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Todo Sistema Gestor de Contenidos realiza el siguiente proceso de gestión: • Creación de la información.- es el proceso mediante el cual el usuario genera una nueva información para ser puesta a disposición del publico. Se puede generar información de tipo texto, gráficos, imágenes, etc. • Presentación de la información • Publicación de la Información • Mantenimiento de la Información. - es la actualización dentro de la cual se puede editar borrar un determinado contenido.
Funcionamiento Un sistema de administración de contenidos siempre funciona en el servidor web en el que esté alojado el portal. El acceso al gestor se realiza generalmente a través del navegador web, y se puede requerir el uso de FTP para subir contenido. Cuando un usuario accede a una URL, se ejecuta en el servidor esa llamada, se selecciona el esquema gráfico y se introducen los datos que correspondan de la base de datos. La página se genera dinámicamente para ese usuario, el código HTML final se genera en esa llamada. Normalmente se predefinen en el gestor varios formatos de presentación de contenido para darle la flexibilidad a la hora de crear nuevos apartados e informaciones. Gestión de usuarios Dependiendo de la plataforma elegida se podrán escoger diferentes niveles de acceso para los usuarios; yendo desde el administrador del portal hasta el usuario sin permiso de edición, o creador de contenido. Dependiendo de la aplicación podrá haber varios permisos intermedios que permitan la edición del contenido, la supervisión y reedición del contenido de otros usuarios, etcétera. El sistema de gestión de contenidos controla y ayuda a manejar cada paso de este proceso, incluyendo las labores técnicas de publicar los documentos a uno o más sitios. En muchos sitios con estos sistemas una sola persona hace el papel de creador y editor, como por ejemplo en los blogs personales. Tipos de gestores de contenidos Los gestores de contenido se pueden clasificar según diferentes criterios: Por sus características • Según el lenguaje de programación empleado, por ejemplo: o Active Server Pages, o Java, o PHP, o ASP.NET, o Ruby On Rails, o Python, o PERL. • Según la licencia: o Código abierto, o Software propietario. Por su uso y funcionalidad • Blogs: para páginas personales. • Foros: para compartir opiniones. • Wikis: para el desarrollo colaborativo. • Enseñanza electrónica: plataforma para contenidos de enseñanza en línea. • Comercio electrónico: plataforma de gestión de usuarios, catálogo, compras y pagos. • Publicaciones digitales. • Difusión de contenido multimedia. • Propósito general. • Aplicación móvil: plataformas de gestión de aplicaciones móviles.

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Un sistema de gestión de contenidos o CMS (del inglés content management system) es un programa informático que permite crear un entorno de trabajo para la creación y administración de contenidos, principalmente en páginas web, por parte de los administradores, editores, participantes y demás usuarios.
Entendido como un sistema de soporte a la gestión de contenidos ya que, en realidad, son las estrategias de comunicación las que realmente llevan a gestionar contenidos y publicidad de forma efectiva. Los sistemas informáticos pueden a lo sumo proporcionar las herramientas necesarias para la publicación en línea, o bien incluir servicios de soporte a la toma de decisiones por lo que a la gestión de contenidos se refiere. El gestor de contenidos se aplica generalmente para referirse a sistemas de publicación, pudiendo subestimarse las funcionalidades de soporte y mantenimiento, en detrimento de las funcionalidades relacionadas con la optimización de los tiempos de publicación. La correcta implantación del sistema, con arreglo a las necesidades del cliente es necesaria, y es necesario entender el proyecto de un portal web en el seno de un proyecto de comunicación estructurado y bien planteado. La elección de la plataforma correcta será vital para alcanzar los objetivos del cliente, ya que exentan particularidades diferenciales tanto en su adaptabilidad a esquemas gráficos como la posible integrabilidad de funcionalidades y extensiones adicionales. El posicionamiento en buscadores está relacionado con el volumen de contenidos de un portal y con la forma en la que éste se presenta. Es importante tener eso en cuenta para la estructura del portal para garantizar un correcto posicionamiento orgánico.

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En 1995, el sitio de noticias tecnológicas CNET sacó su sistema de administración de documentos y publicación, y creó una compañía llamada Vignette, pionero de los sistemas de administración de contenido comercial. La evolución de Internet hacia portales con más contenido y la alta participación de los usuarios directamente a través de blogs y redes sociales, han convertido a los gestores de contenidos en una herramienta esencial en Internet, tanto para empresas e instituciones como para personas.
Ventajas y oportunidades El gestor de contenidos facilita el acceso a la publicación de contenidos a un rango mayor de usuarios. Permite que sin conocimientos de programación ni maquetación cualquier usuario pueda añadir contenido en el portal web. Además permite la gestión dinámica de usuarios y permisos, la colaboración de varios usuarios en el mismo trabajo, la interacción mediante herramientas de comunicación. Los costes de gestión de la información son mucho menores ya que se elimina un eslabón de la cadena de publicación, el maquetador. La maquetación es hecha al inicio del proceso de implantación del gestor de contenidos. La actualización, backup y reestructuración del portal son mucho más sencillas al tener todos los datos vitales del portal, los contenidos, en una base de datos estructurada en el servidor.