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Créer un dossier dans Sharepoint, partie "INTRA"

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Créer un dossier dans Sharepoint, partie "INTRA"

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Valider l'organisation logistique avant de finaliser la convention

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Valider l'organisation logistique avant de finaliser la convention

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Envoyer le devis après validation et insérer le devis signé dans le dossier

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Envoyer le devis après validation et insérer le devis signé dans le dossier

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Validation programme et date auprès du formateur
Validation montant auprès de la direction

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A voir avec la formatrice selon besoin :
- Billet de train si déplacement
- Hôtel si déplacement
- réserver salle si sur site

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Envoyer les documents aux stagiaires (si mails connus) et copie au commanditaire

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Envoyer les documents aux stagiaires (si mails connus) et copie au commanditaire

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1) attestations de présence
2) support de formation
3) lien questionnaire de satisfaction

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MODELE : 1) Attestation de formation pour chaque participant à insérer dans le mail 

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MODELE : 1) Attestation de formation pour chaque participant à insérer dans le mail 

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Envoyer la convention et une fois la convention signée réceptionnée l'enregistrer dans le dossier

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Envoyer la convention et une fois la convention signée réceptionnée l'enregistrer dans le dossier

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Demander si besoin mode de paiement ou transmettre le RIB

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Relancer l'entreprise en cas de facture impayée

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Relancer l'entreprise en cas de facture impayée

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Alerte à prévoir / Lien avec Marianne

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Envoyer convocation et questionnaire des attentes au stagiaire

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Envoyer convocation et questionnaire des attentes au stagiaire

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Traiter une demande de formation sur mesure reçue par mail à conseil@girpeh-asso.fr ou par tel

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Traiter une demande de formation sur mesure reçue par mail à conseil@girpeh-asso.fr ou par tel

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Répondre sous 72h max que la demande a bien été prise en compte, contacter si besoin le demandeur puis transférer le mail au formateur (Audrey BS et/ou Elodie G)

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Prendre connaissance des évaluations et y répondre si besoin ou relancer si pas de réponse

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Prendre connaissance des évaluations et y répondre si besoin ou relancer si pas de réponse

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En lien avec le formateur à partir des liens de suivi des réponses

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Exemple de réponse pour confirmer la bonne réception de la demande et le suivi prévu

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Exemple de réponse pour confirmer la bonne réception de la demande et le suivi prévu

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A envoyer si pas possibilité de joindre rapidement une des formatrices

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Insérer dans le mail la fiche de formation

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Insérer dans le mail la fiche de formation

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Les fiches de formation sont dans le drive : https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:f:/s/POLECONSEILGIRPEH/Eke0svbVSGxCtPxJEdux8tcB6a96ykYg-3MVzm7Ng8e5rw?e=C7GN1j

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https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:w:/s/POLECONSEILGIRPEH/EUoTlLodV5VNopdk6rmj3zMB1NVvo7gMrDoh3DN6B_gBBw?e=fwMmUI

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MODELE : convention à insérer dans le mail 

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MODELE : convention à insérer dans le mail 

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https://girpehpaysdelaloire.sharepoint.com/:b:/s/POLECONSEILGIRPEH/EaY522tSVyRJotRC9k7TaHcBzVwktKSQzv3ZaU5yJOPUXQ?e=qyUrqu

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GE SUPPORT- Convention de formation-26112021

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Exemple de mail pour qualifier la demande auprès du formateur

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Exemple de mail pour qualifier la demande auprès du formateur

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Toujours privilégié le contact direct : tel ou point physique

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Demander la liste des participants pour pouvoir réaliser les étapes suivantes et les infos supplémentaire selon la formation

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Demander la liste des participants pour pouvoir réaliser les étapes suivantes et les infos supplémentaire selon la formation

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2) Télécharger le support de formation dans Klaxoon et le joindre au mail pour le stagiaire

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2) Télécharger le support de formation dans Klaxoon et le joindre au mail pour le stagiaire

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Compte Klaxoon du GIRPEH : s.ariza@capemploi44.fr

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3) Créer un questionnaire de satisfaction et intégrer le lien au mail

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3) Créer un questionnaire de satisfaction et intégrer le lien au mail

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https://forms.office.com/pages/designpagev2.aspx?lang=fr-FR&origin=OfficeDotCom&route=Start&subpage=design&id=Bm-efolhkUWJjjDhepo9QmPnjj_fextFojTux9f8GBJUQk1KTDBXUTRIM0dMWFJESzNNSEFOTlozRy4u

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Microsoft Forms - Easily create surveys, quizzes, and polls.

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Easily create surveys and polls to collect customer feedback, measure employee satisfaction, and organize team events. Quickly create quizzes to measure student knowledge, evaluate class progress, and focus on subjects that need improvement. Microsoft Forms automatically provides charts to visualize your data as you collect responses in real time.

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Insérer les dates de formation sur le SharePoint

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Insérer les dates de formation sur le SharePoint

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A voir avec la com ou l'informatique si besoin. Pas de possibilité de dupliquer mais copier/coller + prévoir de créer ponctuellement une "actualité"

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MODELE : convocation à insérer dans le mail avec le plan d'accès

# data[].attributes.subject
MODELE : convocation à insérer dans le mail avec le plan d'accès

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Envoyer la facture et la feuille de présence au commanditaire de la formation

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Envoyer la facture et la feuille de présence au commanditaire de la formation

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- Demander à Marianne de créer la facture
- Récupérer la feuille d'émargement auprès du formateur et l'enregistrer dans le dossier de la formation dans Sharepoint

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Ce fichier permet de tracer toutes les demandes entrantes pour connaitre le nombre de sollicitations, suivre les actions pour chacun, envisager des relances, réaliser un reporting pour le CA

# data[].attributes.body
A partir du fichier de sollicitation relancer si besoin les demandeurs (cf. colonne relance)

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Compléter le fichier de suivi financier "Dev global activités conseil&formations"

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Compléter le fichier de suivi financier "Dev global activités conseil&formations"

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Ce fichier permet de suivre le Chiffre d'affaires du pôle conseil et formation : devis / réalisation / réglement

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Alerte à prévoir

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Créer et insérer dans le mail le lien vers le questionnaire des attentes

# data[].attributes.subject
Créer et insérer dans le mail le lien vers le questionnaire des attentes

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Voir avec le formateur pour adapter les questions au programme de la formation puis :

aller sur Forms : ouvrir un questionnaire précédent

au niveau des 3 ... cliquer sur "collaborer ou dupliquer"

choisir "partager sous forme de modèle" : copier le lien

coller le lien dans un nouvel onglet, cliquer sur "dupliquer" puis apporter les modifications nécessaires

une fois le formulaire prêt, cliquer sur le bouton "collecte des réponses", raccourcir l'URL et copier le lien pour l'ajouter dans le mail

imprimer également en version PDF le questionnaire pour le joindre au mail (pour ceux qui n'accèdent pas à la version web du formulaire)

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MODELE : mail pour envoyer le questionnaire des attentes

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MODELE : mail pour envoyer le questionnaire des attentes

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Modèle mail envoi questionnaire des attentes

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Finaliser la logistique et transférer les informations logistiques à la formatrice 

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Finaliser la logistique et transférer les informations logistiques à la formatrice 

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- liste des participants avec adresse mail si possible
- lieu de formation et adresse
- horaire
- organisation pour le déjeuner / réservation restaurant si nécessaire

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MODELE : feuille d'émargement à transmettre au formateur

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MODELE : feuille d'émargement à transmettre au formateur

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Compléter le fichier "Reporting Pôle Conseil"

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Compléter le fichier "Reporting Pôle Conseil"

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Ce tableau trace le réalisé et est utilisé pour le reporting annuel demandé par le service communication : https://www.girpeh-asso.fr/qui-sommes-nous/rapports-dactivite/
Créer 1 ligne par entreprise

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Document Powerpoint sur 6 pages avec :

Bilan nombre formations et pers formées

Bilan entreprises concernées : taille et typologie

Fonctionnement du pôle : RH et actions

L'ambition du pôle

Projection pour l'année à venir : demandes

Projection orga et vigilance

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Docs ressources :

Fichier Excel reporting pôle conseil (complété au fur et à mesure des réalisations) pour le bilan de l'année + Fichier Excel Developpement Global

Fichier Sollicitations Conseil Formation pour les projections