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Recogida de datos personales en centros educativos

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Recogida de datos personales en centros educativos

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La educación de los alumnos implica el tratamiento de sus datos personales, por lo que los centros deben velar por hacer cumplir el derecho a la protección de datos de carácter personal de todos los agentes implicados en el proceso de enseñanza-aprendizaje.

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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD

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Qué datos personales pueden recogerse en un centro educativo

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Qué datos personales pueden recogerse en un centro educativo

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- El origen y ambiente familiar y social.
- Las características o condiciones personales.
- El desarrollo y resultados de su escolarización.
- Circunstancias cuyo conocimiento sea necesario para educar y orientar a los alumnos.

Los fines del tratamiento de los datos que se recojan han de cumplir con la función docente y orientadora del centro.

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La adecuación a la normativa de protección de datos personales es obligatoria también para los centros educativos ya sean públicos, privados, concertados o academias escolares. En estos últimos años la concienciación por parte de los centros acerca de la privacidad de los datos e información de sus alumnos, es cada vez mayor.

La implantación de los protocolos y las medidas especiales en los centros educativos, no es solamente un mero cumplimiento normativo, estos tienen una responsabilidad mayor hacia su alumnado, prestando especial consideración a los menores a su cargo, y deben disponer todas las herramientas y procedimientos que tengan a su alcance para protegerles de cualquier tipo de daño.

Los centros implantarán medidas encaminadas a la protección de los datos de carácter personal de alumnos, empleados, proveedores, padres...; así como establecer además unas pautas básicas de concienciación sobre la importancia de la privacidad de los datos, los posibles peligros de internet, los riesgos de un mal uso de imágenes personales...la formación del alumnado debe ser pilar principal de la normativa de los centros en protección de datos.

La recogida de datos personales de los alumnos o sus padres/tutores en estos centros es parte fundamental de su actividad igual que el almacenamiento y tratamiento de estos.
El profesorado y el resto de personal del centro que accede a datos de los alumnos o sus familias deberán comprometerse a guardar secreto de ellos.
¿Qué Datos se pueden recoger por los centros?

La LOE permite que los centros recojan, traten y almacenen datos de carácter personal de sus alumnos siempre y cuando los fines del tratamiento cumplan con la función docente y orientadora del centro:

1. El origen y ambiente familiar y social.

2. Las características o condiciones personales.

3. El desarrollo y resultados de su escolarización.

4. Categorías especiales: salud, religión...

Deberán cumplir además con su obligación de información con carácter previo a la obtención del consentimiento por parte de los titulares de los datos / padres o tutores (si son menores de 14 años), además esta obligación de trasparecía por parte de los centros no solamente se debe respetar cuando sea necesario el consentimiento para el tratamiento, en los casos en que no sea necesario los centros también deberán informar a los interesados.

Todos los centros tienen que solicitar el consentimiento previo para la recogida, tratamiento y almacenamiento de los datos, esto se puede desarrollar incluyéndolo en el mismo impreso o formulario en el que se recaban los datos. Aunque el RGPD no estipula que el consentimiento deba ser prestado por escrito, si que prohíbe el consentimiento tácito y estipula una prueba clara de ese consentimiento, por lo que lo más conveniente será tenerlo por escrito. El consentimiento se debe recabar mínimo 1 vez siempre que el tratamiento de los datos responda a la información que al respecto se haya facilitado.

¿Pueden los padres / tutores negarse a facilitar datos al centro?

Los padres deberán facilitar al centro todos los datos necesarios para realizar la matricula del alumno y el desarrollo de la función educativa.

En centro está autorizado a recabar información sobre la situación familiar de los alumnos, la cual debe estar actualizada y los progenitores han de informar sobre cualquier modificación.

Si los profesores necesitaran conocer datos de los padres de los alumnos por alguna causa puntual y/o específica, por ejemplo situaciones de riesgo, y no dispusieran de ellos porque no han sido facilitados con anterioridad, el centro estará habilitado a recogerlos de los propios alumnos.

Si los padres del alumno están separados o divorciados, debe recabarse información sobre quién ostenta la patria potestad y quién ostenta la guarda y custodia. Deberá además recogerse en un documento por escrito quiénes son las personas autorizadas a recoger al alumno en el centro.

¿Pueden los padres acceder a las calificaciones o exámenes de sus hijos?

Hay que diferenciar entre las calificaciones y las pruebas, trabajos o exámenes, ya que estos últimos se tratan de documentación propia del centro que no está relacionada directamente con la normativa y que por lo tanto su acceso vendrá regulado por el propio centro y su normativa interna.

En caso que los alumnos fueran mayores de edad pero sean los padres quienes cubren sus gastos educativos y de alimentos están los padres en su derecho de acceder a las calificaciones con el fin de conocer su evolución académica. Sucede lo mismo para el caso del absentismo escolar, el centro podrá facilitar la información por un mensaje de móvil a los padres y/o tutores.

IMPORTANTE: el centro solo podrá dar esta información a los padres que ostenten la patria potestad o a los tutores, nunca a otros familiares, salvo que estuvieren autorizados por aquellos y constase claramente esa autorización por escrito.

Datos del autor:

Cuevas & Martínez Asesores

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Recogida de datos personales en centros educativos

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La adecuación a la normativa de protección de datos personales es obligatoria también para los centros educativos ya sean públicos, privados, concertados o academias escolares. En estos últimos años la concienciación por parte de los centros acerca de la privacidad de los datos e información de sus alumnos, es cada vez mayor.

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Cuál es el procedimiento correcto para la recogida de datos en centros educativos

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Cuál es el procedimiento correcto para la recogida de datos en centros educativos

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- Siempre hay que informar a los interesados.
- Los alumnos y las familias deben colaborar en la obtención de la información.
- En algunos casos es necesario el consentimiento de los alumnos y familia.
- Los centros, las administraciones y, en ciertos casos, los docentes son los que recogen los datos.

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La Agencia Española de Protección de Datos ofrece el siguiente decálogo para un correcto uso de los datos de carácter personal en los centros educativos en su Guía para Centros Educativos.

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En el ejercicio de la función que tienen asignada los centros educativos han de dar publicidad a información personal derivada de diversas acciones o actividades para las que les legitima la ley. Estas pueden ser: la publicación de las listas de alumnos admitidos, la publicación en tablones o puertas de la relación de alumnos por clases y/o actividades o la publicación del menú en el comedor del centro.

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- Las calificaciones deben facilitarse únicamente a los alumnos y sus tutores legales. Cuando las notas se publican en una plataforma educativa debe
garantizarse que no serán accesibles por personas distintas.
- La comunicación de calificaciones de forma oral debe evitarse en la medida de lo
posible. Aún así, en caso de que el profesor lea las notas de los alumnos en clase debe hacerlo de forma objetiva, evitando cualquier comentario adicional.
- Cuando un alumno sea mayor de edad sus padres podrán tener acceso a sus calificaciones siempre que dependa económicamente de ellos, ya que en este caso existe un interés legítimo de los padres derivado de dicha manutención.

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La comunicación de los datos de carácter personal de los alumnos podrá ser llevada a cabo por el centro educativo directamente al alumno correspondiente, a sus padres o tutor legal, o bien, también podrá llevarse a cabo dicha comunicación mediante alguna plataforma virtual habilitada para ello y a la que solo puede acceder dicho alumno, sus padres o tutor legal.

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Tratamiento de las imágenes de los alumnos

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Tratamiento de las imágenes de los alumnos

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El desarrollo incesante de las TIC hace cada día más fácil la captación, grabación, reproducción y difusión de imágenes. El ámbito escolar no escapa de este fenómeno. En los centros escolares se celebran multitud de actos y eventos donde las fotografías y vídeos son inevitables. La pregunta en este caso es, ¿quién puede hacer fotografías? ¿qué
consentimientos necesita? ¿cuál es la finalidad de las imágenes? La respuesta depende del autor
del material audiovisual.

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Permisos de los centros educativos para el tratamiento de imágenes de los alumnos

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Permisos de los centros educativos para el tratamiento de imágenes de los alumnos

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Si la captación de imágenes se hace desde el centro escolar, con fines educativos (trabajos, evaluaciones) no es necesario solicitar ningún tipo de consentimiento ni al alumnado ni a sus familias pues forma parte del proceso educativo. Sin embargo, si las imágenes no tienen una función educativa (por ejemplo, en las fiestas de Navidad o fin de curso), será necesario el consentimiento expreso de los alumnos o sus tutores.

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Tratamiento de imágenes por familiares de alumnos dentro del centro escolar

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Tratamiento de imágenes por familiares de alumnos dentro del centro escolar

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La grabación de imágenes por parte de padres o familiares de alumnos en los eventos en que participan los alumnos corresponden con una actividad exclusivamente personal y doméstica, por lo que están excluidas de la aplicación de la normativa de protección de datos.

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Difusión de documentos creados por los alumnos

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Difusión de documentos creados por los alumnos

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El centro educativo o el docente siempre ha de informar al alumno de la difusión de su creación y contar con el consentimiento de él/ella. Además, siempre figurará la autoría en el documento.