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Recuerda la gestión documental le permite a tu empresa:

Ahorrar gastos.

Ahorrar tiempo en los procesos de archivo.

Mejorar la productividad.

Mejorar el acceso a la información.

Preservar los documentos con mayor control y seguridad.

Liberar espacio innecesario de almacenamiento.

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elementos básicos que debe tener un sistema de Gestión Documental:

Centralización de los documentos y archivos en la empresa.

Adjudicación de parcelas de información accesibles solo al personal autorizado.

Creación de versiones de los documentos a ser posible de forma automática.

Trazabilidad de las acciones sobre los documentos. Saber quién ha accedido a un archivo, cuando y que cambios ha realizado.

Protección de los archivos ante pérdidas y por errores humanos.

El sistema ha de ir sustituyendo el archivado tradicional en papel.

Gran capacidad de almacenamiento para documentos producidos por la empresa.

Rápida disponibilidad de los documentos.

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Los 8 pasos de la Gestión Documental 2017

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El término conservación, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.

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Un archivo es un lugar destinado al almacenamiento de documentos. Es un término general que engloba muchas posibilidades y matices distintos.