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Reconocen la diferencia frente al documento textual en papel

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Reconocen la diferencia frente al documento textual en papel

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Surgen por tener formatos y soportes distintos al papel tradicional

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Requieren: conservación, preservación y gestión técnica diferenciada.

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Requieren: conservación, preservación y gestión técnica diferenciada.

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Son parte del patrimonio cultural e histórico, con un fuerte peso en la memoria colectiva y social.

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Son parte del patrimonio cultural e histórico, con un fuerte peso en la memoria colectiva y social.

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No siguen siempre la procedencia orgánica, sino que responden a criterios temáticos, de soporte o de contenido.

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No siguen siempre la procedencia orgánica, sino que responden a criterios temáticos, de soporte o de contenido.

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Algunos lo limitan a ciertos formatos (fotográficos, sonoros, digitales).

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Algunos lo limitan a ciertos formatos (fotográficos, sonoros, digitales).

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Otros lo amplían a colecciones temáticas, patrimoniales o familiares.

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Otros lo amplían a colecciones temáticas, patrimoniales o familiares.

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Algunos lo elevan a componente estratégico de política pública y derechos humanos

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Algunos lo elevan a componente estratégico de política pública y derechos humanos

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En archivística, el término acervo especial es complejo y plural: no hay una sola definición, pues combina aportes de biblioteconomía, documentación y museología y supera los principios archivísticos tradicionales. Se entiende como la intersección entre la producción orgánica de documentos y agrupaciones de materiales con características singulares (soporte, valor intrínseco u origen) que requieren tratamiento diferenciado

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Antes de abordar las posturas de los autores, es indispensable clarificar la terminología fundamental que define el universo archivístico. La falta de consenso sobre "acervo especial" se origina, en gran medida, en la superposición y la ambigüedad de los términos acervo, fondo y colección. Una distinción precisa de estos conceptos es la piedra angular para cualquier análisis sobre la materia.

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El término acervo, en su sentido más amplio, se refiere al "conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural"Heredia A. (2014). Es un concepto genérico, un sinónimo de patrimonio documental que abarca todos los documentos bajo custodia de una institución. El Archivo General de la Nación de México (AGN), por ejemplo, se refiere a su totalidad de documentos como "acervos gráficos" o "fondos documentales". A menudo se utiliza para referirse a la totalidad de los materiales resguardados, sin entrar en la especificidad de su origen o estructura.

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En contraste, el fondo es un concepto central en la Archivística clásica, cimentado en el principio de procedencia. En parabras de Heredia Herrera (1991) se define como el conjunto orgánico de documentos producido por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones. La organización de un fondo responde a una estructura orgánico-funcional, lo que significa que los documentos se mantienen en el orden en que fueron creados o recibidos, reflejando las actividades de la entidad productora. La unidad documental más pequeña, la pieza, se agrupa en expedientes, y estos a su vez en series y secciones, de manera que la integridad del fondo se preserva. La adhesión a este principio garantiza que los documentos mantengan su valor contextual y probatorio.

Por otro lado para Heredia Herrera (1991)la colección es la antítesis del fondo en cuanto a su criterio de organización. Se trata de un "conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia". A diferencia del fondo, que crece de manera natural, una colección se forma intencionalmente, ya sea por un coleccionista particular o por una institución que agrupa documentos por un tema, un formato, o un período cronológico específico. Es aquí donde entran en juego muchos de los acervos especiales, pues su cualidad de "especial" a menudo se relaciona con el hecho de que no se adhieren al principio de procedencia, sino que son agrupaciones temáticas o de soporte.

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El concepto de "acervo especial" es una etiqueta funcional que se ha desarrollado para nombrar y gestionar aquellas agrupaciones documentales que, por su naturaleza, se desvían de la norma de la Archivística tradicional. A través del análisis de las distintas posturas se concluye que no existe una definición única. En cambio, su conceptualización se construye a partir de una confluencia de criterios:

Soporte: Se refiere a los materiales no convencionales (fotografías, fonogramas, documentos digitales) que demandan un tratamiento especializado.

Procedencia: Los acervos especiales son a menudo colecciones que no se adhieren al principio de procedencia orgánica, sino que se agrupan por una característica común.

Valor: Su cualidad "especial" proviene de su alto valor histórico, cultural o testimonial, ya sea a nivel nacional o personal.

Vulnerabilidad: La "especialidad" también puede definirse por el riesgo de pérdida que enfrentan, ya sea por deterioro físico o por obsolescencia tecnológica.

En última instancia, el acervo especial no es un problema conceptual, sino una categoría necesaria para reconocer y valorar la totalidad del patrimonio documental de la nación, que se construye con las grandes series institucionales y con las pequeñas colecciones y documentos de los archivos y ciudadanos. Su estudio demuestra la necesidad de una Archivística flexible e interdisciplinaria, capaz de adaptarse a la riqueza y diversidad de los soportes y contenidos de la memoria cultural.

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Los archivos especiales requieren normas, catálogos o clasificaciones particulares, lo que muestra un consenso en la necesidad de institucionalizarlos.