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A gestão de tempo é o processo no qual o individuo organiza as atividades a serem realizadas de modo consciente, planejando como irá dividir seu tempo para a realização de cada tarefa.

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A gestão de tempo no ambiente de trabalho permite que as tarefas sejam realizadas dentro do prazo, sem procrastinação, para isso é necessário um comprometimento com os afazeres profissionais, evitando distrações e organizando a agenda profissional por meio de uma seleção de prioridades.

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Existem varias técnicas que ajudam a organizar o tempo, essas técnicas são usadas para aprimorar a realização de tarefas, de modo que a produtividade e a eficiência sejam mantidas.

NOS PRÓXIMOS POSTS VEJAMOS ALGUMAS:

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1. Redes sociais e WhatsApp - o celular pode ser uma ótima ferramenta para realização de tarefas, mas também nele possui os maiores ladrões de tempo desse século, os aplicativos, ao manter o WhatsApp e as redes sociais abertas o tempo todo, receberá notificações e ficará tentado a responder, por isso é interessante delimitar todos os dias horários para abri-los, assim se tornará mais produtivo e focado.

2. Procrastinação - ficar adiando as tarefas que necessitam serem feitas, que talvez você esteja adiando por não gostar de faze-las não ira mudar o fato de que você precisa fazê-las, portanto a melhor maneira de lidar com isso é fazendo-as de uma vez (com qualidade é claro), assim você se livrará delas sem gerar o estresse de fazê-las com atraso por que você procrastinou.

3. Falta de concentração - hoje em dia é um dos maiores vilões de desperdício de tempo, pois nessa era digital há uma infinidade de coisas que distraem a nossa atenção, por isso, é importante ter determinação para se afastar de qualquer coisa que possivelmente irá te distrair.

4. Desorganização pessoal - perde-se muito tempo decidindo qual é a próxima atividade, por isso é preciso estabelecer métodos de organização das atividades que precisam serem realizadas, ter um planejamento.

5. Preocupar-se demais - por outro lado, planejar demais cada centímetro da sua vida, ser perfeccionista pode gerar resultados desastrosos, isso porque causa ansiedade, que pode roubar nossa energia e tirar completamente o foco daquilo que realmente precisamos fazer, pois estaremos sempre preocupados com tudo o que se tem que fazer, nos paralisando para as tarefas do agora.

6. Não tomar decisões - ser indeciso pode ser um grande problema e atraso de vida, isso porque por não saber decidir e esperar tanto para decidir algo faz com que você perca seu tempo e pode até perder oportunidades na sua vida, além de causar estresse. É preciso saber decidir o que quer.

7. Interrupções - ter seus momentos de tarefas interrompidos por outras pessoas é sempre um problema, pois mesmo que não seja a intenção de quem interrompe seu tempo de dedicação a alguma tarefa, ele está roubando seu tempo, por isso é importante que com educação, peça para que deixe a conversa para outro momento (quando não for de suma importância, é claro!)

8. Objetivos pouco claros - definir metas erradas ou simplesmente não as definir é um dos maiores ladrões de tempo que você irá encarar, quando você não consegue estabelecer claramente suas metas e objetivos, você não será capaz de determinar o que precisa ser feito para alcançá-los. Isso leva a uma constante mudança de interesses e prioridades, que, muitas vezes, conflitam uns com os outros.

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Na vida pessoal a gestão de tempo se trata de organizar e planejar a sua rotina, dividindo seu tempo para cada tarefa, desde deveres diários a momentos de lazer. O que proporciona uma vida mais equilibrada reduzindo o estresse causado pela sensação de não ter tempo, garantindo uma saúde mental.

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“Getting Things Done” - "A Arte de Fazer Acontecer"

A ideia principal desse método é manter a mente tranquila em relação ao controle do que precisa ser realizado dentro do tempo certo. Isso se dá em 5 passos:

1. capturar: é o momento de escrever tudo o que você precisa fazer, ou seja, tirar da mente para algum lugar seguro e com acesso rápido;

2. esclarecer: analisar os dados levantados na etapa anterior e entender a demanda de cada um deles;

3. organizar: fazer listas de acordo com as necessidades e possibilidades para concluir as atividades;

4. refletir: revisar, atualizar e ter uma perspectiva quanto à produtividade;

5. engajar: fazer aquilo que realmente deve ser feito, sem distrações com assuntos que não precisam de atenção no momento.

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O Scrum é uma estrutura para gerenciamento de projetos com foco no trabalho em equipe, com responsabilidades e atividades em direção a uma meta bem definida. É semelhante a técnica Kanban, mas mais focado em projetos de trabalho em equipe. "Fazer mais em menos tempo".

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A técnica se baseia na divisão do fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa. Basta dividir o seu tempo em períodos de 25 minutos. Neste período, você irá trabalhar com foco total, sem interrupções. Quando este período encerrar, faça uma pausa de 5 minutos para descansar e oxigenar o seu cérebro para conseguir manter a concentração no próximo período. A cada 4 ciclos de 30 minutos, ou seja, 25 minutos de atividade e 5 minutos de pausa, faça uma pausa maior entre 15 e 30 minutos.

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Consiste em agrupar tarefas em um quadro dividido por listas. Manualmente, cada tarefa deve ser escrita em um cartão e transferida de acordo com o andamento de seu processo.

Por exemplo: criar um quadro com listas intituladas “em andamento”, “concluído” e “a iniciar” e ir posicionando as tarefas em cada divisão, à medida que vão sendo realizadas.

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É a mais simples das técnicas. Ao usar a lista de tarefas, o foco na execução de uma determinada atividade será maior e assim que ela acabar, a pessoa já saberá qual a próxima atividade que merece atenção.

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É a criação de um quadro dividido em quatro partes, formando quatro quadros menores. No 1º quadro são indicadas as tarefas de Alto Impacto e Baixo Esforço; no 2º, ainda na parte superior do quadro que fora dividido, são colocadas as tarefas de Alto Impacto e Alto Esforço; já na parte inferior, são colocadas no 3º quadro as tarefas de Baixo Impacto e Baixo Esforço; e no 4º as de Baixo Impacto e Alto Esforço.
Propõe a priorização das ações importantes em detrimento das urgentes.

Quadrante I

Traz as tarefas produtivas, já que são aqueles que geram mais resultados com menor esforço. Essas ações devem ser executadas imediatamente

Quadrante II

Essas ações também são importantes, mas têm difícil execução. Elas exigem disciplina, melhorias constantes e paciência. Por isso, devem ser tratadas com cuidado.

Quadrante III

Tarefas do terceiro quadrante não são completamente inúteis, mas são um tanto perigosas. Por exigirem pouco esforço, costumam ser atrativas. O problema é que os resultados gerados também são baixos. Então, esteja sempre atento a esse grupo e pergunte-se se esses afazeres são realmente necessários.

Quadrante IV

O quarto quadrante é desestimulante, pois faz com que se gaste sua energia sem ver qualquer tipo de resultado.

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Ferramentas Tecnológicas/Digitais pra Gestão de Tempo

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Ferramentas Tecnológicas/Digitais pra Gestão de Tempo

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A tecnologia nem sempre é exclusivamente fonte de distrações, usada de forma consciente e inteligente ela pode ser uma aliada na gestão de tempo, existem diversos aplicativos e programas que auxiliam no gerenciamento do tempo.

NOS PRÓXIMOS POSTS VEREMOS ALGUNS:

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Definir as prioridades com base em três elementos: Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)

É uma planilha com 5 colunas:
“Tarefa” e em suas linhas você especifica a atividade;
“Gravidade” e em suas linhas em frente às tarefas você irá atribuir notas de 1 a 5 utilizando os seguintes critérios: 5, extremamente grave; 4, muito grave; 3, grave; 2, pouco grave; 1, sem gravidade;
“Urgência” e os pesos usados em cada a tarefa serão: 5, atenção imediata;4, resolver rapidamente; 3, pouco urgente; 2, pode esperar; 1, pode ser planejado a longo prazo;
“Tendência”, em que deverá estimar quais as consequências daquela tarefa a ser ignorada: 5, vai piorar rapidamente; 4, irá piorar em pouco tempo; 3, irá piorar; 2, irá piorar a longo prazo; 1, não mudará;
"CUT" A última coluna é reservada para um cálculo, que é a multiplicação dos valores da primeira, segunda e terceira colunas para encontrar os pesos das atividades.

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Consiste em definir o que você deve fazer primeiro com base em duas variáveis: urgência e importância. Assim, você consegue executar todas as tarefas na prioridade correta.

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Disponível para smartphones com sistemas operacionais Android e iOS, esse app permite que você compile listas de tarefas a resolver: em texto, imagem, áudio ou qualquer outro formato que preferir. Integrado a outras ferramentas como Drive, Dropbox e Amazon Alexa, ele facilita na hora de revisar tudo que há para fazer ao longo da semana. E é gratuito!

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Voltado ao controle de horas investidas em cada tarefa do time, ele cria relatórios de produtividade, faz monitoramento GPS de cada colaborador e permite a programação de tarefas e o compartilhamento em tempo real de planilhas, visíveis de quaisquer dispositivos.

O Hubstaff agrega funcionalidades a depender do plano contratado pela empresa, o que pode compensar bastante, especialmente para negócios de médio e grande porte.

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Com relatórios detalhados de sua navegação, tanto em smartphones quanto em computadores, ele revela a verdade sobre o tempo que você gasta em cada site ou app. O app é um ótimo aliado para avaliá-las criticamente e conseguir controlar melhor esse tempo a fim de distribuí-lo para atividades mais úteis e urgentes Para auxiliar, o RescueTime permite que algumas das opções sejam bloqueadas enquanto você efetivamente trabalha.

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Semelhante a outros aplicativos apresentados nesta lista, sua ideia é compilar informações e quaisquer dados necessários à realização de atividades da rotina. Assim, torna-se possível descarregar um pouco do que permanece na mente e manter a calma diante de um dia a dia conturbado. Para facilitar a vida dos usuários, o Keep também faz integração com Google Drive e Docs, seja por smartphone ou computador pessoal, em um layout que remete a post-its.

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Se cria um fluxo completo de atividades, a partir de um mapa mental. O app permite selecionar as atividades duplicadas, relacionadas ou bloqueadas, recebendo uma notificação quando elas forem concluídas. Se você precisa compartilhar informações e/ou tarefas com colegas de trabalho ou da faculdade, essa ferramenta é ideal, pois possibilita uma comunicação eficiente no ambiente online.

Para acessar, você pode utilizar o desktop do computador ou aplicativos para Android ou iOS. Com a versão gratuita, dá para aproveitar as melhores funcionalidades sem problemas. Mas, se quiser ir além e receber relatórios completos sobre suas atividades, é só contratar o plano, que tem um valor bastante acessível.

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Utiliza o modelo de Kanban para organizar as tarefas, dá para criar ou cartões e movimentá-los entre as colunas, que podem mostrar as atividades a serem feitas, as que estão em andamento e as que foram concluídas. Para agilizar seu tempo e favorecer sua produtividade, a ferramenta ainda permite inserir imagens e documentos nos cartões. Então, se precisar consultá-los no futuro, com poucos cliques você já o encontra no Trello. Se quiser compartilhar o projeto com outras pessoas, existe essa possibilidade.
O serviço pode ser utilizado no navegador do computador, mas também está disponível para download em versões para desktop, Android e iOS. Com essa praticidade, você pode abrir os cartões do dispositivo se achar mais adequado para a sua rotina.

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Permite criar listas de tarefas e organizar seus afazeres em pastas, além de contar com um sistema de lembrete que te avisa quando o prazo de conclusão se aproxima. Prático e de visual agradável, o Wunderlist roda em computador, tablet ou celular. O layout clean facilita o manuseio de todas as funcionalidades presentes nessa ferramenta.

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O evernote é um aplicativo desenvolvido para organizar as informações pessoais por meio de anotações em um só espaço. Permite capturar todas as suas ideias, pensamentos e imagens de muitas maneiras diferentes. Você pode até gravar suas reuniões, entrevistas, discursos e ideias, criar listas, adicionar anexos de voz ou texto e compartilhar seus arquivos com amigos.

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É uma ferramenta disponível para computadores e smartphones. A sua vantagem é a facilidade para usar e controlar suas atividades diárias. Ele funciona como uma agenda física, porém, no meio virtual, o acesso é rápido e pode ser feito de qualquer lugar.

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É um gerenciador de projetos eficaz para quem quer organizar a rotina. Ele pode ser compartilhado entre equipes de trabalho e tem funcionalidades para garantir que as tarefas sejam entregues no prazo.
Suas funções principais são a organização de projetos, que podem ser feitas em lista ou quadro de cartões, além do recurso de fórum de discussão.

É possível administrar tarefas do trabalho e convidar colegas para um grupo, com divisões de atividades num projeto. Pelo painel da ferramenta, os colaboradores de um projeto podem ajudar no controle de todos os horários e ainda definir prazos para cada tarefa dentro de um projeto.

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É um aplicativo com o mesmo propósito da técnica Pomodoro, podendo ser usado para manter o foco em determinado período com descansos curtos. Ele é quem vai controlar o seu tempo de atividade e seu intervalo, ajudando a manter a concentração por mais tempo.

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Boa comunicação: é uma característica essencial de qualquer ambiente de trabalho. Isto se tornou ainda mais importante no home office, já que as pessoas não se encontram mais pessoalmente nos corredores, almoços e outras ocasiões, como ocorria no modelo presencial. Assim, é preciso definir bem entre os colegas e as lideranças qual é a política de trabalho: até que horas podem trocar mensagens sobre o trabalho e qual é o horário limite para encerrar o expediente. É preciso deixar claro quais serão os sistemas utilizados para realizar o trabalho, como o fluxo deve ser organizado e quais os dias e horários das reuniões de equipe.
Rotina e pausas: é fundamental organizar uma rotina para conciliar as demandas do trabalho com os afazeres domésticos e pessoais. Por isso, antes de começar o expediente, é importante estabelecer quais devem ser as tarefas do dia: faça uma lista e estimule a equipe a fazer isso também. Ao sentir que não está conseguindo realizá-las, procure colegas e lideranças para verificar o que pode ser feito. Também é fundamental realizar pequenas pausas ao longo do expediente – nos moldes do que acontecia no escritório.
Alimentação saudável: a ciência já deixou bem clara a importância de uma dieta balanceada para manter a saúde física e mental. Isto tem impactos diretos no desempenho profissional. Por isso, fique atento para manter a atenção sobre a alimentação e tenha horários definidos para se alimentar, priorizando alimentos frescos e diversificados. Também é importante manter o corpo bem hidratado, por isso não se esqueça de sempre deixar uma garrafa de água ao lado do computador.
Momentos de descontração: é importante aproveitar a convivência com a família e realizar atividades prazerosas com familiares e com amigos, como ver um filme, escutar música e conversar. Não deixar também de construir vínculos com os colegas de trabalho, realizando atividades lúdicas para além do expediente – um happy hour virtual pode ajudar bastante nisso!

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É um software de gestão de tarefas, projetos e fluxos de trabalho que facilita a distribuição de demandas, o controle de prazos de entrega das atividades e também a comunicação em equipe. Fornece recursos que auxiliam desde o planejamento de um projeto ou na estruturação de metas para alcançar objetivos até a análise de diversas métricas que permitem o aperfeiçoamento dessas estratégias mesmo enquanto elas estiverem em andamento.
Você consegue criar diferentes projetos, cada um com seus devidos quadros, assim como criar diferentes equipes,  é possível anexar arquivos nos cards de tarefas, o que garante que todos tenham acesso a documentos importantes, assim como compartilhem informações entre si, inclusive por chat, e deixem o projeto o mais transparente possível. Você pode comentar e receber comentários nas tarefas criadas, criar checklists e subtarefas e criar automações, ideal para criar fluxos de aprovações automáticos.

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1. Divida grandes tarefas: tarefas grandes podem parecer opressivas, o que pode levar a interrupções e produtividade reduzida. Dividir projetos em tarefas menores que requerem menos tempo pode tornar a meta final mais alcançável. Tarefas menores geralmente são mais fáceis de realizar.
2. Bloqueie distrações online: considere investir em aplicativos sem distração que agora estão disponíveis, como Anti-Social ou Stay Focused, que podem bloquear você de sites específicos por períodos determinados. Além disso, desative as notificações para que não sejam enviadas e fiquem facilmente visíveis em seus dispositivos.
3. Trabalhe com colegas produtivos: parece óbvio, mas cercar-se de pessoas mais produtivas no local de trabalho, é altamente provável que você também seja mais produtivo. Se você se sentar ou trabalhar ao lado de alguém que trabalha diligentemente, isso o inspirará a fazer o mesmo e reduzirá a chance de ser desnecessariamente interrompido.
4. Estabeleça limites com os colegas que o distraem: se você estiver trabalhando ao lado de alguém que se distrai facilmente, estabeleça alguns limites com essa pessoa para que ela esteja ciente de quando você precisa se concentrar em uma tarefa na qual precisa trabalhar. Você pode dizer educadamente a alguém que precisa trabalhar em uma tarefa específica sem ferir seus sentimentos. Basta apenas informa-lo seu prazo e dizer que precisa terminar a tarefa o mais rápido possível.

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1. Se detenha a um de cada vez;
2. Seja persistente;
3. Comece diminuindo a incidência do hábito;
3. Evite o estresse, geralmente maus hábitos são causados pelo estresse;
4. Não elimine maus hábitos. Tente substitui-los por outros mais saudáveis.

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1. Esqueça os objetivos que não lhe servem mais.

2. Veja-se superando os obstáculos.

3. Uma das principais dicas para manter o foco é definir uma rotina regular e ter uma boa noite de sono para evitar o cansaço excessivo.

4. Não seja multitarefa, escolha uma tarefa importante e se envolva totalmente com ela.

5. Desative as notificações de todos os seus dispositivos.

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Ter disciplina é fundamental para se ter grandes conquistas na vida tanto pessoal quanto profissional e é de fundamental importância na busca pelo gerenciamento do tempo e aumento de produtividade. Ter disciplina é nada mais do que respeitar a sua própria organização de tempo de modo que estabeleça o bom funcionamento dessa organização em direção aos seus objetivos.

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ESTABELEÇA OBJETIVOS POSSÍVEIS
Para formar bons hábitos é necessário ter disciplina e determinação, por isso busque criar metas que você sabe que consegue cumprir. Se você cria metas muito difíceis de serem cumpridas, será mais fácil se frustrar e desistir no meio do caminho, por isso vá progredindo gradualmente.

BUSQUE POR INSPIRAÇÕES

Uma ótima maneira de adquirir e manter bons hábitos é buscar por referências. Podem ser mentores ou profissionais que você admira, em relação a hábitos específicos. Eles são a prova viva de que com disciplina, os bons hábitos chegam.

FOQUE NO LONGO PRAZO E CELEBRE

Um dos principais desafios para criar novos hábitos é que os resultados não aparecem de maneira imediata. Quando você não vê resultados, acaba se desmotivando. Tenha em mente que grandes evoluções precisam de tempo. Para manter a determinação, uma ótima ideia é dividir o caminho em etapas, comemorando a conquista de cada uma pequena vitória.

CRIE RECOMPENSAS

É importante recompensar o cérebro sempre que um passo rumo às metas for alcançado. Um treino completo da academia, uma refeição totalmente saudável, a economia nas contas, tudo merece um elogio, uma celebração.