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El acto administrativo es la base de la gestión pública, es el instituto por medio del cual el Estado actúa ante sus administrados, se encuentra regulado por un estricto marco jurídico, cuyo conocimiento es fundamental para poder emitir actos correctamente.
Se define como: "declaración unilateral de voluntad, conocimiento o juicio efectuada en el ejercicio de la
función administrativa, que produce efectos jurídicos
concretos o generales, de alcance normativo o no, en forma directa e inmediata.
Estos actos se denominan actos materiales o actuaciones materiales y son válidas para la administración pública bajo sustento del acto administrativo previo.

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Validez y eficacia del acto administrativo

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Será válido todo el acto administrativo que se encuentre conforme al ordenamiento jurídico.  Como regla general, todo acto administrativo se presume válido (presunción iuris tantum), según lo cita el  176 de la LGAP.
Para ser notario público y ejercer como tal, se deben cumplir algunos requisitos establecidos en el artículo 3 del CN:
a) Ser de buena conducta.
b) No tener impedimento legal para el ejercicio del cargo.
c) Ser licenciado en Derecho, con el postgrado en Derecho Notarial y Registral
d)haber estado incorporado al Colegio de Abogados de Costa Rica al menos durante dos años y, con la misma antelación, haber solicitado la habilitación para ejercer el cargo.
e) Poseer residencia fija en el país, salvo los notarios consulares.
e) Tener oficina abierta al público en Costa Rica, excepto si se trata de notarios consulares.
f) Hablar, entender y escribir correctamente el español.
Para su debida incorporación debe de completar aspectos de forma, como formulario, constancias, fotografía, documentos de identidad, declaración jurada.
Dentro de los deberes del notario están  tener una oficina abierta al público y brindar los servicios que se les requieran, asesorar correctamente a quienes les soliciten los servicios y realizar diligentemente sus funciones; además de aplicar los principios deontológicos de veracidad (ajustarse a los hechos), contralor integral de legalidad e imparcialidad, consciente de que su actuar indebido puede acarrearle responsabilidades disciplinarias, civiles y hasta penales.

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Se define directriz administrativa como aquel acto destinado a regular relaciones entre la misma Administración, cuyo contenido es un conjunto de orientaciones o definiciones de política, para el cumplimiento defines públicos. Estas no son normas, ni forman parte del ordenamiento jurídico, por lo que su infracción no anula el acto, sino que conlleva una sanción disciplinario al funcionario que la viole.
El 04 de enero del 2010 la la Dirección Nacional de Notariado deja de ser dependencia del Poder Judicial y pasa a formar parte del Poder Ejecutivo como una entidad de máxima desconcentración y se crea el Consejo Superior Notarial, este tiene entre sus funciones emitir los lineamientos y las directrices de acatamiento obligatorio para el ejercicio del notariado y las sanciones cuando algún notario comete una falta de las citadas en el Código Notarial.
De aquí la importancia de que tanto el registrador como el notario cumplan con sus deberes en forma íntegra, si documento no cumple con los requisitos este no debe pasar, y es responsabilidad del notario realizar la subsanación correspondiente en tiempo y forma, para poder llegar a concretar el acto por parte del registrador. El incumplimiento de alguno de los dos mediante actos fraudulentos los expone a sanciones administrativas e incluso penales.
Es responsabilidad tanto del notario realizar el proceso de inscripción en forma correctamente y profesional. Su gestión conlleva a la publicidad registral y seguridad jurídica.

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El proceso de registro, es un proceso complejo, es un orígenes  fue mucho más complicado para los notarios, en la actualidad presenta la herramienta de la virtualidad que ha venido a disminuir costos para los notarios, al evitar desplazamientos y a acortar los tiempos de inscripción.
Este servicio digital se brinda con un horario de oficina de 8am. a 3 pm.

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La inscripción en el registro otorga a los usuarios la garantía y seguridad de adquirir derechos absolutos, garantizados mediante la actuación eficiente y oportuna del Notario Público.

·       Brinda seguridad jurídica y publicidad ante terceros.

·       Es un acto administrativo, que debe seguir toda la tramitología correspondiente, respaldada con la documentación probatoria. En caso de faltar o deficiencia en la documentación respaldo, debe ser subsanada para que el procedimiento registral pueda concluirse.

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La inscripción de un título inicia con el principio de rogación, según establecen los artículos 450 y 451 del Código Civil.
Ante este cuadro fáctico sólo pueden inscribirse los títulos que consten de escritura pública, de ejecutoria o de otro documento auténtico, expresamente autorizado por la ley para este efecto, debidamente autentificado por el notario y sea solicitada por quien tenga interés en asegurar el derecho que se trate de inscribir o por su representante o apoderado.
Este acto a partir de su inscripción goza de publicidad ante terceros y brinda seguridad jurídica tanto al usuario, como a cualquier tercero interesado.
El Registrador al recibir un documento comienza un proceso muy cauteloso y riguroso, que calificará dentro de su marco de calificación, actuando según el artículo 11, principio de legalidad, de la Ley General de Administración Pública, esta indica que el funcionario público actuará acorde al ordenamiento jurídico, y solo puede realizar aquellos actos que le autorice el ordenamiento jurídico.
Por lo tanto es su deber ser en extremo responsable en el proceso de inscripción, evitando subjetividades y favorecimientos personales.

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El programa de regularización promueve la actualización de información. Como unidad ejecutora del programa, es un órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Hacienda, con personalidad jurídica instrumental para licitar, contratar y realizar todos los actos necesarios para ejecutar, este tiene como objeto brindar seguridad jurídica de los derechos de propiedad inmueble.
Donde se benefician varias instituciones, entre ellas: El Ministerio de Hacienda y su órgano la OTN, el IFAM, INDER, MINAE, IGN, CONAI.
La formación del Catastro Nacional comprende tres componentes: La reestructuración institucional, compatibilización con el registro y el Sistema Nacional de Información Territorial.
Estos vienen a dar solución a conflictos relacionados con la propiedad inmueble y apoyar en acciones  de identificación y uso de la tierra.
El geoportal del Sistema Nacional de Información Territorial (SNIT), viene a ser una plataforma tecnológica desarrollada con el objetivo de promover y articular la generación de productos, así como un acceso rápido y de fácil uso de información geográfica (geoespacial) y georreferenciada, actualizada y confiable, del territorio costarricense de cubrimiento nacional, regional y local.
Como herramienta esencial, tecnológica, se cuenta con el Sistema Nacional de Información Territorial (SNIT), este fue  implementado a partir del 2011, con la finalidad de dar soporte para la adecuada gestión pública y privada, en cuanto a mejoramiento seguridad jurídica de los bienes inmuebles en nuestro país.

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Esta semana se analizaron una serie de aspectos de crucial importancia de la función notarial, algunos pre-cartularios, otros dentro y no se puede dejar fuera los post cartularios.
Dentro de este análisis se enfatiza la importancia de la actualización constante del notario, especialmente en la actualidad se hace énfasis en el manejo de las habilidades blandas, sobre todo en la incursión de una era tecnológica que engloba una nueva realidad para el manejo de las acciones administrativas.
Dentro de los procedimientos administrativos, hay procedimientos especiales, sin que medie empleo público:
1. El Registro Civil: Su página web permite visualizar información gratuita y obtener certificaciones en línea como medio de prueba para respaldar archivos de referencias. Así como la posibilidad de inscribir matrimonios digitalmente en la actualidad, acortando tiempos y costos a los notarios.
2. El sistema municipal: Las municipalidades son fuente de información para varios trámites, especialmente en el hecho que ellos mantienen, por lo regular,  los valores territoriales actualizados, aunque esta información por lo general solo se la brindan al usuario como titular, es obligación del notario solicitarle al mismo que obtenga esta información de la municipalidad respectiva. NOTA: es mejor perder un cliente, que perder honorabilidad por un trámite mal hecho por falta de documentación de respaldo.
3. C.C.S.S. Este mantiene un registro de parejas en convivencia, para efectos del beneficio de salud, tanto para parejas heterosexuales, como para parejas del mismo sexo, para garantizar el derecho a la salud, donde la participación del notario corresponde a la declaración jurada.
4. MINAET: Es deber del notario analizar con sumo cuidado, al realizar actos notariales, lo relacionado a aspectos que tengan que ver con ley de aguas, zona marítima terrestre, planes reguladores, humedales, zonas protegidas. Este acto es muy cuidadoso y debe ser constante aunque conozca la zona por que MINAET puede incluir en cualquier momento al protección o reserva que no estaba anteriormente e incurrir en un acto de ilegal con posibles sanciones hasta penales.

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El tema de la responsabilidad de la función notarial implica tener la conciencia de que las actuaciones materiales de la administración producen resultados, pudiendo estos ser correctos o incorrectos, así como efecto principal, la modificación del orden jurídico, creando derecho o deberes en cabeza de otros sujetos de derecho.
Al ser los notarios públicos funcionarios privados ejerciendo una función pública, es necesario analizar la definición de Acto administrativo, este se define como la manifestación de la gestión de los entes y órganos públicos, por medio de acciones y decisiones que se encuentran reguladas en el ordenamiento jurídico. Aldo Milano lo define cita: “El acto administrativo es uno de los medios por los cuales se expresa la voluntad estatal”, por consiguiente este confiere o suprime derechos y produce a partir del momento en que se crea o se determine en el mismo, efectos jurídicos, con sus correspondientes consecuencias en caso de violación o quebrantamiento.
A luz de este nivel de responsabilidad ante el acto administrativo es que se da una gran diversidad de opiniones con relación al proyecto de ley que pretende la posibilidad de permitir que personas con dificultades visuales o auditivas puedan ejercer el notariado; los retos a enfrentar serán relevantes para procurar no ser objeto de vulnerabilidad.
El acto administrativo comprende las declaraciones
unilaterales y bilaterales, individuales y generales, con efectos directos o indirectos, regido por su génesis en la Ley General de Administración Pública, regido en esencia por el artículo 11 de la citada Ley, el cual reza que el funcionario público actuará sometido al ordenamiento jurídico y solo podrá realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento.
La ejecución inadecuada de estos actos administrativos, por parte del notario, están sujetos al régimen disciplinario, ya sea en forma consciente o inconsciente de esa acción incorrecta existe responsabilidad, de ahí la especial importancia de ser muy responsable en la realización de la actividad notarial.

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La nulidad absoluta del acto administrativo

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El acto administrativo es aquel que emana de la Administración Pública y sirven de medio o de manifestación o declaración emanada en el ejercicio de potestades administrativas, mediante la cual impone su voluntad sobre los derechos, libertades o intereses de los sujetos públicos o privados.

Este se  encuentra normado por la Ley General de la Administración Pública y este mismo cuerpo normativo regulan varios tipos de nulidad del Acto Administrativo, así tenemos las siguientes:

·       Nulidad absoluta, evidente y manifiesta o de pleno derecho. Es cuando el vicio es de tal magnitud que cualquier persona lo puede percibir, es un vicio que salta a la vista, así cita artículo 173 de la LGAP.

·       Nulidad absoluta. Cuando falten totalmente uno o varios de los elementos constitutivos del acto, real o jurídicamente lo encontramos en artículos 169 al 175 del mismo cuerpo normativo.

·       Nulidad relativa. Cuando uno de los elementos constitutivos del acto es imperfecto, salvo que la imperfección impida la realización del fin, en cuyo caso la nulidad es absoluta, art. 176 al 179 LGAP.

Solano centra su interés en la nulidad absoluta del Acto Administrativo, cuyo elemento distintivo resulta ser la omisión o defecto en los elementos constitutivos del acto administrativo, dichos elementos citados a partir del artículo 128 de la ley en cita, diferenciando los elementos materiales, motivo, contenido y fin, de los elementos formales sujeto, procedimiento y forma.

De esta forma la omisión total de uno de los elementos materiales o formales se estaría frente a una nulidad absoluta, no admitiéndose subsanación alguna, mientras que si se trata de un defecto en alguno de estos elementos, resultaría ser una nulidad relativa, susceptible de ser subsanado mediante los mecanismos de convalidación o saneamiento, manteniendo el principio de conservación del acto.

Se citan tres vías para la declaración de la nulidad absoluta, una en sede judicial y dos en sede administrativa:

-Proceso Judicial de lesividad.

-Mediante el Artículo número 173 de la LGAP.

-Aplicación de artículos números 174 y 180 de la LGAP.

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Obligaciones personalísimas del notario público:
- Tener firma digital .
- Cobrar el IVA a los clientes de los servicios de la abogacía y del notariado, la tarifa es plena del 13%
- Emitir facturas.
- La suscripción de un contrato de la Póliza de Responsabilidad Civil de Notarios.
- Ser licenciado en derecho.
- Tener oficina abierta.
- Inscribirse en Tributación.
- Utilización de ventanilla digital para la presentación de testimonios.
- Actualización constante.
- Pago de los montos cobrados por el cobro del 13 % , la cual se debe presentar 15 días después del cierre de mes.
- Hablar y escribir perfectamente el idioma español.