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1.1 Tabla: registro y campo

Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas  como las que podemos ver, por ejemplo, en una agenda telefónica:

Agenda telefónica de alumnos
Nombre  | Dirección  | Teléfono
Cabrera Ortiz, Pedro  | Callao 12  | (011) 49912-3457
García García, Ana  | Avda. Santa Fe 54  | (011) 49912-9566
Santos, Luis  | Avda. Córdoba 74  | (011) 49912-1234

En esta agenda nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro se organizaron en tres variables: Nombre , Dirección  y Teléfono , haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.

Aquí podemos ver cómo la información referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos organizado la información se le denomina Campo , y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.

Registro:  es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.

Tabla : conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

1.2 Tipos de campos

En la agenda telefónica podemos ver que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre  es fundamental para que el registro tenga sentido. Es raro que apareciera una dirección en la agenda sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales  a aquellos que definen al registro, y campos secundarios  a los que lo complementan.

1.3 Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de agenda telefónica necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos más de una.

La Facultad, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus alumnos. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las materias cursadas.

Facultad de Ciencias Sociales
Fecha  | Nombre  | Dirección  | Teléfono.  | Carrera  | Materia  | Nota
2-3-05  | Cabrera Ortiz, Pedro  | Callao 12  | (011) 49912-3457  | Relaciones del Trabajo  | Metodología  | 8
3-3-05  | García García, Ana  | Avda. Santa Fe 54  | (011) 49912-9566  | Sociología  | Historia  | 7
12-3-05  | Santos, Luis  | Avda. Córdoba 74  | (011) 49912-1234  | Ciencia Política  | Economía  | 6
6-7-05  | Cabrera Ortiz, Pedro  | Callao 12  | (011) 49912-3457  | Relaciones del Trabajo  | Filosofía  | 8
7-7-05  | García García, Ana  | Avda. Santa Fe 54  | (011) 49912-9566  | Sociología  | Psicología  | 2
15-7-05  | Santos, Luis  | Avda. Córdoba 74  | (011) 49912-1234  | Ciencia Política  | Psicología  | 6
5-12-05  | García García, Ana  | Avda. Santa Fe 54  | (011) 49912-9566  | Sociología  | Psicología  | 7
5-12-05  | García García, Ana  | Avda. Santa Fe 54  | (011) 49912-9566  | Sociología  | Economía  | 7
12-12-05  | Santos, Luis  | Avda. Córdoba 74  | (011) 49912-1234  | Ciencia Política  | Filosofía  | 8

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que un alumno cursa una nueva materia se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del alumno (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los alumnos la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz.

Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas:

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que un alumno curse una nueva materia, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el Programa de base de datos  sepa de que alumno se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común  (en este caso el código del alumno, el DNI).

A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional . Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana .

1.4 Algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos

Antes de ver lo que es el programa en sí es importante que se tenga claro qué pasos hay que seguir al diseñar una base datos.

1. Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer.
2. Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la estructura de la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados.

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Curso Access Básico 2010 Relaciones entre tablas II Vídeo 7

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Curso Access Básico 2010 Relaciones entre tablas I Vídeo 6

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Curso Access Básico 2010. Más propiedades de campos. Vídeo 4

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Curso Access Básico 2010. Propiedades de campos. Vídeo 3

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Creación de Tablas desde vista hoja de datos. Propiedades de campo en tablas Access 2010. Propiedad Regla de validación. Propiedad Requerido. Propiedad Indexado. Propiedad texto de validación. Propiedad tamaño del campo

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Curso Access Básico 2010. Creación de BBDD. Vídeo 1.mp4

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¿Qué es una base de datos?      Pues es un sitio donde tenemos datos relacionados, es decir un conjunto de datos que tienen relación entre si, por ejemplo los clientes de una empresa, la guia telefónica, la población de una ciudad, etc. Las bases de datos tradicionales se organizan por   campos, registros y archivos y se archivan de forma estructurada. Su abreviatura sería BD.

Un campo es una información concreta,  por ejemplo el campo Nombre sería donde pondríamoslos nombres de las personas que queramos poner en nuestra base de datos. Otro campo podría ser  los apellidos, edad, etc. Cada uno sería un campo diferente.

Un registro sería todos los campos de una misma persona. El registro de una persona está formado por todos los campos con sus datos (su nombre, apellidos, edad, etc).

Un archivo sería una colección de registros, es decir podría ser la base de datos entera de personas que tengamos en nuestra base con todos sus campos personales.

Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.

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Access 2007: Introducción ¿Qué es Access 2007?

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http://gcfaprendelibre.org - http://fb.com/GCFAprendeLibre Access 2007 es el programa para bases de datos del paquete de Microsoft Office 2007. Este le ayuda a organizar, administrar, buscar y reportar grandes cantidades de información.

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aqui vemos las diferentes tablas que podemos elegir.