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Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los datos de una tabla dinámica.

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¿Qué son y cómo crear gráficos dinámicos?

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En esta página aprendrás qué son y cómo crear gráficos dinámicos.

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Tablas dinámicas en Excel

Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos almacenados en Excel.

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UN EJERCICIO DE COMO UTILIZAR TABLA DINAMICA

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Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos externos.

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Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Excel: puede abrirlo en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, use el comando Guardar como y cambie el tipo de archivo del menú desplegable.

Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:

Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) suele separar cada campo de texto.

Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.

Nota: Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel

Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir en un libro de Excel con el comando Abrir. Abrir un archivo de texto en Excel no cambia el formato del archivo: puede verlo en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt or .csv).

1. Vaya a archivo > Abrir.

Si usa Excel 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office y, después, haga clic en Abrir.

2. Seleccione Archivos de texto en el cuadro de diálogo Abrir.

3. Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él.

Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para importación de texto. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operación de importación.

Vea: Asistente para importar texto para obtener más información sobre los delimitadores y opciones avanzadas.

Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automáticamente el archivo de texto y muestra los datos en un libro nuevo.

Nota: Cuando Excel abre un archivo .csv, usa la configuración de formato de datos predeterminada actual entender cómo importar cada columna de datos. Si desea más flexibilidad para convertir columnas en distintos formatos de datos, puede usar al Asistente para importar texto. Por ejemplo, el formato de una columna de datos en el archivo .csv puede ser MDA, pero formato de datos predeterminado de Excel es AMD, o que desea convertir en una columna de números que contiene ceros los la izquierda al texto, por lo que puede conservar los ceros los la izquierda. Para obligar a Excel para ejecutar al Asistente para importar texto, puede cambiar la extensión de archivo .csv a .txt antes de abrirlo, o bien puede importar un archivo de texto conectándose a él.

Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un rango de datos externos.

1. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en A partir de texto o CSV.

3. Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en él.

Siga las instrucciones del Asistente para importación de texto. Haga clic en Ayuda en cualquier página del Asistente para importación de texto para obtener más información sobre el uso del asistente. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operación de importación.

4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:

Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualización, formato y diseño de los datos importados.

En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo existente.

Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de una nueva hoja de cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva.

5. Haga clic en Aceptar.

Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada.

Si Excel no convierte una columna de datos al formato que desea, puede convertir los datos después de importarlos. Para obtener más información, vea los temas sobre cómo convertir números almacenados como texto en números y cómo convertir fechas almacenadas como texto en fechas.

Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar como.

1. Vaya a Archivo > Guardar como.

Si usa Excel 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office y, después, haga clic en Guardar Como.

2. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.

3. En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de cálculo.

4. Busque la ubicación en la que desee guardar el nuevo archivo de texto y, a continuación, haga clic en Guardar.

5. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se informa de que sólo la hoja de cálculo actual se va a guardar en el nuevo archivo. Si está seguro de que la hoja de cálculo actual es la que desea guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de cálculo como archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja.

6. Aparecerá un segundo cuadro de diálogo en el que se indica que la hoja de cálculo puede contener características no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si sólo está interesado en guardar los datos de la hoja de cálculo en el nuevo archivo de texto, haga clic en Sí. Si no está seguro y desea más información sobre las características de Excel incompatibles con los formatos de archivo de texto, haga clic en Ayuda para obtener información.

Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en otros formatos, vea Guardar un libro con otro formato de archivo.

Si usa el Asistente para importar texto para importar un archivo de texto, puede cambiar el delimitador usado por un archivo de texto delimitado de un carácter de tabulación a cualquier otro carácter en el paso 2 del Asistente para importar texto. En este paso, puede cambiar también el modo en que se tratan los delimitadores consecutivos, como las comillas consecutivas.

Vea: Importar datos mediante el Asistente para importar texto para obtener más información sobre los delimitadores y opciones avanzadas.

1. En Microsoft Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.

2. Abra el cuadro de diálogo para cambiar la configuración regional y de idioma.

3. Escriba un nuevo separador en el cuadro Separador de listas.

4. Haga clic dos veces en Aceptar.

¿Necesitas más ayuda?

Siempre puede preguntar a un experto en Excel Tech Community, obtener soporte técnico en la Comunidad de respuestas o sugerir una característica nueva o mejora en el UserVoice de Excel.

Vea también

Información general sobre fórmulas en Excel

Cómo evitar la ruptura de las fórmulas

Buscar y corregir errores en fórmulas

Métodos abreviados de teclado y teclas de función en Excel

Funciones de Excel (por orden alfabético)

Funciones de Excel (por categoría)

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Importar o exportar archivos de texto (.txt o .csv)

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Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted.

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Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

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Ordenar texto

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

Para ordenar rápido en orden ascendente, haga clic en ( Ordenar de A a Z).

Para ordenar rápido en orden descendente, haga clic en ( Ordenar de Z a A).

Notas: Posibles problemas

Comprobar si todos los datos están almacenados como texto Si la columna que quiere ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de número o de texto a todos. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, presione Ctrl+1 para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Número y, después, en Categoría, haga clic en General, Número o Texto.

Quitar los espacios iniciales En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener espacios iniciales insertados delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. Puede hacerlo manualmente o mediante la función RECORTAR.

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

Para ordenar de menor a mayor, haga clic en ( Ordenar de menor a mayor).

Para ordenar de mayor a menor, haga clic en ( Ordenar de mayor a menor).

Notas:

Posible problema

Comprobar que todos los números se almacenan como números Si los resultados no son los que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto. Para obtener más información, vea Corregir números con formato de texto aplicando un formato de número.

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.

Para ordenar de la fecha u hora más antigua a la más reciente, haga clic en ( Ordenar de más antiguo a más reciente).

Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en ( Ordenar de más reciente a más antiguo).

Notas: Posible problema

Comprobar que las fechas y horas se almacenan como valores de fecha y hora Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contenga fechas u horas almacenadas como texto y no como valores de fecha u hora. Para que Excel las ordene correctamente, todos los valores de fecha y hora de una columna tienen que estar almacenados como números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha u hora se almacenó como texto. Para obtener más información, vea Convertir fechas almacenadas como texto en fechas.

Si quiere ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si quiere ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto mediante la función TEXTO. Pero la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos. Para obtener más información, vea Mostrar la fecha como día de la semana.

Es posible que quiera ordenar por más de una columna o fila si tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y, además, ordenar otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y otra Empleado, puede querer ordenar primero por departamento (para agrupar todos los empleados del mismo departamento),y a continuación, ordenar por nombre de empleado (para poner los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar por un máximo de 64 columnas.

Nota: Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.

1. Seleccione cualquier celda del rango de datos.

2. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ordenar por texto, número, o fecha y hora, seleccione Valores.

Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

3. En Orden, seleccione cómo desea ordenar. Siga uno de estos procedimientos:

4. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

5. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.

6. Para eliminar una columna según la que ordenar, seleccione la entrada y a continuación, haga clic en Eliminar Nivel.

Nota: Debe conservar al menos una entrada en la lista.

7. Para cambiar el orden en el que se clasifican las columnas, seleccione una entrada y haga clic en la flecha arriba o abajo situada junto al botón Opciones para cambiarlo.

Las entradas más arriba en la lista se ordenan antes que las que están más abajo.

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado con formato condicional.

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

3. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

4. Después, seleccione el modo en que quiere ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono en la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior al ordenar por columna, y A la derecha para ordenar por fila.

Nota: No hay un criterio predeterminado de color de celda, color de fuente o icono. Debe definir el orden para cada operación de ordenación.

5. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono de la ordenación, haga clic en Agregar nivel y a continuación, repita los pasos tres a cinco.

Asegúrese de seleccionar la misma columna en el cuadro Luego por y haga la misma selección en Orden.

Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que quiere incluir en la ordenación.

Puede utilizar una lista personalizada para ordenar según un orden definido por el usuario. Por ejemplo, una columna puede contener valores por los que desea ordenar, como Alto, Mediano y Bajo. ¿Cómo puede ordenar de modo que las filas que contienen Alto aparezcan primero, seguidas por Mediano y luego Bajo? Si fuera a ordenar alfabéticamente, una ordenación "A a Z" pondría Alto primero, pero Bajo vendría antes que Mediano. Y si ordenara de "Z a A", Mediano aparecería primero, con Bajo en el medio. Independientemente del orden, siempre desea "Mediano" en el medio. Al crear su propia lista personalizada, puede evitar este problema.

1. Opcionalmente, cree una lista personalizada:

1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que quiera, de arriba abajo como en este ejemplo.

2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior, seleccione las celdas A1:A3.

3. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas > General > Modificar listas personalizadas. Después, en el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y haga clic en Aceptar dos veces.

Notas:

Una lista personalizada solo puede crearse basada en un valor (texto, número y fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente o icono).

La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter puede no empezar por un número.

2. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que quiere ordenar según una lista personalizada.

4. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.

5. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. Utilizando la lista personalizada que creó en el ejemplo anterior, haga clic en Alto, Medio, Bajo.

6. Haga clic en Aceptar.

1. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas.

3. Haga clic dos veces en Aceptar.

Es más común ordenar de arriba a abajo, pero también puede ordenar de izquierda a derecha.

Nota: Las tablas no admiten la ordenación de izquierda a derecha. Para hacerlo, primero debe convertir la tabla en un rango. Para ello, seleccione una celda de la tabla y haga clic en Herramientas de tabla > Convertir en rango.

1. Seleccione cualquier celda del rango que quiera ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.

4. En Fila, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que quiere ordenar. Por lo general, será la fila 1 si quiere ordenar por la fila de encabezado.

Sugerencia: Si la fila de encabezado es texto pero quiere ordenar las columnas por números, puede agregar una nueva fila sobre el rango de datos y agregar números según el orden que quiera.

5. Para ordenar por valor, seleccione una de las opciones de la lista desplegable Orden:

6. Para ordenar por color de celda, color de fuente o icono de celda, haga lo siguiente:

1. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

2. En Orden, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda y, después, seleccione A la izquierda o A la derecha.

Nota: Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.

Para ordenar por la parte de un valor de una columna, como códigos de números de pieza (789- WDG-34), apellidos (Carlota Melgar) o nombres (Melgar, Carlota), primero necesita dividir la columna en dos o más columnas para que el valor por el que quiera ordenar esté en su propia columna. Para hacerlo, puede usar funciones de texto para separar las partes de las celdas, o bien usar el Asistente para convertir texto en columnas. Para obtener más información y ejemplos, vea Dividir texto en varias celdas y Dividir texto en columnas con funciones.

Advertencia: Es posible ordenar un rango dentro de un rango, aunque no se recomienda, ya que el resultado desasocia el rango ordenado de sus datos originales. Si ordenara los datos siguientes como se muestra, los empleados seleccionados se asociarían con departamentos diferentes.

Afortunadamente, Excel se lo notificará si detecta que va a intentar hacerlo:

Si no quería ordenar de este modo, presione la opción Ampliar la selección. En caso contrario, seleccione Continuar con la selección actual.

Si el resultado no es el que quiere, haga clic en Deshacer .

Nota: No puede ordenar de esta forma en una tabla.

Si obtiene resultados inesperados al ordenar los datos, haga lo siguiente:

Compruebe si los valores devueltos por una fórmula han cambiado Si los datos que ha ordenado contienen una o varias fórmulas, los valores devueltos por ellas pueden cambiar cuando se vuelve a calcular la hoja. En este caso, asegúrese de que vuelve a aplicar la ordenación para obtener resultados actualizados.

Muestre filas y columnas antes de ordenar Las columnas ocultas no se mueven al ordenar columnas y las filas ocultas no se mueven al ordenar las filas. Antes de ordenar los datos, es una buena idea para mostrar las columnas y filas ocultas.

Compruebe la configuración regional Los criterios de ordenación varían según la configuración regional. Asegúrese de tener la configuración regional correcta en Configuración regional o en Configuración regional y de idioma en Panel de control en su equipo. Para obtener más información acerca de cómo cambiar la configuración regional, consulte la ayuda de Windows.

Escriba los encabezados de columna en una sola fila Si necesita varias etiquetas de línea, ajuste el texto dentro de la celda.

Active o desactive la fila de encabezados De normal, es mejor tener una fila de encabezado al ordenar una columna para que le resulte más fácil entender el significado de los datos. De forma predeterminada, el valor en el encabezado no está incluido en la operación de ordenación. En ocasiones, puede que tenga que activar o desactivar el encabezado para que su valor se incluya o no en la operación de ordenación. Siga uno de estos procedimientos:

Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque es un encabezado de columna, en la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar, haga clic en Orden personalizado y a continuación, seleccione Mis datos tienen encabezados.

Para incluir la primera fila de datos de la ordenación porque es un encabezado de columna, en la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar, haga clic en Orden personalizado y a continuación, desmarque Mis datos tienen encabezados.

Principio de página

Funciones de Excel (por categoría)

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Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos: Para ordenar rápido en orden ascendente, haga clic en ( Ordenar de A a Z). Para ordenar rápido en orden descendente, haga clic en ( Ordenar de Z a A).

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En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información.

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En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.

Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es de importancia.

Aplicar un filtro avanzado a los datos

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.

Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.

Artículos relacionados
Filtrar registros de una tabla
Filtrar números en Excel
Filtrar valores únicos

# data[].attributes.attachment_link.description
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo. Supongamos la siguiente tabla de datos.

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La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

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La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

Importancia de la validación de datos en Excel

De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.

Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:

Más adelante veremos que es factible personalizar los mensajes enviados al usuario de manera que podamos darle una idea clara del problema, pero este pequeño ejemplo nos muestra la importancia de la validación de datos en Excel al momento de solicitar el ingreso de datos de parte del usuario.

El comando Validación de datos en Excel

El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa que está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.

Cómo aplicar la validación de datos

Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.

Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.

Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.

Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el encabezado de la columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la validación de datos la cual será aplicada sobre todas las celdas de la columna.

La opción Omitir blancos

Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el texto Omitir blancos. Ya que esta opción aparece en todos ellos, es conveniente hacer una breve explicación.

De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier criterio, lo cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda podremos dejarla como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.

Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando al usuario a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar la tecla Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.

La diferencia entre dejar esta opción marcada o desmarcada es muy sutil y casi imperceptible para la mayoría de los usuarios al momento de introducir datos, así que te recomiendo dejarla siempre seleccionada.

Crear validación de datos en Excel

Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos grupos basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:

Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.

Para las opciones "entre" y "no está entre" debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo, podemos elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del criterio de la siguiente manera:

Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte fechas mayores al 01 de enero del 2015, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:

Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus preferencias, será suficiente con pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas, que hayas seleccionado previamente.

Lista de validación de datos

A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente, la Lista es diferente porque no necesita de un valor máximo o mínimo sino que es necesario indicar la lista de valores que deseamos permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he creado un criterio de validación basado en una lista que solamente aceptará los valores sábado y domingo.

Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos por el carácter de separación de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la coma (,) pero es probable que debas hacerlo con el punto y coma (;). Al momento de hacer clic en el botón Aceptar podrás confirmar que la celda mostrará un botón a la derecha donde podrás hacer clic para visualizar la lista de opciones disponibles:

Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda deberás asegurarte que, al momento de configurar el criterio validación de datos, la opción Celda con lista desplegable esté seleccionada.

En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno por uno, es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que he introducido los días de la semana en el rango G1:G7 y dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.

Lista de validación con datos de otra hoja

Muchos usuarios de Excel utilizan la lista de validación con los datos ubicados en otra hoja. En realidad es muy sencillo realizar este tipo de configuración ya que solo debes crear la referencia adecuada a dicho rango.

Supongamos que la misma lista de días de la semana la he colocado en una hoja llamada DatosOrigen y los datos se encuentran en el rango G1:G7. Para hacer referencia a dicho rango desde otra hoja, debo utilizar la siguiente referencia:
=DatosOrigen!G1:G7
Para crear una lista desplegable con esos datos deberás introducir esta referencia al momento de crear el criterio de validación.

Si tienes duda sobre cómo crear referencias de este tipo, te recomiendo leer el artículo llamado Hacer referencia a celdas de otras hojas en Excel.

Personalizar el mensaje de error

Tal como lo mencioné al inicio del artículo, es posible personalizar el mensaje de error mostrado al usuario después de tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje debemos ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de diálogo Validación de datos.

Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e Información. Cada una de estas opciones tendrá dos efectos sobre la venta de error: en primer lugar realizará un cambio en el icono mostrado y en segundo lugar mostrará botones diferentes. La opción Detener mostrará los botones Reintentar, Cancelar y Ayuda. La opción Advertencia mostrará los botones Si, No, Cancelar y Ayuda. La opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.

La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la ventana de error que de manera predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de texto Mensaje de error nos permitirá introducir el texto que deseamos mostrar dentro de la ventana de error.

Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver que he modificado las opciones predeterminadas de la pestaña Mensaje de error:

Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente mensaje de error:

Cómo eliminar la validación de datos

Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango, deberás seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar todos.

Al pulsar el botón Aceptar habrás removido cualquier validación de datos aplicada sobre las celdas seleccionadas.

Espero que con esta guía tengas una mejor y más clara idea sobre cómo utilizar la validación de datos en Excel. Esta funcionalidad será de gran ayuda para controlar el ingreso de datos por parte de los usuarios y disminuir en gran medida la probabilidad de que se ingrese información incorrecta lo cual podría tener un efecto catastrófico sobre nuestras fórmulas y el análisis de los datos.

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Validación de datos en Excel - Excel Total

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La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

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Las tablas de datos forman parte de las herramientas de analisis Y si que nos permiten cambiar el valor de algunas celdas para ver cómo es afectado el resultado original. Una tabla de datos analiza un conjunto de valores y determina posibles resultados.

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Las tablas de datos forman parte de las herramientas de Análisis Y si que nos permiten cambiar el valor de algunas celdas para ver cómo es afectado el resultado original. Una tabla de datos analiza un conjunto de valores y determina posibles resultados.

Tabla de datos de una variable

El ejemplo más sencillo de una tabla de datos es aquél que utiliza una variable para realizar los cálculos. Supongamos el siguiente escenario:

En este ejemplo estoy realizando una proyección de ventas para el año 2011 basándome en las ventas del año 2010 y esperando una tasa de crecimiento del 2.5%. Lo que deseo hacer es saber cuál sería la proyección de ventas para el 2011 si la tasa de crecimiento fuera diferente. Para hacer este análisis colocaré las tasas de crecimiento que deseo utilizar de la siguiente manera:

Para crear la tabla de datos debo seleccionar el rango de celdas tal como se muestra en la imagen anterior y entonces ir a la ficha Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos pulsar el botón Análisis Y si para posteriormente seleccionar la opción Tabla de datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Tabla de datos y en la caja de texto Celda de entrada (columna) se debe seleccionar la celda B2 que es la celda que contiene el porcentaje de crecimiento.

Al hacer clic en el botón Aceptar se llenarán las celdas contiguas a las tasas de crecimiento con el valor de la proyección de ventas correspondiente a cada una de las tasas.

Excel ha creado la tabla de datos en el rango B5:B13 y de esta manera puedo analizar las diferentes proyecciones de ventas para una tasa de crecimiento diferente. Una vez que he terminado de analizar la información, si intento eliminar alguna de las celdas pertenecientes al rango de la tabla de datos, Excel desplegará un mensaje advirtiendo que no se puede cambiar parte de una tabla de datos. Si deseas eliminar la tabla de datos deberás primero seleccionar el rango completo antes de oprimir la tecla suprimir.

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Las tablas de datos forman parte de las herramientas de Análisis Y si que nos permiten cambiar el valor de algunas celdas para ver cómo es afectado el resultado original. Una tabla de datos analiza un conjunto de valores y determina posibles resultados.