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Un desembolso de capital es el uso de fondos (efectivo) para adquirir activos operacionales que: Ayuden a generar futuros ingresos, o reduzcan futuros costos.

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Debido a las dimensiones estratégicas y tácticas de tiempo en un plan integral de utilidades y a la propia importancia de los proyectos de desembolsos de capital, el presupuesto de desembolsos de capital abarca tres distintas dimensiones de tiempo:

1) una dimensión de tiempo requerida por un proyecto en particular, que se adentra lo más lejanamente en el futuro.

2) una dimensión de tiempo de conformidad con el plan estratégico de utilidades de largo alcance.

3) una dimensión de tiempo congruente con el plan de utilidades a corto plazo.

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Un presupuesto de desembolsos de capital brinda numerosos beneficios, desde los ventajosos puntos de vista de la planificación y el control administrativos. 

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Un presupuesto de desembolsos de capital brinda numerosos beneficios, desde los ventajosos puntos de vista de la planificación y el control administrativos. 

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El presupuesto de desembolsos de capital permite a la administración ejecutiva planificar el monto de los recursos que deben invertirse en adiciones de capital para satisfacer las demandas de los clientes, cubrir las exigencias que impone la competencia y asegurar el crecimiento.

El proceso presupuestal para las adiciones de capital es esencial para que la administración evite:

a) La ociosidad de la capacidad operacional.
b) La capacidad excedente.
c) Las inversiones en capacidad que produzcan un rendimiento menos que suficiente sobre los fondos invertidos.

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RESPONSABILIDADES EN EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL

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RESPONSABILIDADES EN EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL

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El ejecutivo de más alta jerarquía, trabajando junto con los demás miembros de la administración ejecutiva, tiene la responsabilidad primaria en el presupuesto de adiciones de capital. Sin embargo, la responsabilidad principal en los proyectos y otros presupuestos debe incluir a los gerentes divisionales y de departamento.

Deben establecerse políticas y procedimientos para fomentar las ideas y las propuestas de adiciones de capital provenientes de fuentes internas e incluso de fuera de la compañía.

Deben establecerse procedimientos para desembolsos mayores de capital, que aseguren el análisis y la evaluación apropiados de los mismos.

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El presupuesto (o plan) de desembolsos de capital es parte importante de un plan integral de utilidades.

Se relaciona directamente con los activos operacionales de una compañía, en particular los terrenos, el equipo y otros activos operacionales y el propio efectivo.

En general, los desembolsos de capital se clasifican en un presupuesto de desembolsos de capital, como sigue:

1- Proyectos mayores de adiciones de capital, estos proyectos habitualmente entrañan futuros compromisos de fondos para activos operacionales, cuyas vidas se extiendan a través de un prolongado periodo.

Tienden a ser proyectos muy especiales y no recurrentes que representan nuevas direcciones y pa- sos de gran envergadura, así como avances tecnológicos. Como ejemplos se citan las adquisiciones de terrenos para nuevos edificios y renovaciones mayores, mejoras importantes y mantenimiento. A cada proyecto mayor se le asigna una denominación particular.

2-  Desembolsos menores, o pequeños, de capital se trata de pequeños desembolsos de capital, poco costosos, recurrentes y ordinarios. Ejemplos de estos son los reemplazos repetitivos y el mantenimiento de activos operacionales, así como la compra de herramientas y accesorios especiales que contribuyen a los futuros ingresos o a los ahorros de costos.

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A causa del largo periodo de tiempo y de los cuantiosos compromisos de recursos, por lo común los desembolsos mayores de capital se presupuestan como proyectos diferentes.

Cada proyecto es particular a un activo o a un grupo específico de activos (esto es, inversiones), al monto y fuentes de su financiamiento y a sus respectivos tiempos (el tiempo tanto de adquisición como de construcción y el tiempo del uso o servicio subsecuentes).

Los proyectos mayores reciben un nombre y se numeran. Por lo general, se analizan, se planifican, se aprueban o rechazan, se desarrollan (si son aprobados) y se controlan en forma separada. Por lo tanto, el presupuesto de desembolsos de capital se compone principalmente de una serie de proyectos identificados y relacionados con dimensiones específicas de tiempo.

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A diferencia del método de valor actual neto, el cálculo de la tasa es mas complejo, ya que no utiliza una tasa mínima o meta, sino, se realiza un proceso mas complejo para obtener una tasa lo mas cercana a la realidad.

Este cálculo no se hace directamente, y se contemplan dos situaciones:

- Flujos netos iguales de entradas de efectivo
- Flujos netos desiguales de entradas de efectivo

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El ejecutivo de más alta jerarquía, trabajando junto con los demás miembros de la administración ejecutiva, tiene la responsabilidad primaria en el presupuesto de adiciones de capital. Sin embargo, la responsabilidad principal en los proyectos y otros presupuestos debe incluir a los gerentes divisionales y de departamento.

Deben establecerse políticas y procedimientos para fomentar las ideas y las propuestas de adiciones de capital provenientes de fuentes internas e incluso de fuera de la compañía.

Deben establecerse procedimientos para desembolsos mayores de capital, que aseguren el análisis y la evaluación apropiados de los mismos.

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DECISIONES DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL-EVALUACION DE PROYECTOS Y PROPUESTAS

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DECISIONES DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL-EVALUACION DE PROYECTOS Y PROPUESTAS

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Las decisiones críticas de desembolsos de capital son aquellas que tienen que ver con la elección, por parte de la alta administración, entre las distintas alternativas de desembolsos de capital (proyectos) que se le presentan. Tales decisiones deben enfocarse sobre dos problemas esenciales:

1. Decisiones de inversión —seleccionar las mejores alternativas con base en su valor económico para la compañía (llamado también valor de inversión).

2. Decisiones de financiamiento —determinar los montos y las fuentes de los fondos que se necesitan pa- ra pagar las alternativas seleccionadas. Es posible que este apremio sobre el efectivo limite necesaria- mente la puesta en marcha de proyectos y propuestas.

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En libros de contabilidad administrativa y de finanzas, así como en diversos artículos, se describen numerosos métodos de medición del valor económico de una inversión (llamado también valor de inversión, como ya lo indicamos antes).

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Métodos del flujo de efectivo descontado para medir el valor económico

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Métodos del flujo de efectivo descontado para medir el valor económico

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Puesto que un desembolso de capital se efectúa para adquirir o construir un activo, la esencia de las decisiones relativas a adiciones de capital consiste en que el valor de inversión (o valor económico) de una adición de capital propuesta, debe medirse como cualquier otra inversión; es decir, el valor de inversión debe medirse como la tasa de rendimiento (tasa de interés) que se percibirá sobre la inversión.

La tasa de rendimiento que se perciba debe calcularse sobre una base de flujo de efectivo (no sobre una base contable de acumulación); lo cual significa que los flujos de salidas de efectivo, o sea los pagos en efectivo para una inversión, deben relacionarse con los flujos de entradas de efectivo (los ingresos de efectivo) generados por esa inversión. En teoría, si los montos y los tiempos de los flujos de salidas y de entradas de efectivo relacionados con una inversión son los mismos, la tasa de rendimiento (o sea la tasa de interés) es de cero.

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Los métodos basados en el flujo de efectivo descontado, utilizan únicamente flujos de efectivo netos para medir una inversión en adiciones de capital.

El flujo neto de salidas de efectivo que se utiliza incluye:

El costo incurrido en efectivo.

Más cualquier pago directo de efectivo, como son los fletes.

Menos cualquier deducción de efectivo.

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Nos ayuda a saber la cantidad de dinero que tendremos en una fecha futura si se comienza a invertir desde hoy la cantidad especificada con una tasa de interés fija. El valor actual es el valor que tiene el día de hoy una inversión que iremos haciendo en pagos futuros a una tasa de interés fija.

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Valor actual de más de una suma futura, anualidad ordinaria

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Valor actual de más de una suma futura, anualidad ordinaria

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Existe una situación de valor actual, un tanto diferente, cuando hay varios flujos de entradas de efectivo derivados de una inversión. El caso típico de una inversión de capital (esto es, de desem- bolsos de capital) entraña una serie de futuros flujos periódicos, de entradas de efectivo. En tales casos, el cálculo del valor actual a menudo implica la aplicación de una anualidad ordinaria cu- yas características son: sumas futuras iguales de intereses y una tasa de interés, así como el que las futuras sumas se consideran vencidas al final de cada periodo de intereses.5 Si no se da cual- quiera de estas características, deberá emplearse entonces el valor actual de $1.

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 Método del valor actual neto utilizado para evaluar inversiones

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 Método del valor actual neto utilizado para evaluar inversiones

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El método del valor actual del FED compara el valor actual de los flujos netos de entradas de efectivo con el valor del costo inicial.

Este método requiere la determinación de tres elementos de formación para cada proyecto:

1. El flujo inicial de salida de efectivo

2. Los futuros flujos netos de en- tradas de efectivo

3. Una tasa neta de rendimiento.

Al evaluar los proyectos alternos, aquel que ofrezca el más alto valor actual neto (en términos monetarios) se coloca en primer lugar de la fila (siempre y cuando no existan factores apremiantes).

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El papel del juicio de la administración cobra una gran importancia a pesar de los precisos resultados matemáticos obtenidos de los dis- tintos métodos de medición del valor de la inversión.

Puesto que todas las evaluaciones se basan en estimaciones de los futuros potenciales, los resultados no son mejores que esas estimaciones. Las estimaciones son, en gran medida, subjetivas. Asimis- mo, puede ser que haya factores relativos a una propuesta pero que no sean cuantificables.

Algunos factores no se pueden expresar en cifras; por lo tanto, es posible que los factores no cuantificables sean necesariamente determinantes en la decisión de hacer un desembolso de capital en particular.

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El control debe descansar sobre una sana planificación administrativa que restrinja los desembolsos que van a ser adiciones económicamente justificables y que, no obstante, proteja a la empre- sa contra el estancamiento en el mantenimiento, reemplazo y adquisición de activos de capital.

Los desembolsos mayores de capital implican grandes cantidades de recursos financieros para proyectos individuales y por lo común su factibilidad económica se relaciona con las estrategias de la alta administración. Por otra parte, los desembolsos menores de capital tienen que ver con las operaciones cotidianas que involucran a casi todos los gerentes operacionales.

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- Método de periodo de recuperación:
En este método se calcula el periodo de recuperación, que se refiere al tiempo que se requiere para recuperar la inversión de efectivo gracias a el flujo anual neto de efectivo  generado. La formula es dividir la inversión neta en efectivo, entre el flujo neto anual de entradas de efectivo, o ahorros netos de costos en efectivo.

- Método del rendimiento promedio sobre la inversión total:
Este es una variante de lo que se conoce como método de la tasa contable del rendimiento, el cual analiza los ingresos y costos de efectivos resultantes, sin embargo, el método del rendimiento promedio sobre la inversión total se basa en el flujo de efectivo por encima de la inversión. Su fórmula es, dividir el flujo neto anual promedio de las entradas en efectivo, entre el flujo de salida de efectivo de la inversión, es decir, costos.

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Control de los desembolsos mayores de capital

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Control de los desembolsos mayores de capital

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Existen 4 elementos de control interno corriente

1. Para proyectos mayores de adiciones de capital, la alta administración debe reservarse la responsabilidad de dicha autorización final para iniciar el proyecto, la cual pue- de considerarse en una notificación formal o informal, dependiendo de la situación interna.

2. Tan pronto se autorice e inicie un proyecto mayor de capital, deben establecerse registros de costos por número de proyecto. Dichos registros debe- rán permitir la acumulación de costos por proyecto y por centro de responsabilidad, así como la anotación de información complementaria acerca del avance.

3. Informe del estado de los desembolsos de capital, el que se elabora periódicamente mostrando, para cada proyecto, datos tales como los enu- merados a continuación:

1. Costos:

Monto presupuestado.

Desembolsos efectuados hasta la fecha. Compromisos pendientes.

Suma aún no desembolsada, según el presupuesto.

2. Informe de avance:

Fecha de iniciación.

Datos originalmente programados para la terminación.

Días requeridos estimados para terminar el proyecto.

3. Comentarios para la administración superior:

Calidad del trabajo.

Circunstancias imprevistas.

4.  La administración tome la decisión para corregir las de- ficiencias y asegurar la eficaz y adecuada aplicación de las acciones correctivas.

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Control de los desembolsos de capital menores o pequeños

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Control de los desembolsos de capital menores o pequeños

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Estos desembolsos de capital se agrupan habitualmente en una asignación “abierta”, o general, para cada centro de responsabilidad.

Los desembolsos reales deben ser acumulados por el centro de responsabilidad, para compararlos después con las provisiones del plan en el informe periódico sobre el estado de los desembolsos de capital, o bien, puede incluirse dicha comparación en el informe mensual regular de desempeño para cada centro de responsabilidad.

El informe en cuestión debe mostrar:

Los desembolsos reales

Los planificados

Las variaciones.

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El paso final de un proyecto de inversión de capital importante es la auditoría, esto se hace con el fin de evaluar si el proyecto se mantuvo según lo planificado hasta su terminación. Este proceso le brinda información a la administración del proyecto sobre que tan realista fue la planificación realizada en base a los términos tomados en cuenta, esta información se usa luego para mejoras en los futuros procesos de planificación, en las tomas de decisiones, y por su puesto en el desembolso de capital.