menos................................................................................ 2.17 Coloque ordem na casa.............................................................................................. 2.18 Estabeleça hora para consulta................................................................................... 2.19 Identifique o que é importante.................................................................................... 2.20 Adote um blackberry...ou não.................................................................................... 2.21 Gerencie a carga de trabalho: focalize o que gera mais valor................................... 2.22 Delegue trabalho e autoridade................................................................................... 2.23 Exercite o desapego................................................................................................... 2.24 Como reagir aos imprevistos: dispense certos telefonemas...................................... 2.25 Diga "não" ou "mais tarde" ......................................................................................... 2.26 Conte com o imprevisível........................................................................................... 2.27 Toque seus projetos pessoais: defina suas prioridades............................................. 2.28 Assuma que é o protagonista..................................................................................... 2.29 Faça o que é importante............................................................................................

7 8 8 9 11 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 16 1

www.samantaluchini.com.br

2.30 Seja estratégico.......................................................................................................... 2.31 Não se esqueça da saúde.......................................................................................... 2.32 Organize-se para ler e aprender................................................................................. 3 Rotina planejada............................................................................................................ 4 Fuja dos vilões do tempo.............................................................................................. 4.1 Perigo por todo lado .................................................................................................... 4.2 Soluções coletivas ...................................................................................................... 4.3 Conscientização ..........................................................................................................

17 17 17 17 18 18 21 21

5 Bibliografia Recomendada - Parte 1.........................................................................

22

Anexos Parte 1: Exercício - 24 horas do seu dia ........................................................................................ Artigo - Ressonância de Schumann ................................................................................. Exercício - Onde está meu foco?...................................................................................... Exercíco - Como estou usando meu tempo nos quadrantes? ......................................... Exercício - Administração do tempo na prática ................................................................ Exercício - Ponto quente .................................................................................................. Teste - Você desperdiça deu próprio tempo .................................................................... Plano de Ação....................................................................................................................

24 25 26 27 29 30 31 21

Slides ................................................................................................................................

33

2

www.samantaluchini.com.br

SOBRE SAMANTA LUCHINI Carreira Samanta Luchini é uma consultora especializada em Desenvolvimento Humano, com ênfase no ambiente organizacional. Oferece soluções personalizadas em termos de desenvolvimento para organizações dos mais diversos segmentos de atuação. Seu trabalho desenvolve-se na linha dos Treinamentos Comportamentais, ministrados através de uma metodologia vivencial própria, que valoriza a parte prática da aprendizagem e faz com que os participantes possam refletir sobre suas atitudes e comportamentos, e aplicar imediatamente os conhecimentos adquiridos. Trabalha também com Processos de Coaching Executivo, Coaching de Equipe e Life Coaching, através formação e metodologia específica, reconhecidas em nível internacional. Ministra Palestras Motivacionais e conduz diversas Disciplinas da área de Gestão de Pessoas, em conceituados programas de pós-graduação e MBA. Em sua trajetória profissional e acadêmica, de mais de 14 anos na área de Gestão de Pessoas, já desenvolveu cerca de 12.500 pessoas, com uma média de avaliação superior a nota 9,0 em todos seus treinamentos. Missão Contribuir para o desenvolvimento e o aprimoramento do potencial humano, para que as pessoas possam ser tornar o melhor que podem ser. Visão Tornar-se uma profissional de referência em Desenvolvimento Humano, oferecendo para as pessoas e para as empresas, novas oportunidades, ferramentas e estratégias que favoreçam a obtenção da excelência. Valores Comprometimento Confiança Conhecimento

Dinamismo Respeito Transparência

3

www.samantaluchini.com.br

Serviços Treinamentos Comportamentais * Atitude Empreendedora * Comunicação Assertiva * Delegação * Equipes de Alta Performance * Feedback * Foco no Cliente * Gestão de Conflitos * Gestão do Tempo * Inteligência Emocional * Liderança * Relacionamento Interpessoal * Resiliência Todos os treinamentos são ministrados através de uma metodologia vivencial própria, baseada na construção de conhecimentos a partir de idéias e experiências. A aprendizagem é direcionada para o aspecto prático de todas as competências. Processos de Coaching * Coaching Executivo * Coaching de Equipe * Life Coaching Os processos de coaching são aplicados em nível Senior, com metodologia específica de padrão internacional. Palestras Motivacionais * Liderança é a Arte de Transformar * Conquiste a Melhor Versão de Si Mesmo * Homens e Mulheres no Ambiente de Trabalho: Uma Parceria de Sucesso Samanta Luchini também desenvolve soluções customizadas, de acordo com as necessidades e expectativas dos clientes, personalizando o conteúdo para a realidade e objetivos da empresa.

4

www.samantaluchini.com.br

Currículo Resumido Mestre em Administração com Foco em Gestão e Inovação Organizacional e Especialista em Gestão de Pessoas pela Universidade Municipal de São Caetano do Sul - USCS. Psicóloga pela Universidade Metodista de São Paulo. Executive & Life Coach em nível Sênior, com formação internacional pelo ICI (Integrated Coaching Institute) em curso credenciado pela ICF (International Coach Federation). Professora convidada dos programas de pós-graduação da FGV/Strong, Universidade Metodista e Senac, dos programas de MBA da Universidade São Marcos e dos cursos FGV/Cademp, para a área de Gestão de Pessoas. Atua há mais de 14 anos com Gestão de Pessoas em diversas empresas e segmentos, dentre elas Wickbold, Bridgestone Firestone, Bombril, Solar Coca-Cola, Porto Seguro, Grupo M. Dias Branco, Prensas Schuler, Arteb, Grupo Mardel, Tegma, Grupo Sigla, Química Anastácio, Pertech, SherwinWilliams e Unilever. Palestrante, consultora de empresas e autora de diversos artigos acadêmicos publicados em congressos e revistas. Ganhadora do Prêmio Superação RH - Profissional de Destaque - Edição 2007. Membro da coordenação do UNIRH - União de Recursos Humanos, um importante grupo de RH da região do ABC, que há 24 anos atua no desenvolvimento e aprimoramento dos profissionais de RH. Em sua trajetória profissional e acadêmica, já desenvolveu mais de 12.500 pessoas com uma média de avaliação superior à nota 9,0 em todos os seus treinamentos.

5

www.samantaluchini.com.br

Alguns Clientes

Samanta Luchini Consultoria Especializada em Desenvolvimento Humano Rua Senador Fláquer, 732 - Sala 2 - Centro - Santo André/SP - CEP: 09010-160 (11) 4436-0798 www.samantaluchini.com.br Contato: (11) 99382-6493 [email protected] 6

www.samantaluchini.com.br

INTRODUÇÃO Nos dias de hoje, muito se fala sobre planejamento e administração do tempo como estratégias fundamentais para o sucesso profissional, especialmente daquelas pessoas que ocupam posições de liderança. Apesar das técnicas de administração tempo já estarem bastante difundidas no ambiente corporativo, boa parte das pessoas reconhece que não consegue administrar seu tempo da forma como gostariam. Uma das possíveis justificativas para esta constatação pode ser o cenário atual das empresas, que nos últimos anos vêem convivendo com um considerável aumento nas cargas de trabalho, um número cada vez menor de funcionários, muita pressão por resultados, alta competitividade, falta de planejamento e a velocidade com que as mudanças vêm ocorrendo. Diante deste cenário, a administração do tempo não deve ser entendida como uma técnica, mas sim como um comportamento. A administração do tempo é um tema que traz consigo vários mitos, que acabam dificultando ainda mais a adoção de um comportamento assertivo, como por exemplo: a) Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio; b) As pessoas só produzem e trabalham melhor quando estão sob pressão; c) Administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional; d) Ter tempo é questão de querer ter tempo. Mas o que é exatamente a administração do tempo? A administração do tempo pode ser definida de forma simples, como um plano de utilização e controle do tempo da forma mais efetiva possível. Administrar o tempo é saber usá-lo para fazer as coisas que consideramos importantes e prioritárias, profissional ou pessoalmente. Organizar a vida de forma a ter tempo para fazer as coisas que realmente gostaríamos de estar fazendo. O plano para a administração do tempo deve ser criado para atender as necessidades específicas de uma pessoa, ou seja, um único sistema não pode ser adaptado para todas elas. Ele precisa ser flexível, de forma a ajustar-se a situações em constante mudança. O tempo é algo limitado, transitório e efêmero, e por isso mesmo difícil de controlar. De modo quase inevitável, todas as pessoas percebem que atualmente dispõem de bem pouco tempo para realizar todas as atividades a que se propõem, tanto no âmbito profissional, como principalmente no âmbito pessoal.

7

www.samantaluchini.com.br

Se você puder identificar e eliminar as atividades que geram desperdício de tempo (ou, pelo menos, reduzí-las consideravelmente) vai encontrar uma maneira de controlar seu próprio tempo, tirando-o do papel de seu inimigo e transformando-o em um importante aliado para os seus resultados.

1 AS VANTAGENS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO A construção de um plano de administração do tempo traz vários benefícios, dentre os quais podemos mencionar: a) Maior controle: objetivos claros, tarefas planejadas, levando-se em consideração das prioridades e os cuidados, ajudam a saber exatamente o que está sendo feito, quando, por quê, como e por quanto tempo. Em conseqüência, você tem o tempo sob controle, ao invés de ser controlado por ele. Você é quem manda, ditando o que deve acontecer e quando. b) Aumento da produtividade: aprender a tratar os fatores de desperdício de tempo, (como excesso de materiais impressos e reuniões demoradas) e controlar atividades improdutivas (como fofocas e interrupções telefônicas), você garante um aprimoramento na qualidade e no desempenho do trabalho. Espera-se que as tarefas sejam executadas de modo melhor e mais rápido, elevando a produtividade da empresa. c) Aumento do tempo livre: ao reavaliar por completo a sua carga de trabalho, delegar algumas tarefas e eliminar (ou diminuir) as atividades improdutivas, você reduz a solicitação que se refere à sua pessoa, liberando assim parte de seu tempo. Com menos pressão e tensões, suas oportunidades de relaxar e refletir (ainda que por períodos curtos) podem auxiliá-lo a recuperar energias e ter um efeito de impulsão sobre o seu trabalho. Mesmo porque, apenas uma pessoa ajustada, saudável e revigorada pode voltar a trabalhar com empenho e corretamente, fazendo uso total de seu tempo. d) Maior transparência: sem dúvida, uma pessoa que planeja seu tempo demonstra maior prontidão para cooperar com seus parceiros e subordinados. Seus superiores podem também reparar que há certas diferenças entre você e alguns colegas que estão sempre para trás em relação ao cronograma, atracando-se com papéis atrasados e estourando os prazos. Trata-se de diferenças que podem deixá-lo em posição privilegiada quando surgirem novos desafios e oportunidades de promoção.

1.1 As dificuldades na administração do tempo A construção e a implementação de um plano de administração do tempo não se faz de modo fácil. Além dos mitos já mencionados (item 1.1), existem algumas dificuldades e obstáculos que precisam ser encarados: a) Atitudes: para que o plano seja bem-sucedido, é necessária uma mudança total quanto às suas 8

www.samantaluchini.com.br

atitudes, uma reavaliação completa de tudo o que foi realizado antes, talvez incluindo também a possibilidade de que até o momento, o desempenho tenha sido fraco ou que haja falha completa em alguns casos. Os objetivos devem ser definidos pela primeira vez, reavaliadas as tarefas e as escalas de tempo, modificadas as práticas de trabalho, tudo com base na administração do tempo. Economizar e aproveitar o tempo ao máximo tem de se tornar uma prioridade. b) Hábitos: a expressão "cultivar hábitos antigos é como vestir roupa velha" mostra-se bastante apropriada, no que se refere à administração do tempo. Um plano não pode ser aplicado genericamente a todas as ocasiões, mas deve ser reformulado continuadamente. Os maus hábitos tendem a reaparecer depois de algum tempo, e com maior freqüência do que se imagina. Passa-se a confiar mais na memória do que nas agendas ou lista de controle, uma quantidade de papéis é deixada para ser vista no dia seguinte e, novamente as pausas para o café entendem-se. Hábitos novos devem ser desenvolvidos e mantidos. c) Cargas de trabalho: às vezes as cargas de trabalho de uma pessoa parecem tão pesadas, diversificadas e intermináveis que, reestrutura-las dentro de uma administração do tempo, parece uma tarefa impossível. A agenda está sempre lotada, ninguém pode realizar o trabalho de forma correta, ninguém dá conta de toda a papelada, ninguém consegue participar de tantas reuniões e assim por diante. Mas não importa qual a natureza ou nível do montante de trabalho. O desenvolvimento de um plano adequado irá, sem dúvida, melhorar a situação. d) Cultura da empresa: o modo pelo qual a empresa é estruturada e dirigida pode, em geral, ser um problema para o gestor que tem consciência da limitação do tempo. Talvez ele precise trabalhar como parte da equipe e fique na dependência de que outros completem suas tarefas antes que ele possa efetuar as próprias. Possivelmente, as tarefas não são previsíveis e não podem entrar no cronograma até a última hora, e que mudanças inesperadas tenham de ser feitas continuamente, todas elas dificultando o planejamento, mas nunca serão impossíveis, tendo-se um plano em vigor.

1.2 Construindo um plano de administração do tempo A primeira tarefa para a construção de um plano efetivo de administração do tempo é o reconhecimento de algumas diferenças fundamentais: urgência, importância e prioridade. Atividades urgentes são aquelas que estão ligadas a um prazo de execução, com datas determinadas para início e fim. Atividades importantes são aquelas que agregam valor aos nossos objetivos profissionais, à nossa área e aos negócios da empresa. Atividades prioritárias são aquelas que apresentam uma combinação entre o grau de urgência e o grau de importância. Depois do reconhecimento destas diferenças, pode-se estabelecer a chamada Matriz de Gerenciamento do Tempo, demonstrada na Figura 1, que possibilita uma forma bastante clara de se visualizar a relação entre urgência e importância e, consequentemente, estabelecer o nível de 9

www.samantaluchini.com.br

prioridade de cada atividade.

Matriz de Gerenciamento do Tempo

Importante

Urgente Quadrante 1

Quadrante 2

Crises

Prevenção

Reuniões

Criatividade

Problemas urgentes e inadiáveis Atividades com data marcada "Inevitável"

Não-Importante

Não-Urgente

Aprendizado Planejamento Relacionamentos Novas oportunidades "Qualidade"

Quadrante 3

Quadrante 4

Interrupções

Detalhes

Telefonemas

Pequenas tarefas

Relatórios Correspondência

Correspondência sem importância

Atividades populares

Atividades agradáveis

Assuntos estressantes Perda de tempo "Decepção"

"Desperdício"

No quadrante 1, concentram-se as atividades consideradas urgentes e importantes, tais como crises, problemas urgentes e inadiáveis, projetos com prazos definidos. É o quadrante do inevitável, onde se demonstra a administração do tempo eficaz. No quadrante 2, concentram-se as atividades consideradas não-urgentes e importantes, tais como preparação, planejamento, prevenção, criatividade, recreação, aprendizado, desenvolvimento de relacionamentos, identificação de novas oportunidades, empowerment. A falta de planejamento adequado faz com que tarefas do segundo quadrante passem para o primeiro. É o quadrante da qualidade. No quadrante 3, concentram-se as atividades consideradas urgentes e não-importantes, tais como interrupções, urgências suscitadas por outras pessoas, algumas ligações telefônicas, reuniões e relatórios, parte da correspondência, atividades populares, assuntos estressantes. É o

10

www.samantaluchini.com.br

quadrante da decepção. No quadrante 4, concentram-se as atividades consideradas não-urgentes e não-importantes, tais como detalhes, pequenas tarefas, correspondência sem importância, atividades agradáveis, tarefas secundárias que consomem tempo em demasia, algumas reuniões. É o quadrante do desperdício. Depois da distribuição de todas as suas atividades dentro da Matriz de Gerenciamento do Tempo, você terá uma clara visão daquilo que você realmente precisa executar e principalmente, das tarefas que poderão ser delegadas para que o aproveitamento do seu tempo seja o melhor possível, dentro dos quadrantes 1 e 2. Uma dica importante é criar uma perspectiva semanal para o seu plano de administração do tempo. A maioria das ferramentas de planejamento nos orienta a utilizar um controle diário para a programação de nossos compromissos (agendas, listas, etc). O planejamento diário nos oferece uma visão limitada, induzindo-nos a priorizar a urgência, em detrimento do que é importante. O planejamento semanal oferece um contexto mais amplo do que iremos fazer, nossas atividades começam a assumir dimensões mais apropriadas. Torna-se possível priorizar o importante e concentrar maiores esforços no quadrante 2, que contempla o exercício da delegação de outras atividades que contribuem para o nosso desenvolvimento profissional e pessoal.

2 IDEIAS PARA ADMINISTRAR O TEMPO Se você sente que não tem tempo para fazer metade das coisas que gostaria, saiba que não está sozinho. O filósofo Francês Gilles Lipovetsky afirma que as exigências do mundo atual, como agilidade nas decisões e resultados a curto prazo, fizeram desse sentimento quase uma regra no Ocidente. "Um número crescente de pessoas reclama de estarem sobrecarregadas, de correr contra o tempo. A época hipermoderna é contemporânea da sensação de que o tempo se rarefaz", escreve o autor no livro Os Tempos Hipermodernos (Editora Barcarolla). Mas já que não dá para espichar o dia, que tal pensarmos como aproveita-lo melhor? Foi com esse propósito que dedicamos horas de apuração, leitura e entrevista para transformar o relógio num parceiro seu. Ultimamente, nós, brasileiros, jogamos fora dois terços do dia com atividades inúteis e urgentes. Por isso, sobra tão pouco espaço na agenda para o que é realmente importante. Como você verá a seguir, separar o que é urgente do que é importante alivia a pressão do tempo. Foi após pensar nisso que o executivo Alexandre Hohagen topou o desafio de implantar a unidade do Google no Brasil. Alexandre sabia que o projeto exigiria uma enorme dedicação. Então, reorganizou sua agenda para não perder de vista algo ainda mais essencial na sua vida: a convivência com as três filhas. Começou a acordar mais cedo, suspendeu a ginástica e garantiu quatro horas diárias com elas. Se você está lendo esta apostila, é sinal de que também conseguiu tempo para algo importante: seu desenvolvimento profissional. Isso já é uma vitória nos dias de hoje. Esperamos que aproveite os conselhos de especialistas e de executivos que enfrentam problemas semelhantes aos seus. As 32 idéias são bem objetivas e podem ser aplicadas a partir 11

www.samantaluchini.com.br

de agora, pois sabemos que o seu tempo é precioso. 2.1 Centralize as Informações "Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia procurando informações que não sabe onde anotou", afirma Paulo Kretly, presidente da Franklin Covey Brasil. No fim do mês, isso pode significar um dia inteiro de trabalho perdido. Atualmente, com aparelhinhos cada vez mais versáteis, não há desculpa para que você não tenha as informações centralizadas. Mas uma velha e boa agenda também pode ajudar, desde que ela tenha quatro itens básicos: tarefas prioritárias, compromissos, contatos e anotações. 2.2 Planeje em Apenas 10 Minutinhos Você não precisa de mais do que dez minutos para fazer um bom planejamento das tarefas do dia. Ao fazer isso, entrará para o pequeno e seleto time de executivos que têm esse hábito: apenas 17%, segundo pesquisa feita pela FranklinCovey no final de 2006. 2.3 Avalie o Tempo Gasto nas Tarefas Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. As informações serão valiosas para tornar a próxima programação mais precisa e eficaz. Você também desenvolverá a capacidade de prever a duração das tarefas e identificar eventuais ladrões de tempo. "Essa é uma habilidade que diferencia os gerentes mais experientes", escreve a consultora americana Melissa Raffoni. 2.4 Faça Escolhas "Apesar de trabalhar de 13 a 14 horas por dia, procuro sempre reservar espaço para o que é importante para mim, como as minhas filhas. Deixei de fazer ginástica para ficar mais tempo com elas. Também reservo tempo para dar uma palestra por semana", afirma Alexandre Hohagen, presidente do Google no Brasil. A empresa permite ao funcionário dedicar 20% do dia à criação de projetos pessoais. 2.5 Tenha Horários Livres "Minha agenda de trabalho está no sistema. O funcionário que quiser marcar uma reunião pode entrar, ver os horários disponíveis e me enviar um convite. Mas tenho algumas reuniões fixas, que cumpro religiosamente toda a semana. É bom para me exercitar e criar cultura entre os subordinados", explica Alexandre, do Google. 2.6 Respeite o Seu Ritmo "Sou do tipo de pessoa que funciona melhor de manhã, por isso planejo a minha rotina de acordo com o meu ritmo. Acordo mais cedo e chego ao trabalho às 7h30, porque sei que a partir das 16h começo a perder embalo. Até às 17h, já estou voltando para casa. Ficar horas no trabalho não significa que você está produzindo mais", afirma Carlos Ienne, presidente da Fedex no Brasil. 12

www.samantaluchini.com.br

2.7 Participe de Teleconferências Antes de viajar a negócios, verifique se é mesmo necessário estar pessoalmente no encontro ou se uma teleconferência resolveria a questão. Também certifique-se de que você é o mais indicado para participar da reunião ou se pode enviar outra pessoa. Se tiver que viajar mesmo, torne os intervalos de espera em aeroportos e no trânsito mais produtivos. Leve seu notebook, textos para ler e uma lista de telefonemas pendentes. 2.8 Cuidado Com o Fuso Horário Se você trabalha numa multi ou lida com clientes no exterior, tem de levar em conta o fuso horário. Procure se informar da diferença de horas entre os países antes de enviar e-mails e agendar teleconferências. Para marcar uma viagem internacional, a antecedência tem de ser equivalente à duração da viagem. "Mas o mínimo é de duas semanas, até para conciliar as agendas de quem você vai visitar", afirma Rodrigo Lourenço de Souza, de 29 anos, gerente de contas internacionais da área de cartões da Klabin, em São Paulo, que viaja constantemente para a Europa. 2.9 Pare de Reclamar do Trânsito "Antes de comprar um apartamento, procurei saber onde estava concentrada a maior parte das empresas em que gostaria de trabalhar. Hoje, moro com minha esposa a menos de 20 minutos do trabalho", diz Rodrigo, da Klabin. "Moro longe do trabalho, mas criei a minha própria rotina pra evitar os horários de trânsito. Saio bem cedo de casa e volto antes do horário de maior fluxo. Se tiver algo marcado para mais tarde, faço de casa por telefone ou internet", afirma Carlos, da Fedex. 2.10 Faça Reuniões Rápidas: Meia Hora é o Suficiente Se os resultados desejados estiverem claramente definidos e se houver uma lista de assuntos e questões a serem abordados, não há por que uma reunião durar mais do que 30 minutos. É o que afirma em seu blog o americano Timothy Ferriss, empresário, bon vivant e autor do livro The 4Hour Workweek (A semana de trabalho de 4 horas), primeiro lugar na lista de best-sellers de negócios do jornal The New York Times. "Não aceite participar de reuniões ou teleconferências sem uma agenda clara e hora para acabar", escreve Timothy. 2.11 Convoque Poucas Pessoas Nada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que você tem a dizer e, se der tempo, opinar. "Para ser produtiva e permitir a participação de todos, a reunião deve ter de oito a 12 participantes", sugere Paulo Kretly, da FranklinCovey Brasil. Se a equipe for maior, uma alternativa é fragmentá-la e eleger um líder para cada grupo. Os times discutirão os assuntos previamente e os líderes servirão como porta-vozes na reunião com a chefia. 2.12 Ajuste o Foco Antes Mais de 60% das pessoas acham que as reuniões de que participam são mal conduzidas. O principal problema apontado por elas é a falta de foco. Uma reunião toma rumos indesejados por falta de clareza, tanto do chefe quanto da equipe. Para evitar desvios, defina previamente a pauta 13

www.samantaluchini.com.br

por escrito e os resultados esperados. Revise cada item no início da reunião. No final, faça um resumo da conversa e delegue as tarefas que forem necessárias. Também é bom ter regras claras sobre o uso de computador e celular durante o encontro, para evitar interrupções. 2.13 Evite Reunião-Surpresa Reuniões em cima da hora não devem acontecer, salvo em situações de emergência. "Raramente as reuniões são para 'ontem' ", afirma Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. Além disso, a chance de o encontro se mostrar improdutivo e roubar um tempo precioso é grande, uma vez que as pessoas não puderam se preparar. Convoque com, no mínimo, um dia de antecedência. Para reuniões mais longas e complexas, avise dois dias antes. 2.14 Mande um Representante Em muitas reuniões, dá para você mandar um representante no seu lugar. Assim, você pode se concentrar naquelas que são importantes de verdade. "Por lidar com clientes diretamente, não posso evitar as reuniões. Tenho em média três por dia. Se for uma conta importante, faço questão de estar presente e repasso a pauta do encontro no dia anterior", afirma Vanessa Del Bel, gerente de relacionamento com o cliente da Medial Saúde. 2.15 Dome a Enxurrada de E-Mails: Dê o Recado Ao escrever um e-mail, seja o mais conciso e direto possível. Segundo o consultor americano Mike Song, que conversou com 8.000 funcionários de grandes corporações em todo mundo, a maioria das pessoas não lê as mensagens, apenas vê o assunto. Para facilitar a leitura, divida o texto e faça-o caber numa única página. Comece pelo objetivo da mensagem e depois contextualize. No assunto, coloque informações que deixem claro o conteúdo do e-mail. 2.16 Receba Menos Enviando Menos Quer conter a enxurrada de mensagens na sua caixa de entrada? Comece a enviar menos e-mails e reduza o número de destinatários. Segundo Mike Song, um profissional recebe três respostas para cada cinco mensagens que envia. Antes de enviar, reflita sobre a relevância da mensagem para o destinatário. Se não quiser resposta, deixe isso claro no texto. Rodrigo, da Klabin, gasta 40% do dia administrando o correio eletrônico, mas poderia gastar mais. "Escrevo respostas curtíssimas para não estimular divagações", diz. 2.17 Coloque Ordem Na Casa De e-mail em e-mail, o brasileiro gasta três horas por dia administrando o correio eletrônico, segundo Christian Barbosa, da Tríade do Tempo. "Esse tempo pode ser reduzido pela metade", afirma. Controle a sua curiosidade e estipule horários para se dedicar aos e-mails. Desligar os alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembre-se que, se houver uma urgência, o telefone vai tocar. Quando abrir uma mensagem, imediatamente delete, responda, encaminhe ou arquive. Crie um número limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nome a elas, para que os assuntos não se confundam. Use a resposta automática quando estiver ocupado. 14

www.samantaluchini.com.br

2.18 Estabeleça Hora Para Consulta "Não consulte e-mail assim que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia você das prioridades e o segundo causa insônia. O e-mail pode esperar até as 10 horas, depois que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas críticas do dia", afirma Timothy Ferriss. 2.19 Identifique o Que É Importante Ao gerenciar a caixa de entrada, use o senso crítico para avaliar as mensagens que exigem mais atenção. Para distinguir os e-mails mais importantes - de clientes, pares, subordinados diretos e chefe -, aplique cores aos diferentes remetentes. Outra ferramenta permite identificar de cara se a mensagem foi enviada só para você ou para várias pessoas. "Algumas mensagens internas eu nem respondo para ver a real necessidade daquilo. Muitas vezes, a própria pessoa se vira e resolve", diz Carlos, da Fedex. 2.20 Adote um Blackberry... Ou Não Para alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que combinam celular e computador de mão - e permitem acessar os e-mails de qualquer lugar. Reduzir a superlotação da caixa de mensagens é um deles. "Dou uma última olhada nos e-mails à noite para ter menos mensagens para administrar no dia seguinte", diz Carlos, da Fedex. Para outros profissionais, um Blackberry pode roubar o escasso tempo livre que têm. Há quem resista a usá-lo para não se tornar escravo dos e-mails. "No início, eu tinha uma certa resistência, mas hoje não desgrudo do aparelho", diz Rodrigo, da Klabin. O risco existe. Nos Estados Unidos, o aparelho foi apelidado de "crackberry". 2.21 Gerencie a Carga de Trabalho: Focalize o Que Gera Mais Valor Para lidar com o acúmulo de tarefas e funções, mais que eficiente, hoje é preciso ser eficaz. "o eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor", afirma o headhunter Ricardo Rocco, da Russell Reynolds. A melhor maneira de fazer isso é escolher e negociar bem quais tarefas você sabe executar e que são estratégicas de verdade para o negócio. Quem faz isso tem foco nos resultados porque usa sua capacidade para trazer maior retorno. 2.22 Delegue Trabalho e Autoridade Ao delegar, concentre-se nos resultados, e não no processo. Esteja aberto a sugestões, já que as pessoas resolvem os mesmos problemas de formas diferentes. Informe claramente sobre o que você espera, o prazo e delegue também autoridade. Uma pessoa que tenta fazer algo e descobre que não dispõe de autoridade suficiente fica frustrada e torna-se ineficiente. 2.23 Exercite o Desapego Algumas vezes, para conseguir dar conta do mais importante, é preciso deixar que algumas coisas ruins aconteçam, como ter de retornar uma ligação mais tarde para se desculpar, pagar uma pequena multa ou mesmo perder um cliente destemperado. Segundo Timothy Ferriss, o caminho 15

www.samantaluchini.com.br

nem sempre é acumular mais tarefas, mas definir o que pode mudar sua vida e seu negócio. 2.24 Como Reagir aos Imprevistos: Dispense Certos Telefonemas "Não atenda ligações de números não reconhecidos. Sinta-se livre para surpreender os outros, mas não seja surpreendido. Isso resulta em interrupções indesejadas e até em situações precárias de negociação. Deixe a ligação cair no correio de voz e acesse posteriormente. Se for preciso, contrate um serviço de gerenciamento de mensagens", recomenda Timothy Ferriss em seu blog. 2.25 Diga "Não" ou "Mais Tarde" Uma interrupção pode ser aceita ou não. 82% das pessoas dizem perder tempo com atividades inúteis por não ter dito "não". Por isso, aprenda a fazê-lo quando necessário. Avalie se a demanda é imediata, marque a conversa para mais tarde ou delegue. Seja disponível, mais crie suas proteções. "Quando precisar se concentrar, avise à secretária, desligue telefone, e-mails, MSN e internet", diz Christian Barbosa. 2.26 Conte Com o Imprevisível Elabore uma agenda realista, o que significa definir compromissos, mas também deixar espaço para mudanças de última hora. Uma agenda rígida, com compromissos consecutivos, dificilmente será cumprida e causará frustração. Pressa e vontade de resolver tudo levam você a subestimar a duração das tarefas. 2.27 Toque Seus Projetos Pessoais: Defina Suas Prioridades O que você quer fazer com o seu tempo? É preciso ter clareza dos objetivos antes de começar a redistribuir as horas entre projetos profissionais e pessoais. Você vai dedicar totalmente ao trabalho ou investir em estudos? Fazer exercícios físicos ou ficar mais tempo com os filhos? Defina suas prioridades e avalie se você está usando seu tempo para perseguí-las. A consultora Melissa Raffoni define esse processo como alavancagem de tempo. "Quem pondera de maneira crítica como gastá-lo está alavancando seu tempo". 2.28 Assuma Que é o Protagonista Para que as prioridades fiquem bem claras, enumere os papéis que você desempenha na vida: pai, filha, marido, executiva, cidadão. Não adianta fazer um planejamento para vida pessoal e outro para a profissional, afinal, você é um só. Liste as atividades relativas a cada papel e a parcela de tempo que quer dedicar a cada uma delas. É inevitável priorizar alguns papéis em detrimento de outros. "Quem muito abraça, pouco aperta", diz Paulo, da Franklin Covey. 2.29 Faça o Que é Importante O brasileiro dedica 40% do seu tempo a questões urgentes e apenas 30% às importantes. Reflita sobre o dilema: concluir o relatório que o chefe pediu para "ontem" ou ir à reunião no colégio dos filhos? "Se tiver clareza do que é realmente importante, fica mais fácil dizer não ao que parece 16

www.samantaluchini.com.br

urgente", afirma o escritor e consultor americano Stephen R.Covey. 2.30 Seja Estratégico Se você sente que está perdendo tempo no trabalho em atividades menos importantes, e isso acaba com o restinho de horas livres que você teria para um projeto pessoal, planeje-se melhor. A responsabilidade de resolver isso é sua. Não culpe o trabalho ficando numa postura passiva. 2.31 Não se Esqueça da Saúde Planejamento e disciplina também fazem bem à saúde. Não importa se você é sedentário, está um pouco acima do peso ou fuma de vez em quando. Se começar a correr cinco dias por semana, por cerca de uma hora e meia, em seis meses estará pronto para disputar a São Silvestre. Se não for esse o seu objetivo, pode começar devagar. "Correr 30 minutos, três vezes por semana, já pode reduzir em 60% o risco de infarto", diz o médico do esporte Paulo Zogayb. 2.32 Organize-se para Ler e Aprender Use o senso crítico para avaliar o que deve ler. Pessoas perdem tempo com informações interessantes, mas não importantes para seu trabalho e desenvolvimento. Reserve um período do dia para leitura, em que esteja bem acordado, com um nível de compreensão alto. Também vale aproveitar intervalos entre reuniões ou espera no consultório médico. Se você dedicar a um livro 30 minutos por dia e conseguir ler 20 páginas, serão 600 páginas em um mês. Mantendo o ritmo por um ano, terá lido 24 livros de 300 páginas.

3 ROTINA PLANEJADA A consultora Melissa Raffoni, da Sloan School of Management, do MIT (EUA), parte do princípio da alavancagem do tempo para ajudar os CEO's a planejar sua rotina. Em que se perde mais tempo? As pessoas perdem muito em produtividade ao não alavancar o tempo, ou seja, nas atividades que pouco acrescentam aos se objetivos, e resolvendo problemas decorrentes de decisões ruins. É preciso refletir de que forma você quer gastar seu tempo e se está fazendo isso corretamente. O que se ganha com o planejamento da agenda? Por exemplo, um CEO decide parar de vender diretamente e gastar mais tempo identificando novos mercados. Ele vai economizar o tempo gasto em vendas perdidas e pode alavancar os ganhos contratando profissionais de vendas e focando os negócios em mercados mais lucrativos. Todos os CEO's têm esse hábito? Eu acho que os gerentes e CEOs "classe A" têm. Eles podem ter altos e baixos em sua disciplina, mas em geral entendem que o tempo pode ser um grande obstáculo e que, para desenvolver-se e 17

www.samantaluchini.com.br

ampliar os negócios, é preciso alavancá-lo. Os grandes executivos fazem isso constantemente, quando planejam a cada ano o crescimento da companhia e o emprego de novos recursos. Como controlar as pressões por disciplina e flexibilidade? Uma forma de conseguir isso é criar flexibilidade e disponibilidade dentro da agenda. Na essência isso significa que você estará enquadrando o "tempo flexível". Mas é importante que as pessoas também estejam preparadas para reposicionar as prioridades delas quando isso se fizer necessário.

4 FUJA DOS VILÕES DO TEMPO Conheça as armadilhas que podem roubar o tempo que você dedica ao trabalho, sugar sua energia e acabar com a sua produtividade. REUNIÕES POR QUE É UM VILÃO? ►Em geral, elas não têm planejamento e objetivos definidos, o que leva à perda do foco. ►O horário para o início não é respeitado e não há horário de término estipulado. ►Participam pessoas demais, algumas desnecessárias, gerando conversas paralelas. ►Os participantes não se preparam adequadamente e atrapalham o dinamismo. ►Não há determinação de tarefas com datas e responsáveis, o que torna o resultado vago. SAIA DESSA ►Defina os objetivos, os tópicos importantes e distribua a pauta com antecedência. ►Determine horário de início e término. ►Convoque no máximo 8 pessoas: apenas quem realmente agrega valor ao assunto. ►Não deixe que ela ultrapasse 1 hora e meia. ►Defina tarefas, datas e responsáveis por elas. ►Eleja um responsável pelo cumprimento dos horários, do foco e da distribuição das tarefas.

4.1 Perigo por Todo Lado Reuniões e interrupções em excesso também estão na lista dos vilões da produtividade. A pesquisa da Universidade da Califórnia mostrou que, a cada interrupção, os profissionais levavam, em média, 25 minutos para voltar à tarefa anterior. Ou seja, 11 minutos de concentração contra quase meia hora de dispersão. Quando assumiu a gerência de compras e planejamento estratégico da Johnson & Johnson em São José dos Campos (SP), o economista José Carlos Pereira do Nascimento, de 56 anos, notou que precisava aprender a lidar com as interrupções na mesa de trabalho. Ele fez um acordo com a equipe: os assuntos deveriam ser agrupados e levados a ele de uma só vez. "Tratar problemas em doses homeopáticas é um ótimo consumidor de tempo", afirma. A cada interrupção, gasta-se, em média, 25 minutos para retomar a tarefa. 18

www.samantaluchini.com.br

As reuniões, no entanto, nunca foram problema desde que entrou na empresa. Na Johnson, reunião tem hora para começar e para terminar. Se o assunto não se esgotou, uma nova reunião é marcada. "Quando você trabalha em uma empresa em que as pessoas são comprometidas com seus horários, fica mais fácil otimizar o tempo", diz. O segredo, ensina, é definir os participantes com antecedência e ter clareza dos objetivos da reunião para convidar as pessoas certas. "Reuniões com mais de uma hora e meia e que têm mais de oito participantes estão fadadas ao fracasso", diz Paulo Kretly, da consultoria FranklinCovey Brasil, de São Paulo. Esse tipo de reunião não serve para definir ou decidir, apenas para comunicar uma novidade ou mudança. E-MAILS POR QUE É UM VILÃO? ►O brasileiro gasta, em média, 3 horas por dia com e-mails. ►A cada nova mensagem as pessoas param o que estão fazendo para conferir. ►A falta de foco gera perda de tempo. ►Caixa de entrada cheia dá a sensação de que as tarefas não são executadas e dificulta a busca de informações. ►Falta método de acesso a e-mails. ►A consulta à caixa postal é aleatória. SAIA DESSA ►Defina horários para ler e-mails. ►Desligue o aviso de recebimento. ►Trate assuntos complexos por telefone ou pessoalmente. É mais rápido. ►Escreva e-mails objetivos. ►Deixe na caixa de entrada apenas o que está para ser resolvido. Ao ler e-mails, resolva o que der e o resto delegue, transforme em tarefas, compromissos ou contatos. ►Crie pastas personalizadas para não perder tempo atrás de informações. ►tenha duas contas de e-mail: uma para o trabalho e outra pessoal. INTERNET - SITES, MSN, ETC... POR QUE É UM VILÃO? ►A navegação consome tempo e é fácil pular de link em link e, assim, perder o foco. ►Os programas de mensagem instantânea interrompem as tarefas a todo momento. ►Webmail pessoal é a categoria mais acessada pelo brasileiro em horário de expediente e pode distraí-lo por um bom tempo. SAIA DESSA ►Tenha uma política pessoal de acesso à internet durante o expediente. Deixe a navegação de "lazer" para as pausas. ►Tenha em mente o que deseja procurar na rede. Assim, fica mais difícil você se perder. ►Evite acessar seu e-mail particular, que pode ser monitorado pela empresa. ►O MSN pode ser uma ferramenta útil, mas tenha um endereço pessoal e um profissional. Useo para conversas rápidas.

19

www.samantaluchini.com.br

CAFEZINHO E CONVERSAS DE CORREDOR POR QUE É UM VILÃO? ►Quando são freqüentes, atrapalham o foco das atividades. Seis paradas de 10 minutos por dia somam uma hora diária. ►Uma parada pode ser transformar em uma pequena reunião, tomando muito tempo. ►Se estender o papo por muito tempo, você pode acabar recebendo informações e tarefas importantes, que poderão ser esquecidas pela informalidade da discussão. SAIA DESSA ►Evite aceitar qualquer tipo de tarefa no corredor ou no cafezinho. Peça sempre a formalização por e-mail. ►Se a conversa se prolongar, seja objetivo e interrompa-a rapidamente. ►Faça seus horários de cafezinho no retorno de reuniões ou próximos ao retorno do almoço, pois você já está em deslocamento. INTERRUPÇÕES DE MESA POR QUE É UM VILÃO? ►Podem parecer fundamentais e inofensivas a quem interrompe. ►Atrapalham o foco do trabalho na medida em que afetam a concentração. ►Durante o dia, somam um bom tempo. ►Quem não sabe dizer "não" pode acumular tarefas extras - dos outros. ►Há quem interrompa os outros para resolver os seus problemas. SAIA DESSA ►Diga "não" quando necessário. ►Deixe claro que não pode ser interrompido e crie uma política para que todos respeitem esse período. ►Quando interrompido em um momento inadequado, pergunte se é realmente importante. Se não, negocie uma data para resolver o problema. ►Se aceitar a interrupção, diga quanto tempo tem disponível. ►Evite deixar revistas ou objetos interessantes em cima da mesa. Eles podem chamar a atenção de pessoas e você acabar sendo interrompido.

20

www.samantaluchini.com.br

TELEFONEMAS POR QUE É UM VILÃO? ►Tiram a atenção de tarefas importantes. ►Consomem muito tempo sem necessidade. ►Sem objetivos definidos, a conversa pode se tornar sem foco e complexa. ►Mesmo que não sejam atendidos, podem tirar a concentração de uma discussão. ►É considerada falta de educação atender ou deixar o celular tocar na reunião. SAIA DESSA ►Se estiver muito ocupado, tire o telefone do gancho, caso não tenha secretária, é claro. ►Se tiver tempo disponível, atenda imediatamente. É mais rápido do que acessar a caixa postal, anotar o recado e retornar. ►Reserve um tempo para retornar as ligações. ►Mantenha o foco da conversa. ►Quando viajar, combine um horário no escritório para você ligar e resolver todos os problemas de uma só vez. ►Em reuniões ou compromissos formais, deixe o celular no modo silencioso ou desligado. Assim, você evita constrangimento.

4.2 Soluções Coletivas Uma maneira que algumas empresas encontraram para aumentar a produtividade foi buscar soluções coletivas para gerir o tempo. Há casos em que o acesso à internet e a programas de mensagens instantâneas, como o MSN, é restrito a determinadas áreas ou horários do dia - ou até mesmo proibido. A Brasilprev, empresa de previdência privada do Banco do Brasil, em dezembro de 2005 lançou a Campanha da Produtividade. O objetivo: orientar seus profissionais a organizar melhor o período de trabalho para que tenham mais tempo fora dele. "Nos primeiros nove meses, conseguimos reduzir em 87% o trabalho nos fins de semana", diz André Camargo, superintendente de estratégia e pessoas da empresa e um dos responsáveis pelo projeto. As salas de reunião da Brasilprev têm cartazes que estimulam pontualidade, objetividade e planejamento. O uso correto do e-mail e a organização das informações são outros pontos da campanha. Pelo menos três vezes por ano, os funcionários são estimulados a fazer uma limpeza nos arquivos do computador e na mesa de trabalho. Assim, fica mais fácil e rápido buscar documentos importantes.

4.3 Conscientização A Microsoft também optou pela conscientização. Há dois anos foram implementadas regras para otimizar o tempo. "O objetivo inicial era melhorar o desempenho da equipe de vendas, que passava cerca de 20% do tempo em reuniões e lendo e-mails", explica Gustavo Nascimento, de 33 anos, gerente financeiro da Microsoft Corp, em Redmond (EUA). Ele era líder da área de produtividade do Ritmo - programa interno de qualidade de vida, na ocasião da adoção das novas regras. Um ano depois, essa porcentagem havia caído pela metade. O foco é simples: prazos de resposta, uso 21

www.samantaluchini.com.br

de e-mail e de telefone e reuniões. Há vários fatores que podem melhorar a produtividade do seu trabalho. Mas, segundo Paulo Kretly, da FranklinCovey Brasil, os dois básicos são planejamento e disciplina. De acordo com uma pesquisa realizada em 2005 pela FranklinCovey com 12.000 trabalhadores do mundo todo, apenas um em cada três planeja seu trabalho. "Ter a disciplina de sentar para planejar é o segredo do sucesso", diz Paulo. Se você espera aquela tão sonhada promoção trabalhando horas e horas a mais, cuidado. "Quem fica no escritório, com freqüência, muito além do horário, deixou de ser visto como funcionário-padrão e corre risco de ser encarado como desorganizado!", diz Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. "As empresas estão atrás de profissionais produtivos e não daqueles que passam mais horas dentro do escritório", alerta Paulo Kretly.

5 BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA

CLEEG, B. Administração do Tempo: Método Prático - Reorganize a sua vida e o seu trabalho. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2002. COLEÇÃO CRESÇA COM A VOCÊ S/A. Administração do Tempo. Ed. 04. Editora Abril. FORSYTH, P. Como Fazer Reuniões Produtivas. São Paulo: Nobel, 2001. MAITLAND, I. Administre Seu Tempo. São Paulo: Nobel, 2002. COVEY, Stephen R. Liderança Baseada em Princípios. 3 ed. Rio de Janeiro: Campus, 1994 COVEY, Stephen R. Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. São Paulo: Best Seller, 2005 CHARAN, Ram., BOSSIDY, Larry. Execução: a Disciplina para Atingir Resultados. São Paulo: Campus, 2004.

22

www.samantaluchini.com.br

ANEXOS

23

www.samantaluchini.com.br

Exercício - 24 Horas do Seu Dia

Exercício - 24 Horas do Seu Dia

24

www.samantaluchini.com.br

Artigo - Ressonância de Shumann Por Leonardo Boff Não apenas as pessoas mais idosas mas também jovens fazem a experiência de que tudo está se acelerando excessivamente. Ontem foi Carnaval, dentro de pouco será Páscoa, mais um pouco, Natal. Esse sentimento é ilusório ou tem base real? Pela ressonância Schumann se procura dar uma explicação. O físico alemão W.O. Schumann constatou em 1952 que a Terra é cercada por um campo eletromagnético poderoso que se forma entre o solo e a parte inferior da ionosfera, cerca de 100km acima de nós. Esse campo possui uma ressonância (daí chamar-se ressonância Schumann), mais ou menos constante, da ordem de 7,83 pulsações por segundo. Funciona como uma espécie de marca-passo, responsável pelo equilíbrio da biosfera, condição comum de todas as formas de vida. Verificou-se também que todos os vertebrados e o nosso cérebro são dotados da mesma freqüência de 7,83 hertz. Empiricamente fez-se a constatação de que não podemos ser saudáveis fora dessa freqüência biológica natural. Sempre que os astronautas, em razão das viagens espaciais, ficavam fora da ressonância Schumann, adoeciam. Mas submetidos à ação de um simulador Schumann recuperavam o equilíbrio e a saúde. Por milhares de anos as batidas do coração da Terra tinham essa freqüência de pulsações e a vida se desenrolava em relativo equilíbrio ecológico. Ocorre que a partir dos anos 80, e de forma mais acentuada a partir dos anos 90, a freqüência passou de 7,83 para 11 e para 13 hertz. O coração da Terra disparou. Coincidentemente, desequilíbrios ecológicos se fizeram sentir: perturbações climáticas, maior atividade dos vulcões, crescimento de tensões e conflitos no mundo e aumento geral de comportamentos desviantes nas pessoas, entre outros. Devido à aceleração geral, a jornada de 24 horas, na verdade, é somente de 16 horas. Portanto, a percepção de que tudo está passando rápido demais não é ilusória, mas teria base real nesse transtorno da ressonância Schumann. Gaia, esse superorganismo vivo que é a Mãe Terra, deverá estar buscando formas de retornar a seu equilíbrio natural. E vai consegui-lo, mas não sabemos a que preço, a ser pago pela biosfera e pelos seres humanos. Aqui abre-se o espaço para grupos esotéricos e outros futuristas projetarem cenários, ora dramáticos, com catástrofes terríveis, ora esperançadores, como a irrupção da quarta dimensão, pela qual todos seremos mais intuitivos, mais espirituais e mais sintonizados com o biorritmo da Terra. Não pretendo reforçar esse tipo de leitura. Apenas enfatizo a tese recorrente entre grandes cosmólogos e biólogos de que a Terra é, efetivamente, um superorganismo vivo, de que Terra e humanidade formamos uma única entidade, como os astronautas testemunham de suas naves espaciais. Nós, seres humanos, somos Terra que sente, pensa, ama e venera. Porque somos isso, possuímos a mesma natureza bioelétrica e estamos envoltos pelas mesmas ondas ressonantes Schumann. Se queremos que a Terra reencontre seu equilíbrio, devemos começar por nós mesmos: fazer tudo sem estresse, com mais serenidade, com mais harmonia, com mais amor, que é uma energia essencialmente harmonizadora. Para isso importa termos coragem de ser anticultura dominante, que nos obriga a ser cada vez mais competitivos e efetivos. Precisamos respirar juntos com a Terra, para conspirar com ela pela paz.

25

www.samantaluchini.com.br

Exercício - Onde Está Meu Foco ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( (

) Cortes no orçamento do departamento ) Meus erros do passado ) Minhas escolhas ) Minha formação ) Estabilidade no trabalho ) Vôo que atrasou ) Bagagem que extraviou ) Minha felicidade ) Fila no banco ) Deficiência de outras pessoas ) Como meu chefe me vê como profissional ) Meu tempo de deslocamento até o trabalho ) Como as outras pessoas me tratam ) Solicitação de propostas comerciais ) Humor do meu chefe ) Atividades de última hora ) Novas legislações do setor ) Fofocas na empresa ) O que meu chefe pensa de mim ) Queda do sistema geral da empresa ) A impressora quebrou ) Perda de arquivos no computador ) Falta de energia + falta de bateria no laptop

Foco Reativo "Me preocupo e não posso controlar"

Foco Proativo "Posso fazer algo a respeito"

26

www.samantaluchini.com.br

Exercício - Como Uso Meu Tempo nos Quadrantes

Necessidade I

Eficácia II

Decepção III

Desperdício IV

27

www.samantaluchini.com.br

Exercício - Administração do Tempo na Prática Descreva no espaço abaixo, as atividades que você precisa realizar amanhã. Procure descrever atividades reais do seu dia-a-dia profissional e pessoal. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Agora que você já descreveu as atividades e tem uma clara visão de como será o seu dia, distribua todas as atividades no quadro da página seguinte, de acordo com o grau de prioridade de cada uma delas.

Bom trabalho!

28

www.samantaluchini.com.br

NÃO-URGENTE

Quadrante 1

Quadrante 2

(Inevitável)

(Qualidade)

Quadrante 3

Quadrante 4

(Decepção)

(Desperdício)

NÃO-IMPORTANTE

IMPORTANTE

URGENTE

29

www.samantaluchini.com.br

Exercício - Ponto Quente

Alta

Média

Baixa

5h 6h 7h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 00h

30

www.samantaluchini.com.br

Teste - Você Desperdiça Seu Próprio Tempo? Responda a esse questionário e descubra se você é desperdiçador de tempo! Nunca Às vezes Geralmente Sempre Você costuma surpreender-se arrumando sua mesa e, em seguida, mudando-a de novo? Você altera sua lista de "atividades de hoje" sem realizar as que estão ali marcadas? Você se senta no meio do dia e pensa no que irá fazer no dia seguinte? Você relê seus papéis no caso de ter esquecido de algo importante? Você reescreve cartas, com a preocupação de que não tenha expresso o sentido exato? Você rememora conversas em sua mente para ter certeza de ter dito tudo? Você fica esperando um colega retornar com um documento, em vez de se ocupar com algo importante nesse meio-tempo? Você fica esperando o retorno de um telefonema sem se ocupar com nada? Você está sempre por perto da cafeteira / da copa?

Você vai com freqüência ao banheiro?

Você observa os outros trabalharem?

Você costuma olhar fixamente para o vazio?

Você observa as gotas de chuva escorrerem pelo vidro da janela? Você desperdiça tempo propositadamente?

As respostas que der (às vezes, geralmente e sempre) irão realçar seus maus hábitos - Livre-se deles! 31

www.samantaluchini.com.br

PLANO DE AÇÃO Desenvolvimento da Competência:

GESTÃO DO TEMPO

1) Que momento do treinamento melhor representou a competência gestão do tempo. Se desejar, descreva a cena de forma resumida no espaço abaixo. _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 2) O que você aprendeu nesse momento? Extraia desta cena, os indicadores de ação e anote-os no espaço abaixo. _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 3) Elabore agora o seu plano de ação, a partir destes indicadores. Lembre-se: um verdadeiro plano de ação deve conter, no mínimo, 3 passos. O que você vai fazer?

Onde? / Com quem?

Quando?

Status

Bom trabalho! 32

www.samantaluchini.com.br

SLIDES

33

www.samantaluchini.com.br

# data[].attributes.attachment_link.description
SUMÁRIO Sobre Samanta Luchini Carreira ...

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
A gestão do tempo é um tema recorrente e de extrema relevância. Há como discordar?

Ainda que todos tenhamos rigorosamente 1.440 minutos todos os dias, é comum no mundo executivo ouvir reclamações sobre a escassez de tempo face às demandas do dia a dia.

Como é a sua realidade? Ela difere do cenário descrito acima?

Para a maior parte dos profissionais do mundo moderno a resposta tende a ser a mesma: existe, sim, uma restrição de tempo para dar conta de tudo - até porque não envolve apenas a vida profissiona l.

Compromissos relacionadas ao trabalho, relacionamentos, educação, família e saúde competem entre si.

Dessa forma, reivindicam atenção e espaço em um fluxo aparentemente desordenado, muitas vezes obstruído por desafios relacionados aos deslocamentos, falhas de comunicação e administração de conflitos.

Ou seja, dá para fazer mais e melhor.

As pessoas que conseguem administrar os processos de forma eficiente são reconhecidas no meio em que atuam por sua produtividade.

E não poderia ser diferente, já que seu desempenho individual contribui para melhores resultados coletivos.

Mas como elas conseguem?

Existem técnicas de gestão do tempo, as quais passam por planejamento, organização e disciplina.

Também há ferramentas e mesmo exercícios do controle consciente do tempo empregado em cada atividade.

Se você percebe que existe potencial para melhorias nos seus resultados (e sempre há), dentro e fora do trabalho, não deixe de acompanhar este artigo até o fim.

Além dos benefícios profissionais voltados à carreira que podem ser alcançados, a correta gestão do tempo permite evoluir na qualidade de vida e nos relacionamentos pessoais.

Neste artigo, iremos abordar os seguintes tópicos:

O que é gestão do tempo?

Por que é importante a gestão do tempo?

Gestão do tempo no trabalho

Gestão do tempo na vida pessoal

Como lidar com as atividades que fogem da rotina

Principais técnicas de gestão do tempo

Como obter mais produtividade?

13 estratégias e dicas dos mestres em gerenciamento do tempo

Principais livros sobre a gestão do tempo

Boa leitura!

O que é gestão do tempo ?

A gestão do tempo é um processo de priorização e organização de tarefas que envolve seu planejamento e execução voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido nelas, o que resulta em maior produtividade e eficiência.

Como conceito, ela é muito bem definida na condução de projetos como fator determinante para a sua conclusão, junto com escopo e custo.

Uma técnica de gestão do tempo inclui um conjunto de tarefas, processos e decisões com foco na coordenação de objetivos administrados dentro de limitações de tempo.

Nas organizações modernas, é vista como uma ciência para identificação e custeio das atividades com foco na eliminação de desperdícios.

Um bom exemplo é o modelo OKR onde é possível determinar metas sendo como "Eu vou" (Objetivo) "medido por" (conjunto de resultados-chave).

Na vida pessoal, não é diferente. Afinal, como dizia o genial Victor Hugo: " A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o tempo ".

O que difere quando estamos fora das empresas é que dificilmente sabemos calcular o valor do tempo.

Dessa forma, o valor de um ano, mês, semana, dia, hora, minuto ou segundo pode variar quando convertido em ações, ganhos, oportunidades ou renúncias que fazem parte da vida.

Contudo, é importante entender também que dar valor para o tempo não significa abdicar do controle da vida em detrimento do relógio.

O objetivo do gerenciamento consciente do tempo é conduzir as rotinas para produzir resultados no trabalho, mas também para ter tempo livre para o descanso e para momentos de descontração.

Os objetivos de cada pessoa podem ser diferentes.

Por que é importante a gestão do tempo ?

Nas últimas décadas, temos percebido um movimento constante de aumento da importância dada ao tempo nas decisões.

A dimensão temporal adquiriu maior relevância por conta da expansão da competição global, da aceleração das atividades e das pressões provenientes das pessoas e dos relacionamentos.

Antes do advento da chamada Revolução Digital (ainda em curso), existiam lacunas de tempo de espera que eram compreendidas e respeitadas por todos durante a realização de tarefas.

Se a redação de um documento levava um turno inteiro de trabalho, não seria esse um motivo para o gestor se mostrar impaciente. Afinal, era o que podia ser feito com a tecnologia existente.

Mas a onipresença da informação transformou intervalos de tempo em minutos produtivos, levando a espera passiva a reverter em possibilidades de ganhos e melhores resultados.

Bilhões de smartphones nas mãos das pessoas romperam barreiras e eliminaram restrições físicas ou de acesso.

A tecnologia permitiu que o tempo de deslocamento, por exemplo, fosse convertido na conclusão de relatórios, no envio de e-mails, na oportunidade de um curso de idiomas e até mesmo na manutenção de relacionamentos.

As facilidades proporcionadas pelos recursos tecnológicos atuais "borram" as linhas divisórias entre os momentos da vida, confundindo as prioridades e nos permitindo sacrificar elementos essenciais que trariam equilíbrio.

É por isso que a gestão do tempo é tão importante.

Ela permite clareza nas escolhas. Possibilita dedicar tempo ao trabalho para o atendimento às metas, ser mais produtivo e ter maior foco e concentração.

Tudo isso para que, ao final do dia, sem nenhum sentimento de culpa, se possa "desligar" e voltar a atenção para os relacionamentos, para a família e para o lazer.

Quando nos propomos a assumir o controle sobre o nosso tempo, nos comprometemos a fazer o nosso melhor dentro do espaço definido para cada momento.

Gestão do tempo no trabalho

A adequada gestão do tempo no trabalho permite ao profissional a construção de uma imagem individual mais eficiente.

Basta um rápido exemplo para entender melhor.

A justificativa de falta de tempo para o não cumprimento de prazos é, por via de regra, mal avaliada não somente pelos gestores, mas também pelos colegas no ambiente corporativo.

O compromisso com o gerenciamento consciente do tempo, a partir do momento em que é assumido, tem o poder de gerar uma transformação no pensamento do profissional.

A atitude fica mais positiva e focada, permitindo não só atender melhor às metas, mas ter a percepção da sua contribuição para com os resultados.

Entregar tarefas no prazo, evitando acúmulo de atividades e novos atrasos, permite também reduzir o estresse, melhorar a qualidade de vida e tomar decisões mais assertivas.

Entretanto, para atingir um patamar eficiente na gestão do tempo no trabalho, é preciso eliminar hábitos que costumam afetar negativamente o desempenho.

São os chamados " ladrões de tempo " no ambiente corporativo.

Um bom exemplo são as redes sociais - não exatamente elas, mas a forma como as utilizamos.

Essas plataformas exercem um poder negativo muito intenso por uma característica típica das interações.

O fator oculto é que o momento desvia o foco - e o tempo para retomada não é considerado.

Uma pesquisa realizada nos Estados Unidos detectou que ele é de impressionantes 25 minutos a cada interrupção. Você provavelmente não fazia ideia disso, não é?

O contato com a família também prejudica. Não significa que é preciso se isolar no ambiente de trabalho, mas o desafio principal está na definição de um limite.

Segundo a consultoria de recursos humanos Robert Half, que ouviu 2.100 executivos nos Estados Unidos, em 2014, as conversas de corredor são um dos principais fatores de desperdício de tempo no dia a dia das organizações, sendo apontadas por 32% dos entrevistados.

A ausência de foco nas reuniões também limita a eficiência dos profissionais.

Por vezes, falta uma pauta clara e registros que permitam o resgate posterior das deliberações. E isso leva a novos encontros com potencial erosão da eficiência de todos os envolvidos.

E não para por aí.

A consulta constante ao e-mail e ao WhatsApp figura entre os ladrões de tempo.

A principal razão para isso é a fragmentação das atividades. Assim, a agenda do profissional passa a ser administrada por outras pessoas, o que dificulta o estabelecimento de prioridades.

Gestão do tempo na vida pessoal

Da mesma forma que acontece no trabalho, na vida pessoal, a gestão do tempo requer organização. Sem ela, fica extremamente difícil coordenar as demandas e definir prioridades.

A organização leva não somente ao aumento da capacidade de administrar as tarefas diárias com maior eficácia, mas também melhora o discernimento para alocar o tempo de forma otimizada.

Cada fase da vida requer prioridades distintas, as quais devem ser organizadas conforme o planejamento e objetivos de cada pessoa.

Por exemplo, um jovem solteiro no início da carreira, necessariamente, tem diferentes objetivos quando comparado a uma pessoa com família constituída e próxima de se aposentar.

Dessa forma, gerir bem o tempo na vida pessoal permite entender qual o grau de comprometimento para cada objetivo, assim como a possibilidade de organizar prioridades conforme a expectativa de tempo disponível para cada uma.

Planos de curto, médio e longo prazo requerem tratamentos e entendimentos diferentes.

Para que tenha melhor ideia sobre a necessidade de não negligenciar essa questão, o autor Christian Barbosa elege a gestão do tempo na vida pessoal como fator de maior relevância.

É o que aparece ao colocar a família ao lado do trabalho no seu modelo de Tríade do Tempo.

E ele não faz isso sem razão, pois de nada vale uma carreira brilhante se não estivermos conectados com os valores que dão sentido à vida ou se houver perda da saúde.

O sucesso na gestão do tempo prevê que exista um equilíbrio.

Como lidar com as atividades que fogem da rotina

Ainda que se dedique à gestão do tempo e utilize técnicas de planejamento avançadas, com alto grau de detalhamento, não é possível evitar que eventos aleatórios exijam mudanças.

São momentos que demandam decisões imediatas e que não permitem transigências.

Por conta disso, é necessário ter flexibilidade.

A dica é prever no planejamento do tempo intervalos que permitam a inclusão de novas atividades sem que seja necessário sacrificar outras mais importantes. Ou seja, evitando comprometer o resultado final.

Com foco nos objetivos, o critério de avaliação da atenção que será dispensada para os imprevistos deve passar por uma análise cuidadosa.

É necessário compreender a real necessidade de uma atitude emergencial.

Afinal, não será possível uma ação temporária e paliativa, de mitigação de riscos, para posterior abordagem definitiva?

Em última instância, pode dizer "não" em benefício da manutenção do plano original?

É necessário refletir a respeito.

Principais ferramentas e técnicas de gestão do tempo

Neste tópico, vamos falar sobre as ferramentas e técnicas de gestão do tempo.

Para tanto, vale desvendar a obra de Stephen Covey, um dos principais autores do assunto no mundo.

Em seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, ele definiu quatro gerações de técnicas.

Vamos conhecê-las?

1. Check list

A primeira geração, iniciada nos anos 30, foi caracterizada pela utilização de notas e check lists.

Ivy Lee, consultor, jornalista e relações públicas americano, elaborou abordagem sobre o tema, propondo uma lista de tarefas com prioridades.

O entendimento da importância relativa de cada tarefa, o estabelecimento de prioridades e a elaboração de um plano de ação completam a que foi considerada pelo empresário Charles Schawb como a mais lucrativa lição de negócios de toda a sua carreira.

2. Agenda

A segunda geração foi caracterizada por livros de anotações e agendas.

O principal autor é Alan Lakein que nos anos 70 criou o sistema de priorização de atividades chamado Método ABC, onde:

"A" define as atividades mais importantes

"B" as de segunda importância

"C" as de menor importância.

O método recebeu abordagens distintas posteriormente.

A primeira consiste na previsão de tempo para execução das tarefas, sendo "A" para as tarefas diárias, "B" para as tarefas semanais e "C" para as tarefas mensais.

A segunda abordagem do método estabelece outra forma de classificação das atividades atividades diárias, tendo foco em fatores mais motivacionais, sendo "A" para as tarefas mais desagradáveis, "B" para as intermediárias e "C" as mais fáceis.

Vale dizer que a priorização das tarefas mais desafiantes é feita com base no entendimento de que, nas primeiras horas do dia, a atenção é mais focada e estamos com mais energia.

3. Flexibilização do planejamento

A terceira geração, por sua vez, está mais ligada a valores e objetivos em adição ao entendimento das gerações anteriores.

Já nos anos 80, Charles Hummel desenvolveu um sistema de organização de tarefas mais holístico, permitindo a flexibilização do planejamento do tempo.

Essa característica possibilita estarmos preparados para eventos imprevistos potencialmente destrutivos.

Afinal, a gestão do tempo na empresa deve incluir o risco entre as variáveis que podem afetar o negócio.

Se todos nela estiverem vinculados a um planejamento rígido, pequenas crises originadas por acontecimentos aleatórios podem contaminar toda a estrutura.

Com o propósito de evitar a paralisia por esse tipo de situação, o planejamento do tempo prevê avaliações periódicas (mensais, semestrais e anuais), de modo a eliminar ineficiências que possam comprometer os objetivos estabelecidos.

4. Foco nos valores pessoais

A quarta geração prevê uma abordagem radicalmente diferente. Ela tira o foco principal das tarefas e do tempo e o desloca para a preservação e melhora dos relacionamentos.

Em 2010, J. D. Meier apresentou um sistema para alcançar objetivos de curto e longo prazo em todos os aspectos da vida profissional e pessoal.

Adequado aos tempos atuais, o sistema é flexível e permite mudanças rápidas quando necessário e adaptações a eventos imprevistos.

O autor defende a necessidade de se abolir as listas de tarefas e focar em objetivos com maior foco nos valores pessoais de cada um.

Como obter mais produtividade?

Os principais temas presentes na literatura com foco no aumento da produtividade por meio da gestão do tempo incluem os seguintes tópicos que relacionamos agora.

Mude seus hábitos

O processo de organização e planejamento das tarefas induz o comportamento para a melhor ocupação do tempo.

As anotações sistemáticas permitem melhor visualização do todo, possibilitando a execução mais eficiente do fluxo de tarefas.

Estabeleça prioridades

A disponibilidade do tempo limita a atendimento às demandas.

Por isso, prioridades devem ser definidas com critérios que sejam aderentes às aspirações de cada pessoa.

É importante neste momento ter consciência das implicações de cada decisão.

Fuja da procrastinação

A procrastinação é considerada um fator cultural. Indica a atitude de aguardar até o último momento disponível o início de alguma tarefa que tenha prazo para entrega.

Esse hábito provoca o aumento da ineficiência e da baixa qualidade da execução.

A antecipação das tarefas permite a melhor tomada de decisão, promove o aumento da produtividade e também escolhas mais conscientes.

Elimine os "ladrões de tempo"

Distrações, interrupções, perda de foco, reuniões sem pauta e detalhamento excessivo na execução são alguns exemplos de "ladrões de tempo".

Essas tarefas que drenam a produtividade podem ser definidas como elementos que nos desviam dos objetivos principais.

Crie incentivos

Comemore o sucesso alcançado, permita-se momentos de descontração e celebre cada objetivo alcançado.

Nosso cérebro necessita de recompensas para a consolidação de mudanças.

13 Estratégias e dicas dos mestres em gerenciamento do tempo

Considerando a importância do tema e sua relevância dentro do cenário atual, diversos autores têm se voltado para a indicação de estratégias para o gerenciamento do tempo.

No Brasil, temos alguns nomes de peso, como Mario Sergio Cortela, que fala sobre o estabelecimento de prioridades, e Leandro Karnal, que procura definir o aproveitamento do tempo tendo em vista a capacidade de execução de cada um.

Contribuições de autores de outros países também podem (e devem) ser consideradas.

Como exemplo, Bryan Tracy prega a necessidade de execução das tarefas mais desafiantes em primeiro lugar para aumentar a produtividade.

Steven Covey faz uso de uma matriz que divide e classifica as atividades.

Por sua vez, Kevin Kruse liga a gestão do tempo ao foco nos objetivos.

Já Dale Carnegie entende o gerenciamento do tempo como um processo focado no resultado e na melhor qualidade dos relacionamentos.

Os conselhos desses renomados mestres podem ser resumidos nas 13 estratégias listadas a seguir.

1. Planeje

Crie planos com metas diárias, semanais, mensais e anuais.

Como escreveu Lewis Carrol na fala do gato de Alice no País das Maravilhas, " se você não sabe para onde vai, qualquer caminho serve ".

A maioria das pessoas fala de seus sonhos e objetivos na vida. Então, escrever um plano é colocá-los sonhos no papel e definir quais ações devem ser realizadas para alcançá-los.

2. Estabeleça prazos

A definição do tempo para a execução de uma tarefa torna o objetivo mais concreto e palpável.

É evidente que devemos ter consciência da viabilidade do prazo proposto e que esse critério deve ser flexível o suficiente para não se tornar desmotivador.

Por outro lado, o estabelecimento de uma data limite complementa o pensamento iniciado com o planejamento.

3. Use calendários e organizadores

As tecnologias disponíveis por meio de aplicativos ou outros recursos eletrônicos facilitam a execução daquilo que foi previsto para a rotina.

Essa organização é essencial para registro e resgate dos registros, dados e informações necessários para cumprir com o planejamento.

4. Conheça seus limites

Os limites físicos, financeiros e de recursos (incluindo o tempo, é claro) devem ser conhecidos para estabelecer metas e objetivos.

O enquadramento dentro dessa moldura tem a principal função de evitar o sentimento de frustração caso uma meta não seja atendida.

5. Aprenda a dizer "não"

É importante, tanto para a vida profissional como para a pessoal, ter a consciência da necessidade de ser claro no comprometimento do tempo.

Os conflitos de agendas devem ser negociados com foco nos objetivos de cada pessoa.

Se a demanda o afastar do caminho das metas, a franqueza no momento da negação protege os dois lados.

6. Estabeleça o tempo necessário para cada atividade

O tempo para a execução de cada tarefa necessita, ao menos, de uma definição prévia aproximada.

Essa é uma atitude que traz, entre outros, dois benefícios muito claros.

O primeiro é permitir a melhor organização da agenda.

Já o segundo se percebe quando o trabalho envolve outras pessoas, pois a comunicação do tempo necessário auxilia na coordenação dos esforços de todas elas.

7. Tenha foco

É fundamental, durante a execução da tarefa, seja qual for, estar presente de corpo e mente.

Em uma palestra sobre o gerenciamento do tempo, Leandro Karnal contou que, naquele mesmo dia, estaria também em um outro estado para cumprir uma agenda.

Caso ele se preocupasse com o segundo evento, ele perderia o foco na apresentação, reduziria a qualidade do que estava oferecendo sem melhorar em nada o cumprimento do segundo objetivo.

8. Bloqueie as distrações

Os alertas de e-mail e WhatsApp são potenciais redutores de desempenho.

Uma pesquisa publicada no portal do The Guardian, em 2013, mostrou que 36% das pessoas perde até uma hora de produtividade por dia checando mensagens.

Exceto se você trabalhar diretamente com o atendimento ao cliente, estabeleça horários para checar as mensagens.

9. Seja objetivo

A objetividade é necessária em dois aspectos distintos, mas coligados: a execução e a comunicação.

Em grande parte das tarefas, o menor consumo de tempo e outros recursos pode atender ao objetivo do requisitante. Porém, o detalhamento excessivo e acima da expectativa reduz a produtividade.

Um segundo ponto é que muitas pessoas sentem a necessidade de fundamentar a mensagem em fatores que não agregam conhecimento para o receptor.

10. Priorize

Diversos autores propõem formas e critérios de priorização diferentes. Entre eles, o prazo para entrega, o alinhamento com a estratégia ou o grau de dificuldade na execução.

O critério a ser adotado pode variar, mas a estratégia deve estar alinhada aos objetivos de cada um.

Como você quer que a sua contribuição seja percebida?

O objetivo principal foca no prazo, na estratégia ou na qualidade.

Evidentemente, é desejável atender a todas as variáveis, mas nem sempre é possível - e esse é o principal raciocínio que apoia a estratégia de priorização.

11. Delegue

A centralização das atividades por parte de gestores, especialmente, limita o desempenho de todo o time.

Quando ele confia na equipe e delega tarefas, o processo tende a ter maior fluidez, liberando o seu tempo para atividades que demandem maior conhecimento e autoridade.

12. Registre os resultados alcançados

Temos uma tendência de dedicar mais atenção para a análise de falhas do que para o entendimento do que leva ao sucesso.

Entretanto, reproduzir os bons resultados alcançados depende também da compreensão dos acertos.

13. Separe tempo para os imprevistos

Por fim, estabelecer espaços na rotina para absorver as atividades não planejadas é de suma importância.

Por mais detalhado que esteja o plano, não há como eliminar a ocorrência de imprevistos.

Ao propor intervalos de tempo livre no meio da rotina, é possível preenchê-los com outras tarefas sem comprometer o que há de mais importante no planejamento.

Principais livros sobre gestão do tempo

A comunicação das melhores práticas

Existem diversos livros sobre a gestão do tempo. Alguns com visões mais técnicas ou mais intuitivas, conforme a abordagem do autor.

Abaixo seguem quatro obras que se destacam como mais vendidas nos últimos tempos.

Tríade do Tempo, Christian Barbosa

O livro de Christian Barbosa, A Tríade do Tempo propõe uma nova abordagem de aplicação facilitada.

A partir de uma pesquisa realizada com mais de 3.000 pessoas, em vários países, sobre produtividade e gerenciamento do tempo, o livro traz uma nova metodologia apoiada em recursos de software, o que que facilita a sua adoção.

Gestão do Tempo, Polly Bird

A obra de Polly Bird, Gestão do Tempo, traz uma visão mais intuitiva, esclarecendo mitos e buscando reduzir a complexidade dos processos decisórios pertinentes à administração do tempo.

As indicações do livro auxiliam na diminuição do estresse, na busca dos objetivos de forma mais eficiente, na melhora do desempenho no trabalho e na reserva de tempo para as necessidades pessoais.

Produtividade Para Quem Quer Tempo, Geronimo Theml

Geronimo Theml escreveu o livro Produtividade para quem quer Tempo, no qual apresenta um método mais elaborado, orientando o leitor a perseguir seus objetivos de forma mais ordenada.

O foco é capacitar as pessoas para serem mais produtivas e tranquilas, parar com a procrastinação e ainda ter tempo para a vida pessoal.

Trabalhe 4 Horas Por Semana, Timothy Ferriss

Por fim, o livro Trabalhe 4 Horas por Semana, escrito por Timothy Ferriss, é o mais aderente com a quarta geração das técnicas de gestão do tempo traz.

Ensina passo a passo como trabalhar um estilo de vida que priorize o tempo livre, voltado para valores mais ligados à vida pessoal.

Conclusão

Deixe para trás velhos hábitos e inicie uma história nova

Agora que você conhece as técnicas para gestão do tempo e conferiu as dicas dos principais autores sobre o tema, pode ser mais assertivo na escolha da abordagem que melhor se encaixa com seus valores e objetivos.

Diante de um mundo de cenários voláteis, os profissionais que melhor administrarem o tempo vão se sobressair, ocupando os melhores postos de trabalho e alcançando melhores remunerações.

Você quer fazer parte deste grupo seleto? Então, a hora de começar é agora.

Nossa sugestão final é que busque ampliar seu conhecimento, avançando nos ensinamentos trazidos por este artigo e iniciando hoje mesmo o seu planejamento do tempo.

Com maior eficiência nas tarefas e melhor visão para escolhas, você vai perceber que é possível cumprir com as demandas do trabalho e ainda estar mais presente na vida pessoal.

A Fundação Instituto de Administração (FIA) oferece uma série de cursos voltados ao aperfeiçoamento no gerenciamento do tempo.

Um excelente exemplo é o curso de extensão "Gestão do Tempo e Eficiência", com a coordenação do Prof. Dr. Almir Ferreira de Sousa. Com duração de 8 horas, o curso visa propiciar aos participantes o aperfeiçoamento na gestão do tempo, aumentando sua eficiência e eficácia como gestor.

Visite o site para saber mais e, se desejar, faça contato conosco.

# data[].attributes.attachment_link.title
Gestão do Tempo: o que é, produtividade e estratégias - FIA

# data[].attributes.attachment_link.description
A gestão do tempo é um tema recorrente e de extrema relevância. Há como discordar? Ainda que todos tenhamos rigorosamente 1.440 minutos todos os dias, é comum no mundo executivo ouvir reclamações sobre a escassez de tempo face às demandas do dia a dia. Como é a sua realidade?