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Proyectos no programados mismas prioridades

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Proyectos no programados mismas prioridades

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En el IAF es frecuente, colaborar en nuevos proyectos que no estaban programados en el PAO, pero cuando llega uno nuevo, no hay una distribución de prioridades o de los proyectos ya programados

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En algunas ocasiones sí. Cuando esto pasa aparece la preocupación de no poder salir a tiempo. 

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En algunas ocasiones sí. Cuando esto pasa aparece la preocupación de no poder salir a tiempo. 

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Frecuentemente se experimenta sobre cargas de trabajo en los equipos. Los sentimientos que surgen son cansancio, excesiva necesidad de responder al control, frustración, sentimiento de minusvalía

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Frecuentemente se experimenta sobre cargas de trabajo en los equipos. Los sentimientos que surgen son cansancio, excesiva necesidad de responder al control, frustración, sentimiento de minusvalía

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Si claro muchas veces. Me siento presionado y preocupado de cumplir con la calidad del producto y en el momento que se solicita

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Si claro muchas veces. Me siento presionado y preocupado de cumplir con la calidad del producto y en el momento que se solicita

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Proyectos nuevos no programados inicialmente

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Proyectos nuevos no programados inicialmente

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Existen muchos requerimientos de emergencia que recaen en IAF

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En algunas ocasiones, por la dinamica de los procesos y tareas imprevistas

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En algunas ocasiones, por la dinamica de los procesos y tareas imprevistas

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Asignación de trabajos emergentes fuera del PAO y los proyectos planificados se mantienen

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Asignación de trabajos emergentes fuera del PAO y los proyectos planificados se mantienen

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Salen proyectos o tareas que hay que cumplir con urgencia y traslapan con otros ya planificados

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Sí he experimentado sobrecargas de trabajo. En mediana frecuencia. Sí la situación es continua me hace sentir cansada, con menos creatividad, menos flexible, puede afectar mi salud ... 

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Sí he experimentado sobrecargas de trabajo. En mediana frecuencia. Sí la situación es continua me hace sentir cansada, con menos creatividad, menos flexible, puede afectar mi salud ... 

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Si en algunas ocasiones se forman picos de trabajo por la afluencia de trabajos no programafos

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Si en algunas ocasiones se forman picos de trabajo por la afluencia de trabajos no programafos

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Sí, en ciertas épocas del año o dependiendo de lo retadores de algunos proyectos. Lo que siento es: agotamiento físico y mental, problemas para dormir, descontroles emocionales.

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Es bueno y una bendición tener trabajo y cargas de trabajo, pero sí, en frecuentes ocasiones me he sentido sobre cargado. No es algo que me agrade, me genera estrés, pero al mismo tiempo me reta a comunicarme mejor (hacia arriba, abajo y a los lados), a administrar mejor el tiempo y a tomar decisiones estratégicas y operativas.

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Sí, constantemente existe una carga. Dado el rol que tiene IAF en DFOE es usual que se le incluya en muchos proyectos y eso provoca una carga mayor a los proyectos propios del área, que de igual forma se tienen que atender con prioridad

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Si claro en muchas ocasiones me siento presionada a atender varios requerimientos al mismo tiempo y con un alto sentido de urgencia.

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Si claro en muchas ocasiones me siento presionada a atender varios requerimientos al mismo tiempo y con un alto sentido de urgencia.

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Falta de programación, y necesidad de atender situaciones inesperadas, multiplicidad de funciones y de reprocesos por excesivo control (no en nuestra área), inequidad en la distribución de funciones

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Después de una gran carga de entregas, trato de desconectarme por medio de vacaciones

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Buscar espacios de esparcimiento  ya sea antes de la jornada laboral o despúés

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Buscar espacios de esparcimiento  ya sea antes de la jornada laboral o despúés

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Se trata de cumplir con todo mostrando compromiso, sin embargo implica cargas de trabajo más elevadas

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Trabajos no programados que ingresan en el día a día 

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Trabajos no programados que ingresan en el día a día 

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Si, con frecuencia he experimentado sobrecargas de trabajo. Agotamiento, estrés, frustración

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Si, con frecuencia he experimentado sobrecargas de trabajo. Agotamiento, estrés, frustración

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Sí. Considero además, dentro de nuestra área surgen proyectos nuevos o asuntos prioritarios adicionales que no están dentro de la planificación, pero es parte de la dinámica. Culturalmente, nos hemos adapatado y preparado para atenderlo. Es algo frecuente. Personalmente, yo lo veo como reto, debe ser mi personalidad, por eso uno lo asume con responsabilidad, compromiso, y procura en todo dar lo mejor. 

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Sí. Considero además, dentro de nuestra área surgen proyectos nuevos o asuntos prioritarios adicionales que no están dentro de la planificación, pero es parte de la dinámica. Culturalmente, nos hemos adapatado y preparado para atenderlo. Es algo frecuente. Personalmente, yo lo veo como reto, debe ser mi personalidad, por eso uno lo asume con responsabilidad, compromiso, y procura en todo dar lo mejor. 

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De manera frecuente se experimentan sobre cargas de trabajo, lo que genera el sentimiento de no dar el 100% en cada uno de los proyectos.

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No creo que el problema sean proyectos nuevos, pero si aparecen, es necesario ajustar los requerimientos y metas de proyectos que existían anteriormente, es decir priorizar.

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Organizar mi tiempo de manera efectiva. Descanso, recompensas por resultados logrados.

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Buscar espacios para respirar, volver a agarrar ganas y continuar

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Proyectos o requerimientos nuevos a lo programado inicialmente, así como atención de consultas en áreas de fiscalización.

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Proyectos o requerimientos nuevos a lo programado inicialmente, así como atención de consultas en áreas de fiscalización.

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priorización de proyectos. Si asignan proyectos emergentes buscar eliminar otros

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priorización de proyectos. Si asignan proyectos emergentes buscar eliminar otros

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Sí, en el 2022 ha sido durante todo el año. Constantemente siento impotencia, frustración, estrés, presión, bloqueo, cansancio físico y emocional.  

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Sí, en el 2022 ha sido durante todo el año. Constantemente siento impotencia, frustración, estrés, presión, bloqueo, cansancio físico y emocional.  

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Distribución no equitativa de coordinación de proyectos

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Hablando se entiende la gente - Asertividad

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Hablando se entiende la gente - Asertividad

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Hablar, expresar lo que siento y empujar la toma de decisiones. Priorización, redistribución, apoyo, para lograr el equilbrio

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Compromisos que se asumen fuera de la planificación/ Situaciones imprevistas

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Desconocimiento de las actuales flujos de trabajo.

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Desconocimiento de las actuales flujos de trabajo.

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Me pongo una cantidad de tareas meta para el día procurando que sea realista

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Me pongo una cantidad de tareas meta para el día procurando que sea realista

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Temas que no estaban dentro de la planificación y que surgen por temas del contexto país. 

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Temas que no estaban dentro de la planificación y que surgen por temas del contexto país. 

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Comunicación clara y confianza en equipos de trabajo

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Comunicación clara y confianza en equipos de trabajo

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Para mi es esencial la confianza en mi equipo de trabajo, saber que todos estamos dando el 100% con el fin de no generar sobrecargas a último minuto.

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Acciones que me generan paz interior que me permiten mantener mi salud mental como la meditación, desconexión digital, paseos, contacto con la naturaleza, ejercicio, tiempo de conexión con personas vitamina.

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Construir y compartir dashboard que muestren y monitoreen las cargas de trabajo individuales.

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Una cultura organizacional donde no todo sea urgente. Mejor distribución de funciones. Contemplar apoyo interdisciplinario en los proyectos, haría que otras personas aporten de manera significativa a los proyectos que están recargados y se equilibren las cargas.

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Enlisto las actividades prioritarias por semana con la posibilidad de flexibilizarlas 

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Enlisto las actividades prioritarias por semana con la posibilidad de flexibilizarlas 

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Tomar la estrategia de eliminar proyectos no materiales.

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Aprovechamiento al máximo de mi horario laboral/ Organización de prioridades

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Hacer ejercicios y establecer límites entre el trabajo y la vida personal

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Hacer ejercicios y establecer límites entre el trabajo y la vida personal

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Creo que los perfiles nos amarran demasiado, están firmados casi en piedra y no es usual decir: como usted estaba en estos 3 y ahora va a estar en 2 muy urgentes lo voy a sacar de 2 de los programados, eso no ocurre por los famosos perfiles. Hay que hacer todo un trámite y debería ser más orgánico y menos administrativo quitar a personas de un proyecto y ponerlas en otro.

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Mantener un horario. Ser disciplinado en eso, y crear espacios para desarrollar otras actividades. Trato de darlo todo en mi horario laboral, y disfrutar mi tiempo fuera del trabajo. Mi trabajo y mis actividades personales me apasionan, así llego a ese equilibrio.

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Mantener un horario. Ser disciplinado en eso, y crear espacios para desarrollar otras actividades. Trato de darlo todo en mi horario laboral, y disfrutar mi tiempo fuera del trabajo. Mi trabajo y mis actividades personales me apasionan, así llego a ese equilibrio.

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El principal factor que veo es que hay un PAO retador para el año y pese a lo anterior surgen imprevistos que implican asumir nuevas cargas o bien oportunidades para nuevos proyectos. Sin embargo siento que nos hemos quedado cortos en hacer los ajustes necesarios en el PAO para equilibrar cargas.

Otro factor es el desequilibrio, hay personas muy cargadas con muchas responsabilidades y otras no.

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Otras acciones como salir con amigos, visitar mi familia, desconexión, escuchar música.

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Otras acciones como salir con amigos, visitar mi familia, desconexión, escuchar música.

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conocimiento de cuál es el límite de carga que una persona debería tener para realizar  una buena labor en contextos modernos. 

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conocimiento de cuál es el límite de carga que una persona debería tener para realizar  una buena labor en contextos modernos. 

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El cambio y la innovación deben de darse de manera fluida pero controlada, no arbitrariamente y sin planificación para que los equipos puedan integrarse interdisciplinariamente y con competencias complementarias, de modo que los miembros se apoyen entre sí

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Asignación de proyectos de manera consecutiva de manera que se esté en pocas tareas a la vez y que se continúe con el siguiente cuando se termine el anterior

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Asignación de proyectos de manera consecutiva de manera que se esté en pocas tareas a la vez y que se continúe con el siguiente cuando se termine el anterior

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menos tramitología y más efectividad, menos cargas administrativas

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menos tramitología y más efectividad, menos cargas administrativas

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No he tenido "chance", pero me gustaría graficar mis proyectos con la técnica de burndown, para así visualmente ver mi avance (sería genial que lo tenga SIGED). 

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No he tenido "chance", pero me gustaría graficar mis proyectos con la técnica de burndown, para así visualmente ver mi avance (sería genial que lo tenga SIGED). 

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Recordar que también puedo dar el 100% en otras áreas de mi vida: familia, salud física, salud mental, ...

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Recordar que también puedo dar el 100% en otras áreas de mi vida: familia, salud física, salud mental, ...

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Asumir las cargas de trabajo que me permitan tener un balance con otras áreas de mi vida

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Organización y mayor facilidad para atender las situaciones realmente urgentes y no cargar tanto el PAO con proyectos compromiso o de relevancia institucional con plazos encima, para poder atender esas situaciones emergentes, que nunca dejarán de existir

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Pequeñas reuniones semanales de equipo para conocer en que proyectos se encuentra cada persona y poder redistribuir o priorizar las tareas

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Pequeñas reuniones semanales de equipo para conocer en que proyectos se encuentra cada persona y poder redistribuir o priorizar las tareas

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Más espacios para escuchar como nos sentimos

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Más espacios para escuchar como nos sentimos

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Escucharnos nos permite tomar acciones. Idealmente 1 vez al mes

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Misma metodología en la planificación pese a que la realidad y formas de trabajo han cambiado

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Misma metodología en la planificación pese a que la realidad y formas de trabajo han cambiado

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Actividad física, compartir con familia y amigos que aporten valor.

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Mayor visibilidad de proyectos emergentes

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Mayor visibilidad de proyectos emergentes

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Muchos de eso proyectos o labores no se refleja en los sistemas, entonces no se puede medir efectivamente porque no hay una gestión proceso asignada. Si no se mide no se puede planificar correctamente y vuelve a suceder...

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Límites personales, ejercicio, dedicarme tiempo a mí 

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Límites personales, ejercicio, dedicarme tiempo a mí 

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Procurar que las personas estén ubicadas en proyectos que les generen entusiasmo y sentido de pertenencia

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Procurar que las personas estén ubicadas en proyectos que les generen entusiasmo y sentido de pertenencia

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la parte emocional puede afectar el desempeño de las personas, a veces veo falta de entusiasmo

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Pequeñas reuniones semanales para  la conexión entre integrantes de equipo, revisión y reorganización de equipos cuando se requiere para atención de requerimientos.

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Pequeñas reuniones semanales para  la conexión entre integrantes de equipo, revisión y reorganización de equipos cuando se requiere para atención de requerimientos.

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Replantear la forma de planificar. Dejar apertura para proyectos que se introducen durante el año y que no fueron inicialmente programados.  Ajustar la planificación a la realidad y nuevas formas de trabajo

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Replantear la forma de planificar. Dejar apertura para proyectos que se introducen durante el año y que no fueron inicialmente programados.  Ajustar la planificación a la realidad y nuevas formas de trabajo

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Ejercicio diario y programado, un hábito

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Ejercicio diario y programado, un hábito

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Dentro de los equipos de trabajo, tomar pequeños espacios para recargar energías con una corta conversación de temas personales importantes para los miembros (tiempo de conexión), antes de comenzar las tareas laborales.

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Tener el día de la desconexión o el día sin reuniones. :) 

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Tener el día de la desconexión o el día sin reuniones. :) 

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Con pandemia y TT incrementó la cantidad de requerimientos imprevistos y cargas adicionales

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Planificación de PAO muy avanzado en el año

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Planificación de PAO muy avanzado en el año

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Antes nos reuníamos todos para dar ideas de nuevos proyectos y de los proyectos que se tenían pensado para el área y los coordinadores se llegaba a una cartera de proyectos pero muy temprano en el año oct/nov, y se tenia espacio para tener una buena idea del objetivo y alcance. Ahora en carrera en diciembre se ponen a correr los coordinadores hacer perfiles de algo que no se tiene claro ni se conoce el resto de cartera de proyectos y distribución de cargas

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Procurar que todos los proyectos se reflejen en SIGED. Establecer un sistema de tiquetes, que se canalicen y contabilicen los proyectos/asignaciones adicionales. Esto permite monitorear mejor las cargas laborales de todo el equipo. 

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Procurar que todos los proyectos se reflejen en SIGED. Establecer un sistema de tiquetes, que se canalicen y contabilicen los proyectos/asignaciones adicionales. Esto permite monitorear mejor las cargas laborales de todo el equipo. 

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Adicional a las cargas laborales se solicita capacitarse en diferentes áreas pero no se ve el fin o el para qué.
Muchos funcionarios invierten tiempo personal y dinero para cumplir con estas expectativas que no se visibilizan.

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No es continuo pero cada vez es más frecuente

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Es tanta la carga laboral que poseen que algunas veces los equipos de trabajo van solos.

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Flexibilidad en el PAO, equilibrio de cargas, toma de consciencia sobre la importancia de la salud emocional. 

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Flexibilidad en el PAO, equilibrio de cargas, toma de consciencia sobre la importancia de la salud emocional. 

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No aplica solo para la parte laboral, si no también la personal. Es un eje importante en la vida de todos y siempre sale.

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Los cursos pagados por CGR, deberían ser consultados previamente con la persona que tendrá que dedicar tiempo extra laboral. Me parece muy bueno tener el apoyo para seguirse capacitando, pero de no consultarse con la persona finalmente podria afectar sus otras áreas de vida (salud, familia, ... )

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Los cursos pagados por CGR, deberían ser consultados previamente con la persona que tendrá que dedicar tiempo extra laboral. Me parece muy bueno tener el apoyo para seguirse capacitando, pero de no consultarse con la persona finalmente podria afectar sus otras áreas de vida (salud, familia, ... )