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El Buen Pastor

Nombre:
Tifany Ramos

Nivel:
12° AC

Profesora:
Llenie De Serrano

Materia:
Ofimática

Tema:
Gestión documental

Fecha:
21/10/2022

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La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

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IMPRESOS DIGITALIZADOS: Conformados por los resultados del procesamiento con un “scanner” de un documento que originalmente se encuentra impreso, y que luego volverán a ser procesados por un programa cuyo fin es transformar el código en forma de imagen a un código que electrónicamente represente letras y palabras, éstos programas reciben el nombre de “Reconocimiento Óptico de caracteres”. De esto resultará una copia digital del documento impreso.

DIGITALES PARA IMPRIMIR: Un documento digital puede ser elaborado de forma directa en un medio electrónico, con programa como los “procesadores de palabras” tales como “Word” de Microsoft, con el objetivo de imprimirlo posteriormente; a su vez, este tipo de documento cumple con las características de un documento electrónico y podría además ser consultado en línea. Aunque históricamente estos programas hayan sido creados para sustituir las máquinas de escribir y facilitar la producción de documentos impresos.

DIGITALES MULTIMEDIATICOS: Estos documentos están concebidos con el fin de ser consultados en una computadora u ordenador, donde se aprovechan características como el “hipertexto” y la “multimedia” que les da su condición electrónica para dar forma a una nueva manera de comunicación, dentro de éstos se encuentran los contratos, pagos y firmas electrónicas. Este tipo de documentos son especialmente importantes porque dan origen o forman parte de las “Páginas Web” que componen el Internet.

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Establecer protocolos para almacenar información digital

Almacenar todos los documentos digitales en una misma carpeta

El uso de nombres de archivos que sean descriptivos

Utilizar más subcarpetas según aumente el volumen de archivos

Codificación de archivos con fecha invertida

Guardar cada documento en la capeta correspondiente en todo momento

No borrar nunca nada

Prestar atención a la elaboración de las copias de seguridad

Acostumbrar al personal de la empresa a revisar sus carpetas locales de documentos

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Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.).

Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal archivados.

Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.

Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.

Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos

Control de Seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.

Trabajo Colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.

Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestro sistema de gestión documental está basado en la nube, nos permite esa localización inmediata y accesible desde cualquier punto.

Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.

Liberación de espacio físico del archivo. Ya no será necesario seguir ampliando el espacio disponible en el archivo.

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1. Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

2. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.

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References

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS - investigaciondedocelectronicos. (n.d.). Google Sites. Retrieved October 24, 2022, from https://sites.google.com/site/investigaciondedocelectro/congresos

Cómo organizar los documentos digitales en el ámbito empresarial. (2018, April 10). KeyANDCloud. Retrieved October 24, 2022, from https://www.keyandcloud.com/organizar-los-documentos-digitales/

Gestión Documental ¿Qué es y cuáles son sus ventajas? (2022, January 20). Softwariza3. Retrieved October 24, 2022, from https://softwariza3.es/blog/que-es-la-gestion-documental-y-cuales-son-sus-ventajas/

La gestión documental. Definición, conceptos clave e importancia en la actualidad. (n.d.). Kyocera. Retrieved October 24, 2022, from https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad.html

Qué es un sistema de gestión documental (SGD) - Archivo -. (n.d.). UOC. Retrieved October 24, 2022, from https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html