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Proposition : Avoir des thématiques de formations continues pour les animatrices et animateurs.

Proposition : Possibilité d'ajouter une journée au Congrès pour permettre le réseautage, la formation, etc.

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Question Bonus A : Création d'une rencontre des animatrices.

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Question Bonus A : Création d'une rencontre des animatrices.

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Proposition : rencontre virtuelle des animatrices. Permettrait à plus grand nombre d'animatrices/d'animateurs qui pourraient être présents. Permettrait une diminution importante des coûts pour les organismes et le ROEQ. Les déplacements, plus difficile pour la conciliation travail-famille.
Favoriser de courts moments, soit deux ou trois moments dans l'année, moment de réseautage, échanges, formations, pour le sentiment d'appartenance. Favoriser d'avoir au moins une formation accessible à toutes et à tous.
Cibler un moment ou la plupart des animatrices / animateurs seraient disponibles car la réalité des organismes est différente.
Prévoir des dates à l'avance afin que la coordonnatrice au programme prévoit le calendrier d'animation en conséquence.

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QUESTION BONUS : A. Création d’une rencontre des animatrices

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QUESTION BONUS : A. Création d’une rencontre des animatrices

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Proposition : Créer une après-midi virtuelle entre animatrices-animateurs ESPACE (l'organisation pourrait leadée par la ROEQ. Créer des sondages pour bien connaître les besoins et les thématiques à aborder.

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On aurait tendance à le maintenir aux semaines car il y a beaucoup d'éléments importants et parfois c'est important d'en prendre connaissance assez rapidement. Cependant ca peut occasionner du travail supplémentaire pour la coordonnatrice. On aurait aimé entendre Janie pour voir comment elle perçoit cela. On a l'ouverture lors des moments plus chargés dans l'année à ce que les délais soient plus longs.

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*Nous croyons que la fin du congrès convient, cela permet aux gens qui ont des contraintes et qui ne sont pas tenus d'être présents de quitter.
*En fin de congrès, l'énergie est moins présente, donc cela convient que cela se tienne à la fin puisque l'aga ne demande pas autant d'énergie qu'une activité de formation qui demande plus de participation et plus de concentration.

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Bonne idée de la tenir le matin mais est-ce qu'il peut y avoir un impact sur l'activité qu'on souhaite mettre le jeudi PM? Le jeudi ça permet de bien clore la boucle.

Proposition : Tenir l'AGA sur l'heure du midi le jeudi et l'offrir en ligne (en laissant du temps lousse pour ramasser nos choses à l'hôtel).

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Oui dans certaines circonstances pour la cohesion travail-famille, par exemple pour les collectives du roeq ou pour les comites du roeq, il serait facilitant de pouvoir faire des rencontres zoom.

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Avoir le temps d'implication serait important d'avoir à l'avance pour pouvoir analyser le temps à investir. Avoir une description de tâche dans chaque comité.
Avoir un partage d'information sur le mandat, d'avoir un témoignage d'une personne qui a déjà été sur le comité, pour rendre ça dynamique et plus attrayant.

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A) Des echanges entre differentes animatrices ou des represantants des organismes favoriseraient la cohesion. Puisqu'il n'y a pas presentement de financement, les videos-conferences restent une option, mais le presentiel est preferable, par exemple lors de partage d'outils visuels. Ou meme faire des `salons' des organismes durant les congres.

B) Formation lors du congres, lors des rencontres des animatrices puisque ce serait un temps predetermine et tout le monde pourra y assister.

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Oui, car ça permet de se réseauter, de mieux se connaître de manière informelle.

Proposition : Créer un calendrier annuel avec des dates fixées à l'avance (idéalement le lundi midi) pour une fréquence de 2 fois par année (octobre et mars).

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Proposition : Que les dîners festifs soient organisés par les organismes membres, en rotation (comme pour les Congrès).

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Lorsque nous avons besoin d'une information nous pouvons nous y référer facilement.
Nous faisons souvent appel à une personne de l'équipe qui la maîtrise mieux lorsque nous avons une question.
Elle est nécessaire pour que tous les organismes soient uniformes.

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*1 ou 2 fois par année (Si une seule fois, autour du temps des fêtes, si deux une autre à l'automne)
*Organisation: ROEQ ou rotation entre les organismes.
*Organisation simple, ne demanderait pas beaucoup de préparation d'activités.
*Possiblement en sous-groupe (jumeler 2 organismes le temps d'un dîner ou en petits groupes mélangés)
*Idéalement sur l'heure du dîner
*Afin de favoriser le sentiment d'appartenance au ROEQ, s'assurer que des travailleuses du regroupement soient présentes à ces rencontres.

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Oui pour permettre une meilleure accessibilité a toutes les rencontres pour les organismes qui ne peuvent pas participer pour des raisons d'éloignement ou de coûts.

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Oui pour permettre une meilleure accessibilité a toutes les rencontres pour les organismes qui ne peuvent pas participer pour des raisons d'éloignement ou de coûts.

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Cela permettrait également d'augmenter la fréquence des échanges et rencontres.
Nous pensons qu'il faut rester vigilant pour ne pas remplacer les rencontre en présentiel mais bien leur apporter une plus value..
Si on propose des rencontres hybrides , il faudra être vigilant pour que les participants en virtuel se sentent partie intégrante des discussions. Ce qui représente un défi technique et d'animation.

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Question bonus B : formation continue aux animatrices et animateurs

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Question bonus B : formation continue aux animatrices et animateurs

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Proposition : s'inspirer de la rencontre annuelle des formatrices et formateurs pour les formations continues.
Proposition : Voir quels sont les besoins des différents organismes afin de voir quels sont leurs besoins.
Les formations que les formatrices ont pourraient se faire en virtuel afin de faire bénéficier les animatrices également.
Sonder les animatrices pour connaître leurs besoins.

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Connaître les comités plus tôt (exemple en juin) permettrait d'avoir un meilleur portrait pour voir le temps à investir.
Voir est-ce qu'il y a des comités qui sont plus actifs dans une partie spécifique de l'année ou plus fréquemment par exemple aux semaines, en continu, etc...
Présentement, la composition des comités se fait à la collective d'octobre. Suggestion : pourrait se faire plutôt à la collective de mai ou  encore à l'aga du ROEQ en juin, ça pourrait être le lieu pour être mieux informé, aiderait à la répartition des tâches dans les équipes de travail en septembre.
Si on choisit de faire la composition des comités au moment de l'aga, serait mieux de les présenter mais aussi de les adopter. Ca aiderait beaucoup lors de la répartition des tâches dans les différentes équipes de travail à l'automne.
Faire un bilan du déroulement des comités, pour voir ce que ça implique.

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Au début de nos fonctions, c'était plus difficile de bien retenir les informations et tous les détails.

Elle demeure importante et essentielle pour les organismes ESPACE. Permet une structure, une organisation, une référence pour l'équipe de travail.

Proposition : Que la base d'unité soit revampée et que certains éléments soient développés. Bonifier et dynamiser le contenu et le contenant.

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On se réfère souvent à la personne qui la maîtrise plus. On devrait davantage se l'approprier.
Une idée: revoir la base d'unité une fois par année afin de voir s'il y a des glissements dans la dernière année.
La base d'unité, elle se vit au quotidien dans le sein de notre travail.
Chaque fois qu'on développe un nouveau projet, se questionner, est-ce qu'on oublie des étapes, se référer à la base d'unité.
Il serait peut-être temps de la revoir, car il y a une évolution dans la société depuis les dernières années (par exemple, au niveau du féminisme; valeurs / principes). La Base d'unité doit aussi tenir compte de la société dans laquelle nous évoluons.
On se demande si ce serait pertinent de faire une mise à jour aux 3 ans? Afin de la garder vivante, que les gens demeurent mobilisés

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Proposition : Revoir le bout ''La place des hommes dans les organismes ESPACE'' (qui date de 1997) car il y a certaines inégalités concernant les bouts d'animation, autant pour les hommes que les femmes (rôles, prénoms, etc.). Vers quoi veut-on tendre? Souhaitons-nous créer un comité qui s'occupe du contenant, l'autre du contenu?

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On est d'accord pour dire que c'est indispensable.
Nous proposons une rencontre en présentielle d'une demi journée lors du congrès . Rencontre ou les thèmes de discussion seraient prédéfinis en fonction des besoins nommés par les animatrices préalablement. Au besoin le congrès pourrait être allongé d'une demi journée.
Cette rencontre pourrait être suivi d'une ou deux rencontres virtuelles au courant de l'année. Hors des périodes d'animation pour favoriser la participation.
Le financement pourrait provenir des organismes qui ont déja un budget de formation continu pour leurs travailleuses.
Des échanges entre animatrices vont contribuer grandement au sentiment d'appartenance et d'uniformité.
Le volet formation pourra se dérouler en virtuel mais les échanges et discussions en présentiel.
Nous souhaitons une mise en place rapide, et le début de discussion pourraient amener un retour pertinent sur les travaux des comité révision d'atelier 3eme cycle, pré-scolaire et adultes,
B. les échanges de savoir faire, de compétences entre animatrices sont déjà de la formation.
D'autres formations pourraient être offertes en virtuel tout au long de l'année.

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*Ajouter des explication (parfois on met les balises, mais on explique pas pourquoi, ce qui fait qu'on se réfère aux personnes et non directement à la base d'unité).
*Prendre l'habitude de relire la table des matières pour savoir ou se référer en cas de questions.
*Informer les équipes que la base d'unité est modifiée à travers le processus d'actualisation des autres documents. Qu'il est possible de faire des demandes de modifications, de la mettre à jour.
*Prévoir un moment en équipe (peut-être une fois par année) pour s'approprier la base d'unité (par exemple, en lire une partie et en discuter en équipe)
*Prévoir une campagne de valorisations en équipe ou au niveau du ROEQ (par exemple petite vidéo :D).

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Contribue au sentiment d'appartenance
Long de se l'approprier comme il faut et lorsque ca fait longtemps il est important d'y revenir régulièrement.
Trouver l'équilibre entre les fodnements et l'expertise et de rester qu gout du jour.
Préserver la force collective même si le processus peut être long il permet des reflexion profondes et bien motivées.

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·        Mise à jour de l’outil pour évaluer le temps d’implication :

o   Information plus juste concernant le temps réel d’implication (mise à jour plus fréquente)

o   Redéfinir le temps en fonction des mandats actuels, ajouter les nouveaux comités

·        Avoir plus de personnes pour certains comités;

o   afin de minimiser l’impact d’une absence

o   pour soutenir les mandats des comités plus « exigeant »

o   Puisque nous travaillons en virtuel, c’est plus facile d’avoir plus de participants vs au téléphone

o   Pour plus de représentation des organismes à l’intérieur des comités.

·        Évaluer le nombre minimum et maximum de participants dans la composition des comités et nommer plus clairement cette participation dans la composition des comités.

·        Mettre à jour/ évaluer (annuel) plus souvent le temps d’implication et le nombre de participants pour chaque comité (BILAN de travail des comités)

·        À l’AGA, promotion (présentation du travail) des comités en juin par les membres du comité de travail, du temps d’implication et présentation des besoins à venir pour les comités qui seront attribués en octobre « heille toi, la jeune !!! » (Favoriser la motivation)

o   On pense à un processus de reconnaissance de l’implication des membres pour les comités ROEQ. Prendre le temps de nommer les membres. (Cadeau offert par le ROEQ, ex : activité sociale? Valorisation ponctuelle?)·        Mise à jour de l’outil pour évaluer le temps d’implication :

o   Information plus juste concernant le temps réel d’implication (mise à jour plus fréquente)

o   Redéfinir le temps en fonction des mandats actuels, ajouter les nouveaux comités

·        Avoir plus de personnes pour certains comités;

o   afin de minimiser l’impact d’une absence

o   pour soutenir les mandats des comités plus « exigeant »

o   Puisque nous travaillons en virtuel, c’est plus facile d’avoir plus de participants vs au téléphone

o   Pour plus de représentation des organismes à l’intérieur des comités.

·        Évaluer le nombre minimum et maximum de participants dans la composition des comités et nommer plus clairement cette participation dans la composition des comités.

·        Mettre à jour/ évaluer (annuel) plus souvent le temps d’implication et le nombre de participants pour chaque comité (BILAN de travail des comités)

·        À l’AGA, promotion (présentation du travail) des comités en juin par les membres du comité de travail, du temps d’implication et présentation des besoins à venir pour les comités qui seront attribués en octobre « heille toi, la jeune !!! » (Favoriser la motivation)

o   On pense à un processus de reconnaissance de l’implication des membres pour les comités ROEQ. Prendre le temps de nommer les membres. (Cadeau offert par le ROEQ, ex : activité sociale? Valorisation ponctuelle?)

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Aux deux semaines c’est parfait! Permets de diminuer la tâche du ROEQ et à l’avantage de concentré l’information pour les organismes.

Suffisant, être plus ciblé dans le partage d’information.

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·        Présentement ça se vit bien, devient de plus en plus structuré et c’est plus difficile (c’est difficile pour nous de requestionner les choses qui se font en dehors du programme). Autonomie vs uniformité, est-ce que ça peut nous faire perdre de la créativité (inquiétude)

·        La base d’unité devrait garder l’équilibre entre l’identité régionale et le tronc commun. Pas dans le but de garder l’uniformité mur à mur, mais guider, préserver l’identité propre à sa région ( dynamique, préservez l’ancrage dans la communauté). En se rappelant que la communication d’un organisme rayonne sur tous les autres (médias sociaux).

·        On constate certaines dérogations, cela pourrait témoigner d’un besoin de mise à jour de la base d’unité. L’image d’ESPACE  est importante. La B.U. permet de garder le cap… maintenir l’uniformité. Adhésion. Permet l’encadrement des projets et des créations des outils, il y a parfois des glissements… ajouter des sections à la B.U pour baliser les projets.

·        Les grandes lignes sont primordiales, et on l’applique et, mais nous dérogeons parfois, un peu malgré nous… «c’est pas trop grave » qu’elle est la marge de manœuvre qu’on tolère. Crainte de perdre l’essence d’ESPACE. Des balises c’est bon! Relire la B.U. souvent…

La base d’unité devrait représenter le fondement des organismes.

·        L’uniformité du programme et des textes est très importante. On utilise les processus en place (demande de changement de texte) avant de faire les changements. Ok de produire des outils qui restent régionaux. On choisit parfois l’autonomie vs le parcours ROEQ.

·        Principe vs moyens utilisés par les organismes ( grille d’analyse qui nous permet de garder le cap ESPACE). Comme des pense-bêtes qui nous guident, comme dans les demandes de changement de texte. Un outil qui aide à baliser les projets d’organisme sur les fondements.

·        Porter des messages cohérents

·        Répondre aux besoins de ma communauté

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QUESTION BONUS : B. Création de formation continue pour les animatrices

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QUESTION BONUS : B. Création de formation continue pour les animatrices

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Proposition : Le ROEQ pourrait s'occuper d'offrir des formations continues aux animatrices-animateurs ESPACE sur différentes thématiques.

Proposition : Colloque annuel présentiel d'une journée (conférences le matin et formation l'après-midi). Peut occasionner certains défis, mais au besoin on pourrait l'annexer au Congrès.

Proposition : Ajouter une journée au Congrès et créer trois sous-groupes (animatrices, formatrices, autres) afin de permettre le réseautage et la formation continue.

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Proposition : Création d'un comité "animatrice / animateur" qui vont réfléchir à comment se réseauter, à créer des lieux d'échanges sur nos pratiques et formation continue tout en explorant la possibilité d'ajouter une journée aux congrès réguliers.

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Proposition : Création d'un comité "animatrice / animateur" qui vont réfléchir à comment se réseauter, à créer des lieux d'échanges sur nos pratiques et formation continue tout en explorant la possibilité d'ajouter une journée aux congrès réguliers.

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Adopter les comités de travail en juin pour lancer les travaux en septembre. Cela pourra avoir certains avantages pour l'organisation au sein des organismes.

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Adopter les comités de travail en juin pour lancer les travaux en septembre. Cela pourra avoir certains avantages pour l'organisation au sein des organismes.

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Envoyé en mai aux organismes, nomination en juin lors du congrès Considérant qu'un travail sera à faire sur la composition des comités, qui sera adopté en octobre lors de la Collective. Une proposition sera fait par le comité puisqu'à court terme