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L'onboarding, c'est quoi ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

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Article - Accord du 4 juillet 2013 relatif à la mise en œuvre du contrat de génération - Légifrance

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Texte de base : Accord du 4 juillet 2013 relatif à la mise en œuvre du contrat de génération > Article

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L'onboarding RH est une étape du processus de recrutement qui est tout aussi importante que la rédaction d'une fiche de poste, l' écriture d'une annonce de recrutement, sa diffusion ou encore la préparation à l'entretien d'embauche.

Mais qu'est-ce que l'onboarding dans le sens RH du terme ? Quels sont les enjeux de l'onboarding pour les entreprises ? Quelles sont les étapes clés dans l'intégration d'un nouveau salarié ? Quelle est la checklist d'actions à réaliser ?

Faisons un point complet sur l'onboarding, un sujet majeur pour les entreprises.

Qu'est-ce que l'onboarding ?

L'onboarding, c'est quoi ? Définition RH !

L' onboarding, traduit en français par "embarquement", est un processus utilisé par les entreprises pour valoriser l'intégration des nouveaux collaborateurs.

L' objectif de l'onboarding est de mettre en place des actions qui faciliteront l'arrivée d'un nouveau salarié au sein de l'entreprise.

Ces actions ont pour but de créer rapidement des liens avec les membres de l'équipe, de se familiariser au nouvel environnement de travail et donc d'entreprendre son nouveau poste sereinement et avec engagement.

Pourquoi est-il important d'assurer un bon parcours d'onboarding ?

L'onboarding est une étape cruciale dans l'intégration d'un nouveau collaborateur.

En effet, un salarié accueilli avec attention, trouvera rapidement et aisément sa place au sein du service. Ainsi, il aura davantage de motivation et se montrera engagé et investi.

Ce schéma est bénéfique pour l'entreprise, car il favorise la productivité et l'efficacité du salarié sur sa prise de poste.

De plus, il est important de fidéliser le salarié, de lui fournir toutes les clefs pour faciliter son adaptation à ce nouvel environnement afin qu'il puisse évoluer dans de bonnes conditions.

Un nouveau collaborateur qui arrive au sein d'une entreprise où il n'existe pas de programme d'onboarding, se retrouve livré à lui-même le premier jour. L'image qu'il se fera de l'entreprise ne sera pas valorisante et son envie de rester et de s'investir pourra être impactée.

Il est donc essentiel d'ancrer une dynamique d'intégration pour chaque nouveau collaborateur afin d'éviter tout départ précipité.

De plus, les coûts qu'engendre une campagne de recrutement ne sont pas des moindres, une raison de plus pour apporter une attention particulière au processus d'intégration.

L'onboarding permet, par ailleurs, de véhiculer les valeurs de l'entreprise, sa culture et de renvoyer une image sérieuse.

Quels sont les enjeux ?

De nos jours, l'enjeu stratégique des entreprises est de réussir à recruter les bons candidats, ceux qui apporteront une plus-value et dont l'efficacité est une qualité première. Mais il existe une réelle concurrence sur le marché du travail ce qui rend le recrutement plus délicat.

Par conséquent, l'enjeu ne s'arrête pas là. Au-delà de la réussite d'un bon recrutement, il faut réussir à garder ce candidat au sein de l'entreprise.

L'onboarding détient un rôle majeur dans tout ce processus.

En effet, une entreprise qui se concentre sur les processus de recrutement, valorise l'intégration et soigne sa marque employeur a plus de chance d'attirer les candidats et de susciter leur désir de s'investir sur le long terme.

Un salarié qui vient d'arriver a besoin d'un temps d'adaptation pour évoluer sur son nouveau poste, se familiariser avec son nouvel environnement et créer du lien avec les membres de son équipe.

C'est un paramètre important à prendre en considération pour un Onboarding réussit.

De plus, c'est lors de sa première journée que le nouveau collaborateur émet un premier ressenti. Cette première impression peut être fatale si l'onboarding est mis de côté.

À lire également :

Faîtes attention à votre marque employeur !

L'onboarding est un pilier de la marque employeur en développant le sentiment d'appartenance ainsi que l'engagement du nouveau collaborateur.

En effet, que ce soit lors d'un recrutement ou d'une intégration, la marque employeur joue un rôle important dans le sens où c'est grâce à la culture, à la dynamique que véhicule l'entreprise qu'un candidat et un nouveau salarié vont adhérer.

Lors d'un processus de recrutement les candidats se renseignent sur l'entreprise, sur sa réputation, ses valeurs, l'ambiance et postuleront seulement s'ils peuvent s'y projeter.

Une fois que le candidat est recruté, il est important de lui donner l'envie de rester au sein du groupe pour y évoluer.

Donc, si un nouveau salarié adhère à la culture, aux valeurs de l'entreprise, il sera davantage investi, engagé et performant.

La mise en place d'un programme d'onboarding va permettre de mettre en avant les atouts de l'entreprise, de séduire le nouveau collaborateur, mais surtout de le fidéliser.

Pour booster la marque employeur lors d'un programme d'onboarding, il existe différentes manières de procéder.

Les employeurs peuvent par exemple :

Fournir, à l'arrivée du nouveau salarié, des goodies propres à l'entreprise.

Mettre en place rapidement une journée de TeamBuilding (cohésion d'équipe) pour créer une dynamique avec le nouveau salarié.

Des attentions qui, par ailleurs, permettent au salarié de développer le sentiment d'appartenance à un groupe, à une équipe et donc de se sentir intégré dès son arrivé.

Checklist onboarding : le processus d'intégration idéal d'un nouveau collaborateur

1. Anticiper l'arrivée du nouveau collaborateur avec l'équipe de management

Cette étape permet de réfléchir en amont aux actions à mettre en place pour accueillir le nouveau collaborateur, favoriser son intégration et sa prise de poste.

Quand un nouveau salarié arrive, plusieurs choses doivent être anticipées pour améliorer la prise de poste, comme par exemple :

L'attribution d'un bureau : lui offrir un espace adéquat aux missions de son poste.

Anticiper la mise en place de toute la partie logistique : ordinateur, code d'accès, ligne téléphonique, badge d'accès, tout ce qui va permettre au salarié d'être rapidement autonome au sein de l'entreprise dès le premier jour.

Réaliser un pré-onboarding concernant la partie administrative : rédaction du contrat, création des profils au sein des différents logiciels de gestion, création des accès aux plateformes d'e-learning, envoi du livret d'accueil et des goodies, etc.

Anticiper l'organisation de la première journée de l'arrivée du salarié afin que les managers et autres collaborateurs se rendent disponibles.

2. Le premier jour : l'étape décisive dans la réussite du processus d'onboarding

Cette étape est très importante car, durant celle-ci, le nouveau salarié va se créer une première impression sur l'entreprise.

Plus l'entreprise prépare l'accueil du nouveau salarié, que ce dernier se fasse en présentiel ou en distanciel, plus il se sentira à l'aise, ce qui facilitera l'intégration.

Nous vous proposons des idées d'actions à programmer pour améliorer l'intégration d'un nouvel collaborateur :

Offrir un cadre rassurant au salarié lors de son arrivée : Il est important de mettre à l'aise le nouveau salarié en le recevant dans un environnement familier, que les personnes qui ont procédé à son recrutement soient présentes et l'accompagnent jusqu'au service concerné.

Lui indiquer son espace de travail afin qu'il puisse y déposer ses affaires et prendre ses marques.

Prendre un temps pour lui transmettre toutes les informations et documents nécessaires à sa prise de poste et répondre à ses interrogations.

Il est intéressant de l'inviter à un petit déjeuner d'accueil afin de lui présenter l'équipe lors d'un moment plus convivial. En cas, d'organisation de l'on-boarding en distanciel, ce petit déjeuner se transforme en e-déjeuner.

Prendre le temps de lui présenter l'ensemble de l'entreprise, les services, les prestations si nécessaire. De lui présenter les personnes avec lesquelles il sera amené à échanger.

Toutes ces actions ont pour but de valoriser l'intégration d'un nouveau collaborateur. Cette pratique est bénéfique, car elle démontre au salarié l'intérêt qu'on lui porte dans cette nouvelle prise de poste. Et plus le salarié se sentira à l'aise et légitime de faire partie d'une nouvelle équipe, plus son adaptation et sa prise de poste seront rapides et efficaces.

Rappelons que c'est lors de cette journée que le salarié se construit une première opinion.

C'est à ce moment-là qu'il envisagera de se projeter par la suite au sein de l'entreprise.

Donc l'intégration est une étape cruciale qui demande du temps et de l'investissement de chaque membre, mais qui est bénéfique pour tous.

3. Programmez des rendez-vous réguliers

Le nouveau collaborateur évolue depuis quelques jours au sein du service, il est donc important de faire un point avec lui pour s'assurer que son intégration et sa prise de poste se passent correctement.

La communication est primordiale, surtout quand un nouveau collaborateur intègre une équipe qui fonctionne et tourne depuis un certain temps.

Au début d'une prise de poste, beaucoup de choses sont à intégrer et à gérer par le nouveau salarié. Assurer un suivi va permettre d'observer les points forts ainsi que les axes d'amélioration du salarié.

L'objectif est que le nouveau collaborateur évolue aisément dans la prise de ses nouvelles fonctions et ne se sente pas seul et en difficulté.

4. Attribuez un mentor au nouveau salarié

Le mentor est un salarié volontaire, autre que le manager, amené à servir de guide au nouveau salarié dans la découverte de son environnement de travail.

L'attribution d'un mentor va permettre de valoriser l'intégration sociale du nouveau collaborateur au sein de l'entreprise.

Il va lui transmettre toutes les informations nécessaires quant aux événements existants au sein de l'entreprise comme à l'extérieur (Team building par exemple).

En ce qui concerne les valeurs de l'entreprise, le mentor joue un rôle important. En effet, chaque entreprise a sa politique, ses valeurs qui dictent le fonctionnement et les attitudes de chacun pour une meilleure cohésion.

Il est important que le nouveau collaborateur en prenne connaissance pour favoriser son intégration et créer du lien au sein de son service.

Les outils qui facilitent le parcours d'onboarding

Aujourd'hui, une grande partie des informations au sein d'une entreprise circulent via des outils intranet. La révolution du digital permet de centraliser les informations dans un même endroit accessible à tous. La dématérialisation permet aux salariés d'être autonomes et de se concentrer sur les tâches importantes.

Ces outils ont un avantage, car ils permettent de trouver rapidement une information, d'entrer en contact aisément avec une personne de l'entreprise, d'organiser son temps de travail, de prévoir des réunions et bien d'autres encore.

Un nouveau collaborateur doit rapidement prendre connaissance de ces outils existants.

En effet, lorsqu'un nouvel employé arrive, beaucoup de questions peuvent subvenir de manière générale sur l'environnement et le fonctionnement dans lesquels il se retrouve.

Grâce aux portails personnels de l'entreprise, le nouveau collaborateur peut :

Accéder à ses informations personnelles administratives, comme le contrat de travail.

Suivre l'actualité de l'entreprise.

Poser ses questions directement de son bureau aux interlocuteurs concernés grâce à un outil de communication, comme Slack.

Suivre des formations.

Tous ces outils ont pour but de faciliter la vie du personnel de l'entreprise et d'améliorer l'intégration d'un nouveau collaborateur en lui offrant la possibilité d'accéder à un grand nombre d'informations essentielles à sa prise de poste.

Intégrer les nouveaux collaborateurs est indispensable !

L'onboarding est au cœur des priorités pour les Ressources Humaines qui ont une visibilité globale sur les processus de recrutement, mais aussi sur les différents départs des salariés ainsi que les coûts que cela peut engendrer.

Les Ressources Humaines détiennent le rôle de pilote du changement au sein des entreprises. Mettre en place une dynamique d'intégration suffisante et satisfaisante pour améliorer l'expérience collaborateur au sein d'une entreprise est un aspect important de ce rôle.

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Onboarding RH : la checklist pour intégrer un nouveau collaborateur﻿

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Découvrez ce qu'est l'onboarding en RH, ses enjeux, les étapes majeurs, mais également une checklist d'actions favorisant l'Onboarding.

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▷ La Boîte à Outils des RH - Transformation des pratiques RH

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Quelles sont les dernières tendances qui impactent la gestion RH ? Quelles opportunités de changement se dessinent ? Enfin, découvrez nos meilleurs conseils pour adapter vos pratiques RH au monde du travail de demain.

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Avant le jour J : préparez l'arrivée de votre nouveau collaborateur

Lundi matin, 9 heures. Un nouvel employé arrive dans les bureaux... Prévenez l'équipe de l'arrivée du futur collaborateur (son prénom et son poste) avant son 1er jour afin de l'accueillir dans des bonnes conditions.

Les jours précédents l'arrivée du nouvel employé, il est également nécessaire de :

vérifier les conditions matérielles (bureau, matériel, outils) de façon à ce qu'il puisse travailler dès son arrivée,

identifier la personne responsable de son accueil et de son accompagnement sur le poste de travail,

évaluer le temps que vous et vos collaborateurs pouvez lui accorder pour l'aider à découvrir son environnement de travail,

prévoir si nécessaire une formation.

Le jour J : accueillez personnellement le nouveau salarié

Souhaitez la bienvenue au nouveau membre de l'équipe et soulignez votre volonté de l'aider à s'intégrer au mieux dans l'entreprise. Après être revenu sur les sujets administratifs (contrat de travail, horaires), il s'agit d' un moment privilégié pour lui donner une vue d'ensemble de l'entreprise.

Il est recommandé de :

présenter le lieu de travail (bureaux, service, atelier, magasin) et chacun des membres de l'équipe afin qu'il s'approprie son nouvel environnement,

présenter les habitudes de l'entreprise, qu'il s'agisse des habitudes de travail (réunions hebdomadaires) ou des moments de convivialité entre collègues,

transmettre des documents d'information sur les produits et les activités de l'entreprise.

Les premières semaines : accompagnez la prise de poste

Quelle que soit l'expérience, un nouvel emploi nécessite toujours une période d'adaptation : l'employé découvre une nouvelle manière de travailler et des nouveaux outils ou logiciels. Dès sa prise de fonction, rappelez au salarié ce que vous attendez de lui en vous appuyant sur la fiche de poste. Ensuite, accompagnez-le en lui indiquant clairement les tâches à réaliser les premières semaines. La clarté et la précision des demandes facilitent l'intégration d'un employé avant qu'il ne prenne sa pleine autonomie.

D'autres modalités d'intégration peuvent être envisagées :

le tutorat et le parrainage : le tuteur aide le nouveau salarié à acquérir la pratique professionnelle indispensable à la bonne tenue de son poste. Il est volontaire, suffisamment disponible, expérimenté et possède des qualités pédagogiques. Le parrain, personne extérieure au service, va conseiller et orienter le nouveau salarié tout au long de son intégration dans l'entreprise.

le passage de relais : en cas de remplacement sur un poste, mettez en place un "doublon" avec l'ancien titulaire pour qu'il transmette au nouveau salarié les consignes et informations nécessaires. Anticipez le passage de relais pour que le salarié sur le départ soit encore disponible. Cette solution offre l'avantage d'une transition en douceur, cependant elle présente le risque d'une transmission de mauvaises pratiques ou habitudes.

le parcours de découverte : organiser un circuit sur plusieurs postes de travail, au sein de différentes équipes, se justifie pour une activité complexe. Il donne une vision globale de l'activité de l'entreprise et de son organisation et permet de mieux appréhender les relations avec les autres et de préparer les coopérations futures.

INTÉGRATION ET MOTIVATION

Les capacités d'un individu ne peuvent s'exprimer pleinement que s'il est motivé. Chaque entreprise détient des leviers de motivation à valoriser qui la caractérise (prendre des responsabilités, gérer des relations avec des clients, bénéficier d'une rémunération évolutive ou d'avantages attractifs...). S'assurer de leur convergence avec les attentes d'un individu facilitera son implication, son engagement et la qualité de son intégration dans l'entreprise. Pour information, les principales sources de démotivation découlent le plus souvent de la rémunération, du temps de trajet, des conditions de travail, des relations de travail, des modes de communication et de la stabilité de l'entreprise (turn-over, déménagement).

Appréciez l'intégration du nouvel embauché avant la fin de la période d'essai

Pour vous permettre d'évaluer ensemble le déroulement de l'intégration, vous devez faire le point régulièrement avec le nouveau salarié, à l'oral (échange informel, entretien) ou à l'écrit (rapport d'étonnement). Il est en effet le mieux placé pour vous expliquer ses éventuelles difficultés. Qu'est-ce qui a plu ou moins plu lors des premières semaines ? Un œil neuf et critique est toujours bénéfique pour votre entreprise et identifier des pistes d'amélioration.

Ces échanges doivent notamment permettre de discuter avec le salarié :

de la maîtrise de chacune des activités dont il est responsable,

de sa capacité à utiliser certains outils ou techniques,

de sa connaissance des circuits d'information ou de production,

du respect des règles et procédures,

du respect des consignes de sécurité ou confidentialité,

de son appréciation du poste (au regard de ce qu'il en avait compris, de ce que vous lui aviez décrit, de ses attentes),

de ses relations avec ses collègues, sa hiérarchie, les clients, les fournisseurs,

et le cas échéant, de ses difficultés pour accomplir ses missions.

En fonction des difficultés rencontrées, vous déciderez alors de poursuivre ou de modifier le parcours d'intégration. Ces ajustements suffisent souvent à corriger une incompréhension et éviter une séparation prématurée.

PÉRIODE D'ESSAI, PÉRIODE D'INTÉGRATION : QUELLE DIFFÉRENCE ?

La période d'essai est une " borne juridique " au cours de laquelle chacune des deux parties (entreprise ou employé) s'autorise à poursuivre ou à interrompre le contrat de travail d'un commun accord, sans préjudice.

La période d'intégration est le temps nécessaire pour que le salarié devienne suffisamment autonome. La durée de cette période est très variable et peut être égale, inférieure ou supérieure à la période d'essai.

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Accueillir et intégrer un nouveau salarié

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Accueillir et intégrer un nouveau salarié L'accueil et l'intégration représentent 50 % de l'efficacité d'une procédure de recrutement. Découvrez les principaux conseils pour favoriser l'autonomie de votre nouvel employé - quel que soit son statut ou la nature de son contrat - et le rendre rapidement opérationnel.

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Entretien, tutorat, parrainage, prise de poste… Tout ce qu’il faut savoir sur l’intégration

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Entretien, tutorat, parrainage, prise de poste… Tout ce qu’il faut savoir sur l’intégration Un recrutement ne s’arrête pas à la signature du contrat de travail. L’intégration d’un nouveau collaborateur doit être préparée et accompagnée.

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L’essentiel pour embaucher |France Travail

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Rappel de vos obligations en matière d'attestation employeur

L'un de vos salariés termine son contrat de travail ? Vous devez transmettre une attestation employeur à France Travail et en remettre une version papier signée à votre ancien salarié (signature manuelle ou électronique).
Si votre entreprise compte 11 salariés ou plus, cette transmission se fait obligatoirement par voie dématérialisée.

Comment transmettre mon attestation employeur à France Travail ?

Pour réaliser votre démarche de manière fiable et rapide, vous pouvez utiliser soit :

votre logiciel de paie, si vous êtes dans le périmètre de la Déclaration sociale nominative (DSN). En cas de questions, vous pouvez adresser vos questions au support DSN ;

votre " Espace employeur " sur francetravail.fr si vous n'êtes pas dans le périmètre Déclaration sociale nominative (DSN).

Dans les deux cas, cette attestation employeur est transmise automatiquement à France Travail. A l'issue de votre déclaration vous devez remettre un exemplaire signé à votre ancien salarié.

N'utilisez pas un ancien formulaire papier ou une version non officielle trouvée sur Internet provenant d'une source incertaine, dans ce cas votre attestation risque de ne sera pas être prise en compte par France Travail.

Employeurs publics, agence d'interim ou mandataires, découvrez toutes les spécificités qui s'appliquent à votre situation sur le site de France Travail "L'attestation employeur destinée à France Travail".

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Simple, sûre et rapide, l'attestation employeur France Travail dématérialisée !

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Simple, sûre et rapide, l'attestation employeur France Travail dématérialisée ! Comment être sûr de transmettre une attestation employeur valide à France Travail qui facilite et sécurise votre démarche ? On vous explique la marche à suivre.

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Pour lutter contre le chômage, il existe de nombreux dispositifs d'aides à l'embauche s'orientant vers certains secteurs géographiques connaissant des difficultés économiques et sociales - les zones franches urbaines (ZFU), les zones de redynamisation urbaine (ZRU) et les zones de revitalisation rurale (ZRR) - ou touchant des catégories spécifiques de salariés.

Embauche dans une zone en difficulté

Embauche de salariés spécifiques

Services en ligne et formulaires

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Pour lutter contre le chômage, il existe de nombreux dispositifs d'aides à l'embauche s'orientant vers certains secteurs géographiques connaissant des difficultés économiques et sociales - les zones franches urbaines (ZFU), les zones de redynamisation urbaine (ZRU) et les zones de revitalisation rurale (ZRR) - ou touchant des catégories spécifiques de salariés.

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Hellowork recruteur on LinkedIn: Guide du Recrutement

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