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La provisión de personal es un proceso que incluye el reclutamiento, selección, contratación e inducción de empleados, con el objetivo de planificar y gestionar los recursos humanos de manera efectiva.

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En esta unidad aprenderemos sobre los primeros procesos de la administración de recursos humanos, incluyendo organización, integración, inducción y bienvenida del personal. También se abordará la contratación como parte del proceso de retención, mientras que otros aspectos de la ARH se verán en unidades posteriores.

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proceso de administración de recursos humanos

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El entorno de las organizaciones cambia constantemente, por lo que es esencial planificar la gestión de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales. Un tema clave en este proceso es el análisis de puestos, ya que ayuda a definir herramientas, condiciones y personal adecuado para lograr el desempeño esperado.

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Un puesto de trabajo es una actividad remunerada realizada por una persona (Bohlander, 2018). Por otro lado, una descripción del puesto es un documento que detalla funciones, responsabilidades, condiciones y supervisión del puesto (Dessler, 2018).

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El análisis de puestos es un proceso sistemático que recopila información sobre funciones, habilidades, requerimientos y condiciones del puesto. También considera herramientas, entorno de trabajo y nivel de desempeño esperado. Permite optimizar la administración de recursos humanos a través de la recopilación y retroalimentación de datos.

Para realizar un análisis de puestos eficiente, es clave establecer objetivos que guíen el trabajo del analista.

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desempeño, productividad y relación en las empresas 

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Entre ellos destacan:

Mejorar el desempeño y la productividad.

Definir relaciones entre departamentos y puestos.

Valorar los puestos y ubicarlos en el organigrama.

Recopilar información clave para su análisis y descripción.

Diseñar perfiles de puesto.

Ubicar al personal adecuado.

Evaluar la necesidad de reestructurar o crear nuevos cargos.

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Chiavenato (2018) recomienda seguir tres fases en el análisis de puestos:

Etapa de planeación: Se define el trabajo a realizar. Incluye la identificación de puestos a analizar, la elaboración de organigramas, cronogramas y la selección de métodos de análisis.

Etapa de preparación: Se forman los analistas, se preparan materiales y se informa al personal sobre el proceso. También se recopilan datos previos, como herramientas y materiales utilizados en los puestos.

Etapa de realización: Se recopilan datos mediante los métodos seleccionados, se organizan y se redacta un informe provisional del análisis, el cual se revisa con el supervisor para su validación.

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La introducción es la preparación que

percibe el empleado antes de asumir la

responsabilidad de su puesto; comprende

información tanto de la empresa como de

las actividades propias fuera de su cargo.

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Métodos para la descripción y el análisis de puestos

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Métodos para la descripción y el análisis de puestos

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Existen cuatro métodos tradicionales para hacerlo:

Entrevistas: Se realizan reuniones con empleados y gerentes para conocer los parámetros del puesto. En casos complejos, se consulta a expertos en la materia (SME).

Cuestionarios: Se distribuyen formularios estándar que los empleados completan individualmente, sin ayuda.

Observación: El analista observa directamente las actividades realizadas en el puesto y toma notas en un formato estructurado.

Diarios: Los empleados registran sus actividades en tiempos específicos durante su jornada laboral por varias semanas.

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Lourdes Münch (2019) define inducción como el conjunto de actividades que se

realizan con objeto de guiar, orientar e integrar a los empleados en el ambiente de

trabajo, en el puesto y la empresa.

Es una guía breve, clara y comprensible que contiene un resumen de la cultura

corporativa e información que facilita la adaptación de los nuevos empleados.

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Una vez recopilada la información, se diseña la descripción del puesto, que incluye:

1. Título y ubicación.

2. Identificación del puesto: Código, jefe inmediato y salario.

3. Deberes y responsabilidades.

4. Especificaciones: Habilidades y exigencias físicas del puesto.

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1. Manual de bienvenida a la empresa: Esta publicación contiene aspectos como valores, filosofía de la organización, manuales, reglamentos, instructivos, videos que expliquen la historia de la empresa, antecedentes, giro prestaciones, misión, visión, productos, clientes, etc.

2. Kit de bienvenida: Se refiere a un regalo u obsequio con herramientas para poder realizar su trabajo lo antes posible; el kit de bienvenida puede contener una carta de bienvenida, uniformes, accesorios de oficina; todos ellos con el logo de la empresa.

3. Recorrido por la empresa: Sus instalaciones y lugar de trabajo. Información detallada de la organización: mediante folletos, reglamentos, políticas, servicios, normas de seguridad, actividades recreativas y prestaciones.

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1. Proporcionar manual del puesto.

2. Curso de capacitación del puesto.

3. Bienvenida y presentación con los compañeros de trabajo y jefe de inmediato.

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La selección de personal es un paso clave en la provisión de recursos humanos y ocurre después del reclutamiento. Su objetivo es elegir a los empleados que mejor se adapten a los requerimientos de la organización.

Bohlander, Snell & Morris (2018) la definen como el proceso de elección de las personas con las mejores calificaciones para ocupar vacantes actuales o futuras.

Lourdes Münch (2019) la describe como un conjunto de etapas y técnicas que permiten evaluar las características y aptitudes de los candidatos para seleccionar al más adecuado.

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Objetivo del Proceso de Selección

El propósito principal de la selección de personal es elegir, entre los candidatos reclutados, a la persona que mejor pueda desempeñar el puesto. Según Sastre y Aguilar (2003), este proceso busca medir, de manera anticipada, el rendimiento futuro del trabajador en su cargo.

Otros objetivos del proceso de selección:

✅ Evaluar la eficiencia de los candidatos en su desempeño futuro.
✅ Incorporar personal con las características adecuadas en el momento oportuno.
✅ Aplicar métodos y técnicas adecuadas para seleccionar a los mejores candidatos.
✅ Observar y evaluar a los seleccionados en sus funciones.
✅ Garantizar un proceso eficiente, objetivo, profesional y ético.

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Proceso e Indicadores de Selección del Personal

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Proceso e Indicadores de Selección del Personal

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Cada etapa debe evaluarse en términos de su contribución al proceso.

Presentación de currículum: Se revisa el documento para identificar posibles candidatos.

Recepción preliminar: Se verifica que el candidato cumpla con los requisitos básicos.

Solicitud de empleo: Se recopilan datos del solicitante para facilitar la entrevista.

Entrevistas: Se realizan diversas entrevistas (inicial, profunda, selección y contratación).

Investigación de antecedentes: Se verifica la veracidad de la información proporcionada.

Pruebas psicométricas y de personalidad: Se evalúan competencias, aptitudes y conocimientos.

Examen médico: Se revisa el estado de salud del candidato mediante clínicas o consultorios.

Contratación: Si el candidato aprueba todas las fases, se formaliza su aceptación y condiciones de trabajo.

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A la interacción psicológica entre empleado y organización se le conoce como proceso de reciprocidad; la organización hace ciertas cosas por los participantes, como remunerarlos y darles seguridad; a su vez que el participante responde con trabajo y un buen desempeno en sus tareas. La organizacion refuerza sus expectativas por medio de la autoridad y del poder que dispone, mientras que el empleado las fortalece por medio de ciertos propósitos de influir en la organización o de limitar su colaboración. Las dos partes de la interacción se orientan por directrices que definen lo correcto y equitativo y lo inadecuado.

Algunos sociólogos se refieren a esto como una "norma de reciprocidad" y otros lo denominan como un "contrato psicológico".

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Es el contrato generalmente expresado por escrito, que se basa principalmente en las normas laborales vigentes en el país y en el que frecuentemente interviene la autoridad del Estado.

Está referido a las condiciones económicas, beneficios, funciones a desempeñar, cargo, categoría, horario, etc.

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Se refiere a la expectativa recíproca del individuo y de la organización, que se extiende más allá de cualquier contrato formal de empleo que establezca el trabajo a realizar y la recompensa a recibir.

El objetivo fundamental de toda organización dentro de una sociedad es atender sus propias necesidades y, a la vez, atender las necesidades de la sociedad mediante la producción de bienes o servicios, por los cuales recibe una compensación económica.

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Las expectativas de intercambio y la reciprocidad en las organizaciones se refieren a la forma en que los empleados evalúan los intercambios sociales que ocurren en el trabajo. Estos intercambios son considerados como indicadores de futuros comportamientos de reciprocidad.

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Reciprocidad: Es un comportamiento que permite la cooperación entre personas para alcanzar objetivos compartidos.

Crea un ambiente de trabajo positivo y estimulante, lo que se traduce en mayor productividad y satisfacción laboral.

Genera lealtad entre los clientes, lo que puede incrementar las ventas y la reputación.

Es un rasgo individual que se alimenta de las expectativas o necesidades sobre las relaciones que establecemos.

Relaciones de intercambio psicosocial: Son los intercambios sociales en los contextos

laborales que los empleados evalúan constantemente.

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Cuando las expectativas están en equilibrio se representa en la siguiente inecuación.

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El reclutamiento interno ocurre cuando la empresa trata de llenar una determinada vacante mediante el reacomodo de sus empleados por medio de: transferencia, programas de desarrollo, asensos con movimiento horizontal o vertical y con planes de carrera. (Chiavenato; 2019). Se puede decir que el reclutamiento es interno cuando, al presentarse determinada vacante, la empresa la cubre a través de sus empleados, ya sea por medio de concursos, convocatoria o asensos.

Resultados obtenidos por el candidato interno (empleado) en las pruebas de selección tanto de su ingreso como para la vacante que concursa.

Resultados de las evaluaciones del desempeño.

Resultados en los programas de capacitación y desarrollo.

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Económico y rápido.

Índice de validez y seguridad, ya que se conoce al candidato.

Es una fuente de motivación para los empleados.

Aprovecha la inversión en el capital humano de la empresa.

Se desarrolla un sano de competencia entre el personal.

Desventajas

Requiere que los empleados tengan potencial de desarrollo para ascender. Si la empresa no proporciona oportunidades de progreso en el momento adecuado, corre el riesgo de frustrar a los empleados, lo cuál generaría apatía, falta de motivación, desinterés o retiro.

Puede generar conflictos, ya que al ofrecer oportunidades de ascenso en la organización tiende a crear una actitud negativa en los empleados.

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Etapas del proceso de provisión de personal.

# data[].attributes.attachment_link.title
FUNCIONES del DEPARTAMENTO de RECURSOS HUMANOS 👦 | Economía de la empresa 148#

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El reclutamiento externo se refiere al proceso mediante el cual una empresa busca cubrir vacantes con candidatos que provienen de fuera de la organización. Este proceso utiliza diversas técnicas de reclutamiento, que son métodos mediante los cuales las organizaciones dan a conocer las oportunidades de trabajo a potenciales candidatos. Algunas de las técnicas más comunes son:

1. Archivos de candidatos que se postularon anteriormente.

2. Recomendaciones de empleados actuales.

3. Carteles o anuncios en la entrada de la empresa.

4. Contacto con universidades, escuelas, asociaciones de estudiantes e instituciones académicas.

5. Ferias de empleo.

6. Convenios con otras empresas.

Estas técnicas permiten atraer a personas externas para que se postulen a los puestos vacantes dentro de la organización.

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La selección de personal por competencias es un tema muy reciente que está cautivando a las empresas modernas que quieren asegurarse de contar con un personal calificado y competente, y aunque son pocas las personas y el material escrito encontrado en este campo, es necesario tener más material por parte de los encargados de recursos humanos y psicólogos.

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Cuando se está buscando a un candidato para ocupar un puesto, las empresas suelen recurrir a las entrevistas personales. Para ello utilizan muchas herramientas y una de ellas es la entrevista por competencias.

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Etapas para llevar a cabo una entrevista por competencias en el proceso de selección del personal.

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Etapas para llevar a cabo una entrevista por competencias en el proceso de selección del personal.

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Preparación de la entrevista:

Organizar y planificar la entrevista.

Definir objetivos y competencias a evaluar.

Estudiar el currículum del candidato.

Conocer el cargo y la organización.

Crear un ambiente adecuado.

Planificar las preguntas.

Durante la entrevista:

Preséntese.

Explique el método.

Haga preguntas de lo general a lo específico.

Tome notas.

Permita preguntas.

Explique los siguientes pasos y cuide su imagen.

Después de la entrevista:

Analice toda la información importante inmediatamente después de realizada la entrevista.

Complete los formularios necesarios con las conclusiones de la entrevista.

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Utilice el Modelo STAR para evaluar competencias en la entrevista:

1. Situación: Pregunte sobre una experiencia específica. Ejemplo: "Cuénteme sobre una vez que...".

2. Tarea: Indague sobre el rol del candidato. Ejemplo: "¿Qué se le pidió hacer?".

3. Acciones: Explore las acciones concretas tomadas. Ejemplo: "¿Qué hizo exactamente?".

4. Resultados: Averigüe los resultados y aprendizajes. Ejemplo: "¿Qué lección le dejó?".

Este modelo ayuda a evaluar competencias clave en el entorno laboral.

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La gestión por competencias facilita el desarrollo del personal y la planificación de sucesión. Permite:

Identificar talento con alto potencial.

Detectar áreas de mejora en empleados.

Evaluar la adecuación a otros puestos.

Diseñar planes de sucesión y carrera.

Es clave para el desarrollo estratégico de los recursos humanos.

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Económico y rápido.

Índice de validez y seguridad, ya que se conoce al candidato.

Es una fuente de motivación para los empleados.

Aprovecha la inversión en el capital humano de la empresa.

Se desarrolla un sano espiritu de competencia entre el personal.

Desventajas

Requiere que los empleados tengan potencial de desarrollo para ascender. Si la empresa no proporciona oportunidades de progreso en el momento adecuado, corre el riesgo de frustrar a los empleados, lo cuál generaría apatía, falta de motivación, desinterés o retiro.

Puede generar conflictos, ya que al ofrecer oportunidades de ascenso en la organización tiende a crear una actitud negativa en los empleados.

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La selección del personal puede ser definitiva, eventual, de planta y por honorarios. En las organizaciones, son los gerentes o supervisores quienes toman la decisión de una contratación después, lo notifican al departamento de recursos humanos. Posteriormente, el personal de RH notifica al candidato externo y le presenta la propuesta de empleo y ellos deben confirmar los detalles del puesto, acuerdos de trabajo, horarios, salario, etc., así como especificar una fecha límite para que el solicitante decida si acepta o no el trabajo.

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La información puede ser comunicada de manera verbal, aunque también es común contactar primero por teléfono a los candidatos para informarles de la oferta, y como último recurso, se la comunican por medio de un escrito.

Rechazar a un candidato es una tarea difícil y cuando esto sucede es importante que el gerente que transmite la mala noticia explique que la persona que consiguió el trabajo tiene habilidades más estrechamente alineadas con las necesidades del cargo.

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Después de la contratación es la elaboración del expediente laboral, es un documento de real importancia para el departamento de RH, ya que permite tener evidencia y registro de todos los procesos históricos desde la contratación hasta la terminación laboral del trabajador.

Los tipos de expedientes pueden ser físico y electrónico.

En el expediente físico se necesita un espacio enorme para almacenar la información de todos los empleados. La única documentación aceptable como prueba en las juntas de conciliación y arbitraje es con firma autógrafa del trabajador, por lo que la información se tiene lista en cualquier momento para ser representada.

En el expediente electrónico no se requiere un espacio físico tan grande para el almacenamiento de la información, resguardar la información es tarea fácil, dado que la información se encuentra disponible en todo momento y a cualquier hora. Al estar disponibles de manera electrónica, puede ser susceptible a hackeos importantes que vulneren la seguridad de los datos de los empleados.

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Contenido básico que se recomienda integrar en un expediente laboral

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Contenido básico que se recomienda integrar en un expediente laboral

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Datos personales:  Se recaban previos a la contratación del empleado y nos dan certeza sobre la persona a contratar.

Acta de nacimiento

CURP

RFC

Número de seguridad social

Comprobante de domicilio.

Credencial INE.

Cartilla militar.

Constancia de antecedentes no penales.

Para algunas empresas es necesaria la constancia de buró de crédito.

Licencia de manejo, en caso de ser necesaria.

Documento que compruebe o detalle el número de cuenta de depósito.

Cartas de recomendación.

Cédula profesional o comprobante de estudios.

Exámenes psicométricos previos a la contratación.

Estudios socioeconómicos previos.

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Datos laborales:  Estos se generan acuerdos empleado-empresa y se crean una vez que se inicia la relación laboral.

Contratos de trabajo

Cartas responsivas por material o equipo.

Compraventa de autos, equipos, etc., que la empresa remata porque su depreciación ha llegado a un nivel mínimo.

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Documentación de la empresa: Documentos que se generan por la relación laboral existente y que normalmente no requieren un convenio entre empleado-empresa.

Movimientos IMSS o INFONAVIT.

Recibos de nómina firmados.

Solicitudes de vacaciones.

Incapacidades.

Carta INFONAVIT y/o FONACOT.

Lista de asistencia.

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Sopa de letras: Recursos Humanos (función personal - administracion de recursos humanos - actividades área personal)

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Todos los juegos (Sopa de letras): Recursos Humanos (función personal - administracion de recursos humanos - actividades área personal) - Sopa de Letras sobre RRHH

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La provisión de personal es un proceso fundamental dentro de la gestión de recursos humanos, ya que permite a las organizaciones contar con el talento adecuado para alcanzar sus objetivos. A través de sus funciones, como el reclutamiento, la selección, la contratación y la integración de los empleados, se busca garantizar que cada puesto sea ocupado por la persona más capacitada.

Es clave que este proceso sea estructurado, transparente y alineado con las necesidades estratégicas de la empresa. Una provisión de personal bien ejecutada no solo mejora el desempeño organizacional, sino que también fomenta un ambiente de trabajo productivo y equitativo, asegurando el crecimiento tanto de la empresa como de sus colaboradores.

De Katia Vergel Pérez

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En conclusión, podemos definir que la provisión de personal es aquel proceso sistemático de asegurar que una organización cuente con el personal adecuado, en cantidad y calidad, para cumplir sus objetivos, a través de la planificación, reclutamiento, selección y capacitación. Su objetivo es fundamental para las organizaciones, ya que tiene un impacto directo en su éxito o fracaso y más aún en el contexto actual de escasez de talento global. Donde su funcionamiento se ajustará a las reglas de imparcialidad y objetividad.

Magali Serrano Pérez

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La provisión personal determina la composición de los recursos humanos de una empresa. ¿Cuánta gente se debe contratar?, ¿Qué habilidades, capacidades y experiencias se deben tener?, Rotación de personal, ¿Cómo seleccionar el personal apropiado? En resumidas cuentas sus principales funciones son: investigar, entrevistar, reclutar, probar, llevar registros de personal, analizar el trabajo, describir el trabajo, tablas de personal, promoción, transferencia y extensión de trabajo.

Moisés Augusto Flores Rodriguez

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La contratación de personal se lleva a cabo mediante el área gerencial y administrativa de las organizaciones, ellos son los que deciden a que tipo de personas quieren dentro de la empresa, después de esto el área de RH juega un papel importante a desempeñar ya que son los encargados de acomodar los horarios, las actividades que van a desempeñar y registrar en orden todos los expedientes de los nuevos reclutas

Los expedientes recaban toda los datos de los empleados, para llevar su trayectoria laboral en orden, la mejor forma de tenerlos es de forma física ya que así cuentan con la certeza de que estén totalmente seguros y la información sea confidencial, aunque se tenga que ocupar un lugar más grande donde almacenar esta información, ya que de forma electrónica aunque se ocupa menos espacio para almacenar la información puede que llegue a sufrir algún tipo de hackeo y se revele la información del personal.

Moisés Augusto Flores Rodriguez

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La provisión personal es un aspecto fundamental en cualquier ámbito, ya sea en la vida profesional o personal. Implica anticiparse a las necesidades y desafíos, y prepararse de manera adecuada, ya sea a través del desarrollo de habilidades, recursos emocionales o conocimientos. En este sentido, la provisión personal no solo se refiere a tener lo necesario en el ámbito material, sino también a fortalecer el bienestar interior, mantener un equilibrio emocional y construir una mentalidad resiliente. En resumen, la provisión personal es un acto de cuidarnos y prepararnos para enfrentar el futuro con seguridad y claridad.

Daniela Martinez Martinez