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Conceptos esenciales de lo que es un proyecto tecnológico.

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Los objetivos e importancia del ciclo de vida de los proyectos.

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El CICLO DE VIDA de los proyectos, Dirección de Proyectos.

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Definición

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Se describen las fases de:
1. Inicio
2.Planificación
3.Ejecución
4.Seguimiento y control
5.Cierre

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Qué son los ciclos de vida en los proyectos? Una breve descripción y definición de los mismos

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Explicación de cada uno de los elementos del triángulo de proyecto:
1. Tiempo
2. Costo
3. Alcance

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La esencia de un proyecto tecnológico es la creación, modificación o adaptación de un producto específico gracias al empleo de la tecnología. El producto tecnológico, que es el resultado del proceso, tiene como función satisfacer una necesidad, demanda o servicio. A veces, este tipo de necesidades se expresan a través de inconvenientes, fallos o problemas de cualquier índole, por lo que el producto puede convertirse en una solución específica. Un ejemplo de ello puede ser la instalación de un sistema de alumbrado público en el barrio periférico de una ciudad. Sus habitantes piden espacios mejor iluminados, pues ello supone mayor seguridad, mejor bienestar y relaciones más fluidas. El proyecto tecnológico, en este caso, tendrá que ver con el diseño y la instalación de un sistema de alumbrado en las zonas comunes del barrio, como calles, parques, plazas, avenidas o sitios de reunión, entre otros.
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Fases esenciales de un proyecto tecnológico

Como en todo proyecto, la elaboración de un producto tecnológico requiere un método analítico-descriptivo. Según los expertos, las cinco fases que no se pueden obviar en un proyecto de estas características son las siguientes:
1) Definición de la oportunidad:
Se refiere a la identificación de lo que genera el proyecto en sí. Tal como dijimos, puede ser una oportunidad, una necesidad, una carencia o un fallo. El hecho es definirlo lo mejor posible y evaluar su ejecución.
2) Diseño:
Es la parte más creativa del proceso. En ella, los integrantes del proyecto despliegan su capacidad innovadora para dar respuesta a la necesidad del punto anterior. Esto se realiza con base a la información previa que se ha recopilado.

Para la ejecución del proyecto, el equipo de trabajo deberá atender previamente a una serie de cuestiones relativas al producto:

-¿Qué problema resolverá?

-¿Quiénes serán sus potenciales usuarios/beneficiarios?

-¿Qué materiales se emplearán?

-¿Cuál será su coste?

-¿Qué efectos tendrá sobre el medioambiente y la sociedad?

-¿Qué normas de seguridad deben seguirse?

Al final de la etapa de diseño, lo más habitual es elaborar una representación gráfica o un boceto del producto que se aspira a construir.
3) Organización y gestión:
Definido el producto y elaborados sus bocetos, el siguiente paso consiste en definir las labores de cada uno de los miembros del equipo, así como la gestión de materiales y recursos, los proveedores y otros temas de tipo administrativo. La manera más eficaz de ejecutar esta etapa es siguiendo los siguientes pasos:

-Evaluar los proveedores de materiales.

-Adquirir los materiales.

-Desglosar el proyecto en tareas primarias y tareas secundarias.

-Asignar roles y responsabilidades.

-Definir el líder y el las habilidades de dirección.
4) Ejecución de las tareas:
En este momento del proceso, el objetivo es lograr el mayor grado de coordinación de las distintas tareas. Si bien en el punto 3 se ha elaborado un cronograma con plazos y responsables, aquí es necesario adquirir una visión estratégica del proyecto. Para ello, una herramienta que puede ser de gran ayuda son los diagramas o cuadros de mando, que permiten esa visión estratégica de la que hablamos.
5) Evaluación:
Ejecutadas las tareas, el proyecto entra en una etapa de evaluación, la cual consiste en determinar si los objetivos de la fase 1 se han cumplido. En caso de no ser así, habrá que buscar los fallos cometidos y adecuar la solución.

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La esencia de un proyecto tecnológico es la creación, modificación o adaptación de un producto específico gracias al empleo de la tecnología. El producto tecnológico, que es el resultado del proceso, tiene como función satisfacer una necesidad, demanda o servicio.

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Este Módulo del Master Project Management te proporcionará los conocimientos para entender el Ciclo de Vida del Proyecto. Su contenido se funde con los demás bloques del Master. Un Proyecto es mucho más que la suma de las partes que lo integran

Qué es el Ciclo de Vida del Producto

Los Directores de Proyecto tenemos que tener en cuenta el ciclo de vida del producto resultante de la ejecución del Proyecto.

El Ciclo de Vida del Proyecto.
El Ciclo de Vida del Proyecto se ocupa del proceso y de la metodología para desarrollar un Proyecto.
Los Proyectos se desarrollan ejecutando grupos de procesos hasta conseguir el objetivo del Proyecto. Con la realización de este Módulo también buscamos preparar al alumno del Master en Dirección de Proyectos para su introducción al Bloque de PMBOK y al examen de certificación PMP.

El ciclo de vida del producto.

Abarca desde la concepción de un nuevo producto hasta su retirada.

Cuando deseamos introducir un nuevo producto en el mercado debemos proceder al estudio de la viabilidad del producto, a la especificación de sus requisitos y al diseño del producto.

Qué es el crecimiento del producto: es la fabricación del producto y de as pruebas que se deben realizar al producto.

Qué es la madurez del producto: es laentrega del producto que hemos obtenido como resultado de la ejecución del Proyecto, para que entre en producción y para su posterior comercialización.

Qué es el declive del producto: puede ocurrir por perdida de funcionalidades, por el desarrollo de nuevos productos que lo dejan obsoleto, por cambios en la tecnología, por tendencias del consumidor, por una nueva situación económica, etc.

Antes de finalizar el ciclo de vida del producto debe comenzarse un ciclo de vida nuevo. Para lo cual necesitaremos poner en marcha el Proyecto correspondiente. Al producirse el declive del producto volveremos a empezar; una nueva introducción, una nueva fase de crecimiento, llegaremos luego a la madurez y así sucesivamente. De esta manera se consigue introducir, antes del declive total de un producto, una nueva innovación que genere un nuevo producto y que permita a nuestra organización continuar bien posicionada.

Qué es el Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida del Proyecto abarca desde que el Proyecto nace hasta que el Proyecto finaliza. Se ocupa de todo el progreso del Proyecto

Cual es el objetivo del ciclo de vida del Proyecto.

El ciclo de vida del Proyecto se ocupa del proceso y de la metodología adecuada para desarrollar un Proyecto.

El ciclo de vida del Proyecto se desarrolla en grupos de procesos para llevar a cabo el alcance que hemos definido para el Proyecto, es decir, aquello que pretendemos obtener como resultado de la ejecución del Proyecto.

Qué es el ciclo de vida del Proyecto: el ciclo de vida del Proyecto es el inicio, planificación, ejecución y cierre del conjunto de procesos que componen un Proyecto.

El ciclo de vida del Proyecto abarca: desde que el Proyecto nace hasta que el Proyecto finaliza. El ciclo de vida del Proyecto, por lo tanto, es el progreso del Proyecto que se da a lo largo de las etapas de su desarrollo.

Qué es un Proyecto.

Qué es un Proyecto: un Proyecto es un esfuerzo temporal, que tiene un principio y un final. Un Proyecto se hace para conseguir un producto, un servicio o un resultado único.

Como se desarrolla un Proyecto: se desarrolla en grupos de procesos que se componen de tareas y actividades específicas para conseguir llevar a cabo el alcance del Proyecto.

Qué define el Ciclo de Vida del Proyecto

En los Proyectos realizamos tareas para poder conseguir aquellas cosas que queremos obtener con la ejecución del Proyecto

Conceptos claves en Project Management.

Qué son los procesos de dirección de Proyectos: son los procesos en los que se divide el Proyecto.

Qué son las tareas del Proyecto: las tareas (actividades) son los trabajos que hay que realizar en cada proceso del Proyecto para conseguir un resultado que, unido a todos los demás, nos permitirán concluir el Proyecto con éxito. En los Proyectos realizamos tareas para poder conseguir aquellas cosas que queremos obtener con la ejecución del Proyecto.

Qué son las fechas de comienzo y fin: son las fechas de comienzo y fin de cada proceso, tarea o actividad del Proyectos. En la Dirección de Proyectos todo tiene un espacio temporal debidamente definido.

Qué son las entregas resultante de la ejecución del Proyecto: son aquello que queremos conseguir cuando realizamos los distintos trabajo del Proyecto. Son los hitos y las entregas resultantes de cada proceso, de cada tarea y de cada actividad del Proyecto, se deben realizar de manera acorde a sus fechas de cumplimiento.

Qué es la calidad de las entregas: debemos revisar y validar cada hito del Proyecto, cada entrega, el fin de cada proceso, el fin de de cada tarea y el fin de cada actividad. Se trata de establecer como vamos a controlar y validar que el Proyecto y sus entregables estén cumpliendo los niveles de calidad que previamente hemos acordado con el cliente al inicio del Proyecto

Los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.

Debemos tener perfectamente identificado quién está implicado en cada proceso del Proyecto, en cada tarea y en cada actividad del Proyecto. Debemos asignar e identificar las responsabilidad que asume cada miembro del equipo de Proyecto respecto a cualquier cosa del Proyecto o sobre el Proyecto en su globalidad.

En el Master en Dirección de Proyectos: veremos en toda su extensión el ciclo de Vida del Proyecto que estableceremos con estos grupos de procesos.

1. Inicio del Proyecto.

2. Planificación del Proyecto.

3. Ejecución del Proyecto.

4. Seguimiento y control del Proyecto.

5. Cierre del Proyecto.

Qué trabajos se realizan en el Inicio del Proyecto

Debemos especificar, con todo detalle, aquello que se espera conseguir con el Proyecto. Esta debe ser una de las primeras labores del Director del Proyecto

Qué pretendemos en la iniciación del Proyecto:

Buscamos definir correctamente el alcance inicial del Proyecto, es decir, lo que se pretende conseguir con con la ejecución del Proyecto. Si no delimitamos claramente aquello que se espera del Proyecto y aquello que queda fuera del Proyecto tendremos graves problemas.

Identificar los recursos que son necesarios: para poder conseguir ese alcance inicial del Proyecto, que hemos consensuado con los actores interesados oportunos, debemos asegurarnos de que se comprometen los recursos financieros. Al menos los iniciales que requiere el Proyecto para poder cumplir con esos objetivos.

Identificar a los interesados en el Proyecto: se identifica a los interesados en el Proyecto (stakeholders). Los interesados en el Proyecto son aquellas personas que pueden influir en el Proyecto o ser influídas por el mismo.

La salida de la iniciación del Proyecto: cuando hablamos de salida de un proceso en Dirección de Proyectos nos referimos a lo que conseguimos con la ejecución de ese proceso. En el caso de la iniciación del Proyecto, realizamos el acta de constitución del Proyecto, donde se reflejan las lineas maestras del Proyecto y se autoriza el comienzo del Proyecto.

Los principales trabajos que debemos realizar en el Inicio del Proyecto:

Identificar las necesidades y requisitos del Proyecto.

Documentar la propuesta de Proyecto.

Desarrollar el business case del Proyecto.

Evaluar el impacto del Proyecto.

Desarrollar el enunciado del trabajo del Proyecto.

Identificar los stakeholders (actores interesados del Proyecto).

Elaborar los requisitos fundamentales del Proyecto (alcance, tiempo, coste, riesgos).

Realizar el acta de constitución del Proyecto (ACP).

Qué trabajos se realizan en la Planificación del Proyecto

El Director del Proyecto debe definir todo el trabajo necesario (y solo el necesario) que se realizará durante el ciclo de vida del Proyecto

Qué pretendemos con la Planificación del Proyecto.

Con la planificación del Proyecto buscamos definir el trabajo necesario que se realizará durante el ciclo de vida del Proyecto (y sólo el necesario), para llevar a cabo el Proyecto y culminarlo con éxito.

Tan importante es trabajar en todo lo que es necesario para el Proyecto como no trabajar en cosas inútiles o de escaso valor.

E n este proceso reunimos información sobre el Proyecto: para poder decidir qué, cómo, quién y cuándo se producirá cada entregable que genera el Proyecto. Establecemos objetivos claros, precisos, cualificados y cuantificados para alcanzar la meta final planteada del Proyecto, ese alcance que hemos definido con el cliente del Proyecto.

Los principales trabajos que debemos realizar en la Planificación del Proyecto:

1. Elaborar el plan de gestión del alcance del Proyecto (EDT).

2. Elaborar el plan de gestión del tiempo del Proyecto.

3. Estructurar un cronograma de Proyecto.

4. Desarrollar el plan de gestión del coste del Proyecto.

5. Costes directos e indirectos del Proyecto.

6. Desarrollar el plan de gestión de la salida del Proyecto.

7. Plan de mejora y criterios de medición del Proyecto.

8. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos del Proyecto.

9. Cálculo del coste del personal del Proyecto.

10. Desarrollar el plan de gestión de los stakeholders (actores interesados del Proyecto).

11. Estrategia de gestión de los interesados en el Proyecto.

12. Desarrollar el plan de gestión de la comunicación del Proyecto.

13. Trazabilidad y transmisión de la información del Proyecto.

14. Desarrollar el plan de gestión de los riesgos del Proyecto.

15. Identificación, plan de contingencia y seguimiento de riesgos en el Proyecto.

16. Elaborar el plan de gestión de las adquisiciones del Proyecto.

17. Subcontratación de tareas y tipos de contratos necesario para el Proyecto.

18. Desarrollar el plan de gestión de la integración del Proyecto.

19. Gestión del cambio y la configuración del Proyecto.

20. Integrar los planes subsidiarios y elaborar el plan de dirección del Proyecto.

21. Recopilar las lecciones aprendidas, (durante todo el ciclo de vida del Proyecto).

Qué trabajos se realizan en la Ejecución, Monitoreo y Control del Proyecto

El Director del Proyecto ejecuta lo que antes ha planificado. Paralelamente, controla que en ejecución no nos desviemos de lo que habíamos planificado, implementado las medidas correctivas oportunas, además integra los cambios que sean aprobados

Los Grupos de Procesos de Ejecución y Seguimiento del Proyecto.

El Grupo de Procesos de Ejecución del Proyecto: esta compuesto por todos los procesos que antes hemos implementado, En ejecución se pretende realizar todos los trabajos del Proyecto en alcance, tiempo y coste.

El Proceso de Monitoreo y Control del Trabajo del Proyecto: es el proceso de seguir y revisar el avance del Proyecto. Buscamos cumplir con lo definido y pactado en el plan de Dirección del Proyecto. Lo que hacemos es comparar lo planificado con lo que realmente se está obteniendo durante la ejecución del Proyecto.

Entre los trabajos a realizar en la Ejecución, Monitoreo y Control del Proyecto destacamos:

1. Gestionar el control de cambios del Proyecto.

2. Realizar acciones de seguimiento del alcance del Proyecto.

3. Aprender estrategias para la gestión del valor ganado en el Proyecto.

4. Realizar informes de rendimiento del Proyecto y proyecciones sobre la evolución del Proyecto.

5. Implementar estrategias para mejorar el rendimiento del equipo del Proyecto (comunicación, gestión de conflictos, negociación.

6. Ejecutar planes de mejora y control de calidad de los trabajos del Proyecto y sus resultados.

7. Monitorizar la estrategia de gestión de los riesgos del Proyecto.

8. Gestionar las incidencias y no conformidades que se presentan en el Proyecto.

9. Implementar las acciones correctivas y planes de contingencia para el Proyecto.

10. Realizar la actualización del plan de dirección del Proyecto.

11. Recopilar las lecciones aprendidas del Proyecto, (durante todo el ciclo de vida del Proyecto).

Qué trabajos se realizan en el Cierre del Proyecto

El Director del Proyecto se ocupa de cerrar el Proyecto a plena satisfacción del Cliente. Ahora debe velar por el bien de su Equipo e iniciar un nuevo Proyecto

Qué pretendemos con el Cierre del Proyecto.

El Cierre del Proyecto nos enseña la manera correcta de cerrar el Proyecto a plena satisfacción del cliente. Debemos hacerlo de manera que se obtenga el máximo provecho de la experiencia realizada.

Es importante trasladar esa experiencia al legado de la empresa, a las lecciones aprendidas y, asegurarnos de que el Proyecto no consuma más recursos en el futuro (garantía).

Trabajos a realizar en el Cierre del Proyecto.

Finalizar los entregables del Proyecto.

Aprobación del producto/servicio resultantes del Proyecto.

Elaborar el informe de cierre del Proyecto.

Cancelación de contratos del Proyecto.

Liberalización del equipo de Proyecto.

Documentar el cierre formal del Proyecto.

Recopilar las lecciones aprendidas del Proyecto (durante todo el ciclo de vida del Proyecto).

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Este Módulo del Master Project Management te proporcionará los conocimientos para entender el Ciclo de Vida del Proyecto. Su contenido se funde con los demás bloques del Master. Un Proyecto es mucho más que la suma de las partes que lo integran Los Directores de Proyecto tenemos que tener en cuenta el ciclo de vida del producto resultante de la ejecución del Proyecto.

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"El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. En esta guía queremos explicar en qué consiste cada una, cuál es su objetivo, de qué actividades se componen y cuáles son los documentos esenciales que se prepararán en cada momento."

En esta ocasión compartimos con todos esta infografía en la que podemos conocer, paso a paso, las etapas de un proyecto (haz clic en la imagen para agrandar):

Resumiendo, estas son las 5 etapas principales:
1. Inicio
La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el alcance y proceder a la selección del equipo. Sólo con un ámbito claramente definido y un equipo especializado, se puede garantizar el éxito. Es además, el momento de compartirla visión con los stakeholders y buscar su compromiso y apoyo.
2. Planificación
Ésta es a menudo la fase más difícil para un director de proyecto, ya que tiene que hacer un importante esfuerzo de abstracción para calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que habrán de preverse para lograr la consecución a tiempo y dentro de los parámetros previstos. Asimismo, también es necesario planificar comunicaciones, contratos y actividades de adquisición. Se trata, en definitiva, de crear un conjunto completo de planes de proyecto que establezcan una clara hoja de ruta.
3. Ejecución
En base a la planificación, habrá que completar las actividades programadas, con sus tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios. Es importante velar por una buena comunicación en esta fase para garantizar un mayor control sobre el progreso y los plazos. Asimismo, es indispensable monitorizar la evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos. En esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones.
4. Seguimiento y control
Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso de proyecto. Se concibe como el medio de detectar desviaciones con la máxima premura posible, para poder identificar las áreas en las que puede ser requerido un cambio en la planificación. La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmente asociada a la de ejecución, de la que no puede concebirse de forma separada, aunque por su importancia y valor crítico.
5. Cierre
Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.
Descárgate la infografía OBS: Etapas de un proyecto

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¿Cuáles son las etapas de un proyecto? Te lo contamos en esta infografía

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"El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. En esta guía queremos explicar en qué consiste cada una, cuál es su objetivo, de qué actividades se componen y cuáles son los documentos esenciales que se prepararán en cada momento."

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MS PROJECT 2010-2013-2016: EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO (2)

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El desarrollo de un proyecto inmobiliario o de rediseño de un espacio ya existente puede ser sinónimo de un largo y arduo camino repleto de retos, tiempos limitados y algunas otras situaciones que lo pueden volver complicado.

El encargado de un proyecto debe tener la ruta y los mecanismos fuertemente establecidos para poder darle a su cliente un resultado final óptimo y que llene las expectativas que se establecieron desde un inicio.

En el ámbito de los desarrolladores de proyectos, existe un elemento básico y altamente utilizado, el llamado "Triángulo de hierro o triangulo de proyectos", esta herramienta le brinda una visión más clara y delimitada a un desarrollador.

¿En qué consiste el triángulo de proyectos?, entérese de más a continuación.

El triángulo de proyectos es uno de los utensilios con mayor uso en el desarrollo de estos, ya que a través de él se establecen criterios de tiempo, costos y alcance. Al largo plazo, este muestra resultados claros con los que se pueden determinar el éxito o el fracaso del proyecto.
¿Qué toma en cuenta el triángulo?
Tiempo

Indiscutiblemente, el tiempo para el desarrollo del proyecto juega un papel sumamente importante.

Todo desarrollador o responsable de proyectos debe establecer una fecha de inicio fija y una fecha final, que marcará el cierre y posterior entrega del proyecto a su propietario. Es importante también tomar en cuenta la magnitud y tamaño de lo que solicitan, pues para hacer entrega de un resultado satisfactorio es necesario tener el tiempo y las herramientas necesarias.

La decisión del tiempo de entrega se establece en un común acuerdo entre el responsable del proyecto y el cliente.

Otro punto importante es tener en cuenta la cantidad de solicitudes de cambios o modificaciones que se le harán al proyecto cuando se esté llevando a cabo, cada cambio o modificación puede generar ahorro o pérdidas considerables de tiempo.

Costo

El costo del proyecto también es de los factores que más peso tiene. El factor monetario establece estrictamente el tamaño y la calidad del proyecto.

Si bien es cierto, el sentido monetario es lo primero que se piensa cuando se habla de costos, esto también se puede ver reflejado en:

Gastos en materia humana, contratación de personal encargados de distintas áreas tareas, especialistas en alguna rama de construcción.

Materiales y herramientas esenciales para desarrollar cada paso del proyecto

Alquiler o adquisición de equipo específico.

Alcance

El alcance se enfoca estrictamente en fijar los tiempos y procedimientos que va a tener cada fase del proyecto. Con un alcance totalmente delimitado, las tareas estarán distribuidas equitativamente, con el personal necesario y un tiempo prudente para su entrega final.

3 puntos con 1 mismo objetivo: Calidad

El triángulo de hierro busca satisfacer todas las necesidades que un cliente tenga con su proyecto, brindándole un excelente servicio y una entrega del resultado final tal y como se planeó desde un inicio. Con el tiempo, el costo y el alcance bien establecidos, se busca un resultado de Calidad.

Si usted es un desarrollador y responsable de proyectos, no dude en hacer uso de este triángulo, pues le puede aportar a su trabajo elementos de calidad y de ahorro de recursos y tiempo, sin dejar a un lado las exigencias que su cliente tenga.

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El triángulo de proyectos y su importancia en las soluciones integrales

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El desarrollo de un proyecto inmobiliario o de rediseño de un espacio ya existente puede ser sinónimo de un largo y arduo camino repleto de retos, tiempos limitados y algunas otras situaciones que lo pueden volver complicado.

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Definición

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Referencia

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Te explicamos qué es un proyecto y los tipos de proyectos que existen. Además, los pasos a seguir para realizar uno y sus elementos.

¿Qué es un proyecto?

Se entiende por proyecto a una planificación consistente en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, con el fin expreso de alcanzar resultados específicos en el marco de las limitaciones impuestas por factores previos condicionantes: un presupuesto, un lapso de tiempo o una serie de calidades establecidas.

Los proyectos suelen comprenderse como la preparación y disposición por escrito de los elementos teóricos, materiales y humanos que se necesitarán para elaborar un producto, servicio o resultado único, por lo que en ciertos ámbitos puede ser equivalente a bosquejo, guion previo, primer borrador, etc.

Los aspectos formales y teóricos de un proyecto varían dependiendo de la naturaleza del mismo y de su objeto de estudio, así como las partes que lo componen. Por ejemplo, algunos podrán hacer hincapié en sus fuentes bibliográficas, mientras que otros lo harán en su metodología o su impacto una vez terminado.

Un proyecto tiene más probabilidades de resultar exitoso cuando quien lo lidera (es decir, quien se encuentre a cargo del mismo) establece algún tipo de sistema de control o método a través del cual se monitorice a lo largo de las etapas todos los avances (o inconvenientes) del proyecto en base a lo que fue planeado. De modo que puedan realizarse a tiempo las modificaciones necesarias para lograr un mejor resultado y así concretar todos los objetivos.

Ver además: Gestión de proyectos

Tipos de proyectos

Los proyectos pueden clasificarse de acuerdo a su ámbito de acción, de la siguiente manera:

Proyectos productivos o privados. Aquellos que tienen como fin ulterior la rentabilidad, es decir, la obtención de lucro. Suelen ser presentados en el ámbito empresarial, del emprendimiento o industrial.

Proyectos públicos o sociales. Aquellos que no poseen fines de lucro, sino alcanzar un impacto importante en la sociedad o la población a distinta escala: local, regional, incluso mundial. Por lo general cuentan como promotor con las instituciones del Estado, las ONG, o las políticas de responsabilidad empresarial de las grandes empresas trasnacionales.

Proyectos comunitarios. Aquellos comprometidos con el mejoramiento en aspectos puntuales de una comunidad determinada, por lo general pequeña, tanto urbana como rural, a través de la satisfacción de sus necesidades.

Proyectos de vida. Aquellos que se centran en los deseos de vida de un individuo y sus probabilidades reales de conseguir la autorrealización.

Proyectos de investigación. Aquellos cuyo objetivo es la documentación o adquisición de fuentes y materiales en torno a una tema elegido, tal y como sucede en las Ad.

Pasos de un proyecto

Los proyectos se componen de cuatro etapas:

Diagnóstico. Se evalúa la necesidad y oportunidad del proyecto en su rango particular de acción, para determinar en qué condiciones debería darse y qué etapas involucrará, etc.

Se debaten las opciones, tácticas y estrategias que pueden conducir al éxito, es decir, a cumplir con el objetivo. Se evalúa la factibilidad del proyecto, su relevancia y sus necesidades puntuales.

Ejecución. La puesta en práctica de lo establecido en el proyecto.

Evaluación. Se revisan las conclusiones del proyecto, los resultados arrojados tras su pesquisa. Es una etapa de control y de información, sustentada en la idea del mejoramiento y acumulación de factores de éxito a lo largo del tiempo.

Puede servirte: ¿Cómo hacer un proyecto?

Elementos de un proyecto

Los proyectos suelen constar de los siguientes elementos:

Finalidad y objetivos. Apartado en que se explica el problema que el proyecto vendría a solucionar, los fines que persigue y las metas concretas, generales y específicas.

Producto o servicio. Aquí se hace una descripción detallada del producto final que se desea obtener, explicando el modo en que esto respondería a lo planteado en los objetivos y también a su área de ejecución, es decir, a otro tipo de situaciones parecidas.

Cronograma de actividades. Se explican los pasos a seguir para cumplir los objetivos, ordenados cronológicamente y detallando la cantidad de tiempo que requeriría su satisfacción.

Presupuesto. El costo que la aplicación del proyecto tendrá para sus destinatarios, así como el modo detallado en que se empleará el dinero en cada fase del proyecto.

Resultados esperados. Un detallado de los resultados que se desea obtener mediante la aplicación del proyecto, a menudo acompañados de sus márgenes de riesgo y de ganancia.

Referencias

"6 pasos para crear un proyecto infalible" en Wrike.

"Proyecto" en Wikipedia, La Enciclopedia Libre.

"Elementos clave en la estructura de un proyecto" en OBS Business School.

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Proyecto - Concepto, tipos de proyecto, pasos y elaboración

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Proyecto ✓ Te explicamos qué es un proyecto y los tipos de proyectos que existen. Además, los pasos a seguir para realizar uno y sus elementos...

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Referencia

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Referencia

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¿Cuáles son las funciones del director del proyecto? Para poder ejercer correctamente, más allá de conocer las diferentes metodologías ( leer el artículo de metodologías de gestión de proyectos) y herramientas en dirección de proyectos existentes, es necesario saber cuáles son las funciones del director del proyecto.

Un profesor del master en dirección de proyectos respondía a esta pregunta como: "un director de proyectos hace hacer". Esta respuesta, aparte de provocar risas y respuestas afirmativas por parte de algún miembro del equipo de proyecto, tiene una parte importante de verdad, y deja entrever uno de los principales errores en el que caen algunos directores de proyectos.

Desde un punto de vista formal podríamos definir el director del proyecto como la persona responsable de la consecución de los objetivos temporales, económicos y de alcance del mismo. Lo que desde un punto de vista funcional se acaba traduciendo en que el director del proyecto asume una figura de integrador y facilitador, tanto en lo referente al propio proyecto, como al equipo humano relacionado con este.

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El director del proyecto como integrador

Como se ha comentado en otros artículos, la dirección formal de un proyecto se compone de diferentes procesos de gestión (alcance, costes, recursos, cronograma, etc.), los cuales tiene como objetivos definir una forma realista de conseguir los objetivos del proyecto y asegurar que este se ejecuta de acuerdo a lo definido.

35 plantillas editables para todas las fases del proyecto (planificación, recursos, riesgos, costes, cambios, alcance, etc). Compatibles con los procesos del PMBOK

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Conceptos generales en dirección de proyectos

17 Técnicas y herramientas de gestión de proyectos

Primeros pasos como director/a de proyectos

De esta forma, el director del proyecto deberá empezar por definir que procesos aplican al proyecto y con qué nivel de profundidad estos deben aplicarse. No olvidemos que los procesos incluidos en las diferentes metodologías son genéricos y aplicables a múltiples tipologías de proyecto, por lo que estos deben ajustarse a las necesidades de cada proyecto en particular. No es lo mismo el proyecto de desarrollo de un cohete espacial que él de un bolígrafo, por lo que no tiene sentido aplicar las mismas herramientas en ambos.

Una vez definidos los procesos que aplicarán al proyecto, el director del proyecto debe garantizar que estos se sigan de forma coherente a lo largo de las diferentes fases. Esto es lo que a nivel formal se conoce como la integración del proyecto.

De forma general podemos decir que el alcance, el coste y el plazo se empiezan a definir cuándo de empieza a discutir sobre la necesidad de hacer un determinado proyecto (fase de inicialización), una vez se decide hacerlo, estos se definirse en mayor detalle (fase de planificación), posteriormente se llevan a cabo las tareas que componen el proyecto (fase de ejecución), y finalmente se comprueba que estos se han cumplido (fase de cierre). Así, mientras el proyecto va avanzando a través de las diferentes fases, los objetivos de alcance, coste y plazo se mantienen invariables (excepto para cambios aprobados), lo que justifica la necesidad de mantener una coherencia a lo largo del proyecto.

Lo mismo aplica a los procesos internos de la organización donde se ejecuta el proyecto, los que en algunos casos sustituyen a los procesos genéricos definidos en las metodologías.

El director del proyecto como integrador del equipo humano
Equipo interno
Como equipo interno debemos entender el equipo del proyecto, por tanto aquellas personas que directamente trabajan en el proyecto, sea cual sea su función. Este grupo también incluiría proveedores y recursos subcontratados que realicen tareas para el proyecto.

A medida que aumenta la complejidad del proyecto, aumenta el tamaño del equipo, así como las diferentes funciones y disciplinas que lo integran. Esto lleva asociado un incremento en el volumen y dificultad de las comunicaciones que hacen más difícil coordinar este equipo. Esto puede agravarse en el caso de proyectos desarrollados dentro de organizaciones funcionales, con tareas subcontratadas, o con equipos internacionales, donde encontramos personas que dependen de dos responsables, trabajando en diferentes países, o con diferentes idiomas.

Para poder lidiar con esta complejidad es importante definir desde el inicio las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo, así como la forma de comunicarse y sus dependencias. Para ello el director del proyecto cuenta con diferentes herramientas que facilitan esta tarea:

La lista de integrantes y el organigrama del proyecto, que definen los integrantes del equipo del proyecto, sus datos de contacto y la relación entre ellos. Un aspecto a considerar en esta lista es la definición de responsables, los cuales van a actuar como portavoces de un determinado subgrupo en frente resto del equipo. Esto facilita mucho la comunicación en el caso de equipos grandes o distribuidos, y permite definir quién tiene la capacidad para responder/decidir oficialmente en nombre de un determinado subgrupo.

El diccionario de la WBS y el cronograma , que definen las tareas, sus relaciones, el momento de su ejecución y los responsables de ejecutarlas.

El plan de comunicación, que define la forma preferida para comunicarse con los diferentes miembros del equipo, el idioma, la persona de contacto para los diferentes temas, el método preferido de contacto, la franja horaria, etc. Esto puede ser poco importante en equipos pequeños, pero en proyectos grandes o con equipos distribuidos cobra gran importancia. ¿De qué sirve enviar un documento muy bien redactado en alemán a alguien que no habla este idioma?

Cliente
Como cliente entendemos aquel para él que hacemos el proyecto, el cual puede formar parte de la organización que ejecuta el proyecto (cliente interno) o de otra diferente (cliente externo).

En ambos casos el cliente es una figura clave a lo largo del proyecto, tanto para decidir el inicio del proyecto, definir sus objetivos y principales restricciones, como para validar que estos se han conseguido y cerrar el proyecto. Por tanto, deberá existir una comunicación fluida entre el equipo del proyecto y el cliente, la cual debe canalizarse y promoverse por parte del director del proyecto.

Adicionalmente puede darse el caso de que estemos gestionando un proyecto que forma parte de un proyecto mayor dentro de la organización del cliente, por lo que esta comunicación cobra aun mayor importancia para garantizar que este puede coordinar los diferentes integrantes del proyecto principal, y proveernos con la información necesaria para ejecutar nuestra parte.
Dirección
Cualquier proyecto se ejecuta dentro de una organización, la cual va a ejercer algún tipo de seguimiento y control sobre este, y sobre el trabajo del director del proyecto. Este seguimiento y control lo llevan a cabo el sponsor y/o el comité de dirección del proyecto ( leer el artículo de integrantes del proyecto), los cuales van a solicitar algún tipo de informe o comunicación que les permita ver como este se está desarrollando.

Por otro lado el director del proyecto va a encontrarse con situaciones que sobrepasan su nivel de responsabilidad, como cambios en las restricciones del proyecto, solicitudes de cambios, etc., las cuales pueden requerir la aprobación del sponsor del proyecto y/o el comité de dirección del proyecto.

En ambos casos es responsabilidad del director del proyecto definir qué y cómo comunicar, aunque en la mayoría de los casos esto vendrá definido por la propia organización. Cuando esto no sea así, se recomienda hacer al principio del proyecto flujogramas que definan esta comunicación.
Stakeholders
Aunque formalmente todos los grupos anteriores son stakeholders ( leer el artículo sobre stakeholders), se ha decidido tratarlos por separado debido a su importancia. De esta forma vamos a dejar en este grupo aquellas personas que influyen en el proyecto, pero que no se engloban en ninguno de los tres grupos anteriores.

La definición formal de stakeholder es toda aquella persona u organización que afecte o que esté afectada por el proyecto, participe o no en él. Como se puede ver, esta definición es muy amplia, lo que ya deja entrever que habitualmente vamos a tener un número de stakeholders elevado, que será necesario identificar y gestionar a lo largo del proyecto. Estos temas se desarrollan en mayor detalle en los artículos específicos.

La importancia de gestionar correctamente los stakeholders radica en el hecho de que estos pueden ayudarnos a descubrir requisitos y limitaciones ocultas, identificar alcance no definido, identificar riesgos, etc., aspectos que pueden hacer fracasar un proyecto. Para que esto no ocurra es importante asegurarse que los stakeholders tienen la capacidad de expresarse dentro del proyecto, para lo cual pueden usarse las herramientas mostradas en los artículos de definición del alcance. Saber más sobre técnicas de definición del alcance

El director de proyecto como facilitador

El director del proyecto es el responsable final de la consecución de los objetivos del proyecto, por lo que gran parte de su trabajo durante la fase de ejecución consiste en hacer que esto ocurra. Más allá de la parte formal de este trabajo, existe una parte más informal que podríamos definir como de facilitador.Esta faceta de facilitador se centra en dos aspectos principales:

Facilitar la comunicación dentro y fuera del equipo del proyecto

Influenciar sobre aquellos aspectos que pueden afectar positivamente o negativamente a la ejecución del proyecto (básicamente riesgos y cambios)

Comunicaciones internas
A parte de definir el equipo que conforma el proyecto, el director del proyecto debe prever y promover actividades que faciliten la comunicación dentro de este equipo, asegurándose de que la información necesaria fluye y llega a aquellas personas afectadas. Para conseguir este objetivo pueden usarse reuniones periódicas de seguimiento, sesiones de trabajo en grupo, informes de avance, actas de reunión etc. Siempre teniendo en cuenta que estas acciones van a suponer un gasto de tiempo y recursos que debe justificarse con las mejoras conseguidas.
Comunicaciones externas
Se entiende como comunicación externa aquella que se realiza con un interlocutor que no forma parte del equipo del proyecto, sea el cliente, la dirección, u otro stakeholder. En este caso es importante conocer cuál es el interés del interlocutor en el proyecto, y adecuar la información que entreguemos (en forma y contenido) a lo que este solicita.

Dentro de este apartado tienen mucha importancia las comunicaciones con el cliente y la dirección, ya que estas permiten comprobar si el proyecto está avanzando en la dirección correcta, tanto desde el punto de vista de los requisitos del cliente como de la organización. Aparte, una comunicación constante del estado del proyecto al cliente y a la dirección incrementa su tranquilidad, lo que supone menos presión sobre el proyecto y su director, facilitando el desarrollo de este.

Una forma simple de promover esta comunicación es a través de reuniones y/o informes de seguimiento. La información a incluir en estos informes y su periodicidad deben ser definidas al comienzo del proyecto, aunque en muchos casos va a ser algo definido por la propia organización.

En la sección de plantillas de esta página se muestran ejemplos de informes de seguimiento que pueden usarse directamente en proyectos reales.
Cambios
Cualquier cambio supone un trastorno para el proyecto y por tanto un riesgo de fracaso. De esta forma el director del proyecto deberá procurar evitar estos cambios, los cuales habitualmente están relacionados con requisitos o restricciones no identificadas.

Por tanto una de las tareas del director del proyecto será asegurarse de que todos los requisitos han sido identificados en las fases iniciales del proyecto, lo que está directamente relacionado con la comunicación que consiga establecer con los stakeholders, ya que son estos en gran medida los que van a darle información sobre sus necesidades, los requisitos y las restricciones a cumplir por el proyecto. De esta forma el director del proyecto deberá llevar a cabo acciones que faciliten dicha comunicación y el afloramiento de esta información.

Una vez solicitado un cambio, el director del proyecto deberá asegurar que se sigue el procedimiento de evaluación y aprobación de cambios, y comunicar este a todos los afectados una vez aprobado. ¿Cuántas veces has oído decir a alguien que no sabía que habían pedido cambiar algo?, pues que lo sepa es responsabilidad del director del proyecto. Leer el artículo de gestión de cambios

A continuación te mostramos algunas plantillas de gestión de cambios que puedes descargarte en esta página

Plantilla para solicitar cambios en gestión de proyectos. Compatible con el proceso de gestión de cambios.

Plantilla para mantener los cambios del proyecto controlados. Permite aplicar el proceso de seguimiento y control de modificaciones.

Riesgos
Como se comenta en los artículos específicos de gestión de riesgos ( leer el artículo de gestión de riesgos) un riesgo es cualquier evento que puede afectar a la consecución de los objetivos del proyecto, sea positiva o negativamente. En este sentido la labor del director del proyecto se centra en dos aspectos:

Identificar los riesgos y realizar su seguimiento a lo largo del proyecto. Lo cual nuevamente se consigue facilitando la comunicación.

Influenciar sobre los riesgos. Asegurándose de que se ejecutan las acciones necesarias para eliminar o disminuir los riesgos negativos, y potenciar los riesgos positivos (oportunidades).

Para ambos propósitos es bastante útil incluir en las reuniones periódicas de seguimiento del proyecto con el equipo interno un punto destinado a tratar los riesgos y su evolución.

¿Quieres aprender más sobre este tema?

Los directores de proyectos profesionales y las mejores empresas saben lo importante que es la formación específica y certificada. Si quieres profundizar en este tema, te invitamos a visitar estos tres apartados. Seguro que encuentras algo que puede ayudarte a mejorar profesionalmente

Todo para certificarte en gestión de proyectos.
PMP, CAPM,

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Director del proyecto. ¿Cuales son sus funciones y que se espera de él?

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¿Cuáles son las funciones del director del proyecto? Para poder ejercer correctamente, más allá de conocer las diferentes metodologías ( leer el artículo de metodologías de gestión de proyectos) y herramientas en dirección de proyectos existentes, es necesario saber cuáles son las funciones del director del proyecto.

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FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO DE PROYECTO

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FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO DE PROYECTO

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1. Definición de la meta.
2. La descomposición de la meta en un grupo de factores.
3. Definición de actividades.
4.-Construir y validar una matriz de los factores críticos de éxito.

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Identificar los factores del éxito de gestión puede ser un tanto difícil con tantas tareas realizándose de manera simultánea durante el ciclo de vida de un proyecto. Obviamente, ciertas tareas de seguro influenciarán a otras para que den fruto, pero otras también serán necesarias para la ejecución general del proyecto. Debido a esto, hacer que los miembros del equipo se enfoquen en las áreas de resultados clave (KRA, sigla en inglés) de un proyecto puede a veces ser abrumador. Las KRA se pueden también definir como los factores críticos del éxito en la gestión de proyectos.

Para arrojar más luz sobre este asunto, examinamos a continuación dos conceptos más de cerca: los criterios del éxito y luego los factores críticos del éxito.

Criterios del éxito y factores críticos del éxito en la gestión de proyectos

Los factores del éxito son componentes del proyecto que necesitan colocarse en su lugar para asegurar la realización del proyecto. Dicho llanamente, éstos crean en primer lugar un ambiente propicio para que el proyecto exista. En este caso, hablamos de las métricas para medir el éxito del proyecto al final de su ciclo de vida.

En 1979, John F. Rockart definió los factores críticos de éxito como "áreas clave en las que los resultados satisfactorios aseguran el desempeño competitivo exitoso para la empresa." También definió los CSF (factores críticos del éxito, por su sigla en inglés) como "...las áreas clave donde las cosas van bien para que el negocio prospere."

Habiendo desglosado estos términos, vayamos a...

Las principales razones por las que fracasa un proyecto

Para identificar claramente los factores del éxito en la gestión de proyectos, debemos comenzar identificando las 5 razones principales por las que fracasa un proyecto.

1. El proyecto fracasa cuando no hay apoyo o compromiso desde la gestión de nivel más alto, quien se supone que brinda las funciones de supervisión al equipo de trabajo.

2. El proyecto también fracasa cuando se ignoran la identificación de riesgo y la gestión de riesgo. En un artículo anterior sobre la evaluación de la gestión de riesgo en un proyecto, se identificó la necesidad de una evaluación apropiada de riesgo como un pre requisito para reducir las probabilidades de que ocurra un incidente negativo y para ayudar a minimizar la escala en la que ocurre. La incertidumbre marca cada fase de la gestión de proyectos pero un buen plan de gestión de riesgo puede ayudar a amortiguar los efectos de un resultado negativo.

3. La ausencia de un plan de trabajo y un ambiente de proyecto pobremente definido. El ambiente es la descripción técnica del trabajo a llevarse a cabo, abarcando los temas principales como el desarrollo, el control de calidad, y el mantenimiento. No crear un ambiente definido de manera adecuada pudiera conducir a discrepancias en los resultados del proyecto.

4. La ausencia de compromiso y participación por parte de los miembros del equipo; la necesidad de una atmosfera colaborativa en la gestión del proyecto. Una gestión colaborativa enfatiza la planificación sistemática, la coordinación, y la supervisión de proyectos complejos con una visión que promueve la sinergia y la colaboración entre los miembros del equipo. Donde no hay participación en las tareas, se puede decir que el gerente de proyectos practica un estilo de gestión "directivo" en vez de ser un facilitador.

5. Horarios imprácticos y presupuestos no factibles. A veces los gerentes de proyectos se ven forzados a trabajar con presupuestos y plazos irrealistas, quizá como resultado de no considerar los informes financieros de proyectos similares realizados en el pasado.

Principales factores del éxito en la gestión de proyectos

En esta segunda parte de definición de los CSF, Rockhart también propuso que se le de "atención constante y cuidadosa desde la gestión" a las áreas de actividad identificadas como cruciales para el éxito del proyecto. Generalmente es mejor si un equipo de proyecto identifica no más de cinco (5) áreas clave para asegurar la máxima atención posible. Estos factores críticos normalmente varían de proyecto a proyecto. Por ejemplo, un factor crítico para el desarrollo software de computadora pudiera ser un personal capacitado, mientras que para un proyecto que tiene un alto número de miembros dispersados geográficamente un factor crítico pudiera ser la comunicación y el uso de herramientas colaborativas.

8 factores críticos del éxito en la gestión de proyectos

1. Un gerente de proyectos debe esforzarse por provocar el espíritu de compromiso entre los miembros del equipo, clientes y asociados. El apoyo ejecutivo en un proyecto es clave por que aquellos en la gestión de nivel más alto son los que deciden las estrategias de organización y de proyecto, así como también son los que realizan las funciones de meta establecidas dentro de la organización.

2. Un gerente de proyectos debe asegurarse de que las metas y los plazos del proyecto sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y sujetos a un plazo (SMART, sigla en inglés).

3. Debe existir un proceso acordado para una identificación rápida y resolución de conflictos.

4. Se debe establecer un buen liderazgo de proyecto

5. Se deben aplicar las mejores prácticas en cada fase del proyecto

6. Se deben establecer políticas adecuadas de gestión de riesgo desde el principio.

7. Tener una Planificación apropiada del proyecto. No planear es planear para el fracaso. La planificación es lo que nos mantiene organizados, por lo tanto un buen plan de proyecto es el primer paso para una ejecución exitosa de éste. Aprenda más sobre la correcta planificación de proyecto haciendo clic aquí.

8. La comunicación. Esto juega un papel importante en cada proyecto. Un gerente de proyectos eficiente debe ser un comunicador eficiente. La comunicación es la única manera de asignar tareas y supervisarlas. Gracias a la comunicación se escalan los problemas de proyecto y es el medio por el cual se transmiten las metas, el desempeño y el feedback.

¿Cuáles son los pasos para identificar los factores críticos del éxito?

1. Reunirse para acordar las metas del proyecto. Debe haber un consenso entre las partes interesadas, los clientes y el equipo de proyecto.

2. El siguiente paso es realizar un contra interrogatorio de sus metas individuales del proyecto; el propósito de esto es permitirle identificar qué metas son realmente cruciales para el proyecto y cuáles cumplen un rol de "apoyo".

3. Podar la lista de las metas nominadas hasta alcanzar las cinco más críticas.

4. Decidir qué métricas usar para medir el progreso de las metas críticas y cómo serían supervisadas.

5. Asegurarse de comunicar esto a todos los miembros e interesados del proyecto para garantizar que todos están en sintonía y saben qué tareas tienen prioridad.

6. Finalmente, se apuntan y documentan los factores críticos del éxito para cada proyecto para que sirvan como referencia en proyectos similares subsecuentes. Esto ayudará al gerente de proyectos posterior a identificar fácilmente los CFS en proyectos en ese momento.

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Cómo identificar los factores críticos del éxito en la gestión de proyectos

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Identificar los factores del éxito de gestión puede ser un tanto difícil con tantas tareas realizándose de manera simultánea durante el ciclo de vida de un proyecto. Obviamente, ciertas tareas de seguro influenciarán a otras para que den fruto, pero otras también serán necesarias para la ejecución general del proyecto.

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Referencia

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Es importante que el emprendedor conozca con certeza cuáles son estos factores que hacen único su proyecto porque sino los identifica no puede saber cómo va a competir en el mercado, ni porque los clientes preferirán sus productos o servicios.

Se dice que es crítico cuando es necesario su cumplimiento para los objetivos de la organización.

Rockart, 1982), define a los factores críticos de éxito como: "las áreas clave en las que son absolutamente necesarios los resultados favorables para que un gerente en particular alcance sus metas".

Similar a esta definición, pero más simple, (Grant, 1996) definen a los factores críticos de éxito como: "los elementos que hacen que una empresa sea exitoso".

La metodología de los factores críticos de éxito sigue los siguientes pasos, según Fragosa (1994):

1. Definición de la meta. El éxito del proceso depende fuertemente de la buena descripción, alcance y tiempos de la meta. Se debe de ser lo más específico, incluyendo cantidades si es posible.

2. La descomposición de la meta en un grupo de factores. Este paso no debe de decir nada de acciones a realizar, por lo tanto los factores no deben de contener verbos. Los factores describen cosas o entidades que deben de ser obtenidas en el orden para alcanzar un objetivo. Lo más óptimo es separar al grupo de factores en forma de que sean independientes uno de otros.

Este paso no finaliza hasta la separación en la definición de los factores de lo "esencial" a "lo bueno de obtener", con el fin de no perder el enfoquen y evitar la realización de actividades redundantes en el paso siguiente. Finalmente se logra la correcta definición de los factores si tan solo la falta de alguno de estos impide lograr la meta.

3. Definición de actividades. En contraste con el punto anterior, las actividades siempre deben de contener verbos para expresar el trabajo que debe de ser desarrollado para satisfacer uno o varios factores.

4.-Construir y validar una matriz de los factores críticos de éxito. Los factores y las actividades que los soportan son introducidas en la matriz correspondiente, la que muestra cuales actividades soportan a cada factor. La matriz de factores críticos de éxito puede servir como un ingrediente para la administración de proyectos en el diseño y reajuste de actividades haciendo relación entre el éxito y las metas que conducen a este.

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1.4 FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO DE PROYECTO

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Es importante que el emprendedor conozca con certeza cuáles son estos factores que hacen único su proyecto porque sino los identifica no puede saber cómo va a competir en el mercado, ni porque los clientes preferirán sus productos o servicios. Se dice que es crítico cuando es necesario su cumplimiento para los objetivos de la organización.