# data[].attributes.attachment_link.readable_text
L'organisation d'un évènement réunissant du public est régit par différentes une loi, plusieures en vérité. Voici ce qu'il faut connaître pour éviter les mauvaises surprises ou une annulation de votre autorisation.
Pour organiser un évènement qu'il soit culturel comme par exemple un concert ou une exposition, commercial comme une foire ou un salon ou bien encore sportif, il est nécessaire de respecter des règles et de connaître certaines dispositions légales. Entre les déclarations, les consignes à respecter et les questions de responsabilité, etc. il est préférable d'être bien renseigné et préparé pour éviter de gros soucis.

En effet, rassembler une masse importante de personnes en un même lieu et pendant une durée assez courte peut vite tourner au drame si tout n'a pas été prévu. Le point sur ce que disent la loi concernant l'organisation d'un évènement et que celui-ci soit un succès...

Loi et organisation d'un évènement : l'autorisation préfectorale

La très grande majorité des évènements doit être soumis à des déclarations administratives préalables. L'autorisation préfectorale ou municipale fait notamment partie de la loi. D'autres déclarations sont aussi nécessaires dans certains cas comme par exemple auprès de la SACEM pour les droits musicaux mais encore tout ce qui est buvette et gestion de fichiers avec la CNIL.

La première étape est donc de contacter le maire car celui-ci est notamment responsable de l'ordre, de la sécurité et de la salubrité publique. Cette demande est aussi l'occasion souvent d'évaluer avec la municipalité les éventuels besoins en matériel et personnel et aussi réaliser une demande de subvention. Si l'évènement se déroule sur plusieurs communes, il faut alors demander l'autorisation à chacune d'elle. S'il s'agit d'un évènement plus important, une autorisation préfectorale sera nécessaire.

En cas de demande d'ouverture d'un établissement recevant du public, un dossier doit être remis au service prévention des pompiers. Notez que si vous souhaitez faire de l'affichage sur le domaine public pour communiquer sur votre évènement, la loi vous oblige à demander une autorisation auprès de la mairie. La loi précise, par ailleurs, qu'en cas d'organisation d'un évènement sportif, la responsabilité civile de l'organisateur est engagée pour assurer la sécurité des participants. Une police d'assurance est alors exigée.

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Evénementiel et questions légales : ce qu'il faut savoir sur la loi

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Pour organiser un évènement rassemblant du public, il faut demander des autorisations et respecter des règles. Voici ce que dit la loi.

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Article créé le 02/08/2021 Mis à jour le 02/08/2021

Les consignes et les documents nécessaires pour vous aider dans l'organisation de la sécurité (risque incendie, mouvement de panique et de foule etc...) et la sûreté (Vigipirate) de vos événements et manifestations dans l'Ain.

Important : Les documents qui doivent être remplis par les organisateurs et ensuite envoyés aux maires concernés sont disponibles ci-dessous en téléchargement en format modifiable (fiche récapitulative relative à l'organisation d'un événement ou d'une manifestation et annuaire de manifestation)

fiche recapitulative organisation evenement manifestation (format odt - 356.9 ko - 12/04/2017)

modele d annuaire de manifestation (format odt - 111 ko - 21/03/2017)

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Le préfet encourage pleinement à recourir systématiquement à ce guide pour viser à davantage de sécurité et de sûreté pour les événements se déroulant dans le département.
Guide de bonnes pratiques de sécurité et sûreté :

Les événements rassemblant du public sont soumis à des réglementations et à des préconisations visant à garantir en même temps :

la sécurité : risque d'incendie, mouvement de panique et/ou de foule ;

la sûreté : protection de site et application du plan Vigipirate.

Ces deux notions intéressent la sécurisation des participants et des spectateurs de l'événement.
Le ministère de l'intérieur a publié un guide national de bonnes pratiques de sécurisation d'un événement. Il est disponible en téléchargement : 2018 10 25 shfd guide (format pdf - 23.1 Mo - 25/10/2018)
Cet outil pédagogique d'aide à la décision est présenté comme un manuel et s'appuie sur des infographies de synthèse permettant de disposer rapidement des informations et des éléments clés.

Ce guide est destiné aux services de l'État, aux maires et aux organisateurs d'événements.

Il s'articule autour de trois chapitres :
1. Les dispositions spécifiques par types de manifestations : présentation des cadres juridiques et réglementaires propres aux différents événements ;
2. Les acteurs : identification des responsabilités et coordination entre les services de l'État, les élus et les organisateurs au sein de la fiche 01-02 du guide ;
3. Les moyens physiques : présentation des différents dispositifs de protection et des bonnes pratiques en matière de sécurisation d'un événement au travers de 14 fiches réflexes thématiques (ex. : dispositifs anti-véhicules béliers ; gestion des flux piéton ; etc.).
RAPPEL : plan Vigipirate et documents complémentaires d'aide à l'organisation de la sûreté des manifestations :

Dans un contexte de menace terroriste toujours élevé, et sur décision du Premier ministre, l'ensemble du territoire national est maintenu au niveau " sécurité renforcée - risque attentat.
Vous trouverez des informations sur la posture Vigipirate en application sous :http://www.ain.gouv.fr/le-plan-vigipirate-faire-face-ensemble-et-sa-a3632.html
Par ailleurs, vous retrouverez en téléchargement ci-dessous, l'affichage Vigipirate en vigueur dans le département.
affichage directives prefectorales dans le cadre du plan vigipirate 2 (format pdf - 130.3 ko - 17/03/2017)

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Organisation d'évènements rassemblant du public - Internet des services de l'État dans l'Ain

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Article créé le 02/08/2021 Mis à jour le 02/08/2021 Les consignes et les documents nécessaires pour vous aider dans l'organisation de la sécurité (risque incendie, mouvement de panique et de foule etc...) et la sûreté (Vigipirate) de vos événements et manifestations dans l'Ain.

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Futurs dirigeants d'association : l'évènementiel n'aura plus de secrets après avoir procéder à la création d'une association ! Lorsqu'on est membre ou dirigeant d'une association loi 1901, on se tourne souvent vers l'organisation d'évènements pour faire connaître les activités de l'association ou récolter des fonds.

Si votre but est de récolter des fonds, gardez en tête que l'argent devra être réinvesti pour servir au but non lucratif de l'association (une association à but lucratif, ça n'existe pas !).

Voici les différents points à surveiller et les étapes à suivre pour créer un événement parfait sous tous les angles pour votre association.

Déterminer l'objectif de votre événement

Cette étape est primordiale puisqu'elle va conditionner toute votre manifestation. Voulez-vous faire connaître votre association ? Recruter de nouveaux adhérents ? Créer et obtenir des relations ? Accroître les financements de votre association ? Ou, tout simplement, remplir un but caritatif ? Réfléchissez-y bien en amont !

Souvent, l'objectif de l'événement associatif découle naturellement des statuts de l'association loi de 1901. En effet, ils comportent un article relatif à l'objet de l'association qui prévoit souvent l'organisation d'événements et leurs buts. Par exemple, si votre association a un but culturel, vous organiserez naturellement un évènement culturel. En revanche, si votre association est une association sportive, votre projet consistera plus à créer un évènement sportif.

Quelle méthodologie pour organiser son événement?

"S'organiser pour organiser" est bien évidemment important et il faudra que vous vous posiez six questions simples (quoi, pourquoi, qui, où, quand et comment) avant d'organiser votre manifestation associative mais aussi que vous évaluiez les besoins humains et financiers, que, en conséquence, vous trouviez des partenaires et, enfin, que vous fassiez la promotion de votre événement au travers des médias, des réseaux sociaux, des services web dédiés au monde associatif ou encore des traditionnels flyers. N'hésitez pas à expliquer clairement l'objectif de l'évènement. Une association peut vendre des produits tels que des billets d'entrée pour un concert ou une représentation, mais l'argent récolté doit contribuer au projet associatif de l'association et non servir les intérêts personnels des membres.

Ensuite, il faudra bien évidemment "réaliser" l'événement et assurer la logistique, gérer les imprévus et penser également à évaluer et à rendre compte après la manifestation.

Voyons ensuite les différents points légaux et notamment les responsabilités qui incombent aux organisateurs.

Responsabilités de l'organisateur

La responsabilité repose sur l'organisateur de l'événement, c'est-à-dire l'association, et les obligations légales afférentes doivent être respectées.

Pour débuter, sachez que, pour toutes manifestations visant à accueillir du public, le Maire est l'autorité titulaire du pouvoir de police. Les textes de référence pour l'organisation d'événements associatifs sont le Code Général des Collectivités Territoriales (articles L2211, L2212 et suivants) ainsi que le décret n° 97.646 du 31 mai 1997. Également, il vous faudra remplir une déclaration de manifestation comprenant plusieurs volets comme l'occupation du domaine public souhaité, les structures prévues et votre attestation d'assurance d'association. Egalement à noter, l 'hygiène alimentaire est très importante de même que, si vous en avez besoin, la licence de débit de boisson temporaire, faute de quoi vous ne pourrez pas servir de boissons lors de votre événement.

Autre point non négligeable, la diffusion de musique, qu'il s'agisse de concerts ou de musique diffusée (playlist, CD...), qui nécessite impérativement des démarches (et des frais !) auprès de la SACEM.

Cas particuliers

Si vous êtes dans le cas de manifestations grand public (deux cas spécifiques : plus de 1500 personnes et plus de 5000 personnes), des dispositions particulières s'appliqueront et il faudra notamment un service d'ordre. Ces règles permettent d'éviter les débordements et ne concernent que les grands évènements (par exemple, si vous créez un évènement sportif consistant en une compétition entre toutes les équipes de France). De même pour les rave-parties, il faudra constituer un dossier spécifique et mettre en place un service d'ordre, quel que soit le lieu où se déroulera la soirée.

Egalement, n'oublions pas les différents cas en matière de lieu. En effet, si votre manifestation se déroule dans une salle, dans le domaine public, les démarches ne seront pas les mêmes. De même selon la nature puisque, si votre manifestation est culturelle, sportive, avec rassemblement de véhicules à moteur ou non, les cas ne seront pas identiques.

Enfin, n'oublions pas les compétitions, les soirées étudiantes ou encore, d'une façon plus générale, toutes les soirées...

Et la billetterie dans tout ça?

En matière de billetterie, une seule règle à retenir : pour tous les événements publics payants, les participants doivent avoir un billet (pas obligatoire pour un événement gratuit mais tout de même conseillé). Dès lors, vous pourrez avoir besoin d'une billetterie manuelle mais, plus pratique, vous pourrez passer par une billetterie en ligne afin de vous simplifier la tâche et afin de, potentiellement, économiser de l'argent puisque ces services sont souvent payés par les participants et non par l'organisateur. Il faudra penser à bien vérifier les billets vendus, annulés, utilisés... et, bien entendu, les recettes.

Quid des responsabilités relatives à la promotion?

Une fois votre événement bien planifié, vous pourrez commencer à penser à la communication mais, attention, certaines règles s'appliquent. C'est notamment le cas de la distribution de prospectus, de l'affichage mais aussi des journaux électroniques et autres dispositifs libres offerts par la mairie. Egalement, n'oubliez pas vos partenaires et insérez leurs logos sur vos supports (plaquettes, flyers, site web...).

Et la fiscalité?

Par principe, la fiscalité d'une association est la suivante : elle est exonérée d'impôts commerciaux (TVA, l'impôt sur les sociétés et la taxe professionnelle) pour les recettes, les subventions et les salaires liés à l'organisation de six événements dans l'année. Par contre, des conditions sont à remplir pour ne pas se faire piéger et il ne faudra surtout pas faire concurrence à des entreprises du secteur "lucratif", par exemple. Egalement, en matière d'impôts commerciaux, il ne faudra pas dépasser 62.250€ de recettes par exemple.

A ne pas oublier!

Enfin, lorsque vous organisez un événement, il ne faudra pas se contenter de respecter le droit des associations. N'oubliez pas d'être un organisateur éco-responsable, de se préoccuper de tous les publics ou encore de faire passer des messages, notamment pour la Sécurité Routière et l' Alcoolémie.

Organiser un événement pour une association loi de 1901 n'est pas une chose aisée, de nombreux points sont à surveiller et, si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, vous pouvez consulter le site MyGaloo.fr, la billetterie dédiée aux associations. Si votre projet associatif est mûr que vous n'avez pas encore de structure, faites votre déclaration d'association en ligne !
Mise à jour : 07/02/2019 Rédacteur : Alexandre Siahou, responsable Marketing et Communication de MyGaloo.fr. Diplômé de l'IAE d'Aix en Provence et intervenant dans plusieurs écoles de commerce, Alexandre était auparavant responsable des opérations dans une agence de Marketing Internet.

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Organiser un évènement associatif réussi

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Futurs dirigeants d'association : l'évènementiel n'aura plus de secrets après avoir procéder à la création d'une association ! Lorsqu'on est membre ou dirigeant d'une association loi 1901 , on se tourne souvent vers l'organisation d'évènements pour faire connaître les activités de l'association ou récolter des fonds.

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Organisation d’événements par une association

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Organisation d’événements par une association

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#CPME Organiser un événement en temps de crise sanitaire

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Le Covid-19 a chamboulé l’organisation d’événements. Réunions de travail, conférences ou plus grandes manifestations, toutes les entreprises ont dû s’adapter. Vous souhaitez organiser un événement mais ne savez pas comment vous y prendre ? L’important est de le faire dans le respect des règles sanit…

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L'organisation d'un événement d'entreprise est un mandat qui s'échelonne normalement sur plusieurs semaines (ou mois) et qui demande une implication totale des personnes responsables. Qu'on ait l'habitude ou non d'élaborer des événements pour notre organisation, une constante demeure : l'importance de se référer à un plan d'action qui nous garantit de couvrir tous les aspects d'un projet événementiel.

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MISE À JOUR 2021 !

## Nous avons travaillé fort pour vous offrir la checklist et les conseils pour les événements virtuels ##

## Mirella Di Blasio de Lulu événements offre des formations chez Infopresse - Accédez à 18 ans d'expérience en événementiel ##

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L'agence événementielle Lulu événements a donc conçu une feuille de route complète pour aider les gestionnaires à réussir leurs événements.

Le travail est divisé en 6 périodes importantes. Vous trouverez dans cet article des conseils et des informations détaillées sur la marche à suivre, ainsi qu'une checklist téléchargeable pour noter l'avancée de votre projet.

Entre 6 et 3 mois avant l'événement : où, quand, comment, et surtout pourquoi !

La première phase d'un projet événementiel consiste à construire les fondations sur lesquelles s'érigera la soirée. Il est primordial de réfléchir aux considérations de base qui assureront un fort achalandage à notre événement (choix du lieu, choix de la date, choix de la formule, etc.).

Mais avant même de se pencher sur ces points importants, la première question à se poser devrait être :

Quel est l'objectif de la soirée d'entreprise ? En d'autres termes, quel est le message que nous souhaitons véhiculer à nos convives ?

La réponse à cette question deviendra le noyau de l'événement. Tous les autres éléments ajoutés en périphérie prendront racine à ce noyau, à commencer par le concept.

Définir l'objectif de l'événement

Pourquoi fait-on un événement corporatif ?
Idéalement, on devrait pouvoir résumer l'objectif en une phrase simple qui illustre le message à partager à notre cible.

Pourquoi fait-on un événement corporatif ?
Idéalement, on devrait pouvoir résumer l'objectif en une phrase simple qui illustre le message à partager à notre cible.

Choisir la date de l'événement

La date dépendra du type d'événement (party annuel vs lancement de produit) et des considérations internes de l'organisation (ex. : charge de travail des employés).

Idéalement, on choisira un soir de semaine (la fin de semaine étant réservée à la vie familiale).

Estimer le nombre de convives

À partir d'une estimation tirée d'une liste d'invités.

(Ex. : nous enverrons 200 invitations à nos clients. Nous estimons que 150 personnes seront présentes.)

Définir un concept

Comment faire vivre le message que nous voulons véhiculer à nos invités ?

Le concept devrait toujours être en lien direct avec l'objectif de l'entreprise.

Déterminer un budget préliminaire

Idéalement, on se référera à une enveloppe budgétaire (projets événementiels) déjà existante.

Sinon, il va sans dire qu'il faut fixer un budget précis pour couvrir le coût de la soirée corporative. Ceci est impératif pour être en mesure de construire le bon concept, tout en respectant les moyens que nous avons à notre disposition.

Déterminer les publics cibles

Pour qui fait-on cet événement ? (Clients, employés, partenaires)

Établir le lieu et vérifier la disponibilité du lieu

Début des recherches du lieu en fonction de la date et de l'emplacement.

La taille de la salle est un facteur très important. D'une part, il ne faut jamais viser une occupation maximale, pour être conforme aux lois et aux demandes des assureurs. D'autre part, il faut éviter de choisir une salle trop grande pour le nombre de convives. Rien n'est plus déprimant qu'une salle qui semble vide...

Recherche de commanditaires

Si un démarchage est prévu auprès de commanditaires potentiels, c'est un moment propice pour le faire. En ayant une idée de l'objectif et du concept, il est maintenant possible de bâtir une liste de commanditaires à contacter et de monter un dossier de présentation.

3 mois avant l'événement : le lieu, pierre angulaire d'une soirée corporative

Le lieu de l'événement

Le lieu de l'événement est la décision la plus importante à prendre lors de la création d'une soirée d'entreprise. Le concept de la soirée est normalement construit en fonction du lieu, selon les contraintes et les possibilités qu'il offre.

Il existe 2 grands types de salles.

Le premier cas de figure : les salles déjà adaptées aux événements, qui viennent avec tout le mobilier et parfois même des services inclus, comme le vestiaire ou le service de bar.

Plus onéreuses, ces salles " clés en main " ont l'avantage de simplifier la vie des organisateurs.

Le second cas de figure : les salles de type " coquille vide ", qui sont plus abordables, mais qui requièrent davantage de gestion en matière de location (mobilier, sonorisation...).

Lors de la visite, il est primordial de prendre plusieurs photos du lieu. Jointes au plan de salle, les photos aideront à prévoir l'emplacement optimal des activités.
Informations importantes lors du choix du lieu

Adresse de l'entrée principale
(Est-ce facile d'accès pour les convives ?)

Adresse pour la livraison
(Est-ce adapté pour les besoins des fournisseurs ?)

Mobilier et équipement disponibles
(Sont-ils inclus dans le coût de la salle ? Est-ce plus économique ou plus simple que de les louer ?)

Vestiaire
(Y a-t-il un lieu prévu à cet effet ? Est-ce géré par la salle ou par le locataire ?)

Système de son
(Est-ce adapté à nos besoins ?)

L'alcool

Si le comité organisateur de l'événement est responsable de l'alcool, il devra demander un permis de réunion à la RACJ.

Le délai pour l'obtention d'un permis est de 14 jours.

Entre 3 mois et 3 semaines avant l'événement : analyse des besoins et logistique

Durant cette troisième phase, l'organisateur devra décliner son concept à travers tous les départements.

C'est une période pendant laquelle l'organisateur est en contact direct avec les fournisseurs.

On divise le travail en 2 axes, soit l'analyse de nos besoins et la logistique de l'événement.

1 ‒ Analyse des besoins pour chaque département

En connaissant les besoins spécifiques de l'événement, l'organisateur approchera des traiteurs, animateurs, DJ pour discuter de leurs services et demander de premières soumissions.

Définir le contenu exact de chacune des activités
(Ex. : repas de style cocktail dinatoire scandinave)

Choisir les fournisseurs
(Prendre 2 ou 3 soumissions. Il s'agira d'expliquer clairement ses attentes et de poser des questions pour bien comprendre le produit proposé.)

Dresser une liste des tâches à la suite des discussions avec les fournisseurs
(Ex. : appeler la salle pour savoir s'il y a une prise 220 pour la rôtissoire du traiteur.)

2 ‒ Logistique et aspect technique de l'événement

Il y aura ensuite une valse d'allers-retours entre le comité organisateur et les intervenants pour régler les nombreux détails.

Pour un événement de taille majeure, cette tâche est habituellement entre les mains d'un chargé de projet ou d'un coordonnateur.

L'important est de prendre conscience que tous les détails sont primordiaux pour la réussite d'un événement.

Bien souvent, ce sont des problèmes en apparence insignifiants qui peuvent faire dérailler un événement : une mauvaise connexion audio, par exemple, qui rendrait le système de son inutilisable.

Envoyer un brief aux fournisseurs
(Description de l'événement, attentes, date, lieu. Ajustements des prix selon les soumissions finales.)

Vérifier les besoins en mobilier et les besoins techniques de l'événement
(Ex. : besoin de signalétique pour la salle de bain ? Besoin d'une extension pour la sonorisation ?)

Envoyer les invitations
(Généralement un envoi électronique. Prévoir les rappels et autres mentions de l'événement.)

Créer un échéancier
(À partir de la liste des tâches. Placer chaque tâche dans le temps.)

3 semaines avant l'événement : derniers ajustements

Cette quatrième phase, quelques semaines avant l'événement, est la conclusion de notre travail préparatoire. Tous les détails et spécificités relatifs à la soirée à venir devraient être connus, réglés et mis sur papier.

Finaliser les contrats avec les fournisseurs
(Selon le nombre d'invités confirmés.)

Vérifier les heures d'arrivée pour les fournisseurs
(Faire un mini calendrier de livraison pour éviter les engorgements.)

Créer un cahier des charges
(Regroupe l'ensemble des détails de l'événement à un seul et même endroit.)

Créer l'horaire précis de la journée
(Qui fait quoi lors du jour J.)

Rencontres d'équipe sur le terrain
(Résumé de la soirée, étape par étape, avec les fournisseurs principaux. Cette rencontre sur les lieux de l'événement permet aussi de régler des questions techniques qui nous auraient échappé. La taille de la porte du monte-charge, par exemple !)

3 jours avant l'événement : faire des rappels pour anticiper les problèmes

Durant cette cinquième phase, le comité organisateur devra se répéter.

L'organisateur ne devrait pas présumer que toutes les informations ont été comprises par l'ensemble des fournisseurs (qui ont souvent des dizaines de projets en cours).

Le seul moyen d'éviter les oublis et d'anticiper les problèmes est de faire des rappels.

La règle d'or ? Vérifier, revérifier et re-revérifier !

Faire une revue complète avec les équipes
(À la manière d'une " générale ")

Vérifier les horaires de livraison
(Derniers rappels avec les fournisseurs quant à l'adresse de livraison, l'heure et le contact sur le terrain.)

Prévoir des numéros de taxi
(Lorsqu'il y a présence d'alcool, c'est la responsabilité ‒ au sens légal du terme ‒ de l'équipe organisatrice d'offrir un moyen sécuritaire aux convives de rentrer à la maison.)

3 jours après l'événement : le bilan

L'événement s'est bien déroulé ? Formidable ! Un retour sur l'événement s'avère cependant une pratique incontournable.

Analyser l'ensemble du projet et rédiger le bilan

Créer un document qui pourra être consulté dans le futur, à titre de référence.

Le rapport inclut normalement une brève description de l'événement, les éléments offerts et leurs résultats, les forces et les faiblesses de la soirée et des recommandations.

Cela est très utile pour les événements qui auront une pérennité.

" Et si on refaisait un apéro sur le quai, comme il y a 3 ans ? "

L'organisateur aura alors toute l'information sur cet événement passé, lui évitant de repartir à zéro.

Bilan avec les décideurs

Dans le cas d'un gestionnaire qui aurait organisé l'événement pour son entreprise, celui-ci aura une rencontre avec les membres de la direction pour discuter de l'événement et entendre leurs suggestions pour les prochaines années.

Suivi de facturation avec les fournisseurs

C'est aussi l'occasion de remercier les intervenants qui ont joué un rôle majeur dans le succès de la soirée corporative.

La création d'une soirée d'entreprise de grande envergure est une tâche imposante, mais aussi gratifiante pour l'organisateur.

En vous référant à la checklist téléchargeable conçue par l'agence événementielle Lulu événements, vous aurez tous les outils pour faire de votre projet un moment mémorable.

- Équipe Lulu événements

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L'organisation d'un événement d'entreprise est un mandat qui s'échelonne normalement sur plusieurs semaines (ou mois) et qui demande une implication totale des personnes responsables. Qu'on ait l'habitude ou non d'élaborer des événements pour notre organisation, une constante demeure : l'importance de se référer à un plan d'action qui nous garantit de couvrir tous les aspects d'un projet événementiel.