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Es recomendable una socialización de esta herramienta como del proyecto un tanto mas especifica a todas la áreas de la cooperativa ya que en algunos casos no se tiene mayor información.

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Eliminar lo físico es un proceso de adecuación que toma trámite, pero puede pasar que se resulte digitalizando y automatizando pero continúe la resistencia a dejar de lado los documentos físicos.

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Puede existir que con esta herramienta se pueda consultar información confidencial que no sea de conocimiento de todas las áreas.

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El acceso limitado al aplicativo para los colaboradores de la cooperativa, puede dificultar la consulta de información

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El acceso limitado al aplicativo para los colaboradores de la cooperativa, puede dificultar la consulta de información

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Poder unificar información que permita una búsqueda rápida y traiga la trazabilidad, modificaciones, actualizaciones y documentos relacionados.

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Disminución en el uso y consulta de documentos en papel

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Que todas las áreas entramos en la misma dinámica documental

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Que todas las áreas entramos en la misma dinámica documental

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Limitar el acceso a las carpetas e implementar permisos

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Puede existir el riesgo que llevemos a la herramienta información no necesario

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Definir tipos de usuario de consulta puede tener información sensible

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Disminuir la complejidad en procesos de gestión documental

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Disminuir la complejidad en procesos de gestión documental

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No todas las áreas funciona de la misma forma, no sólo por su actividad sino por la forma en que se utilizan las herramientas, no todos administran d la misma forma sus correos, los pendientes, la información que se ingresa al sistema SAP, las transacciones habilitadas, algunas áreas está automatizadas y esto ayuda pero otras no lo están-

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Resistencia al cambio del documento físico al electrónico

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Resistencia al cambio del documento físico al electrónico

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Automatizar actividades o procesos de forma tal que se integre con el aplicativo y no genere actividades adicionales

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Alinear el aplicativo con las normas de archivo y conservación de documentos

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Alinear el aplicativo con las normas de archivo y conservación de documentos

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Aumento en carga operativa, complejidad de uso de la herramienta

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Es una herramienta que permite visualizar de manera ágil el flujo de documentos que se generan en cada una de las áreas de la cooperativa permitiendo consultar y validar rápidamente la información que se requiera.

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Facilidad en el seguimiento de las compras y de los documentos que se reciben.

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Facilidad en el seguimiento de las compras y de los documentos que se reciben.

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Perdida de información

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Parte de lo que se espera de este proyecto es que permita generar una estandarización de procesos, permitiendo que estos se desarrollen de manera mas agiles y eficaces

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* Centralización de almacenamiento de documentos.
* Obtener documentas de manera rápida

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Disponibilidad de la información y consulta rápida

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Tratamiento avanzado y organizado de la documentación.

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Tratamiento avanzado y organizado de la documentación.

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Posibilidad de digitalizar la información, tener acceso a ella de manera oportuna y actualizada, mantener backup de tal forma que no se tenga el riesgo de perdida de la misma.

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Al tener una herramienta única para el almcenamiento de los documentos se reduce la necesidad de sacar copias de un mismo documento en los diferentes procesos de la Cooperativa

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Generar duplicidad de información o conservar registros no necesarios en el tiempo