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1.INTRODUCCIÓN

Nuestro objetivo era crear una fiesta con un ambiente familiar y divertido, para que la gente que asistiera no se arrepintiera de haber venido y, además, lo pasara bien. Esta fiesta se organizó con el propósito de recaudar fondos para un orfanato llamado Bab Salam.

Elegimos esta temática porque, en primer lugar, era la época de San Valentín, y aunque inicialmente queríamos hacer una fiesta de Halloween, no fue posible. Así que decidimos hacer una fiesta de San Valentín, ya que cada año se celebra una similar y, en la mayoría de las ocasiones, resulta rentable y memorable

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2.PLANIFICACIÓN

Para ser sincero, comenzamos bastante mal, ya que teníamos un gran problema: no sabíamos si mantener la fiesta el 14 de febrero o cambiar la fecha. Ese mismo día se celebraba otra fiesta mucho más conocida que la nuestra, y no estábamos seguros de si la gente asistiría a la nuestra o a la otra.

Después de muchas discusiones, decidimos mantener la fecha y hacer todo lo posible para que la fiesta fuera recordada y tuviera un ambiente festivo.

Lo primero que hicimos fue crear un grupo en WhatsApp para coordinarnos mejor con los organizadores de otras clases. Una vez creados los grupos, analizamos los aspectos que requerían más personal y llegamos a la conclusión de que debíamos crear cinco equipos. Además, acordamos que las coordinadoras debían apoyar en la mayor cantidad de equipos posible.

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3.Los equipos de trabajo

1. Equipo de comida (5 personas): Se encargaba de decidir qué alimentos se ofrecerían en la fiesta, así como de encontrar voluntarios dispuestos a cocinar en casa para reducir costos.

2. Equipo de diseño: Responsable de la parte estética, como la creación de carteles para la publicidad de la fiesta y el diseño de los tickets.

3. Equipo de animación (5 personas): Encargado de seleccionar la música, contratar al DJ y asegurarse de que todas las actividades planeadas se llevaran a cabo sin descontrol.

4. Equipo de publicidad (donde me encontraba yo): Se dividió en dos grupos para ser más productivos:

• Uno promocionaba la fiesta en redes sociales (grupos de WhatsApp del colegio, Instagram, TikTok, etc.).

• Otro lo hacía de manera presencial (pasando por las clases, promoviendo el evento en el recreo y vendiendo los tickets).

5. Equipo de decoración: Su misión era adornar el espacio de la fiesta y conseguir los materiales necesarios.

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4.Patrocinadores

Contamos con el apoyo de varios patrocinadores:

• Coca-Cola, que nos proporcionó bebidas como Coca-Cola, Fanta y Sprite.

• Faces, que donó perfumes Yves Saint Laurent para los ganadores del premio al “Rey” y “Reina” de la fiesta.

• Ashokai, que nos proporcionó 200 piezas de sushi.

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5. Ingresos y gastos

• Ingresos:

• Venta de 28 tickets → 4,200 DH

• Venta de bebidas en la fiesta → 70 DH

Gastos:

• Photobooth: 2,300 DH

• Globos: 100 DH

• Montaje del photobooth: 100 DH por trabajador

• Seguridad: 50 DH por persona (2 personas)

• Limpieza: 200 DH

• Electricista y enfermera: 300 DH

• Beneficio final: 1,070 DH (4,270 - 3,200 DH)

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6. Apoyos recibidos

Contamos con la ayuda de:

• El jefe de estudios,

• El profesor de deporte, Antonio,

• La profesora de economía, Marie Paz,

• Y otros docentes del colegio.

Además, la escuela nos permitió:

• Usar el comedor para preparar la decoración.

• Utilizar su inflador de globos, mesas, sillas y sofás para la fiesta.

• Quedarnos después del horario escolar para decorar.

• Conectar el equipo del DJ a los enchufes del colegio.

7. Materiales utilizados

Para la decoración usamos:

• Globos,

• Purpurina para la mesa de comida,

• Estrellas con hilos para adornar diferentes partes del recinto (detrás del DJ, en la mesa, en los pilares del techo),

• Equipo de sonido: 4 altavoces, una mesa de DJ y un megáfono para anunciar las actividades.

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8. Mi participación en la fiesta

Aunque mi rol principal era el de publicidad, ayudé en diferentes aspectos:

• Decoración: Colocando los adornos en sus lugares correspondientes.

• Control de acceso: Verificando que las personas que entraran tuvieran su ticket y evitando fraudes.

• Búsqueda del DJ: Contacté y convencí al DJ para que asistiera a nuestra fiesta en lugar de otra.

• Promoción: Además de pasar por las clases, también hice promoción en Instagram y WhatsApp y hablé con varios alumnos para motivarlos a asistir.

• Comida: Ayudé a colocar los alimentos en su sitio y a supervisar que nadie tomara bebidas sin pagar.

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9. Días previos a la fiesta

En los días previos, utilizamos el grupo de WhatsApp para organizarnos mejor. El mismo día del evento, algunos compañeros y yo nos quedamos en el colegio para probar el sonido, asegurarnos de que todas las decoraciones estuvieran listas y que no faltara nada.

El día de la fiesta, mi principal función fue verificar los tickets en la entrada. Sin embargo, después de un tiempo, decidí irme, ya que había más organizadores que asistentes.

Hubo algunos incidentes en la entrada, como un estudiante externo que intentó entrar sin pagar y se mostró agresivo. Junto con Neyl, logramos controlar la situación de manera pacífica y le pedimos que se retirara.

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10. RESULTADOS Y EVALUACIÓN

Creo que cumplimos dos de los tres objetivos principales:

Los asistentes se lo pasaron bien y no se arrepintieron de venir.

Logramos un ambiente festivo y agradable.

✘ No conseguimos la asistencia esperada, lo que afectó tanto al ambiente como a la recaudación económica.

Aspectos positivos:

• El ambiente fue mejor de lo esperado, a pesar del bajo número de asistentes.

Aspectos a mejorar:

• Mayor asistencia de público.

• Mejor iluminación y más enchufes para las luces.

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11. Conclusión y reflexión personal

La organización de la fiesta de San Valentín ha sido una experiencia enriquecedora, ya que nos ha permitido desarrollar habilidades como el trabajo en equipo, la planificación y la resolución de imprevistos. Ha sido una gran oportunidad para colaborar con compañeros y aprender sobre la gestión de eventos.

El impacto en el centro ha sido positivo, creando un ambiente festivo y fomentando la convivencia entre los estudiantes. Sin embargo, creo que para futuras ediciones sería necesario mejorar la organización, planificando con más anticipación y definiendo mejor las responsabilidades de cada persona. Además, sería importante buscar formas de atraer a más gente a la fiesta, ya sea con una mejor difusión del evento o con actividades más llamativas.

En general, la experiencia ha sido muy positiva y creo que sería recomendable repetirla en los próximos años, corrigiendo algunos detalles para que sea aún más exitosa y participativa