# data[].attributes.attachment_link.description
Share your videos with friends, family, and the world

# data[].attributes.headline
9 tips om je meeting nog succesvoller te laten verlopen

# data[].attributes.subject
9 tips om je meeting nog succesvoller te laten verlopen

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Laat ik dit blog eens beginnen met een vraag: hoeveel tijd besteed jij (in percentages) aan de voorbereiding van je meeting? En hoeveel tijd (ook in percentages) besteed je aan overleg zelf en aan de follow-up?

Je voelt 'm denk ik al aan, de verdeling is heel anders dan je denkt! Met een andere andere aanpak worden jouw reguliere meetings, zoals een team of projectoverleg, veel interactiever.

Dezelfde vraag stelde ik laatst tijdens workshop over hybride werken. De meeste mensen gaan naar een meeting zonder al te veel tijd te besteden aan de voorbereiding (ik zie het ter plekke wel, ik laat het organisch ontstaan). Ook geven ze weinig of geen opvolging aan de afgesproken acties (we hebben de actiepunten besproken, ze weten toch wat ze moeten doen?).

Het resultaat: weinig impactvolle (team)meetings. En de volgende keer zitten jullie elkaar weer via een scherm aan te staren. Omdat er niets is gebeurd. Met een hoop frustraties over en weer tot gevolg. Terwijl je meeting, ja óók je wekelijkse teamoverleg, anders kan. Anders moet, durf ik wel te stellen.

Want het online overleg verdwijnt niet, dit hoor ik aan alle kanten. Natuurlijk verschilt het per organisatie, veel organisaties blijven de reguliere overleggen digitaal doen.

Terug naar vraag over de verdeling van de percentages. Tijdens de workshop dacht 46% van de aanwezigen dat de verhouding 30-50-20 was. Ik zie dit anders, ik houd voor reguliere meetings 40-20-40 aan. Oftewel: 40% van de tijd gaat naar de voorbereiding, 20% is voor de meeting zelf en 40% voor het opvolgen van de acties.

Oef, dat is nogal een verschil! Wat dacht jij dat het antwoord was? Leuk als je het hieronder even deelt!

9 tips om je meeting nog succesvoller te laten verlopen

'Maar de teammeeting heeft toch altijd wel dezelfde onderwerpen, dan hoef ik toch niet zo veel tijd aan de voorbereiding te besteden?' Ik hoor deze uitspraak regelmatig en ik ben het hier niet mee eens. Want dat is nou precies de reden waarom zoveel meetings weinig resultaat opleveren, deelnemers zich niet betrokken voelen en er geen interactie is.

Geloof me, met een goed doordacht ontwerp voor je meeting heb je veel invloed op het verloop van de bijeenkomst, de spanningsboog, de betrokkenheid en de beleving van de deelnemers in je meeting. Ook voor je wekelijkse teammeeting. Immers, focus en energie zorgen voor de magie in de samenwerking!

Waar let op je op tijdens de voorbereiding je meeting? Vijf punten die ik belangrijk vind:

1. Bedenk (en deel met je deelnemers) wat willen we met deze meeting bereiken? Ook bij een teammeeting kan dit iedere week verschillen. Wil je informatie delen, de samenwerking anders inrichten, mensen aan het werk zetten of acties in gang zetten? Welk gevoel wil je ze meegeven?

2. Connection before content: ontwerp je bijeenkomst zodanig dat de connectie en verbinding centraal staan. Wissel de manier waarop je dat doet in je reguliere meetings af. Zorg bijvoorbeeld dat je steeds met een andere check-in start. Zorg dat er regelmatig ruimte is voor alle deelnemers om hun ideeën te delen of hun mening te geven. Pas dan geef je deelnemers het gevoel dat ze ertoe doen, en ze een bijdrage leveren aan de meeting.

3. Wat kan er asynchroon? Niet alles wat je wilt bereiken hoeft IN de sessie plaats te vinden. Welke informatie kun je voor de meeting al delen (denk ook aan een audio of een video bericht) en welke nadenk-opdrachten geef je je deelnemers?

4. Ontwerp je bijeenkomst zo dat de deelnemers ongeveer 60-70% van de tijd interactie met elkaar hebben. Het overige deel van je meeting is voor het delen van informatie of voor individuele reflectie.

5. Prikkel de spanningsboog en varieer in je aanpak: vraag deelnemers iedere 5 of 8 minuten om een reactie of interactie. Prikkel ook de verschillende zintuigen. Zo houd je mensen alert en betrokken.

Lees ook het blog 11 principes voor betrokkenheid in je online meeting voor meer tips!

Hoe zorg ik dat acties na afloop van de meeting ook worden uitgevoerd?

Een meeting stopt niet als deze is afgelopen. In de percentages hierboven zie je al dat de follow-up net zo belangrijk is als de voorbereiding. Het bestaat uit het opvolgen en uitwerken van de besproken acties, maar ook uit het (zelf) evalueren en terugkijken naar de meeting. Wat kan er de volgende keer beter?

Mijn geheim (en dat is de zesde tip): geef je deelnemers aandacht. Stuur kort na de sessie het concrete resultaat rond, bijvoorbeeld een (visueel) verslag en/of gemaakte afspraken. Ook al hebben ze het opgeschreven: zorg voor de reminder.

En dat is het punt waar de aandacht begint: vraag je mensen persoonlijk naar hun acties, help ze door eventuele obstakels weg te ruimen zorg en ervoor dat van elkaars voortgang op de hoogte zijn. Bijvoorbeeld door dit te delen in een gezamenlijk document of digitale tool.

Zijn bepaalde punten niet tijdens de meeting aan de orde gekomen, neem deze dan mee in de follow-up. Werk ze alvast uit, zo heb je gelijk input voor de volgende bijeenkomst (de zevende tip).

De belangrijkste en achtste tip: zie de follow-up als een onderdeel van het ontwerp van je meeting. Hoe jij de interactie tijdens en na je meeting stimuleert, bepaal je eigenlijk al vooraf!

Een tijdje terug was ik te gast in de podcast van facilitor Myriam Hadnes met als onderwerp over de follow-up van je meeting. Je kunt 'm hier luisteren.

Het effect van jouw digitale lichaamstaal

Naast dit alles heb jij als persoon ook veel invloed op het verloop van de meeting. Ben je je ervan bewust hoe jij je standpunt overbrengt? Heb je er weleens over nagedacht hoe jij online contact maakt? Hoe je online luistert, empathie toont, je kwetsbaar opstelt? En ook, hoe jij in de online wereld staat, hoe je je omgeving analyseert en op basis daarvan aannames doet of besluiten neemt? Omdat bij veel organisaties de 'gewone' teammeetings nog digitaal blijven, is dit alles zo belangrijk.

Bovenstaande noem ik je persoonlijke digitale lichaamstaal. Ik vind dat het onderwerp digitale lichaamstaal veel meer aandacht moet krijgen (de negende tip). Van iedereen. Om te voorkomen dat er over een paar maanden nog steeds sessies zijn die geen impact hebben.

Online samenwerken vraagt van jou, als deelnemer of als manager, dat je nadenkt over wat je van de ander nodig hebt. Wat je van hem of haar vraagt en hoe je dat doet. En ook dat je nadenkt over wat jij toe kunt voegen aan het proces. Niet alleen maar ja zeggen, maar keuzes durven maken en duidelijk zijn.

Goed samenwerken betekent duidelijk zijn en nadenken wanneer en waarvoor je de tijd van een ander echt nodig hebt. Jouw intonatie, jouw woorden, jouw manier van luisteren en inleven, ze hebben allemaal effect op de samenwerking met je teamleden. En dus ook op het resultaat dat jullie samen bereiken.

Je hebt verschillende mogelijkheden om dit proces te verbeteren. Meer dan je je bewust van bent.
Daarom organiseer ik in de week 11 t/m 15 oktober de 5-daagse Digitale Lichaamstaal.
Een week lang experimenteren met verschillende praktische tips voor online connectie en verbinding. Zodat iedereen zich gezien en gehoord voelt, de samenwerking binnen het tea, verbetert en teams meer impact bereiken.

Het resultaat van de 5-daagse? Een essentiële toolkit voor online werken en online communiceren. Zodat dat de samenwerking met je teamleden nog soepeler verloopt en iedereen zich gezien en gehoord voelt!

Doe je mee? Waardevolle content, energie, inspiratie en interactie zijn gegarandeerd!

Meer info vind je op www.mireillebeumer.nl.

Mijn naam is Mireille, ik ben een facilitator in hart en nieren. Ik ga voor kwaliteit en breng teams, offline en online, in beweging. Wat nog meer typerend is voor mij? Techneut, structuurfreak, ontwerper, procesbegeleider, inspirator en sportvrouw.

Al meer dan 20 jaar werk ik als procesmanager en consultant in uiteenlopende domeinen, waaronder digital learning. In dit domein is mijn basis voor het online werken gelegd.

Mijn faciliteer skills heb ik gedurende mijn carrière als procesmanager en consultant ontwikkeld. Kennis over (online) faciliteren haal ik voornamelijk uit Amerika, opleidingen volg ik bij ervaren Amerikaanse facilitators en het IAF (International Association of Facilitators).

Ik leer nog steeds wekelijks bij over online faciliteren, van mijn collega's in Amerika en Singapore. En deze kennis deel ik graag met anderen. Via deze blogs, online trainingen en sinds kort ook via de Facilitator Gym, een Nederlandse online community voor facilitators.

# data[].attributes.attachment_link.title
9 tips om je meeting nog succesvoller te laten verlopen

# data[].attributes.attachment_link.description
Laat ik dit blog eens beginnen met een vraag: hoeveel tijd besteed jij (in percentages) aan de voorbereiding van je meeting? En hoeveel tijd (ook in percentages) besteed je aan overleg zelf en aan de follow-up? Je voelt 'm denk ik al aan, de verdeling is heel anders dan je denkt!

# data[].attributes.headline
11 principes voor betrokkenheid in je online meeting

# data[].attributes.subject
11 principes voor betrokkenheid in je online meeting

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Hoe vergroot ik de betrokkenheid van mijn deelnemers tijdens een online meeting? Een vraag die jij misschien ook hebt. Betrokkenheid, interactie, focus van je deelnemers; het zijn allemaal elementen waar veel facilitators naar op zoek zijn.

In een online meeting is de verbinding met jou en de deelnemers, en tussen je deelnemers, snel weg. En dat is nu juist nodig om te kunnen doen wat jij als facilitator doet: een gesprek of proces faciliteren om een gezamenlijk doel te bereiken.

Dit is eenvoudiger gezegd dan gedaan. Wat mij altijd helpt, is een aantal principes die ik gebruik bij het creëren van online betrokkenheid. Tijdens het faciliteren van online sessies hanteer ik vaak deze 11 principes:

#1 Three phases of engagement

Je meeting start al vóór de meeting start. Huh? Je hebt het waarschijnlijk al vaker gehoord of gelezen in mijn blogs: een online meeting start niet op dinsdag om 10 uur. Je maakt al contact met je deelnemers, voordat de meeting start. Of je vraagt vooraf al input. En ook na je meeting heb je contact met je deelnemers of team, bijvoorbeeld om resultaten te delen of acties te stimuleren.

Houd in het ontwerp van je meeting rekening met de drie fases van je meeting: een pre (een prikkelende vraag, een triggerende video), during (de meeting zelf) en de post-fase.

#2 Set the context

Waarom zijn we bij elkaar? Wat is het doel van de meeting (denk aan: leren of samenwerken), wat verwacht je van de deelnemers, what's in it for them? Heb je dat duidelijk verteld aan je deelnemers, vooraf of bij de start van je meeting?

En minstens net zo belangrijk: welke grondregels zijn er? Nu klinkt grondregels misschien wat betutteld: je maakt afspraken met je deelnemers over hoe jullie samenwerken. Dat kan over iets simpels gaan als het gebruik van de camera of het gebruik van de chat.

#3 Use the BEM principle

Een (online) meeting heeft altijd een begin, einde en midden (BEM). Ook daar hou je rekening mee in het ontwerp van je sessie. Deel informatie, heb interactie en reflecteer. Check vooraf en tijdens de meeting: is de BEM-cirkel rond?

#4 Check-in and create connectivity

'Empty the cup, before you fill it up'. Natuurlijk zorg je voor een goede check-in als de meeting start, met het doel dat je deelnemers 'landen'. Ook als je doorgaat naar een volgend onderwerp is het belangrijk om deze zin in je achterhoofd te houden. Is het voorgaande onderwerp afgerond? Kunnen jullie door?

Check dat en laat deelnemers hun zorgen delen, vragen stellen of hun hoofd leegschrijven vóór je een volgende stap of werkvorm begint.

#5 Focus and diffuse

Na het delen van informatie volgt er altijd een activiteit met het doel om de informatie te implementeren of te verwerken. Hoe je dat kunt doen? Denk aan: stel een vraag en/of koppel het aan een ervaring. Laat deelnemers het geleerde samenvatten in 30 woorden, laat ze een quote formuleren of een afbeelding erbij zoeken. Of: laat deelnemers aan elkaar uitleggen wat er gezegd of gedeeld is.

#6 Change modalities

Maak je meeting levendig en varieer in zowel in de activiteiten als ook met de samenstelling van de groep. Dit sluit ook aan bij de uitspraak: 'active brains are engaged brains'.

Hoe houd je je deelnemers actief? Door variatie toe te passen. Denk aan: laat ze individueel werken, in subgroepen of plenair. Laat deelnemers schrijven, tekenen, bewegen of stretchen. Laat ze iets bekijken, iets lezen of ergens naar luisteren. Laat ze discussiëren, reflecteren of aan elkaar presenteren of uitleggen.

#7 Remember the body

Pauzes zijn een must. Ze zorgen voor re-focus en geven onze hersenen de gelegenheid om informatie te verwerken. When you remember the body, people will remember the information. Dus: bouw voldoende pauze-momenten in. En aarzel niet om er spontaan één in te lassen als dat nodig is.

#8 Emotions matter

Iedereen brengt zijn of haar gevoel mee naar een sessie. Jij als facilitator ook. Je kunt die emoties op verschillende manieren inzetten. Bedenk maar eens: welke sfeer wil jij aan de sessie meegeven? Of wat kun je doen om deze emoties van je deelnemers te 'raken'? Begin met iets grappigs, een mop of iets positiefs. Of zing samen een lied.

Speelt er iets in de groep? Laat deelnemers eerst spuien over datgene wat niet goed gaat, met het doel dat ze het los kunnen laten en vanuit daar verder kunnen kijken.

#9 Prepare

Voorbereiding is key. Je ontwerpt de sessie, en je denkt ook na over de woorden die je gaat gebruiken. Hoe concreet zijn je instructies? Hoe formuleer je je vragen? En bedenk ook: wat is je gewenste resultaat, hoe weet je dat je dit bereikt hebt (wat zie, hoor en voel je dan bij je deelnemers)? Waar kun je tegen aan lopen en wat is je plan B of C als A niet goed werkt?

#10 Closing time

Besteed altijd tijd aan de afronding van de sessie. Met name als je uit de tijd loopt, schiet de afsluiting er al gauw bij in. Probeer dit te voorkomen. Een afgeraffelde afsluiting is vergelijkbaar met een slok water met zout aan het einde van je diner. Die vieze nasmaak blijf je proeven, hoe lekker het eten ook was.

Mijn advies: check of de cirkel rond is, doe een check-out en leg als het ware een strik om de sessie.

#11 Being your best self

Je kunt niet goed faciliteren als je niet goed voor jezelf zorgt. Haal eerst een aantal keer diep adem voordat je een online ruimte opent. Je zult ervaren dat je je direct een suk rustiger voelt en steviger in je schoenen staat.

Tijdens je sessie: neem de tijd om te observeren wat er gebeurt. Bedenk vervolgens of, en zo ja, wat je doet met datgene wat je ziet. Draai niet als een dolle je programma af. Blijf alert en vooral: blijf jezelf. Iemand anders kun je niet zijn!

Welke tips zou jij toe willen voegen om meer betrokkenheid in je online sessie te krijgen?

Dank aan Jessamijn Alberts voor de afbeelding bij dit blog.
Mijn naam is Mireille, ik ben een facilitator in hart en nieren. Ik ga voor kwaliteit en breng teams, offline en online, in beweging. Wat nog meer typerend is voor mij? Techneut, structuurfreak, ontwerper, procesbegeleider, inspirator en sportvrouw. Al meer dan 20 jaar werk ik als procesmanager en consultant in uiteenlopende domeinen, waaronder digital learning. In dit domein is mijn basis voor het online werken gelegd. Mijn faciliteer skills heb ik gedurende mijn carrière als procesmanager en consultant ontwikkeld. Kennis over (online) faciliteren haal ik voornamelijk uit Amerika, opleidingen volg ik bij ervaren Amerikaanse facilitators en het IAF (International Association of Facilitators). Ik leer nog steeds wekelijks bij over online faciliteren, van mijn collega's in Amerika en Singapore. En deze kennis deel ik graag met anderen. Via deze blogs, online trainingen en sinds kort ook via de Facilitator Gym, een Nederlandse community voor facilitators.

# data[].attributes.attachment_link.title
11 principes voor betrokkenheid in je online meeting

# data[].attributes.attachment_link.description
Hoe vergroot ik de betrokkenheid van mijn deelnemers tijdens een online meeting? Een vraag die jij misschien ook hebt. Betrokkenheid, interactie, focus van je deelnemers; het zijn allemaal elementen waar veel facilitators naar op zoek zijn.