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El Convenio de Kyoto define la gestión de riesgo como la aplicación sistemática de prácticas y procedimientos de gestión que proporciona a la Aduana la información necesaria para manejar operaciones que pueden significar un riesgo. Este concepto comprende la identificación, análisis y evaluación de posibles amenazas, así como el grado de cumplimiento de la ley para poder tomar medidas para un correcto control. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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El Convenio de Kyoto define al análisis de riesgo como el uso sistemático o estudio de la información disponible para determinar la frecuencia de los riesgos definidos, partiendo de la probabilidad de que un hecho ocurra y asumiendo las posibles consecuencias y la magnitud de estas para tener una estimación del nivel de riesgo. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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Son criterios específicos que juntos colaboran como herramienta de selección y detección de movimientos riesgosos que puedan incumplir la legislación. Según el Convenio de Kyoto algunos ejemplos son: el código de cada mercancía, país de origen, el valor específico, el operador económico, el tipo del medio de transporte, el propósito de estadía en el territorio aduanero, así como la situación financiera del comerciante u operador. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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Hace referencia al sector o área específica que se considera más susceptible a presentar un riesgo, como los regímenes aduaneros y las categorías de tráfico internacional, en temas como prohibiciones, restricciones, contrabando, evasión de impuestos y otras fases de posible incumplimiento de las normativas aduaneras. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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Es el medio por el cual se pone en práctica la gestión de riesgo, es un documento estructurado que incluye una descripción del sector de riesgo, la evaluación del riesgo, así como las medidas a tomar, fecha de acción y resultados. El perfil de riesgo resulta ser una combinación de indicadores de riesgo utilizada para sustituir los controles aleatorios de documentos y mercancías por un método de trabajo planificado y con un objetivo definido, utilizando al máximo los recursos aduaneros. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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Consiste en una gestión de riesgo inmediata por parte de los funcionarios empleando procedimientos establecidos y la evaluando de la situación en tiempo real para tener una respuesta rápida y eficiente diaria de las operaciones aduaneras, garantizando un control efectivo y oportuno. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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Esta etapa se realiza para verificar la naturaleza y relación de las mercancías, los medios de transporte y los documentos presentados. Este proceso implica la verificación física para corroborar la información declarada y su alcance y fuerza depende mucho del tipo de mercancías y de las posibles infracciones detectadas por la Aduana. Existen dos niveles de reconocimiento: la verificación sumaria que consiste en la inspección externa de contenedores y paquetes, y la inspección más detallada que puede implicar la apertura y revisión de los contenedores. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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1. Definición del contexto: se refiere a la definición del contexto bajo el que se encuentra y desarrollará la gestión del riesgo. Etapa donde los sectores de riesgo se identifican y se definen los criterios de riesgo.

2. Identificación de riesgos: definir los posibles riesgos a presentarse y cómo pueden surgir. Esta fase requiere una detallada descripción del proceso actual: participantes, fortalezas y debilidades, amenazas, impactos, etc.

3. Análisis de riesgo: donde se determinan los controles y estudian las amenazas, partiendo de la probabilidad de que un hecho ocurra y asumiendo las posibles consecuencias y la magnitud de estas para tener una estimación del nivel de riesgo.

4. Evaluación y priorización de riesgos: los riesgos estimados se clasifican para los efectos de poder identificar las prioridades de la gestión, no obstante, estos deben estar bajo contante revisión por si surge cualquier cambio o evolución. Se utiliza la clasificación de ALTO, MEDIO, BAJO o la de puntaje que va desde 1 a 100 para poder tener exactitud del sistema y orden en el que se va a trabajar.

5. Manejo de riesgos: se refiere al seguimiento que los riesgos de baja prioridad deben tener y como aquellos más urgentes se debe desarrollar un plan de gestión que evalúe las opciones disponibles, considere los recursos disponibles y trate de solucionar los riesgos.

6. Supervisión y revisión: esta etapa supervisa y mide el cumplimiento de la normativa y revisa la eficacia y rentabilidad de los sistemas de gestión de riesgo, así como posibles variables que puedan afectarlo.

7. Documentación: esta última etapa sugiere que debe existir un registro de riesgos que respalde la gestión y documente el proceder en cada caso para crear un historial de auditorías y que la información no se pierda

(Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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Depende de un estudio exhaustivo de la información, los sectores de riesgo y los perfiles para descartar aquellos casos de menor importancia e intervenir solo cuando sea necesario según la experiencia y el caso que se presente. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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Consiste en determinar el nivel de control que se necesita para manejar de forma adecuada el riesgo en cuestión. Esta gestión permite que la Aduana deje de estar pendiente a cada movimiento, enfocándose solo en los movimientos seleccionados que presentan mayores riesgos. Busca garantizar un manejo eficaz de los riesgos operacionales y una mejor asignación de los recursos para controlar los movimientos de mayor riesgo. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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1. Encuesta anterior al control por auditoria: se evalúa las fortalezas y debilidades del sistema comercial del auditado, se podrá realizar con una encuesta en el lugar o solicitar los datos del auditado con un cuestionario de antecedentes.

2. Contacto inicial con el importador: se debe contactar al auditado para solicitar información detallada sobre los registros, facturas, envíos, órdenes de compra, notas de entrega, inventarios, contratos, etc.

3. Reunión inicial relativa al control por auditoria: en esta deberá de estar presente el auditado y su representante, así como el auditor y su equipo y se precisará el alcance y objetivo del proceso de auditoría.

4. Cuestionario de control por auditoria: las empresas deberán completar un cuestionario con la información solicitada sobre su estructura, transacciones a terceros, mercancías, métodos de pago, costos de fabricación y demás elementos relevantes.

5. Revisión interna de la empresa: se deberá alentar al auditado a realizar una autoevaluación, revisión y análisis de sus operaciones previo a la auditoria formal.

6. Coordinación del control por auditoria: el auditado siempre deberá estar al tanto de la situación en el transcurso de la auditoria, de no ser así existirá una infracción importante en la auditoria y deberá involucrarse la unidad de lucha contra el fraude.

7. Reunión de clausura: en esta etapa se concluye la auditoria formal presentando los resultados al auditado y se le brinda al auditado una oportunidad para dar explicaciones necesarias para el informe final.

8. Informe final: la administración deberá preparar un informe sobre lo concluido con la auditoria, se le facilitará juna copia al auditado y a la oficina aduanera correspondiente.

9. Visita posterior: como etapa final la aduana debe llevar a cabo una última auditoria para asegurarse que los resultados y recomendaciones se estén poniendo en práctica por el comerciante.

(Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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Este método consiste en verificar la documentación y poder controlar el cumplimiento de la normativa, así como comparar el perfil con aquellos de riesgo. La presentación de documentos facilita la verificación y permite a la aduana a decidir sobre las mercancías, ya que estos se transmiten antes de la llegada o partida de estas. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)

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El Convenio de Kyoto define estos controles como medidas aplicables a las mercancías y a los medios de transporte antes y después de su llegada o durante un régimen aduanero y hasta que sean despachadas. La selección de mercancías, documentos y medios de transporte deben ser verificados tras un análisis de los perfiles de riesgo para poder identificar transacciones específicas. (Organización Mundial de Aduanas, 2008)