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Es un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización que buca aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y eficaz.

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Te explicamos qué es el proceso administrativo de una organización o empresa y su importancia. Además, cuáles son sus cuatro etapas.

¿Qué es el proceso administrativo?

El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y eficaz.

El proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización, ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos.

Ver además: Contabilidad administrativa

Origen del proceso administrativo

El proceso administrativo fue detallado por Henry Fayol, ingeniero francés, que describió sus fases y características en su obra: "Administración industrial y general" (1916).

Fayol se basó en su experiencia dentro de la compañía de hierro y carbón francesa, Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville (allí ocupó puestos técnicos y luego gerenciales desde 1888 a 1918); y en sus estudios en el campo de la administración. Para Fayol, el factor humano es la pieza fundamental en el funcionamiento de las empresas y el cumplimiento de metas y objetivos.

En "Administración industrial y general" estableció las seis funciones de toda empresa industrial (técnicas, administrativas, contables, comerciales, financieras, de seguridad) y definió a las funciones administrativas como las encargadas de coordinar y sincronizar a las otras cinco funciones. Dentro de las funciones administrativas desarrolló las cuatro etapas para un proceso administrativo eficiente y correcto.

Además, describió catorce principios para aplicar dentro de las empresas: jerarquía de mando, orden, disciplina, equidad, división del trabajo, justa remuneración, trabajo en equipo, iniciativa, estabilidad del personal, unidad de dirección, centralización, subordinación del interés particular al general, autoridad y responsabilidad y unidad de mando.

Su obra funciona como base de muchas organizaciones y empresas y se centra en tres aspectos fundamentales: la aplicación del proceso administrativo, los principios técnicos y la división del trabajo.

Puede servirte: Escuelas de la administración

Importancia del proceso administrativo

El proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente.

La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra y los recursos técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente.

Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa y cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso. La planificación y organización de los procesos administrativos suele ser el deber de los puestos jerárquicos cuyas funciones son menos técnicas y más administrativas.

Características del proceso administrativo

Es utilizado en empresas y organizaciones para la correcta administración y utilización de los recursos.

Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos.

Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y se busca que pueda ser aplicado de manera efectiva y simple.

Sus fases están interrelacionadas y se pueden dividir en: mecánica (compuesta por la planificación y la organización) y dinámica (compuesta por la dirección y el control).

El ciclo de sus fases se repite por cada objetivo propuesto. Son etapas cíclicas y repetitivas.

Debe ser conocido por todos los miembros de la empresa.

Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de empresa.

Debe ser regulado por la cúpula administrativa de la organización.

Fases del proceso administrativo
1. PLANEACIÓN
La planeación es la primera etapa que debe ejercer el cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.

La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe ser complementaria para el funcionamiento correcto de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos.

En la planeación, se debe desarrollar un plan que contenga las diferentes actividades futuras que se van a realizar y dicho plan deberá implementarse en el plazo dispuesto.
Actividades de la planeación

Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado.

Pronosticar.

Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo.

Accionar frente a problemas futuros.

2. ORGANIZACIÓN
Luego de la planeación de los objetivos y actividades futuras a realizar para lograr las metas propuestas, el siguiente paso es distribuir cada actividad entre los diferentes grupos de trabajo que componen una empresa.

Esto va a depender de las aptitudes físicas e intelectuales de cada trabajador y de los recursos que posee la empresa. La finalidad de la organización es asignar un objetivo a cada área de la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo de gastos y con un grado de satisfacción máximo en cada empleado.
Actividades de la organización

Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el puesto indicado.

Subdividir cada tarea en unidades operativas.

Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector.

Proporcionar materiales y recursos útiles a cada sector.

3. EJECUCIÓN
Para la ejecución es necesaria la figura de un gerente capaz de dirigir, tomar decisiones, instruir y ayudar a los diferentes sectores laborales. En la ejecución se busca dar el primer paso en las actividades designadas a los grupos de trabajo para que sigan realizando esas actividades de manera periódica y eficaz.

Cada grupo trabajador está regido por normas y medidas que mejoran su funcionamiento.
Actividades de la ejecución

Ofrecer un carácter motivador al personal.

Recompensar a cada empleado con el sueldo correspondiente.

Estar atento a las necesidades de cada trabajador.

Mantener una comunicación estable entre todos los sectores.

4. CONTROL
La función de control tiene el papel de garantizar que la empresa esté encaminada hacia el rumbo del éxito. Si bien cada función puede ser realizada al pie de la letra, eso no garantizará que la entidad se incline hacia un camino económico positivo.

El control es una tarea administrativa que debe ser ejercida con profesionalidad y de forma transparente. El control de las actividades que se desarrollan en una empresa sirve para analizar sus puntos altos y los puntos bajos.

Luego de obtener los resultados correspondientes, se podrán analizar las diferentes modificaciones que tendrán que llevarse a cabo para corregir aquellos puntos bajos.
Actividades de control

Comparar los resultados obtenidos con los planes previamente hechos.

Evaluar y analizar los resultados obtenidos.

Iniciar las acciones de corrección correspondientes.

Sigue con: Gestión administrativa

Referencias

"Los principios de Fayol y las funciones básicas de la empresa" en CEREM.

"Henry Fayol" en Wikipedia.

"¿Qué es un proceso administrativo?" en Impulsa.

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Proceso administrativo - Qué es, etapas, importancia

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Proceso Administrativo ✓ Te explicamos qué es el proceso administrativo de una organización o empresa y cuál es su importancia. Explicamos sus cuatro etapas...

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I. La planificación
II. La organización
III. La dirección
IV. El control

Fuente: https://www.gestiopolis.com/4-etapas-proceso-administrativo/

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¿Qué recursos tengo, cuáles necesito, a donde quiero llegar?

ELEGIR OBJETIVOS Y CURSOS DE ACCION

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Definir puestos de trabajo, cantidades, tareas asignadas, responsabilidades y autoridades.

DIVISIÓN DEL TRABAJO Y COORDINACIÓN

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Coordinación, motivación y orientación. Para ser un buen líder la correcta y oportuna comunicación es la herramienta básica para tomar buenas decisiones y delegar responsabilidades.

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Comprobar que lo que se está haciendo va de acuerdo a lo planeado, dirigido a los objetivos, controlando el manejo del dinero, tiempos, calidad, desempeño, inventarios.

ESTABLECER ESTÁNDARES, MEDICIÓN DE RESULTADOS
CORRECIONES
RETROALIMENTACIÓN

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* Permite crear estrategias eficientes para el cumplimientos de los objetivos.

* Facilita la toma de decisiones sobre los recursos humanos, materialespoliticas y actividades a adoptar.

* Es un proceso constante que tendra la vida misma que tenga la vida de la organización. Una vez que se cumplen los plazos y objetivos estipulados, se plantean nuevas estrategias para continuar con su actividad.

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Te explicamos qué es la planeación administrativa y cuáles son sus principios y características. Además, cómo se clasifica y sus elementos.

¿Qué es la planeación administrativa?

La planeación administrativa de una empresa es la primera y la más importante de sus funciones. Consiste en elaborar estrategias que guíen el accionar de la organización para cumplir sus metas.

El objetivo final de una empresa suele ser generar ganancias y la planificación administrativa le permite diseñar diversas estrategias para llegar a ese objetivo final de la manera más eficiente.

La planeación es una herramienta que le permite a una organización la alocación eficiente de recursos, designar las actividades más necesarias y mantener objetivos claros.

Según el tipo de planeación administrativa, se pueden proyectar estrategias a corto, medio y largo plazo. La planificación debe ser realista, con acciones que estén dentro de las posibilidades de la organización.

Ver además: Control de gestión

Principios de la planificación administrativa

Los principios más importantes de la planeación administrativa son:

Unidad. Es el deber de toda empresa para que la planeación resulte adecuada. Cada área debe guiar sus estrategias según el plan general.

Racionalidad. Es la habilidad de planificar en base a criterios lógicos y reales, que representen planes de acción posibles.

Precisión. Es el nivel de fidelidad que adquiere la planeación general para que cada área de la empresa guíe sus esfuerzos de la manera esperada.

Compromiso. Es la aceptación y ejecución de la planeación que debe seguir cada área de la organización.

Flexibilidad. Es la capacidad de adaptarse a los cambios, lo que hace posible la permanencia de la empresa en el tiempo.

Características de la planeación

La planeación administrativa se caracteriza por:

La unidad. Las estrategias que implementa cada área de una empresa se deben realizar conforme a los lineamientos de un plan general.

La penetrabilidad. La planeación estratégica recae tanto en los niveles jerárquicos como en los responsables ejecutivos.

La continuidad. La planeación de estrategias es una actividad constante, necesaria para mantener a la organización en funcionamiento.

La precisión. Los planes de acción deben ser claros y concretos, para reducir la posibilidad de errores.

Más allá de los objetivos fijados, de los imprevistos que puedan surgir o del responsable que esté a cargo de la dirección, es necesaria la planeación administrativa de la empresa en su totalidad para optimizar su productividad y sus ganancias. El proceso de planeación para cualquier empresa consta de los siguientes pasos:

Establecer los objetivos. Es el primer paso. Se dejan en claro los objetivos de la empresa en su conjunto y de cada área en particular, es decir, se establece lo que se va a hacer.

Establecer planes de acción. Es el segundo paso. Se plantea, de manera lógica y realista, cómo se van a cumplir con los objetivos.

Establecer estrategias alternativas. Es el tercer paso. Se analizan caminos alternativos con el fin de aprovechar oportunidades o anticiparse a posibles problemas.

Análisis de la planeación. Es el paso final. Se analiza la efectividad de la planeación una vez cumplido el plazo de acción estipulado. Permite aplicar mejoras para una nueva planificación estratégica.

Tipos de planeación

La planeación administrativa de la empresa puede ser de diferentes tipos:

Estratégica. Suele ser a largo plazo, se planifica a nivel global de la empresa y se enfoca en el área de dirección.

Táctica. Suele ser a medio plazo y se planifica para cada departamento o mandos intermedios.

Operativa. Suele ser a corto plazo y se planifica para cada área o mandos operativos.

Táctica. Suele ser a corto plazo porque se diseña ante situaciones de crisis.

Normativa. Suele ser a medio y largo plazo y planifica el conjunto de reglas que regulan el funcionamiento interno de la organización.

Elementos de la planeación

Los elementos de la planeación administrativa son los datos e información sobre la empresa que harán posible el desarrollo de un plan de acción. Los principales elementos son:

La misión. Es la finalidad para la que fue creada la organización.

La visión. Es la situación a largo plazo en la que se quiere ubicar a la organización.

Los valores. Es el conjunto de principios por los que se rige la institución.

Los objetivos. Son los fines más específicos que la visión, aunque también pueden ser a largo plazo.

Las estrategias. Son las acciones y métodos que permiten canalizar esfuerzos y recursos para cumplir los objetivos.

Las políticas. Son las normativas y decisiones que orientar el trabajo de cada área de la organización.

Los recursos. Son todos los recursos que conforman a la organización, tanto humanos como materiales e infraestructura.

El presupuesto y gastos. Es el capital con el que cuenta la empresa y los gastos (tanto fijos como eventuales).

Importancia de la planeación administrativa

La importancia de la planeación administrativa de la empresa consiste en que le permite crear estrategias eficientes para guiarla hacia el cumplimiento de sus objetivos.

Una adecuada planeación administrativa facilita la toma de decisiones sobre los recursos ( humanos y materiales), las políticas y las actividades que debe adoptar la organización.

La planeación administrativa no es una actividad que tiene fin. Es un proceso constante que se sucede en el ciclo de vida de la organización. Una vez que se cumplen los plazos y objetivos estipulados, se plantean nuevas estrategias para continuar con su actividad.

Referencias:

"La planificación del proceso administrativo" en Emprendepyme.

"Las cinco funciones de gestión de Henry Fayol" en Notesmatic.

"Principios administrativos más importantes de la planeación administrativa" en Reporte Digital.

"Planeación empresarial dentro del proceso administrativo" en Gestiopolis.

¿Cómo citar?

"Planeación Administrativa". Autor: Julia Máxima Uriarte. Para: Caracteristicas.co. Última edición: 3 de abril de 2020. Disponible en: https://www.caracteristicas.co/planeacion-administrativa/. Consultado: 12 de mayo de 2021.

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Te explicamos qué es la planeación administrativa y cuáles son sus principios y características. Además, cómo se clasifica y sus elementos. La planeación administrativa de una empresa es la primera y la más importante de sus funciones. Consiste en elaborar estrategias que guíen el accionar de la organización para cumplir sus metas.