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Organización del sector de abastecimiento en USI

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Organización del sector de abastecimiento en USI

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En Ultimate Sign Installations (USI), el sector de abastecimiento tiene una estructura funcional y centralizada, orientada a dar soporte directo a las operaciones y a los proyectos en ejecución. No se trata de un área altamente formalizada, sino de un equipo que trabaja de manera coordinada con las áreas operativas, especialmente con Tránsito, Instalaciones y Gestión de Proyectos.

El abastecimiento actúa principalmente como un área de apoyo estratégico-operativo, asegurando que los materiales, servicios y proveedores estén disponibles en tiempo y forma para cumplir con los plazos y las exigencias regulatorias del negocio.

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Organización Abastecimiento - Iván Arias

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Organización Abastecimiento - Iván Arias

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En el sector de abastecimiento dentro de la empresa se realiza a través del proceso de gestión de compras, se tiene varios proveedores de acuerdo al segmento al que pertenecen y a la hora de requerir un insumo se realizan varias cotizaciones, se realiza un comité de compras y se toman decisiones al ponderar variables como el precio, la calidad y la garantía que cada uno ofrece.

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¿Cómo se organiza tu sector de abastecimiento?

El sector de abastecimiento en Coopecaja se estructura bajo una gestión estratégica y transaccional. Contamos con una unidad especializada en compras que se encarga de planificar, coordinar y ejecutar los procesos de adquisición de bienes y servicios conforme a la normativa interna y regulaciones como la SUGEF. La organización está basada en el ciclo de compras, con etapas claramente definidas: planificación, solicitud, análisis de ofertas, adjudicación, formalización contractual y seguimiento. Además, se trabaja con matrices de riesgo, clasificación de proveedores y segmentación por criticidad de los insumos o servicios.

¿Cuáles son las principales decisiones que se toman?

Las decisiones más relevantes incluyen:

Selección de proveedores estratégicos, considerando criterios técnicos, financieros y de cumplimiento regulatorio.

Adjudicación de procesos de compra, asegurando eficiencia y transparencia.

Definición de estrategias de negociación para garantizar mejores condiciones contractuales.

Evaluación y seguimiento de contratos, especialmente en servicios tecnológicos, infraestructura y soporte crítico.

Planificación de compras anuales, alineadas al presupuesto institucional y al plan operativo.

¿Cómo se organizan los trabajos?

Los trabajos se organizan de forma colaborativa, bajo una metodología de planificación por objetivos y cronogramas definidos. Cada proceso es liderado por un comprador responsable, con acompañamiento de asesores legales, áreas técnicas y control interno cuando aplica. Se utilizan herramientas digitales para la gestión documental, análisis de datos y trazabilidad. Se promueve una cultura de mejora continua, cumplimiento normativo y eficiencia operativa, con indicadores de gestión que permiten medir tiempos, ahorros y calidad de servicio.

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Proceso de planificación, adquisición, y administración de los bienes y servicios necesarios para una organización. Su objetivo principal es asegurarse de que la empresa disponga de los recursos adecuados (en términos de cantidad, calidad y tiempo) para operar de manera eficiente, al mismo tiempo que se controlan los costos y se gestionan las relaciones con los proveedores de forma efectiva.

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Gestión de abastecimiento/compras a través del S&OP

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Gestión de abastecimiento/compras a través del S&OP

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El abastecimiento en la industria láctea, como mencioné antes, es un proceso multifacético que requiere una gestión eficiente de la cadena de suministro, la producción y la distribución. Además de las fases operativas, existen decisiones clave y una organización del trabajo que son fundamentales para su funcionamiento.

Principales decisiones en el abastecimiento en la industria láctea:

1. Selección de proveedores y granjas lecheras:

Las decisiones sobre qué granjas lecheras o proveedores de leche cruda trabajar son cruciales. Se seleccionan en base a la calidad de la leche, la capacidad de suministro, la ubicación geográfica y la capacidad de cumplir con las normativas de seguridad y calidad alimentaria.

A veces, la industria láctea también considera asociaciones a largo plazo con ciertas granjas para asegurar un suministro constante y de calidad.

2. Gestión de la capacidad de producción:

Las fábricas de lácteos deben gestionar su capacidad de producción de acuerdo con la demanda esperada. Esto incluye la toma de decisiones sobre cuántas líneas de producción operar y qué equipos se necesitan.

El tipo de productos que se fabricarán también influye en esta decisión: si se producirán más productos frescos, que requieren rotación rápida, o productos como quesos curados, que tienen un ciclo de vida más largo.

3. Almacenamiento y conservación:

La leche cruda es muy perecedera, por lo que las decisiones relacionadas con el almacenamiento (temperatura, condiciones de conservación, cantidad de leche a almacenar en función de la demanda esperada) son cruciales.

Igualmente, las decisiones sobre el tiempo de conservación de productos procesados y su ciclo de vida también son importantes, sobre todo si se trata de productos perecederos como la leche fresca.

4. Distribución logística:

Se debe decidir cómo se organizará la distribución de los productos: a través de una red de distribución propia o mediante terceros.

También se toman decisiones sobre las rutas de transporte, la frecuencia de entrega, las condiciones de refrigeración para productos perecederos, y la cobertura geográfica para satisfacer la demanda en diferentes mercados.

5. Control de calidad:

Las decisiones sobre los estándares de calidad y los procedimientos de control en las distintas fases de producción (desde la leche cruda hasta el producto final) son esenciales.

También se deben decidir los procedimientos de inspección, prueba y certificación que aseguren que el producto cumpla con las regulaciones locales e internacionales.

6. Estrategias de precio y demanda:

Decisiones estratégicas relacionadas con los precios de los productos, en función de los costos de producción, las demandas del mercado y la competencia.

El análisis de la demanda y la oferta es clave para planificar la producción y evitar tanto el desabastecimiento como el exceso de inventarios.

Organización del trabajo en la industria láctea:

La organización del trabajo en la industria láctea se distribuye en diferentes áreas funcionales, donde cada una tiene tareas específicas pero interrelacionadas:

1. Agricultura y Ganadería:

Este es el primer eslabón en la cadena, donde los productores de leche deben tener personal capacitado para la crianza y manejo de ganado, el ordeño y el cuidado sanitario de los animales. También se gestionan aspectos relacionados con la alimentación y el bienestar animal.

2. Recepción y control de calidad de la leche:

Se cuenta con equipos de recepción que reciben y prueban la leche cruda antes de su procesamiento. El personal encargado de la calidad verifica la temperatura, la composición, y realiza pruebas microbiológicas para asegurar que no haya contaminantes.

3. Procesamiento y producción:

La planta procesadora tiene distintas áreas: pasteurización, homogeneización, envasado, etc. En cada una de estas áreas se necesita personal especializado. Además, se gestionan equipos y maquinarias para asegurar que el proceso se realice de acuerdo a las normas de seguridad y eficiencia.

4. Mantenimiento de equipos e instalaciones:

Dado que la industria láctea depende de maquinaria compleja (como pasteurizadoras, tanques de almacenamiento, líneas de envasado), existe un equipo técnico especializado que se encarga del mantenimiento preventivo y correctivo.

5. Logística y distribución:

Este equipo organiza las rutas de distribución y asegura que los productos lleguen en condiciones óptimas a los puntos de venta. Además, supervisa el inventario y coordina con las tiendas y distribuidores.

6. Ventas y marketing:

El equipo de ventas se encarga de las relaciones con clientes y de gestionar los contratos de distribución. El equipo de marketing se encarga de posicionar los productos en el mercado, gestionar promociones y analizar las tendencias de consumo.

7. Administración y Finanzas:

Los departamentos administrativos y financieros gestionan los costos, las inversiones, los recursos humanos y la planificación financiera de la empresa.

En resumen:

El abastecimiento en la industria láctea se organiza mediante una coordinación constante entre la selección de proveedores, el control de calidad, la capacidad de producción, la logística de distribución y la gestión de recursos. Las decisiones clave incluyen la elección de proveedores, la capacidad de producción, el almacenamiento, la distribución, el control de calidad y la gestión de precios. Cada área funcional dentro de la planta de producción y la cadena de suministro juega un rol crucial en asegurar que los productos lácteos lleguen a los consumidores de forma segura y eficiente.

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La cadena de suministro se fundamenta en la colaboración entre el equipo de ventas y el de planeamiento de demanda, con el objetivo de generar un pronóstico conjunto que permita a los proveedores contar con un estimado mensual de producción. Para lograr esto, se recibe la información que luego se analiza en relación con los inventarios disponibles, tanto en bodega como en tránsito. A partir de este análisis, se elabora un pronóstico de compra que se envía a los proveedores. Paralelamente, se lleva un registro estadístico de ventas que sirve de referencia para mantener niveles adecuados de inventario, tanto en bodega como en tránsito, que cubran las demandas mensuales de los clientes. Además, se gestiona un inventario de seguridad, diseñado para mitigar los riesgos de picos en la demanda o retrasos en la producción y transporte.

Organización de los trabajos:

Recolección de datos: El equipo de ventas y planeamiento de demanda recopilan información histórica de ventas, inventarios actuales y datos de proveedores.

Análisis del pronóstico: Se consolida y analiza la información de demanda futura en conjunto con los inventarios disponibles para proyectar las necesidades mensuales.

Comunicación con proveedores: Se envía el pronóstico de compra a los proveedores para que ajusten su producción en base a las necesidades estimadas.

Contratos y demás lo realiza un departamento situado en Panamá llamado Sourcing