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Le chef de projet, véritable chef d'orchestre, se doit de maitriser de nombreux concepts, outils et méthodes pour gérer un projet dans les meilleures conditions. Voici ceux qui seront le plus utile pour réussir vos projets.

1. La définition d'un projet

Commençons par le début ! Si l'on vous nomme chef de projet, il faut savoir si le projet est un vrai projet.

Il faut comprendre que le projet est une entreprise temporaire qui va générer un produit ou un service unique innovant. Il a toujours un début, un milieu et une fin planifiés, et est doté d'un budget. Il répond à une demande fixée par un commanditaire. Le chef de projet, son chef d'orchestre, fixe les objectifs, planifie les actions et les tâches de chacun. Il peut être amené à revoir certains éléments en fonction des premiers résultats et à réadapter le déroulement du projet sans perdre de vue son objectif final.

Pour aller plus loin, voir notre article Qu'est-ce qu'un projet ?

2. Les rôles et instances de décision d'un projet

Alors ok, il y a un chef de projet, mais évidemment il n'est pas seul. Voyons les autres rôles importants pour le projet.

En premier lieu, il y a le commanditaire. Interne ou externe à l'entreprise, il finance le projet et a un poids déterminant. C'est lui qui prend la décision finale.

Ensuite, le comité de pilotage, constitué d'un manager de chaque métier impliqué dans le projet, analyse les grandes lignes et options proposées par le chef de projet. Il décide des éventuelles modifications nécessaires, et valide les ressources allouées au projet.

L'équipe projet peut être décomposée en deux cercles de personnes. Le premier, le noyau dur, est formé des personnes les plus impliquées dans le projet et se réunit régulièrement. Le deuxième cercle compte certains experts qui seront consultés ponctuellement.

Découvrez une représentation visuelle de ce sujet avec l'article : Les différents rôles et instances dans un projet

3. Le vocabulaire du management de projet

Les mots du management de projet sont très fréquemment utilisés dans l'entreprise. Mais parfois le jargon de l'entreprise modifie le vrai sens des mots utiles à la gestion de projet. Il est important dans une équipe projet que tout le monde parle de la même chose.

Aussi nous avons réalisé un glossaire des termes à connaître regroupés par thèmes : les acteurs, les outils, les étapes d'un projet, les réunions, les concepts autour du timing et ceux autour de ressources.

Voir notre article : le vocabulaire et les définitions à connaître en management de projet

4. La méthode SMART

La méthode SMART est un moyen de formuler un objectif de manière claire, sans oublier certains paramètres. L'objectif se définit par 5 grandes caractéristiques.

Il doit être :

S pécifique, c'est-à-dire clair et compris de tous.

M esurable, quantifiable, à l'aide d'indicateurs précis.

A tteignable en fonction des ressources.

R éaliste, ce qui implique de prendre en compte les freins éventuels en interne et en externe, et ne pas être trop ambitieux.

T emporel, il doit avoir un planning précis définissant son démarrage et le délai accordé pour sa mise en oeuvre.

Cette méthode est une notion importante pour le chef de projet. Car ce sont des objectifs SMART qu'il doit fixer aux membres de son équipe projet. Il doit aussi s'assurer que les objectifs qu'on lui donne le sont.

En savoir plus avec : Comment définir un objectif ? La méthode SMART

5.La cadrage du projet
Cette phase d'avant-projet est essentielle car elle va définir de manière claire et précise les grandes lignes, les limites et les risques du projet.
Le cadrage du projet est un document important. Même si c'est le chef de projet qui le rédige et en a la responsabilité, il a besoin de la participation d'autres parties prenantes du projet.

Sa forme est à peu près toujours la même :
1. Objectifs du projet 2. Le besoin à satisfaire 3. Contexte du projet 4. Périmètres, interfaces et hypothèses 5. Risques (menaces et opportunités) du projet 6. Organisation du projet 7. Annexes
Pour en savoir plus sur le cadrage du projet : Cadrer son projet : est-ce vraiment possible ?

6. L'organigramme des tâches

L'organigramme des tâches, aussi appelé OT ou work breakdown structure en anglais, est un outil simple mais extrêmement efficace pour structurer un projet. Il vous évite de trop détaillé la liste de tâches ou de ne pas assez le faire.

Pour être réussi, un organigramme des tâches, doit obéir à certaines règles concernant :

son découpage

son sens de lecture

sa taille

sa mise en forme.

Pour plus de détails : Comment construire un organigramme de tâches ?

7. La matrice RACI

Voilà un autre outil très populaire, mas pas toujours bien utilisé en entreprise. Il a de d'intérêt quand le projet comprend plus de 20 tâches et plus de 5 contributeurs. La matrice RACI sert à définir le rôle de chacun pour une tâche :

R esponsable,

A cteurs,

C onsulté,

I nformé

Tous les membres de l'équipe projet doivent être d'accord sur les rôles qui sont attribués. Le chef de projet ne réalise pas la matrice RACI dans son coin.

Pour plus de détails pour réussir votre matrice, RACI : comment organiser son projet et éviter les pièges

8. Le diagramme de Gantt/ la méthode de Pert

Le diagramme de GANTT (diagramme barre) et la méthode PERT sont les deux représentations les plus utilisées par les chefs de projet pour organiser la planification de leur projet.

Sur le diagramme de Gant, les différentes tâches et leurs enchaînements sont représentés par des rectangles plus ou moins grands en fonction de leur durée.

La méthode Pert est souvent représentée par un diagramme d'enchaînement logique de toutes les tâches du projet.

Pour établir le planning de son projet, il faut suivre 8 étapes. Après avoir fait l' organigramme des tâches et défini les contraintes d'enchaînement, le chef de projet estime la durée des activités et trace le diagramme PERT sur l'enclenchement des activités. Cela lui permet d'estimer la durée du projet. Il calcule ensuite les marges de manœuvre afin d'optimiser la durée du projet. Enfin il établit le diagramme Gantt et équilibre les charges de travail.

Découvrez en détails les étapes pour construire votre planification

9. Estimer la charge de travail du chef de projet

Afin de mener à bien un projet, le chef de projet doit inévitablement commencer par clarifier sa lettre de mission.

Ensuite, il existe trois méthodes possibles pour estimer sa charge de travail calculée en jours dédiés au projet.

La méthode analogique

L'estimation ascendante

L'estimation à 3 points

Une méthode sera préférée à une autre en fonction du contexte.

Retrouvez les détails de ces 3 méthodes dans notre article

10. Estimer un budget

Loin d'être une science exacte, le budget prévisionnel est cependant déterminant car il permet notamment de demander les ressources financières nécessaire à la réalisation d'un projet.

Deux méthodes peuvent être utilisées, voire combinées, pour établir le budget initial : la méthode analytique et la méthode paramétrique. Le chef de projet ajoute ensuite une marge d'erreur imputable aux différents aléas (liés aux fournisseurs, à la disponibilité des ressources, météorologique etc.).

Retrouvez les conseils de notre expert : Le budget du projet, une science exacte ?

11. Piloter l'avancement du projet

Les facteurs d'incertitude de chaque projet obligent le chef de projet à utiliser un tableau d'avancement pour chaque étape du projet. La situation d'avancement est décrite selon trois paramètres : l'état d'avancement factuel, les conséquences possibles à la fin du projet et les options envisageables, et enfin les actions à mettre en œuvre pour redresser le cap. En savoir plus : Piloter l'avancement de votre projet

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Les fondamentaux du management de projet - Cegos

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Le chef de projet se doit de maitriser de nombreux concepts, outils et méthodes pour gérer un projet. Voici les fondamentaux.

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4 leviers pour un changement réussi dans vos projets

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Notez ci-dessous vos supports en notant votre groupe (prénoms)

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Mon projet préféré ? C'est le prochain. (Frank Lloyd Wright)

Qu'est-ce qu'un projet ?

Voyons ce qu'en disent les plus grands référentiels internationaux de management de projet :

PMI® (Project Management Institute - USA) - PMBOK® Guide 5 e édition, 2013 (Project Management Body of Knowledge - Guide).

Un projet est une entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique.

Temporaire signifie que tout projet a un début et une fin déterminés.

PRINCE2™ (PRINCE2™ est une marque déposée de Axelos, 2013)

Un projet est une organisation temporaire, créée en vue de livrer un ou plusieurs produits du projet conformément à un Cas d'Affaire convenu.

L'ensemble des actions est appelé " œuvre ", d'où la notion de " maître d'œuvre " qui désigne celui qui réalise le projet.

Le résultat de cet ensemble d'actions est appelé " ouvrage ", d'où la notion de " maître d'ouvrage " qui désigne celui qui est propriétaire du résultat du projet.

Une triple contrainte

On a coutume de dire qu'un projet est soumis à 3 contraintes différentes :

une performance à fournir, qui se traduit par un périmètre de livrables à fournir, répondant à des exigences bien précises;

avec un budget limité : une enveloppe de moyens, techniques et financiers déterminés;

dans un temps donné : tout projet a un début... et une fin !

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Qu'est-ce qu'un projet ? | Le blog du Chef de projet

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Mon projet préféré ? C'est le prochain. (Frank Lloyd Wright) Qu'est-ce qu'un projet ? Voyons ce qu'en disent les plus grands référentiels internationaux de management de projet : PMI® (Project Management Institute - USA) - PMBOK® Guide 5e édition, 2013 (Project Management Body of Knowledge - Guide).

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Blog du Chef du projet
https://www.blog-projet.fr/2014/06/23/comment-etre-certain-rater-reunion-lancement-projet/

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> se former à la gestion de projet
- objectifs : apprendre à manager une équipe, tenir des deadline, travailler dans le plaisir et l'efficacité
- enjeux : management de projet complexe quand plusieurs projets en même temps, risque de laisser trainer ; réussir à être une meilleure "participante" de projet (non cheffe) ; mieux gérer les "projets bénévoles" (les à côtés des projets établissements mais qui participent de nos actions) ; métiers où on est jamais formé au management et à l'enseignement
- risques : acquérir un savoir théorique inapplicable dans la réalité de l'action professionnelle.
> Cadre organisationnel : plan de formation service RH + délégation à presta extérieur
> planning : deux journées, divisées en demi-journées avec réunion bilan / démarrage.
> Se présenter :
- coordinateur de projets pour Victor. projets 20 ans, Barye, Eva
- chargée de recherche pour Johanna. orga JE dans le cadre d'un projet dirigé par Pauline Chevallier ; participe Images/usages sous la dir de Martine Denoyelle
> Règle du jeu

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Comment créer des dalles pour construire le parcours ?

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Comment créer des dalles pour construire le parcours ?

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On accédant au "Paperboard partagé" dont le lien est donné dans la colonne "ressources", vous trouverez en diapo #2 des dalles de toutes sortes que vous pourrez copier-coller et faire pivoter.

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Consultant Supply Chain et gestion de projets
Idée force : comprendre le (vrai) rôle du Chef de projet, c'est déjà un grand pas vers la réussite !
etienne.vincent@clear-management.fr

06 71 55 24 31

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Je n'arrive pas à ....
Je n'ai pas su réagir quand...
Je ne sais pas comment gérer ...
Comment puis-je faire pour...

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Pauline Guyot, chargée d'études et de recherche 

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Pauline Guyot, chargée d'études et de recherche 

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Lorenzo Margani
Chargé de projet à l'INHA (département des Études et de la Recherche), en collaboration avec le musée du Louvre

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Chargée d'études et de recherche, programme Chorégraphie(s).
Doctorante en histoire de l'art.

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Ilaria Andreoli, docteur en histoire de l’art et coordinatrice scientifique du programme sur l’histoire de la bibliothèque d’Art et Archéologie Jacques Doucet à l’INHA. 

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Ilaria Andreoli, docteur en histoire de l’art et coordinatrice scientifique du programme sur l’histoire de la bibliothèque d’Art et Archéologie Jacques Doucet à l’INHA. 

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Julia Raymond
Chargée d'études et de recherches à l'Inha
Doctorante en philosophie

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C'est le moment de poser ses questions !

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Je ne sais pas comment évaluer le temps.   

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Je ne sais pas comment évaluer le temps.   

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Je ne sais pas comment évaluer correctement le temps.

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Comment encadrer l'autonomie ?

Réponse :
Communication - reformuler les objectifs régulièrement, organiser des briefing (réunion pour faire le point sur le délais et les objectifs)

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Comment, en tant que chef·fe de projet, en faire moins pour en faire plus ?

Réponse :

Répartir clairement les tâches entre équipiers . Définir clairement ses propres tâches.
Expliciter les implicites du projet pour que chacun s'en saisisse et savoir se détacher du projet comme objet personnel (dans le cas ou le chef de projet en est également le concepteur)

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- Quel est le rôle du chef de projet et quelles responsabilités doit-il assumer ?

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- Quel est le rôle du chef de projet et quelles responsabilités doit-il assumer ?

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- Un fois le projet mené à bien, quelles sont les tâches du chef de projet ?

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Comment remplir la fonction de chef de projet dans une organisation non verticale?

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Comment remplir la fonction de chef de projet dans une organisation non verticale?

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- est-ce que chef de projet = décideur?
- Quelle marge de décision pour le chef de projet?
- Comment médiatiser la relation avec le comité de pilotage quand celui-ci modifie le projet et son périmètre régulièement

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- Il/elle est le navigateur·ice, assure la coordination des équipes impliquées. Il/elle sait où en est le projet, sans forcément agir dans toutes les tâches à accomplir.

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Il/elle reconnaît et valorise le travail de chacun·e et le travail collectif, s'assure de la pérennité du travail accompli.

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- #1 il est decideur au sein de son équipe (ex. repartition des taches) mais il en assure plutôt la coordination et le flux des informations. 

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- #1 il est decideur au sein de son équipe (ex. repartition des taches) mais il en assure plutôt la coordination et le flux des informations. 

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- #2 en faisant des points reguliers (autant que les modifications) avec le reste de l'équipe

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Ilaria a été très convaincante en actionnant les leviers les plus flatteurs (patrimoine, environnement)

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Une approche un peu confuse de Lorenzo (de notre groupe, donc;)). Nous n'avons pas trop pris en considération la possibilité d'un refus de Bertrand

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Lorenzo a bien dit qu'il avait déjà parlé à Pascale MARCHAND

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Chef de projet = responsable conduite mais pas réussite. 

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Chef de projet = responsable conduite mais pas réussite. 

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obligation de moyens mais pas de résultats.

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Chef de projet comme navigateur : il sait toujours où en est du projet. 

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Chef de projet comme navigateur : il sait toujours où en est du projet. 

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Le chef de projet a surtout un rôle de médiation, il ne porte pas seul la responsabilité d'un projet.

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Il a des attitudes à la médiation et à la transmission des informations 

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Il a des attitudes à la médiation et à la transmission des informations 

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- Sait toujours l'état du projet
- Relance, connaît la route
- N'agit pas forcément, mais coordonne

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Il doit être au courant de tout et savoir renseigner les autres équipes impliquées sur l'avancement du projet  

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Il doit être au courant de tout et savoir renseigner les autres équipes impliquées sur l'avancement du projet  

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Déléguer en résistant à la volonté de faire à la place de
Expliciter les rôles des collaborateurs
Faire des points d'avancement

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Utilité du RACI pour clarifier les rôles

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Utilité du RACI pour clarifier les rôles