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Knosys :: La solución global a la gestión del conocimiento

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Knosys :: La solución global a la gestión del conocimiento

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Empresa especialista en Gestión del conocimiento

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Micronet S.A.
Avda. Fuente nueva, 14
San Sebastián de los Reyes
Madrid

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Árticulo de opinión de la revista evaluandosoftware.com. 1 julio 2019.

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Se aborda la relación existente entre la gestión de la información y la gestión del conocimiento, intentando significar el impacto que ha tenido el nacimiento de esta última actividad en la evolución de la gestión de la información.

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Se aborda la relación existente entre la gestión de la información y la gestión del conocimiento, intentando significar el impacto que ha tenido el nacimiento de esta última actividad en la evolución de la gestión de la información.

Gestión de la información

Gestión de la información (GI) es la denominación convencional de un conjunto de procesos que sirve para designar actividades orientadas a la generación, coordinación, almacenamiento, conservación, búsqueda y recuperación de la información tanto interna como externa contenida en cualquier soporte.

Gestión de la información se percibe como una actividad sin límites definidos, genérica, sin rasgos conceptualmente diferenciados Gestión de la información tiene como objetivo optimizar la utilidad y contribución de los recursos de información con el fin de alcanzar los objetivos de la organización. En este sentido, la práctica de la Gestión de la información se traduce en la creación de canales y medios para transmitir y acceder a la información, así como, en añadirle valores a ésta.

Gestión de la información debe garantizar que la información esté disponible para cada persona de la organización en el momento requerido, para lo cual desarrolla las siguientes tareas:

Implantar sistemas para conservar, organizar y recuperar cualquier tipo de información interna, de carácter técnico, informes de inteligencia competitiva o cualquier otro tipo de información para lo cual utiliza el formato y los niveles adecuados de acceso según el usuario.

Garantizar el acceso a la información externa bien en formato electrónico o no, incluyendo el acceso a la Web, o en cualquier otro soporte.

Mantener un sistema de especialistas sobre información actualizada en cuanto a las limitaciones, legislación y condiciones del uso y explotación de la información por lo que se refiere a propiedad intelectual y legislación sobre la protección de datos.

Desarrollar sistemas modernos y flexibles de diseminación selectiva de la información.

Crear y mantener sistemas de comunicación para que la información fluya con rápidez y eficacia entre los miembros de la organización, por ejemplo, mediante la creación de una Intranet.

Evaluar de forma continua el sistema de información para mantener los niveles de calidad esperados, y para eliminar aquellos recursos de información subutilizados.

La Gestión de la información se desarrolla a través de los procesos de selección, localización, adquisición, análisis, almacenamiento y conservación de la información en cualquier tipo de soporte, así como su búsqueda, recuperación y difusión, se reduce a garantizar la accesibilidad y difusión de la información. Pero ya una década antes, la información se definía como recurso estratégico, como valor intangible esencial, y a su gestión como un elemento clave en el logro de la competitividad de las organizaciones basan su éxito en conservar y recuperar información.

La finalidad de la Gestión de la información es ofrecer mecanismos que permitan a la organización, adquirir, producir y transmitir, datos e informaciones con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la organización. En términos perfectamente entendibles sería conseguir la información adecuada, para la persona que lo necesita, en el momento que lo necesita, para tomar la mejor de las decisiones. En el momento actual parece indiscutible que el éxito de la empresa no dependerá únicamente de cómo maneje sus activos materiales, sino también de la gestión de los recursos de información.

Gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento (GC) se delinea como el proceso de adquisición, localización, organización, almacenamiento y explotación de la información y los datos creados en una organización. Lo cual incluye la información de tipo individual o el conocimiento tácito, y la información general y conocida como conocimiento explícito. Esta actividad se desarrolla mediante el acceso y el almacenamiento electrónicos de la información y el conocimiento, en especial Intranet, se matiza, además, que la gestión del conocimiento es la más novedosa expresión del alcance y valor de la información.

La gestión del conocimiento plantea que su objetivo principal radica en el diseño de estrategias, procesos, estructuras y sistemas que le permitan a la organización hacer uso de lo que conoce; esto es, del conocimiento que poseen sus miembros. Ello con vistas a crear valor en la gestión de los clientes y la sociedad, puntualiza que la diferencia entre información y conocimiento es la proximidad de éste con la acción y la toma de decisiones. Añade que gestionar el conocimiento no es trabajar con "artefactos tales como documentos y bases de datos, sino también con reglas y rutinas, con el conocimiento tácito de los individuos, y en las creencias y esquemas mentales de la organización"

La gestión del conocimiento se plantea en términos de objetivos-metas. Cómo se despliega, cómo se lleva a la práctica la misión de retener o preservar en la medida de lo posible el conocimiento que posee cada miembro de la organización si no es a través del desarrollo de métodos, herramientas y procesos que permitan conservar y organizar la información generada en la empresa, es decir, a través del conjunto de acciones definidas para gestionar la información. Como procesos de la gestión del conocimiento la captura, organización, filtrado, representación y diseminación del conocimiento especifican las causas de socialización del conocimiento, exteriorización, combinación e internación como propios de la GC; estos procesos suponen un desarrollo de los antes citados para hacer que el conocimiento transcurra en la línea conocimiento tácito-conocimiento explícito-conocimiento tácito.

La gestión del conocimiento argumentando que el éxito de un programa de GC radica en el grado en que se comparta el conocimiento ¿Pero no es acaso un objetivo esencial de la gestión del conocimiento buscar formas de perpetuar el conocimiento, es decir conservarlo? Y el objetivo de compartir conocimiento, ¿acaso no es otro que poder recuperar fácilmente la información que aportan las personas?; hay determinados elementos tales como figuras, símbolos e imágenes que no pueden ser representados a través de texto, esto se identifica y clasifica como conocimiento tácito, y por tanto, difícil de ser convertido en documento; y al conocimiento explícito, como información.

Desde una visión práctica, refiere que los proyectos de gestión del conocimiento se subordinan incardinan en los siguientes tipos:

La gestión de documentos, esto es, la organización, localización y disponibilidad de documentos en toda la organización.

La creación y mantenimiento de un fichero de expertos, que permita inventariar, clasificar y localizar a los expertos a través de la organización.

La creación de bases de datos con procedimientos y soluciones efectivas a problemas comunes.

El desarrollo de softwares que analicen tendencias que permitan la creación de redes de trabajo.

La adecuada gestión de la propiedad intelectual, basada en la catalogación de marcas, patentes y copyright.

La gestión del conocimiento es un sistema que engloba un conjunto de funciones, tales como la gestión de los documentos; la gestión de los procesos de búsqueda y recuperación de los usuarios en diferentes medios; la gestión y centralización de habilidades y experiencias de los miembros de la organización; la gestión de un sistema de preguntas-respuestas en la que el centro de gestión del conocimiento remita la pregunta recibida al experto adecuado dentro de la organización, y la creación de un portal del conocimiento para que el usuario pueda acceder de forma directa a las prestaciones derivadas de la GC.

La aparición de la gestión del conocimiento ha removido las bases de la documentación en la medida que ha significado una nueva actividad, y por tanto un reto para los profesionales y educadores; pero también porque ha requerido que se la localice en ámbitos, con el consiguiente replanteamiento de otras actividades, puntualmente de la GI. Así, no se cuestiona la existencia de la GC, sino su independencia de la GI, y fundamentalmente su carácter de superioridad con relación a ésta.

Pese a que la gestión del conocimiento nace en un momento histórico determinado con prácticas que le son consustanciales, es un ejemplo representativo de este punto de vista al sostener que la GC se ocupa de las mismas funciones y actividades que se realizaban con anterioridad a su surgimiento. Con la diferencia de que se hace un uso más profuso de las tecnologías de la información como medio de organización y distribución del conocimiento, y de que se mantiene un marcado interés en la creación de procesos para lograr estos objetivos. Este punto de vista apunta a la necesidad de revisar por qué la gestión del conocimiento ha sido una actividad de tan rápida aceptación y crecimiento.

Los profesionales de la información detectaron que era necesario compartir, organizar y distribuir la información creada en formato electrónico, en la organización. Pero el concepto gestión de la información resultaba inadecuado para lanzar esta nueva actividad debido a que podía ser usurpado por los profesionales dedicados a los sistemas de información, es decir aquellos que provienen de la informática. Ello requirió un plus para evitar que este nuevo uso de las tecnologías quedase en un plano meramente tecnológico; lo cual se evitaba si se le añadía contenido a la gestión tecnológica. Ello se solucionó utilizando el término "conocimiento". Esta situación se ha trasladado al ámbito académico de la documentación.

Otro factor que ha influido de forma positiva en la expansión de la gestión del conocimiento es que ésta nace con un conjunto de términos propios que le han permitido diferenciarse y ganar protagonismo y entidad, tales como Intranet, conocimiento tácito, explícito, know-how, groupware, entre otros. Este hecho ha tenido como consecuencia que a mayor impacto de la GC, menor es el de la GI. La GC se identifica con un espectro de términos y funciones, mientras que la GI, que no tiene un vocabulario, queda relegada a un segundo plano.

El uso de las nuevas tecnologías de la información. La gestión del conocimiento está indisolublemente ligada con la gestión de las tecnologías. En un sentido estricto es una forma de gestión de la información centrada en un tipo de información, el know-how, que está representada y comunicada de forma exclusiva por las nuevas tecnologías de la información. En apariencia la Intranet y otras herramientas parecen haber surgido a la par que la GC. Estas aplicaciones son anteriores al nacimiento de la gestión del conocimiento como disciplina. Más aún, si el objetivo de la GC es que el conocimiento sea accesible debe emplear para ello los medios adecuados, que pueden ser herramientas clasificadas como nuevas tecnologías o no. Las tecnologías son tan sólo un medio, pero en el caso de la gestión del conocimiento parecen tener un relación tan vinculante que no se concibe ésta sin el uso de aquéllas. Las tecnologías de la información son utilizadas en diversos contextos. Una biblioteca virtual, por ejemplo, es conocimiento representado en un entorno virtual. En cualquier caso, así como los límites entre GI y GC son permeables, el uso de determinadas herramientas tecnológicas no es privativo de la GC. La Intranet puede ser un medio excelente para la GI.

El fin último de la gestión del conocimiento es permitir que el conocimiento sea compartido para ser utilizado, y la mejor forma de hacer esto es exteriorizando, plasmandolo en un medio que lo haga accesible a sus usuarios. Esto es, creando documentos, pues la relación entre información y/o conocimiento en un soporte, es igual al concepto documento. Luego, también, es clave en la gestión del conocimiento la gestión documental.

Conclusiones

Que el nacimiento de la gestión del conocimiento ha supuesto un conflicto en términos de alcance, objeto, relación e importancia con la gestión de la información.

Que la gestión del conocimiento ha ganado fuerza en el ámbito profesional y académico relegando a un segundo plano o limitando la importancia de la gestión de la información.

Que no existe una independencia de la gestión del conocimiento con relación a la gestión de la información, y que los límites entre ambas son permeables. Que la práctica supera las divisiones artificiales de dos actividades relacionadas entre sí.

Que la relevancia de la GC frente a la GI ha estado condicionada por diversos intereses de tipo comercial o de naturaleza similar. Que su protagonismo se debe, en parte, al carácter ambiguo e impreciso del término gestión de la información.

Que si se toma como punto de referencia el espectro del conocimiento, es la GI una actividad que se ubica en un nivel inferior y, por tanto, dependiente de la gestión del conocimiento. Pero si se analiza el objeto y las actividades de la GC, y se comparan con los de la GI, es posible comprobar que la gestión del conocimiento no puede satisfacer de forma plena la demanda de información de una organización. De esta forma, es la GC la que depende de la GI.

Por último se puede indicar que la evolución de nuestra actividad requiere evitar las divisiones artificiales y los términos de moda. Conviene considerar la importancia de ambas actividades desde una perspectiva constructiva y orientada al crecimiento de las organizaciones y de la sociedad.
Adaptado por la división consultoría de EvaluandoSoftware.com

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Gestión de la Información vs Gestión del Conocimiento

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Se aborda la relación existente entre la gestión de la información y la gestión del conocimiento, intentando significar el impacto que ha tenido el nacimiento de esta última actividad en la evolución de la gestión de la información.

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La gran duda de todas las empresas a la hora de implantar un ERP, una gestión documental o una gestión del conocimiento

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Ventajas e inconvenientes de ambos sistemas