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Fase N°1. Planificación. Noviembre de 2019

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Fase N°1. Planificación. Noviembre de 2019

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Jaqueline: Contemplar todos los requerimientos .
Jaqueline: Revisión con los líderes   los cambios en los procesos .
Patrick: Levantamiento de requerimientos y procesos actualizados para facilitar la ejecución del proyecto
Patrick: Atención en la validación del cronograma entregado por el proveedor (Muy optimista)
Patrick: El plan de motivación influye de manera considerable y positiva en el equipo implementador
Sandra: En terminos generales la priorizaciòn estuvo muy acertada, sin embargo, en algunos momentos falto escuchar el equipo evitando inconvenientes en los procesos
Patrick: El trabajo remoto para el equipo de TI, con instrumentos que permitan controlar las actividades realizadas permite un aumento en los tiempos de trabajo considerables.
Patrick: La posibilidad de trabajar de manera remota, con herramientas que permitan medir el trabajo del equipo permite incrementar consideblamente las horas de trabajo invertidas.
Paula Andrea Ospina Isaza aprender: esta información debía estar en un lugar visible para los del proyecto ya que muchas veces teníamos que solicitarlos y así incurrimos en que se nos pasará algunos pequeños procesos.
[8:55] Maria Camila Ospina Sanchez Camila: 1. Revisión y actualización de procesos de cara a la transformación digital. 2. Revisión de las brechas en infraestructura tecnológica y generar de plan de cierre de las mismas.

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Fase N°2. Diseño y Modelado. Marzo de 2020 

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Fase N°2. Diseño y Modelado. Marzo de 2020 

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Daniela: 1.Hacer participe a los líderes de los procesos en las sesiones con LHC.
2.Tener proceso y procedimientos actualizados y con trazabilidad de cambios hubiese facilitado la fase de diseño.

Juanita 1. Se debió haber dejado claridad de la etapa que el proveedor propuso de la validación del modelado, pues el, por holgura de tiempos, asumió que eran las pruebas de concepto, mientras que el equipo funcional arca asumió que era un reentrenamiento, por lo que hubo confusión posterior.

Patrick: Debido a la naturaleza del trabajo del equipo de TI, pudimos desde el inicio destinar una alta carga de trabajo

Jaqueline: falta de conocimiento en la funcionalidad del sistema actual, lo que genero dificultad al realizar las historias de usuario.

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Fase N°3. Validación y pruebas. Octubre de 2020

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Fase N°3. Validación y pruebas. Octubre de 2020

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Sandra: En esta etapa se debio realizar las pruebas abarcando todo el proceso, ya que por ejemplo en la facturacion de empresas, al no  realizarse inicialemente con la representacion gráfica esta presento muchos inconvenientes.
Paula: en el formato de pruebas, se tuvo en cuenta todos los procesos de la organización para plasmarlos y así poder ejecutarlas
Patrick: Faltó formalidad en la validación de pruebas con el ERP, lo que implicó no poder justificar claramente que los retrasos presentados tambien fueron influenciados por ellos. Paula Andrea Ospina Isaza por aprender: los errores presentados inicialmente solo se plasmo en el formato pero algunas veces si nos pasaba or alto al momento del retest.
Patrick: Faltó formalidad en los ajustes a realizar con base en el resultado de las pruebas.

Juanita. Se generaron sobre costos porque no se tuvo formalidad de parte del proveedor a la hora de contemplar desarrollos adicionales por fuera del alcance inicial

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Fase N°4. Liberación y Despliegue. Octubre de 2020

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Fase N°4. Liberación y Despliegue. Octubre de 2020

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Juanita 1. La filmación de los entrenamientos fue muy ganadora.
Juanita 2. Abordar los entrnamietnos desde los procesos, en algunos módulos no se hizo así y hoy la gente no tiene claridad sobre sus responsabilidades, más allá de la función del sistema.

Jimena: 1. Los entrenamientos tanto en preparación como en ejecución, se tomaron más tiempo del estimado por diferentes factores, tanto propios como del personal capacitado.
2. Se evidenció compromiso e interés de las personas capacitadas, aunque el cúmulo de información hace que algunos aprendizajes se olviden fácilmente.

Camila: 1. Información oportuna para preparar a los usuarios de las actividades venideras. 2. Oportunidad de mejora: Nivelación en capacidades digitales de los usuarios y mandar el material de formación con anticipación para que cada uno pudiera "aprender a su propio ritmo".
3. Capacitaciones dinámicas y con herramientas virtuales facilitadoras

Daniela: 1. Por tiempo generalmente los instructivos se debieron enviar finalizando la capacitación y no desde el inicio para que las personas los pudiesen estudiar antes de.
2. La generación de usuarios clave es algo de mucha ayuda puesto que centraliza el conocimiento y las soluciones.

Sandra: En algunos procesos se han visto afectados por la informalidad que manejaban con la información, al tener un sistema tan exigente se sienten saturados

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Fase N°5. Estabilización. Diciembre de 2020

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Fase N°5. Estabilización. Diciembre de 2020

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Juanita. 1. Se debió estabilizar un canal de comunicaicón con el proveedor, formal y de olbigatorio cumplimienta, para que todos los miembros del equipo pudieran darse cuenta de todos los inconvenientes. Nos pasó que durante la estabilización no se resolvieron unos ajustes, el proveedor no dio la mejor solución y se debe asumir con las horas de soporte.

Jaqueline:  falta de  comunicación con la na buena comunicación se generan desarrollos

Jimena: El soporte ha consumido tiempo excesivo en los diferentes procesos

Patrick: Estamos dejando varias actividades sin terminar lo que dificulta el proceso de liberación

Daniela: Aunque se ha generado control desde las entregas por parte del proyecto arca con el seguimiento, se debe garantizar un control de manera transversal a los procesos para la mejora continua.

Jaqueline:elaboración y ejecución de un plan de pruebas mas detallado con el fin de disminuir los costos ya que generaron horas de desarrollo.

Camila: Retroalimentación constante hacia y desde los usuarios

Jimena:Debido a la manualidad de la información inicial y la complejidad con algunos procesos, el objetivo de disminución de tiempos en la entrega de información ha debido extenderse.

Sandra: En algunos procesos se han visto afectados por la informalidad que manejaban con la información, al tener un sistema tan exigente se sienten saturados

Patrick: Las responsabilidades en el registro de información han aumentado, sin embargo tenemos usuarios con pocas capacidades o disponiblidad para garantizar la ejecución correcta de los procesos.

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EN EJECUCIÓN

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Patrick

Trabajo remoto

Motivación

Sandra

Priorización de actividades, definición de tiempos

Gestión de liderazgo

Reto personal

Jaqueline

Desarrollo de apertura al cambio

Santiago

Trabajo por objetivos

Aprendizaje constante

Daniela

Empoderamiento

Desarrollo de credibilidad

Jimena

Acompañamiento de personal con experiencia en implementación

Documentación

Trabajo en equipo

Paula

Trabajo en equipo

Liderazgo

Confianza sobre el equipo (Reto)

Motivación