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Los sistemas grandes tienen enormes volúmenes de datos que fluyen por ellos en forma de documentos, reportes e incluso pláticas (aun en los sistemas pequeños se observan grandes cantidades de datos). De manera similar, se llevan a cabo muchas actividades que utilizan los datos existentes o que generan nuevos detalles. Todos los sistemas experimentan cambios continuos y manejar de manera completa todos los detalles es un desafió.

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Una estructura de datos es un grupo de datos elementales que están relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del sistema. Por ejemplo, la estructura de datos FACTURA está definida por un grupo de datos elementales que incluyen la fecha de expedición de la factura, el vendedor, la dirección de éste y detalles relacionados con los artículos que ampara la factura

Los flujos y los almacenes de datos son estructuras de datos. Están formados por elementos relevantes que describen la actividad o entidad bajo estudio.

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El nivel más importante de datos es el elemento dato. (Es probable que usted conozca otros nombres que se le dan a este término: campo. dato o parte elemental.) Ninguna unidad más pequeña tiene significado para los analistas de sistemas o usuarios. Por ejemplo, el número de la factura, su fecha de expedición y la cantidad adeudada son elementos dato incluidos en el flujo de datos de la facturación.

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¿Que relación tiene el diccionario de datos con un sistema de información?

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¿Que relación tiene el diccionario de datos con un sistema de información?

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Todas las partes de un sistema de información ya sea transacciones, consultas, reportes, salidas, archivos y bases de datos; dependen de los datos. El diccionario contiene dos tipos de descripciones para el flujo de datos dentro del sistema: elementos de datos y estructuras de datos. Los elementos de datos se agrupan para formar una estructura de datos.

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Los diccionarios de datos son un componente importante del análisis estructurado ya que por sí solos los diagramas de flujo de datos no describen el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona más información relacionada con el sistema. Esta sección estudia lo que es un diccionario de datos, por qué es necesario en el análisis de flujo de datos y cómo desarrollarlo. Para describir los diccionarios de datos se utilizará el ejemplo del sistema de contabilidad.

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Los analistas utilizan los diccionarios de datos por cinco razones importantes:
1. Para manejar los detalles en sistemas grandes.
2. Para comunicar un significado común para todos los elementos del sistema.
3. Para documentar las características del sistema.
4. Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las características y determinar dónde efectuar cambios en el sistema.
5. Localizar errores y omisiones en el sistema.

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Los elementos más importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario guarda los detalles y descripciones de todos estos elementos. Si los analistas desean conocer cuántos caracteres abarca un determinado dato o qué otros nombres recibe en distintas partes del sistema, o dónde se utiliza, encontrarán las respuestas en un diccionario de datos desarrollado en forma apropiada. El diccionario se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinación de los requerimientos de sistemas

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Un diccionario de datos contiene las características lógicas de los datos que se van a utilizar en el sistema que estamos programando, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización.